PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: AUXILIAR ADMINISTRATIVO ARCHIVO DE GESTION JEFE DE PROCESO SECRETARÍA GENERAL Fecha de Aprobación: DD: 31 MM: 08 AAAA: 2015

2 PÁGINA: 2 de 7 1. OBJETIVO Atender las solicitudes de préstamo de documentación que reposa en el archivo de la Corporación por parte de los funcionarios, garantizando la custodia, seguimiento y conservación de los mismos. 2. ALCANCE El procedimiento comprende desde la solicitud de la documentación al archivo de la Corporación hasta que esta retorna al mismo. 3. DEFINICIONES Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa. Correspondencia: Comunicación generada por las distintas áreas de la Corporación con información para los usuarios y/o entidades externas. Documento Original: Es la fuente primaria de información de todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento Público: Es el producido o transmitido por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. 4. DOCUMENTO REFERENCIA Ley 594 de 2000 Acuerdo 60 del 2001 Ley 80 de 1989 Decreto 2609 de 2012

3 PÁGINA: 3 de 7 5. CONTENIDO ACTIVIDAD DESCRIPCION REGISTRO RESPONSABLE 1 Recepción de la Solicitud por usuario de la Corporación El usuario envía oficio con la documentación requerida a la Corporación. Esta es remitida a Dirección para visto bueno y posteriormente a la oficina que corresponda donde se asignara a un funcionario de la Corporación para la atención del usuario y será este quien realizará el préstamo en el archivo central. Cuando los usuarios externos necesiten los documentos para consulta esta debe realizarse en el Centro de Documentación de CARDQUE en compañía del funcionario designado para la atención de la solicitud N/A Oficina que corresponda 2 Solicitud verbal por el funcionario de la Corporación Se recibe la solicitud verbal de la documentación para el préstamo por los funcionarios de la Corporación directamente en la oficina de Archivo Central. N/A Se establece la ubicación del documento a través de la base de datos del archivo de la Corporación que se encuentra en medio magnético. 3 Préstamo y control del documento prestado Si el funcionario requiere del préstamo de un documento, se emplea el Sistema de control biométrico para préstamo de expediente en archivos, el cual requiere que los usuarios se encuentren registrados en su base de datos. Si el usuario no se encuentra registrado el administrador del software procederá al registro del mismo conforme al Manual del Usuario Final. Copia de Archivo magnético Una vez verificado el usuario en el software este debe colocar la huella en el dispositivo para ser identificada y validada de forma correcta. Reporte generado por el software Con el usuario seleccionado automáticamente el software muestra todos los documentos que aún

4 PÁGINA: 4 de 7 ACTIVIDAD DESCRIPCION REGISTRO RESPONSABLE tiene a su cargo para que puedan ser devueltos o realizarle un nuevo préstamo, la operación está en una caja que tiene dos opciones: Prestar y Devolver. Para proceder con el Nuevo préstamo se debe llenar la información de ubicación del documento dentro del archivo o cualquier información que considere relevante en la casilla de nombre Referencia Folder/Carpeta/Archivo asegurarse que en la caja de operaciones este seleccionada la opción Prestar y presionar el botón Realizar Operación Luego de utilizado el expediente por parte de los usuarios este es devuelto al archivo central colocando su huella en el lector permitiendo que el software muestre todos los documentos que aún tiene a su cargo para que puedan ser devueltos. 4 Conservación y archivo de la documentación Para devolver solo se selecciona el archivo a devolver y la opción Devolver luego presione el botón Realizar Operación y de esta forma el documento será descargado de los pendientes del usuario seleccionado. Reporte generado por el software Periódicamente se realiza revisión de los expedientes para ajustar sus caratulas, ganchos legajadores y garantizar su conservación. 6. ANEXOS Copia de Archivo magnético Reporte generado por el software

5 PÁGINA: 5 de 7 7. ACTUALIZACIONES FECHA DE MODIFICACIÓN PARTE MODIFICADA NÚMERO DE VERSIÓN 14/10/2011 Contenido 02 31/08/2015 Contenido Anexo 03 MODIFICACIONES Se ordenaron lógicamente y redactaron las actividades. Actividad 3 y 4: se indica que para préstamo y devolución de documentos se empleara el Sistema de control biométrico de expediente en archivos