PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL SAN ANTERO

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1 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL SAN ANTERO 1 REINALDO MARTINEZ TORRES Alcalde Municipal

2 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2 Nombre la Entidad: Fecha de Aprobación: MUNICIPIO DE SAN ANTERO ADMINISTRACION CENTRAL Aprobado en sesión extraordinaria del Comité Interno de Archivo mediante Acta No.001 de Diciembre 02 de 2014 Fecha de Vigencia: A partir de Enero 01 de 2015 Instancia de Aprobación: Secretaria: Comité Interno de Archivo, creado y reglamentado mediante Decreto Municipal No.0859 de Mayo 02 de 2013 (Articulo 2º numeral 10º ) y Decreto Nacional No.2609 de Diciembre 114 de 2012 (Articulo 11º) Secretaria Juridica y Asuntos Administrativos Versión del Documento: Primera versión 2014 Responsables de su elaboración: Comité Interno de Archivo, Secretaria Juridica y Asuntos Administrativos y Oficina de Archivo y Correspondencia

3 TABLA DE CONTENIDO 3 ITEM DESCRIPCION PAG Resolución No de Diciembre 03 de 2014 Por medio del cual se adopta el Programa de Gestión Documental (PGD) de la Administración 6 Municipal de San Antero, Departamento de Córdoba PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 10 1 ASPECTOS GENERALES Introducción Definición e Importancia Alcance Público al cual esta dirigido Requerimientos para el desarrollo del programa de gestión 12 documental (PGD): Normativos Económicos Administrativos Tecnológicos 19 2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTION 19 DOCUMENTAL 2.1 Planeación Producción Recepción Distribución Gestión y trámite Organización Responsabilidad Documental Consulta Conservación de Documentos 30

4 2.8.1 Conservación de Documentos Electrónicos Medidas para conservar los documentos Sistema Integrado de Conservación Disposición de Documentos Preservación a largo Plazo Transferencias Documentales Valoración 40 3 FASES DE IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTION 42 DOCUMENTAL 3.1 Alineación con los Objetivos Estratégicos del Plan de Desarrollo 42 Municipal 3.2 Metas de Corto, Mediano y Largo Plazo Asignación de recursos necesarios para alcanzar las metas y lograr los 44 objetivos definidos 3.4 Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo 44 con la normatividad de cada sector 4 PROGRAMAS ESPECIFICOS Programa de normalización de formas y formularios electrónicos Programa de documentos vitales o esenciales (Asociados al plan de 46 riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia). 4.3 Programa de gestión de documentos electrónicos Programa de archivos descentralizados (Incluye tercerización de la 47 custodia o la Administración) 4.5 Programa de reprografía (Incluye los sistemas de fotocopiado, 47 impresión digitalización y microfilmación) 4.6 Programa de documentos especiales (Gráficos, sonoros, audiovisuales, 47 orales, de comunidades indígenas o afro descendientes, etc.) 4.7 Plan Institucional de Capacitación Programa de auditoría y control Implementación de la iniciativa de Cero Papel en la Administración 48 4

5 Pública 4.10 Implementación de buenas practicas para reducir el consumo de papel 50 5 ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL 54 INTERNO -MECI. 6 ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 55 NTCGP1000. ANEXOS Anexo No.01 Diagnóstico de Gestión Documental Anexo No.02 Cronograma de implementación del PGD Anexo No.03 Mapa de procesos de la Administración Municipal Anexo No.04 Presupuesto Anual para la implementación del PGD Anexo No.05 Formato Único de Inventario Documental (FUID) Anexo No.06 Formato Tabla de Valoración Documental Anexo No.07 Formato Rotulo de Unidad Documental Anexo No.08 Formato Rotulo de Caja Anexo No.09 Acta de Transferencia de Documentos Anexo No.10 Acta de Eliminación de Documentos 82 5

6 RESOLUCION No.1846 (Diciembre 03 de 2014) 6 POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE SAN ANTERO, DEPARTAMENTO DE CORDOBA EL ALCALDE MUNICIPAL (E) DE SAN ANTERO, En uso de sus facultades Constitucionales y Legales, en especial las conferidas por la Ley 594 de 2000, Decreto Nacional No.2609 de Diciembre 14 de 2012 y CONSIDERANDO Que los artículos 8 y 9 de la Ley 594 de 2000, establecen que el Estado y sus Instituciones en todos los niveles y ordenes están obligados a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Que la Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos Institucionales, las decisiones Administrativas y los Archivos, constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la Administración de Justicia. Que el articulo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar Programas de Gestión de Documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Que el articulo 22 de la Ley 594 de 2000 y el Decreto No.2609 de 2012, entiende la Gestión de documentos dentro del concepto de archivo total, que comprende procesos tales como; Planeación, Producción, Recepción, Distribución, Gestión y Tramite, Organización, Consulta, Recuperación, Transferencia, Disposición de Documentos, Preservación a Largo Plazo y Valoración.

7 Que el artículo 15º de la Ley 1712 de Marzo 06 de 2014 establece que, dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este Programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado. Deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia. 7 Que el Artículo 10 del Decreto No.2609 de 2012, Establece: Obligatoriedad del Programa de Gestión Documental. Todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual. Que el Artículo 11 del Decreto No de 2012, Establece: Aprobación del Programa de Gestión Documental. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional ó el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. La implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Que el Artículo 13 del Decreto No.2609 de 2012, Establece: Elementos del Programa de Gestión Documental. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe obedecer a una estructura normalizada y como mínimo los elementos que se presentan en el Anexo denominado "Programa de Gestión Documental" que hará parte integral de este decreto. Que teniendo en cuenta todos los considerandos anteriores, El Comité Interno de Archivo del Municipio de San Antero, creado mediante Decreto Municipal No.0859 de Mayo 2 de 2013, revisó y evaluó el Programa de Gestión Documental (PGD) presentado por la Administración Municipal, y encontró este documento acorde y ajustado a las exigencias legales establecidas en el Decreto No.2609 de Diciembre

8 14 de 2012 y su anexo técnico, emitiendo concepto favorable para su aprobación e implementación. 8 RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO: Adopción. Adóptese El Programa de Gestión Documental (PGD) de la Administración Central del Municipio de San Antero, aprobado por el Comité Interno de Archivo del Municipio, en su sesión extraordinaria del día 02 de Diciembre de 2014, como consta en el Acta No.001, de conformidad con lo establecido en el articulo 11º del Decreto No.2609 de 2012, el cual forma parte Integral de la presente Resolución. ARTÍCULO SEGUNDO: Publicación del Programa. Ordenar a la Oficina de Archivo y Correspondencia. Como lo establece el Artículo 12º del Decreto 2609 de 2012, la Publicación del Programa de Gestión Documental en la página Web del Municipio de San Antero: dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité Interno de Archivo del Municipio, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea. ARTÍCULO TERCERO: Implementación y seguimiento del Programa. Designar como responsables de la implementación y seguimiento del Programa de Gestión Documental (PGD), al Jefe de Archivo y Correspondencia de la Administración Municipal en coordinación con la Oficina de Control Interno, conforme lo establece el segundo párrafo del artículo 11º del Decreto No de 2012 ARTÍCULO CUARTO: Observaciones y Ajustes. Conforme lo establece el artículo 11º del Decreto No.2609 de 2012 en su segunda parte, Los Consejos Territoriales de Archivos podrán realizar observaciones y solicitar ajustes al Programa de Gestión

9 Documental (PGD), cuando las entidades de su jurisdicción no cumplan con las normas del presente decreto y la normatividad que sobre esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. 9 ARTICULO QUINTO. La Presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. PUBLIQUESE Y CUMPLASE Dado en el Municipio de San Antero, a los tres (03) días del mes de Diciembre del presente año dos mil catorce (2014). Original Firmado por: DIANA MARCELA PADRON SANTAMARIA Alcalde Municipal San Antero (E) Decreto No de Diciembre 01 de 2014

10 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES 1.1 INTRODUCCION Teniendo en cuenta la importancia de los documentos que generan las organizaciones, y en ámbito de lo público, la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), ratificado por el Decreto Nacional No.2609 de Diciembre 14 de 2012, establecieron la obligación para todas las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, de elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido Estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. La Administración Municipal San Antero en cabeza de la Secretaria Juridica y Asuntos Administrativos y la Oficina de Archivo y Correspondencia han elaborado este Programa De Gestión Documental, como instrumento de apoyo para el desarrollo de sus procedimientos, manuales, automatización de Correspondencia, Archivo de Gestión, Central e Histórico. Es precisamente, el Decreto 2609 de 2012, que en su artículo 8º, define ocho instrumentos archivísticos a través de los cuales se desarrollará la Gestión Documental en las entidades públicas, entre los cuales está el Programa de Gestión Documental (PGD); instrumentos que se desarrollan en los artículos 10º al 15º del mismo Decreto. Es por ello que en cumplimiento de lo aquí reglamentado, el municipio ha elaborado el presente programa con el propósito de estar alineados con las disposiciones normativas, estableciendo la asignación de recursos para el la ejecución de las actividades planteadas dentro del programa propuesto. El objetivo del presente Programa de Gestión Documental es hacer de los archivos de la Alcaldía Municipal de San Antero, centros de información básicos para la gestión, la transparencia administrativa, el servicio al ciudadano y preservación de la memoria colectiva local. Este documento contiene las politices, directrices y actividades para que la Administración Municipal cuente con archivos debidamente organizados que apoyen su actividad de forma efectiva y eficiente.

11 1.2 DEFINICION E IMPORTANCIA: Un Programa de Gestión Documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la Gestión Documental al interior de la Entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. También Como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. 11 Es un documento estratégico de la Gestión Documental, en el cual se establecen para la Entidad las estrategias que permitan a corto, mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, el desarrollo de los procedimientos y la implementación de programas específicos del proceso de Gestión Documental. El PGD forma parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual y es aprobado por el Comité Interno de Archivo y esta armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el Gobierno Nacional. 1.3 ALCANCE: Este Programa de Gestión Documental es coherente con los lineamientos, directrices, metas y objetivos establecidos en los Planes de Acción Anuales, Plan Estratégico Institucional y Plan de Desarrollo Municipal Hagamos de San Antero el mejor lugar de Colombia aprobado mediante Acuerdo Municipal No.014 de mayo 31 de 2012 en su parte Estratégica, punto Objetivos Sectoriales, Sector A17 Planeación y Fortalecimiento Institucional, literales 1, 2 y 8 y que continuación reseñamos: Fortalecer la Gestión Pública y estructura Administrativa Municipal orientada a resultados. Desarrollar Programa de Fortalecimiento de capacidades de Gestión Municipal. Fortalecer los Sistemas de información, implementando medidas de desarrollo de mecanismos basados en el empleo de las TICs como soporte básico de interacción Administración Comunidades.

12 Finalmente las directrices contenidas en el presente documento se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por la Administración Municipal, sus dependencias y servidores públicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a las funciones del Municipio. Este programa debe ser cumplido por todos los funcionarios y contratistas del Municipio de San Antero, así como por los terceros autorizados para el acceso a la información Institucional. Los Lineamientos aquí definidos se aplicarán al manejo de toda la documentación que incluyen documentos en papel y electrónicos, disponibles en diferentes medios PUBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO: El programa de Gestión Documental está dirigido a todas las dependencias de la Administración Municipal para el buen desempeño de todos sus servidores y en respuesta a todas sus funciones. Igualmente a toda la comunidad en general, entendida esta, como la población del Municipio de San Antero y al personal que ha tenido de alguna manera vinculo con la entidad y archivos documentales, que sirven como fuentes para sus propósitos, así como a sus clientes, entendido este último como aquellas personas naturales o jurídicas que reciben un producto o servicio del Municipio, incluyendo a sus destinatarios, usuarios o beneficiarios. 1.5 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) REQUERIMIENTOS NORMATIVOS: El Programa de Gestión Documental del Municipio de San antero, se sustenta fundamentalmente bajo las normas Constitucionales, Legales y Procedimentales emitidas por el Gobierno Nacional y el Archivo General de la Nación, además por las normas técnicas aplicables: ITEM NORMA 01 Constitución Política de Colombia (Artículos 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112 y 113) 02 Ley 80 de Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. 03 Ley 190 de Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. (Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos). 04 Ley 527 de Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de

13 datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. 05 Ley 594 de Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. 06 Ley 734 de Código Disciplinario Único (Artículo DEBERES.) No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. 07 Ley 962 de 2005, Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que presten servicios públicos. 08 Ley 1712 de 2014, "Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información Publica Nacional y se dictan otras disposiciones". 09 Código Penal Capitulo Tercero Falsificación de documentos públicos (Artículos 286 al 292) 10 Decreto No.0019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública 11 Decreto No de 2012 Sobre la firma electrónica 12 Decreto No de 2012 "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado" 13 Decreto No de 2012 Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental 14 Decreto No.1515 de 2013 "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones" 15 Decreto No.2758 de 2013 "Por el cual se corrige el artículo 8 y los literales 5 y 6 del artículo 12 del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las trasferencias secundarias y de documentos de valor históricos al Archivo General de la Nación y a los archivos generales territoriales" 16 Acuerdo AGN 046 de 2000 Por el cual se establece el procedimiento para la eliminación documental". 17 Acuerdo AGN 060 de 2001 (Art. 3, 5, 8,11 y12) Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas. 18 Acuerdo AGN 039 de 2002 Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental. 13

14 19 Acuerdo AGN 042 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas. 20 Circular Externa Por medio del cual se establecen recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas 21 Acuerdo AGN 04 de 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental 22 Acuerdo AGN 05 de 2013 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades publicas y privadas que cumplen funciones publicas y se dictan otras disposiciones. 23 Acuerdo No.002 de 2014 "Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones" REQUERIMIENTOS ECONOMICOS: Dentro del Plan de Desarrollo Municipal y el Plan Plurianual de Inversiones del Municipio vigencia , Para la ejecución de las actividades y proyectos el Programa de Gestión Documental, cuenta con recursos presupuestales tanto de funcionamiento, como de Inversión, que pueden destinarse para el cumplimiento de las actividades planteadas dentro del Plan de Acción del presente Programa de Gestión Documental, conforme al siguiente cuadro: SECTOR PROYECTO TOTALES FUNCIONAMIENTO COMPRA DE EQUIPOS 60,000,000 70,000,000 80,000,000 90,000, ,000,000 FUNCIONAMIENTO GASTOS VARIOS E IMPROVISTOS 30,000,000 40,000,000 50,000,000 60,000, ,000,000 FUNCIONAMIENTO MATERIALES Y SUMINISTROS 90,000, ,000, ,000, ,000, ,000,000 FUNCIONAMIENTO MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 50,000,000 60,000,000 70,000,000 80,000, ,000,000 INVERSION ESTUDIOS, ASESORIAS Y CONSULTORIAS 477,000, ,000, ,000, ,000,000 1,777,000,000 INVERSION ACTUALIZACION SOFTWARE Y HARDWARE 72,000,000 82,000,000 92,000, ,000, ,000,000 INVERSION REMODELACION PALACIO MUNICIPAL 100,000, ,000, ,000, ,000, ,000,000 Fuente: Presupuesto 2015 Plan Financiero del Plan de Desarrollo, 2016 al 2018 proyecciones REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: Este requerimiento se refiere a la necesidad de integrar el Programa de Gestión Documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información,

15 con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones: 15 La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la Administración Municipal, con el apoyo de la alta dirección. Tener definido el sistema de administración de archivos de la Administración. Contar con la participación de las diferentes áreas de la Administración, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. La Administración Municipal deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental. Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo. La Administración Municipal cuenta con el Comité de Interno de Archivo, creado y reglamentado mediante la Decreto Municipal No de Mayo 02 de El presente Programa de Gestión Documental, será liderado por la Secretaria Juridica y Asuntos Administrativos y el Jefe de la Oficina de Archivo y Correspondencia, por lo tanto la Administración debe asegurar que dichos líderes cuente con personal con perfiles acorde con su misión. Actualmente el Municipio dentro de su estructura orgánico funcional, cuenta una oficina de Archivo y correspondencia, definida como la unidad de atención al usuario, encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción radicación y distribución de las comunicaciones oficiales, esta área cumple con el desarrollo de las fases de producción y/o recepción de trámites, distribución y consulta del programa de gestión documental. Esta oficina cuenta con dos (02) funcionarios capacitados, lo mismo que con los medios físicos y tecnológicos necesarios, que le

16 permiten recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial. 16 Igualmente cuenta de forma indirecta con la participación del personal directivo, profesional, técnico y auxiliar de todas las dependencias de la Administración Municipal contempladas en su Planta Global de cargos y con el apoyo técnico de la Oficina de Sistemas para obtener el suministro, la disponibilidad y el funcionamiento de la tecnología y de las aplicaciones informáticas que le permitan asegurar el almacenamiento de la documentación electrónica. Estructura Organizacional del Municipio de San Antero PLANTA DE PERSONAL ALCALDIA DE SAN ANTERO DESPACHO DEL ALCALDE No. CARGOS CODIGO NIVEL GRADO 1 ALCALDE MUNICIPAL ASESOR JURIDICO DE DESPACHO ASESOR EN PLANEACION DEL SECTOR TURISTICO ASESOR EN PRENSA Y ENLACE MUNICIPAL COORDINADOR EN SALUD PUBLICA SECRETARIA EJECUTIVA CONDUCTOR TOTAL NUMERO DE CARGOS (7) PLANTA GLOBAL DE CARGOS No. CARGO CODIGO NIVEL GRADO 1 SECRETARIO DE PLANEACION O2O SECRETARIO JURIDICO Y ASUNTOS ADMINISTRATIVOS O2O SECRETARIO DE HACIENDA O2O SECRETARIO DE OBRAS PUBLICAS O2O 0 5

17 PLANTA GLOBAL DE CARGOS No. CARGO CODIGO NIVEL GRADO 1 SECRETARIO DE SALUD O2O SECRETARIA DE EDUCACION O2O JEFE DE CONTROL INTERNO TESORERO GENERAL PROFESIONAL EN ADMINISTRACION PUBLICA PROFESIONAL UNIVERSITARIO EN DERECHO PROFESIONAL UNIVERSITARIO EN SISTEMAS ADMINISTRADOR MUNICIPAL DEL SISBEN COORDINADOR DE LA POBLACION DESPLAZADA ALMACENISTA GENERAL COORDINADOR DE ASEGURAMIENTO JEFE DE ARCHIVO GENERAL SECRETARIAS AUXILIARES AUXILIAR DE RECAUDO AUXILIAR DE ALMACEN AUXILIAR DE OBRAS PUBLICAS TECNICO DE DESARROLLO COMUNITARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO COMISARIO DE FAMILIA PROFESIONAL UNIV. TRABAJO SOCIAL O SICOLOGO INSPECTOR CENTRAL TOTAL NUMERO DE CARGOS (43) 17

18 Organigrama del Municipio de San Antero 18 CONCEJO MUNICIPAL CONCEJO MUNICIPAL COMUNIDAD COMUNIDAD ALCALDE MUNICIPAL ALCALDE MUNICIPAL OFICINA DE CONTROL INTERNO OFICINA DE CONTROL INTERNO PERSONERIA MUNICIPAL PERSONERIA MUNICIPAL ASESOR JURIDICO DE DESPACHO ASESOR JURIDICO DE DESPACHO ASESOR EN PLANEACION TURISTICA ASESOR EN PLANEACION TURISTICA ASESOR EN SALUD PUBLICA ASESOR EN SALUD PUBLICA ASESOR DE PRENSA Y ENLACE MUNICIPAL ASESOR DE PRENSA Y ENLACE MUNICIPAL ORGANISMOS Y ENTIDADES ORGANISMOS Y ENTIDADES DESCENTRALIZADAS DESCENTRALIZADAS SECRETARIA EJECUTIVA SECRETARIA EJECUTIVA CONDUCTOR DE DESPACHO CONDUCTOR DE DESPACHO SECRETARIA JURIDICA Y SECRETARIA JURIDICA Y ASUNTOS ASUNTOS ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO RECURSOS HUMANOS RECURSOS HUMANOS COMISARIA DE FAMILIA COMISARIA DE FAMILIA INSPECCION DE POLICIA INSPECCION DE POLICIA ARCHIVO Y ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA ALMACEN ALMACEN SECRETARIA DE SECRETARIA DE PLANEACION PLANEACION SECCION VIVIENDA SECCION VIVIENDA SECCION SISBEN SECCION SISBEN SECCION SECCION ORDENAMIENTO ORDENAMIENTO TERRITORIAL TERRITORIAL SECCION BANCO DE SECCION BANCO DE PROYECTOS PROYECTOS SECRETARIA DE SECRETARIA DE HACIENDA HACIENDA SECCION DE SECCION DE PRESUPUESTO PRESUPUESTO SECCION DE SECCION DE CONTABILIDAD CONTABILIDAD SECCION DE SECCION DE TESORERIA TESORERIA SECCION DE SECCION DE IMPUESTOS IMPUESTOS SECRETARIA DE SECRETARIA DE OBRAS PUBLICAS OBRAS PUBLICAS SECCION DE SECCION DE DISEÑO Y DISEÑO Y ARQUITECTURA ARQUITECTURA SECCION DE SECCION DE PRESUPUESTO E PRESUPUESTO E INTERVENTORIA INTERVENTORIA PERSONALDE PERSONAL DE APOYO APOYO SECRETARIA DE SECRETARIA DE EDUCACION EDUCACION CORDINACION CORDINACION RECREACION Y RECREACION Y DEPORTE DEPORTE SECCION DE SECCION DE SISTEMA Y SISTEMA Y ESTADISTICA ESTADISTICA INSTITUCIONES Y INSTITUCIONES Y CENTROS CENTROS EDUCATIVOS EDUCATIVOS SECRETARIA SECRETARIA DE SALUD DE SALUD AREA DE AREA DE ASEGURAMIENTO ASEGURAMIENTO AREA DE AREA DE PROMOCION Y PROMOCION Y PREVENCION PREVENCION AREA DE SALUD AREA DE SALUD PUBLICA PUBLICA GESTION SOCIAL GESTION SOCIAL DESARROLLO DESARROLLO COMUNITARIO COMUNITARIO SECCION DE SECCION DE SISTEMA SISTEMA DIRECCION DE DIRECCION DE NUCLEO NUCLEO

19 1.5.4 REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS: Este tipo de requerimientos se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: Contar con Manuales de Procesos y Procedimientos, Manual de Funciones, Organigrama Institucional y Tablas de Retención Documental, Adopción de normas técnicas y normatividad en general, Existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de unidad de correspondencia. Para ello, se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: 19 Centralización de la recepción y envío de los documentos, (Adecuación de la oficina de recibo y despacho de correspondencia). Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos. Tener debidamente aprobadas por el Comité Interno de Archivo del Municipio, las Tablas de Retención Documental. Contar con el Comité Interno de Archivo respectivo, el cual deberá tener definido su reglamento y funciones. 2. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL El artículo 22º de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), determina que la gestión de documentos, dentro del concepto de Archivo Total, tal como se concebirá en la Administración Municipal, comprende los siguientes procesos archivísticos: la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Los lineamientos de un Programa de Gestión Documental (PGD) deben contener las orientaciones de carácter administrativo, tecnológico, económico, corporativo o normativo, formuladas por la Administración Municipal de San Antero, dirigidas para que procesos de la Gestión Documental se desarrollen ajustándose a los principios que rigen estos procesos, de acuerdo a lo establecidos dentro de los artículos 5º del Decreto No.2609 de Diciembre 14 de 2012 y este mismo Decreto en su articulo 9º advierte que la gestión documental comprenderá como mínimo los siguientes procesos, los cuales se caracterizan más adelante: Planeación, Producción, Gestión y Trámite,

20 Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración. Procesos de la Gestión Documental (Articulo 5º Decreto 2909 de 2012) 20 PLANEACION VALORACION PRODUCCION PRESERVACION A LARGO PLAZO PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL GESTION Y TRÁMITE DISPOSICION ORGANIZACION TRANSFERENCIA

21 Componentes y Etapas del Programa de Gestión Documental DISPOSICION FINAL Identificación de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, conforme a lo dispuesto a las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental 7. CONSERVACION Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. 6. CONSULTA Actividades relacionadas con la implantación de procesos de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos 1. PRODUCCION Es el conjunto de actividades tendientes a normalizar los documentos que se producen en ejercicio de las funciones institucionales. Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme a las funciones de cada área. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) 5. ORGANIZACIÓN Conjunto de actividades orientadas a la Clasificación, ordenación y descripción de los documentos institucionales como parte integral de los procesos archivísticos. 2. RECEPCION Son todas las actividades de verificación y control que la entidad debe realizar para la admisión de documentos, que son remitidos por una persona natural o jurídica. (Radiación de documentos, registro de documentos). 3. DISTRIBUCION Son todas las actividades que garantizan que los documentos recibidos lleguen a su destinatario 4. TRAMITE Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. El Programa de Gestión Documental, actúa como una herramienta que busca establecer lineamientos con respecto al manejo y administración de los archivos del Municipal de San Antero. La Gestión Documental incluye la concepción y promulgación de políticas y normas; asignación de responsabilidades; fijación de procedimientos;

22 formación de personal para la ejecución de los procesos archivísticos; diseño del Programa de Gestión Documental (PGD) que garantice el debido manejo, y conservación de los documentos y archivos. Por ello la Gestión Documental del Municipio está enmarcada en el cumplimiento de la Ley General de Archivo y en la Tabla de Retención Documental, desde la recepción y generación del documento hasta su conservación temporal o permanente, a través del manejo oportuno y eficiente del documento y de su información PLANEACION: Este proceso lo podemos definir como el conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el Sistema de Gestión documental. El desarrollo de este proceso, se surtirá a través del presente Programa de Gestión Documental (Decreto 2609 de 2012) su elaboración estará a cargo de la Secretaria Juridica y Asuntos Administrativos y el Jefe de la Oficina de Archivo y Correspondencia, quien será responsable de su implementación, orientación y seguimiento El diseño y desarrollo de un Programa de Gestión Documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivo) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación. 2.2 PRODUCCION: Comprende todas aquellas actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados,

23 abarca los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad. 23 Se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por la entidad, sin perjuicio de aquellos que se deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas. Los formatos anexos y procedimientos, son los regulados y aplicados por el Archivo General de la Nación. En virtud de lo mencionado se hace indispensable adoptar e implementar las anotaciones y actividades sugeridas en cada una de las formas en que se generan los documentos ACTIVIDADES REGISTRO RESPONSABLE 1. Creación y diseño de documentos. 2. Medios y técnicas de producción y de impresión. 3. Determinación y selección de soportes documentales (CD- ROM, DVD, discos duros, microfilme). 4. Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. 5. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. 6. Determinación de uso y finalidad de los documentos. 7. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. 8. Identificación de dependencias productoras. 9. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. 10. Directrices relacionadas con el número de copias. 11. Control de la producción de nuevos documentos. 12. Determinación de la periodicidad de la producción documental. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) SECRETARIAS DE DESPACHO Y JEFES DE OFICINAS 2.3 RECEPCION: Comprende en conjunto de operaciones de verificación y control que la Administración realiza para la recepción de nuevos documentos, que son remitidos por una persona natural o jurídica. Cuando se hace la recepción de documentos se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo

24 anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró, con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. 24 ACTIVIDADES REGISTRO RESPONSABLE Procedimiento para control de OFICINA DE documentos y ARCHIVO registros (DDA Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. 2. Recibo de documentos oficiales. 3. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. 4. Constancia de recibo (sello, reloj radicador). 1. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS 1. Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2º del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. 2. Impresión de sello de la radicación. 3. Registro impreso de planillas de radicación y control. 2. REGISTRO DE DOCUMENTOS Y DIGITALIZACION 1. Recibo de documentos oficiales. 2. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. 3. Constancia de recibo. 4. Asignación de datos conforme al artículo 2º del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. 5. Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas y/o recibidas. 6. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados. 7. Digitalización de los documentos, correspondencia enviada, recibida e interna. 8. Registro de radicación en base de datos y cargue de imágenes en servidor. Procedimiento para el control de correspondencia (SJA ) Procedimiento para control de documentos y registros (DDA Procedimiento para el control de correspondencia (SJA ) OFICINA DE ARCHIVO OFICINA DE ARCHIVO 2.4 DISTRIBUCION: Comprende todas aquellas actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de

25 distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen las siguientes actividades: 25 ACTIVIDADES REGISTRO RESPONSABLE 1. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS 1. Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. 2. Clasificación de las comunicaciones. 3. Organización de documentos en buzones o casilleros. 4. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. 5. Reasignación de documentos mal direccionados. 6. Registro de control de entrega de documentos recibidos. 2. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS INTERNOS 1. Identificación de dependencias. 2. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. 3. Registro de control de entrega de documentos internos. 3. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS ENVIADOS 1. Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. 2. Control del cumplimiento de requisitos del documento. 3. Métodos de empaque y embalaje. 4. Peso y porteo de documentos. 5. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. 6. Control y firma de guías y planillas de entrega. 7. Control de devoluciones. 8. Organización mensajería externa. 9. Registro de control de envío de documentos. Procedimiento para el control de correspondencia (SJA Procedimiento para el control de correspondencia (SJA Procedimiento para el control de correspondencia (SJA OFICINA DE ARCHIVO OFICINA DE ARCHIVO OFICINA DE ARCHIVO 2.5 GESTION Y TRAMITE: Comprende el conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos

26 para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se señalan las siguientes actividades: 26 ACTIVIDADES REGISTRO RESPONSABLE 1. RECEPCION DE SOLICITUD O TRAMITE 1. Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. 2. Identificación del trámite. 3. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. 4. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 2. RESPUESTA 1. Análisis de antecedentes y compilación de información. 2. Proyección y preparación de respuesta. 3. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. Procedimiento para dar respuestas a derechos de petición y solicitudes de información (DDA ) Procedimiento para dar respuestas a derechos de petición y solicitudes de información (DDA ) SECRETARIOS DE DESPACHO Y JEFES DE OFICINA SECRETARIOS DE DESPACHO Y JEFES DE OFICINA 2.6 ORGANIZACIÓN: Comprende el conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes dentro del archivo, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas productoras, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, demarcando claramente las estanterías, las cajas, tratando de instalar la guía de consulta al lado de cada estantería, para su consulta. Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retención Documental, la cual actúa como regulador de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en los archivos. Cada dependencia se encargará de organizar su Archivo de Gestión siguiendo los siguientes criterios y recomendaciones. Se basarán en las Tablas de Retención Documental verificando que series y subseries que le corresponden a su dependencia. Para la organización de los Archivos de Gestión lo ideal es utilizar el

27 archivador de gavetas, para carpetas colgantes con aleta horizontal que cuentan con seis (06) posiciones para ubicar la pestaña donde irá ubicado el marbete, las carpetas serán de tapas transparentes, los ganchos legajadores serán totalmente plásticos. Los colores de los marbetes y la información que deben contener se distribuirán de la siguiente manera: 27 GUÍAS ALFABÉTICAS: Se escribirá la letra en mayúscula e irán en la 1ª posición de la carpeta colgante. SERIES: Se escribirá el código y el nombre de la serie en mayúscula sostenida y se ordenarán en la 3ª posición de la carpeta colgante. SUBSERIES: Se escribirá en el vértice superior derecho el código y el nombre de esta en mayúscula inicial y se ordenarán en la 5ª posición de la carpeta colgante CIRCULARES CIRCULARES EXTERNAS SEPARADOR DE SERIE SEPARADOR DE LA SUBSERIE Ponga estas guías y subguías que identifican tanto a las series como a las subseries al inicio de los expedientes en las carpetas colgantes y ubíquelas dentro del archivador calculando al iniciar cada año la cantidad de expedientes que necesiten abrirse para cada Serie o Subserie. En el caso de utilizar las cajas desacificadas se ubicarán guías alfabéticas como separadores para el inicio de cada serie, en lo posible poner pestañas con el nombre de las series. Luego se procederá a ubicar las tapas legajadores transparentes que contendrán los documentos que irán formando los expedientes. La distribución de las gavetas o bandejas del archivador se enumeran del número 1 en adelante y de arriba hacia abajo Este conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de:

28 ACTIVIDADES REGISTRO RESPONSABLE 1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad 1. Identificación de unidades administrativas y funcionales. 2. Aplicación de la Tabla de Retención Documental y/o valoración de la Dependencia, Secretaria o Sección. 3. Conformación de series y subseries documentales. 4. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o valoración y de los documentos de apoyo. 5. Control en el tratamiento y organización de los documentos. 2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. 1. Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. 2. Conformación y apertura de expedientes. 3. Determinación de los sistemas de ordenación. 4. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. 5. Foliación. 3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la consulta. 1. Análisis de información y extracción de contenidos. 2. Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. 3. Actualización permanente de instrumentos. 4. Elaboración de inventarios documentales. 5. Organización y entrega de transferencias documentales. 6. Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) FUNCIONARIO RESPONSABLE FUNCIONARIO RESPONSABLE FUNCIONARIO RESPONSABLE FUNCIONARIO RESPONSABLE FUNCIONARIO RESPONSABLE FUNCIONARIO RESPONSABLE RESPONSABILIDAD DOCUMENTAL: Cada Secretaria de Despacho y sección, deben mantener sus Archivos de Gestión correctamente organizado, estas Secretarias y Secciones de la Administración Municipal deben con fundamento en

29 la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los Archivos de Gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normativa archivística. El respectivo Jefe de Secretaria u oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del Archivo de Gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad y deberes señalados en el artículo 34º, numeral 5º (Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos) de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público. 29 Igualmente cada uno de los y servidores públicos y contratistas vinculados a la Administración Municipal, de acuerdo a su nivel funcional acatará y asumirá su respectiva responsabilidad documental, en cumplimiento de la siguiente normatividad: Ley 734 de 2002, artículos 34º, numeral 5º: Custodia y cuidado de la documentación; artículo 35, numeral 13: prohibición de causar daño documental. Acuerdo AGN 038 de 2002: Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. Decreto 2578 de 2012, artículo 24: Entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales. Decreto 2609 de 2012, artículo3: Es responsabilidad de los servidores y empleados públicos y de los contratistas aplicar las normas sobre la gestión documental. 2.7 CONSULTA: Considerada como el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de

30 manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente 30 La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el Secretario de Despacho respectivo y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al Señor Alcalde, Secretarios de Despacho y Jefes de Oficina. ACTIVIDADES REGISTRO RESPONSABLE 1. FORMULACIÓN DE LA CONSULTA 1. Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. 2. Determinación de competencia de la consulta. 3. Condiciones de acceso. 4. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. 5. Reglamento de consulta. 2. ESTRATEGIA DE BÚSQUEDA 1. Disponibilidad de expedientes. 2. Disponibilidad de fuentes de información. 3. Establecimiento de herramientas de consulta. 4. Ubicación de los documentos. 3. RESPUESTA A CONSULTA 1. Atención y servicio al usuario. 2. Infraestructura de servicios de archivo. 3. Sistemas de registro y control de préstamo. 4. Uso de testigos y formatos para el control de devolución. 5. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información. Procedimiento para control de archivo central (SJA ) Procedimiento para el manejo y control del archivo de gestión (DDA ) Procedimiento para control de archivo central (SJA ) Procedimiento para el manejo y control del archivo de gestión (DDA ) Procedimiento para control de archivo central (SJA ) Procedimiento para el manejo y control del archivo de gestión (DDA ) RESPONSABLE DEL ARCHIVO CENTRAL Y DE GESTION RESPONSABLE DEL ARCHIVO CENTRAL Y DE GESTION RESPONSABLE DEL ARCHIVO CENTRAL Y DE GESTION 2.8 CONSERVACION DE DOCUMENTOS: Comprende el Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o

31 almacenamiento. Igualmente los podemos considerar como el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido CONSERVACION DE DOCUMENTOS EN MEDIOS ELECTRONICOS: Los documentos que se reciben en la Administración Municipal a través de medios electrónicos tales como las peticiones, quejas y reclamos a través de la página web, los recibidos para el trámite web, los recibidos por medio del correo electrónico (alcaldia@sanantero-cordoba.gov.co, alcaldemunicipal@sananterocordoba.gov.co, contactenos@sanantero-córdoba.gov.co y demás correos oficiales), se imprimirán teniendo en cuenta que en su mayoría, son documentos que forman parte de los expedientes de los contratos, convenios y otros procedimientos administrativos y que de acuerdo a la TRD y la ley deben ser conservados en papel. Los trámites que pueden solicitarse a través de la página web, y que pueden tramitarse de manera electrónica, se conservarán en dicho medio en el sistema. Los términos de retención documental que se aplican para los documentos en formato papel también serán aplicados igualmente a los documentos electrónicos que se encuentran clasificados en los expedientes del Sistema. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones: ACTIVIDADES REGISTRO RESPONSABLE 1. Diagnóstico integral. 2. Sensibilización y toma de conciencia. 3. Prevención y atención de desastres. 4. Inspección y mantenimiento de instalaciones. 5. Monitoreo y control de condiciones ambientales. 6. Limpieza de áreas y documentos. 7. Control de plagas. 8. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. 9. Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación de espacios y áreas PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) ALCALDE MUNCIPAL, SECRETARIOS Y JEFES DE OFICINA

32 locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). 10. Apoyo a la reproducción. 11. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. 12. Establecimiento de medidas preventivas. 13. Implantación de Planes de contingencia. 14. Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes MEDIDAS PARA CONSERVAR LOS DOCUMENTOS: Para la conservación temporal de los documentos Archivo de Gestión de las diferentes Secretarias y Secciones que componen la Administración Municipal se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Eliminación de cintas, etiquetas y adhesivos. Eliminación de pliegues y dobleces. Unión de rotura y rasgaduras. Eliminación de material metálico como ganchos de cosedora, clips y ganchos sujetadores de presión. Empleo permanente de bayetillas, brochas de cerdas suaves y aspiradoras. Remplazo de las carpetas tradicionales por carpetas con rótulo pre impreso del Municipio SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION: El artículo 46º de la Ley 594 de 2000, establece que los Archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de Conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. El Sistema Integrado de Conservación, se define como el conjunto de estrategias y procesos de conservación acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su período de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital.

33 Teniendo en cuenta lo antes descrito a continuación la Administración Municipal define algunas actividades que deben ejecutarse y su periodicidad en las Áreas de Archivo, donde se almacena la documentación correspondiente al Archivo Central e Histórico del Municipio: 33 Limpieza de áreas de archivo: La limpieza de pisos, estantería y demás mobiliario de las áreas de archivo, deberá hacerse como mínimo una vez al mes, ya que con esta actividad se controlan las cargas de polvo y de contaminantes biológicos que son los causales de un buen número de deterioros en los bienes documentales. El Auxiliar de Archivo para realizar la limpieza de las Áreas de Archivo, debe portar la siguiente dotación para minimizar el riesgo de contaminación biológica: Guantes de látex o plásticos de buen calibre, adecuados para la limpieza de áreas y estantería, una vez se presenten roturas en estos deberán cambiarse. Tapabocas o respiradores contra material particulado desechables, preferiblemente los tipo bozal. Bata u overol de manga larga. Control de plagas: El control de plagas debe realizarse en todas las áreas de archivo de la Administración Municipal con el objetivo de mantener estas áreas libres de agentes biológicos que puedan representar un riesgo para la salud del personal y para la conservación de documentos. Desinfección: La desinfección se encarga de eliminar agentes microbiológicos como hongos y bacterias que se encuentran en el ambiente, es necesario contratar este servicio con una empresa especializada. De acuerdo a lo establecido en el Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y documentos de archivo, emitido por el AGN, toda el área se deberá fumigar completamente por medio de un proceso de nebulización con tamaño de gota a 50 micras, con un producto cuyo principio activo sea un amonio cuaternario de radicales alquílicos y estabilizado con urea en una concentración que puede estar entre 400 y 800 ppm o con alcohol antiséptico al 70%. Este tratamiento se realiza en las áreas de depósito. Es recomendable que esta desinfección se lleve a cabo una vez por semestre, con equipos adecuados, por personal capacitado y protegido con los implementos de seguridad industrial necesarios para ello.

34 Desinsectación: La desinsectación se encarga de eliminar la presencia de insectos (cucarachas, pescaditos de plata, pulgas, etc.), por lo que es necesario contratar este servicio con una empresa especializada. La fumigación se llevará a cabo en toda la infraestructura física del archivo, teniendo cuidado de que en los depósitos de material documental solo se aplicará UNA VEZ RETIRADOS LOS DOCUMENTOS, siempre y cuando haya un lugar disponible a donde trasladarlos temporalmente, si no, no se puede realizar en su totalidad y el tratamiento parcial será aplicado solamente por los bordes de pisos, techos y paredes sin que tenga contacto con materiales de almacenamiento (cajas, carpetas) o documentos. El procedimiento se realiza por medio de una fumigación por aspersión con un producto y las dosis certificados en el mercado por la Secretaría de Salud de cada región. 34 Desratización: Con este proceso se busca erradicar ratas y ratones, por lo que se hace necesario aplicar el tratamiento tanto en interiores como en exteriores, de las áreas de depósito de archivo como en la totalidad de la infraestructura de la entidad. Para esto se empleará un agente que sea eficaz, de fácil aplicación, que no emita olores, ni genere descomposición en los animales que lo consuman. Los productos y dosis deben ser certificados en el mercado por la Secretaría de salud y los procedimientos de aplicación realizados por personal capacitado para ello. La desratización deberá realizarse como mínimo una vez al año. Dejando el debido registro de la actividad. Se estima conveniente que las actividades de desinfección se realicen cada seis meses, las de desinsectación, cada tres meses y desratización por lo menos una vez al año. Estas actividades deberán ser coordinadas con el área de servicios generales de la entidad, para los archivos ubicados dentro de la misma. 2.9 DISPOSICION DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental o en las Tablas de Valoración Documental. La disposición final de documentos es el resultado de la valoración documental de acuerdo al ciclo de vida de los documentos y las funciones de la entidad productora. Dentro de las Tablas de Retención Documental del Municipio, se ha diligenciado la columna Disposición Final, esto implica que a cada serie o Subserie se le aplicó

35 previamente el proceso de valoración para definir su conservación, su reproducción a través de tecnologías y soportes (Microfilmación, electrónico, etc. cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, sin manipularla y poder obtener una mejor conservación del soporte papel; evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales lleve a su deterioro). 35 La Eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la ciencia, la historia y la cultura. Selección de algunas muestras representativas, llegado el caso de eliminación masiva. Para definir la disposición final se debe tener en cuenta que cuando se apliquen técnicas de conservación como el escáner, sería valido conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos. ACTIVIDADES REGISTRO RESPONSABLE 1. CONSERVACIÓN TOTAL: se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. 1. Recepción de transferencias secundarias. 2. Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. 3. Conservación y preservación de los documentos. 2. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Actividad resultante de la disposición final señalada en las Tablas de Retención o de Valoración Documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. 1. Aplicación de lo estipulado en la TRD. 2. Valoración avalada por el Comité Interno de Archivo. 3. Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) ALCALDE MUNCIPAL, SECRETARIOS Y JEFES DE OFICINA ALCALDE MUNCIPAL, SECRETARIOS Y JEFES DE OFICINA ALCALDE MUNCIPAL, SECRETARIOS Y JEFES DE OFICINA ALCALDE MUNCIPAL, SECRETARIOS Y JEFES DE OFICINA 3. SELECCIÓN DOCUMENTAL: Actividad de la disposición PROGRAMA DE ALCALDE

36 final señalada en las Tablas de Retención, la cual se realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativos, para su conservación permanente, significa guardar una muestra por año, de la serie determinada. 1. Aplicación de método elegido (Método ó formato para la realización del muestreo). 2. Elección de otro método de conservación total y/o reproducción en otro medio. 4. MICROFILMACIÓN: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. 1. Determinación de metodología y plan de trabajo. 2. Fines en la utilización de la técnica. 3. Control de calidad durante todo el proceso. 5. DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. Archivo electrónico y así acogerse a las directrices cero papel (Iniciativa Presidencial) 1. Determinación de la metodología y plan de trabajo. 2. Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere. 3. Control de calidad durante todo el proceso. 6. RESTAURACIÓN: es el conjunto de procesos que se encargan de recuperar los soportes dañados en papel a causa de los diversos agentes de deterioro a los que son vulnerables. Esta tarea la ejecuta personal debidamente capacitado y logra devolver al documento su utilidad física y funcional. 7. ENCUADERNACIÓN: es el proceso que brinda apoyo a la restauración. En este caso se recupera la encuadernación, es decir, la acción de coser o pegar varios documentos y ponerles cubierta. En caso no se encuentre la encuadernación original, se imita la encuadernación que debió pertenecer al libro, considerando otros originales. GESTION DOCUMENTAL (PGD) PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) MUNCIPAL, SECRETARIOS Y JEFES DE OFICINA ALCALDE MUNCIPAL, SECRETARIOS Y JEFES DE OFICINA ALCALDE MUNCIPAL, SECRETARIOS Y JEFES DE OFICINA ALCALDE MUNCIPAL, SECRETARIOS Y JEFES DE OFICINA ALCALDE MUNCIPAL, SECRETARIOS Y JEFES DE OFICINA ALCALDE MUNCIPAL, SECRETARIOS Y JEFES DE OFICINA ALCALDE MUNCIPAL, SECRETARIOS Y JEFES DE OFICINA ALCALDE MUNCIPAL, SECRETARIOS Y JEFES DE OFICINA Nota: Microfilmación y Digitalización: Las series que se sometan a este proceso deben estar previamente identificadas, organizadas, depuradas y foliadas. Si no cumplen este requisito no se deben microfilmar o digitalizar. 36

37 2.9.1 PRESERVACION A LARGO PLAZO: De manera permanente, la Administración Municipal de San Antero, debe proveer el mobiliario adecuado, las unidades de almacenamiento y conservación, mantener la infraestructura física, realizar monitoreos permanentes de las condiciones ambientales y contar con planes de riesgos y manejo de emergencias, para la conservación y preservación a largo plazo de los archivos Públicos del Municipio. Adicionalmente a lo anterior se hace necesario establecer medidas preventivas para la conservación de los documentos a largo plazo, tales como: 37 No humedezca la yema de sus dedos con agua o saliva para pasar los folios. No coma o beba en los lugares donde se consulten o depositen los documentos. No se deben colocar los documentos o las unidades de conservación en el piso por cuanto este puede encontrarse húmedo o con gran cantidad de partículas de polvo. Evite agrupar los folios o expedientes en paquetes que requieran el uso de cauchos elásticos o cuerdas que rasguen o agrieten las tapas de las carpetas o libros. En caso de ser necesario emplee cinta de faya. Los documentos que se encuentren amarrados por cintas o cuerdas formando paquetes, se deben transportar sin tomarlos de amarre. No exponga innecesariamente los documentos a la luz, esto puede provocar decoloración y oscurecimiento. Evite fuentes de luz muy cercana a los documentos, esto puede ocasionar calentamiento y deformación de su superficie. Evite el contacto de todo tipo de material metálico sobre el documento, ya que puede causar rasgaduras y a mediano plazo, manchas por oxidación. Cuando los documentos presenten rasgaduras no debe recurrir al empleo de cintas adhesivas o pegantes sintéticos como colbón, porque cristalizan el papel. No refile ni doble los documentos, guárdelos en carpetas o unidades de conservación que se adecuen a su tamaño. Evite perforar varias veces el documento, pues genera deterioro irremediable. Realizar fumigaciones continuas al depósito de archivo para evitar la aparición de insectos, roedores y demás agentes contaminantes en la documentación. Remplazar todo material metálico por aquellos cuyos componentes sean plásticos. La temperatura y la humedad relativa del depósito de archivo debe estar dentro de los parámetros normales de acuerdo con la norma relacionada.

38 Mantener una buena ventilación. Disponer de equipos como extintores de CO2, solfaclán y multipropósito, y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el uso de polvo químico y agua. Utilizar material libre de ácido. Para estampar sellos y firmas, de ser posible hacerlo en zonas que no contengan información TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. Con el fin de garantizar la conservación de los documentos en los Archivos de Gestión y siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, se definen las siguientes normas que deben tenerse en cuenta para que los documentos permanezcan en buen estado (Preparación física de la documentación antes de la transferencia): Limpieza de la documentación: El material debe estar libre de polvo, para ello se debe contar con elementos como brochas de cerdas suaves y lanillas preferiblemente blancas; el personal debe disponer de tapabocas y guantes. Eliminación de material metálico: Con el fin de contribuir a la conservación de los documentos, el material que va a ser transferido debe estar libre de ganchos clip, ganchos de cosedora o ganchos legajadores metálicos pues dichos elementos generan oxidación. Para su retiro debe tenerse cuidado con el fin de evitar la rotura de los documentos o la mezcla de ellos que pueda afectar la foliación. Identificación del material afectado por biodeterioro: El material que se detecte afectado por hongos y/o insectos, debe identificarse y separarse mediante una cartulina desacidificada, pues el contacto con el material que se encuentra en buen estado genera deterioro. Amarre: Los expedientes o grupo de documentos no se deben amarrar, pues el contacto con la pita o cordel genera la rotura de los bordes. En caso que por el tipo de material o para reforzar las unidades de conservación a transferir, se requiera amarrarlos, se recomienda utilizar cinta de faya, ya que ésta es de algodón.

39 Embalaje: Una vez se ha cumplido con los pasos anteriores de limpieza, revisión, foliación y amarre, se procederá al empaque, de la siguiente manera: La cantidad de carpetas a introducir en cada caja debe ser de acuerdo al volumen de las mismas, con el fin de evitar el deterioro de los documentos. 2. Al empacar se debe mantener el orden descrito en el Formato Único de Inventario Documental (FUID). 3. Las cajas que se van a transferir deben numerarse consecutivamente en un lugar visible. 4. Para cargar las cajas en el vehículo, se debe tener en cuenta que la primera caja que ingrese debe corresponder al último número de la remisión y así sucesivamente, de tal manera que la última caja que ingrese al vehículo sea la número 1, esto para confrontar el ingreso de la transferencia con el Formato Único de Inventario Documental (FUID) y mantener el orden en la ubicación física de las mismas. Las Tablas de Retención Documental establecen el tiempo de permanencia de los documentos en el Archivo de Gestión; por lo tanto, es deber del servidor de la oficina verificar el vencimiento del tiempo de retención de las series documentales para proceder a su preparación y envío al Archivo Central. El funcionario encargado de la Gestión Documental en la dependencia, para realizar la transferencia primaria debe tener en cuenta las siguientes actividades: ACTIVIDADES REGISTRO RESPONSABLE 1. Tenga en cuenta la fecha de transferencia, asignada a su dependencia. 2. Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según la Tabla de Retención Documental deben transferirse. 3. Revise la cronología de cada expediente, cerciórese de cuáles son los documentos que constituyen esa serie o Subserie, retire los documentos repetidos, los de apoyo y los que no hagan parte integral del expediente; todos los documentos deben estar perfectamente legajados y no exceda el número de documentos en cada carpeta. 4. Recuerde que la foliación es requisito ineludible para realizar

40 la transferencia. 5. El rótulo de la carpeta debe diligenciarse con esfero de tinta negra, recuerde que el espacio de signatura topográfica del Archivo Central se deja en blanco y la signatura topográfica del Archivo de Gestión se deja en lápiz. 6. Ordene los expedientes en el mismo orden en que se encuentran relacionados en la Tabla de Retención Documental. 7. Enumere los expedientes de 1 hasta n, según la cantidad que vaya a transferir. 8. Solicite al Archivo Central las cajas necesarias, según el número de expedientes a transferir. 9. Diligencie el rótulo de la tapa de la caja en letra de imprenta mayúscula, clara y legible, con esfero de tinta negra, sin enmendaduras ni tachones. 10. Ubique los expedientes en cada caja de izquierda a derecha, en el mismo orden que se encuentran relacionadas en la Tabla de Retención Documental. 11. Enumere las cajas de archivo de izquierda a derecha, en el mismo orden en que fueron ubicados los expedientes a transferir. 12. Diligencie y registre los datos completos en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) 13. Controle, registre y asigne un número consecutivo a cada una de las transferencias realizadas por su dependencia al Archivo Central. 14. Solicite la revisión previa del encargado del Grupo de Gestión Documental o quien haga sus veces, para el respectivo visto bueno y continuar el trámite. 15. Imprima original del Formato Único de Inventario Documental (FUID), el cual debe estar firmado por quien entrega, quien recibe y quien preparó la transferencia; debe enviarse con memorando al Archivo Central. 16. Una vez firmado se hace el envío de la documentación al Archivo Central. Recuerde que todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la entrega física de los documentos. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) ALCALDE MUNCIPAL, SECRETARIOS Y JEFES DE OFICINA VALORACION: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y

41 secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (Eliminación o conservación temporal o definitiva). Es un proceso de análisis de la información documental, desde diferencias ópticas y que a partir de los resultados de dicho análisis se establecen, entre otras cosas, plazos de vigencia, criterios de disposición y acciones de transferencia documental 41 En este caso el Jefe de Archivo y Correspondencia debe verificar que si la entidad adopta cambios en las funciones, procesos, procedimientos o en la estructura orgánica que impliquen algún cambio documental, y si ello llegase a suceder, se debe en forma paralela efectuar los respectivos cambios a que halla lugar conforme a los lineamientos que rigen estos procedimientos en los formatos de valoración documental, aplicando los diversos tipos de valoración archivística, los cuales sirven para determinar la disposición final del expediente del documento, de acuerdo a la siguiente tabla que contiene la definición de cada uno de ellos: VALORES PRIMARIOS DE LOS ARCHIVOS 1. VALOR ADMINISTRATIVO: El que contiene un documento o una serie de documentos, para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación. 2. VALOR JURÍDICO: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común 3. VALOR LEGAL: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. 4. VALOR FISCAL: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para Hacienda Pública. Evidencia ante los organismo de control fiscal y de utilidad para el Tesoro o la Hacienda Pública 5. VALOR CONTABLE: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública. Soporta las cuentas, registros de ingresos y egresos y movimientos económicos o financieros.

42 VALORES SECUNDARIOS DE LOS ARCHIVOS 1. Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza. Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones arriba citadas. Otros alcanzan estos valores como resultado del proceso de valoración. 2. Son evidencia y soporte para el análisis de los hechos, de las entidades y de las circunstancias y de la fenomenología social, política y económica, desde la perspectiva científica, cultural, histórica y técnica, del momento o del período cuando fueron generados los documentos FASES DE LA IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) Las fases para la implementación del presente Programa de Gestión Documental (PGD) están incluidas en el Plan de Desarrollo Municipal Hagamos de San Antero el Mejor lugar de Colombia aprobado mediante Acuerdo Municipal No.014 de mayo 31 de 2012, y el Plan de Acción Anual, bajo las siguientes orientaciones: 3.1 ALINEACIÓN CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL: Como fue señalado en el párrafo anterior el Plan de Gestión Documental (PGD), se encuentra alineado con los objetivos estratégicos detallados en su parte Estratégica, punto Objetivos Sectoriales, Sector A17 Planeación y Fortalecimiento Institucional, literales 1, 2 y 8 (Ver punto 1.3 Alcance Pagina No.6) 3.2 METAS DE CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO 1. METAS A CORTO PLAZO 1. Socializar los alcances del Programa de Gestión Documental en la Administración Municipal. 2. Capacitar a los administradores de archivo y demás funcionarios en la implementación del Programa de Gestión Documental.

43 3. Publicar el Programa de Gestión Documental (PGD) en el portal institucional del Municipio de San Antero ( 4. Conservación de los documentos importantes en medios electrónicos. 5. Aplicar los principios archivísticos dentro de la Administración Municipal 6. Dar a conocer las bases legales para la aplicación de los archivos en la gestión de los documentos electrónicos. 7. Aplicar en la Administración Municipal políticas, procedimientos y otras mejoras estructurales como soporte a la Gestión de documentos electrónicos. 8. Actualización de las Tablas de Retención documental, así como hacer la respectiva sensibilización y capacitación a los funcionarios para su aplicación 2. METAS A MEDIANO PLAZO 1. Implementar el Programa de Gestión Documental (PGD). 2. Realizar el seguimiento y actualización del Programa. 3. Implementar mejoras al programa de acuerdo con las normas y prácticas que se vayan generando. 4. Implementar al interior de la Administración Municipal la Política Nacional de Cero Papel (Directiva Nacional) 5. Aplicación de la actualización de las Tablas de Retención Documental en las diferentes dependencias. 6. Contar con la infraestructura adecuada y requerimientos técnicos acorde a los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación 3. METAS A LARGO PLAZO 1. Realizar acciones tendientes a la preservación de los soportes documentales. 2. Preparar transferencias y eliminaciones primarias y secundarias de documentos en soportes electrónicos. 3. Implementar los mecanismos para adecuar la gestión documental a los cambios tecnológicos y normativos que se presenten. 4. Seguimiento a las directrices del cero papel expedidas por el Gobierno Nacional 5. Adquirir un software y los equipos necesarios para la digitalización de la documentación. 6. Contar con todos los Instrumentos Archivísticos para la Gestión documental de que trata el articulo 8º del Decreto 2609 de 2012: a) El Cuadro de Clasificación Documental -CCD b) La Tabla de Retención Documental-TRD 43

44 c) El Programa de Gestión Documental-PGD d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad -PINAR e) El Inventario Documental f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos ASIGNACION DE RECURSOS NECESARIOS PARA ALCANZAR LAS METAS Y LOGRAR LOS OBJETIVOS DEFINIDOS: Dentro de este punto podemos decir que la Administración Municipal debe programar y establecer los recursos necesarios para el logro de las metas del Programa de Gestión Documental, no obstante lo anterior, como aparece registrado dentro del punto Requerimientos Económicos (Página 9), de este programa, existe dentro del Plan Financiero del Plan de Desarrollo para la vigencia fiscal 2015, recursos asignados que pueden utilizarse parar estos propósitos, igualmente ese mismo cuadro, nos indica que para las vigencias 2016 al 2018, se han proyectado partidas programados que también pueden utilizarse para la Implementación, difusión y publicación del Programa de Gestión Documental (PGD). No obstante lo anterior cada año deberán presupuestarse para la siguiente vigencia los recursos necesarios para la operación y correcto funcionamiento del Programa de Gestión Documental del Municipio y de esta manera poder alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos. Deben calcularse los costos correspondientes al software de archivo, papelería, capacitaciones y apoyo logístico necesarios dentro del normal desarrollo del programa. Finalmente, se deberá procurar la implementación de procesos que permitan la reducción de costos de impresión, papelería y conservación innecesaria de documentos. 3.4 ARTICULACIÓN CON OTROS PROGRAMAS Y SISTEMAS DE LA ENTIDAD DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD DE CADA SECTOR: El Programa de

45 Gestión Documental está articulado con el Sistema de Gestión Integral del Municipio, guardando relación en cuanto a: Conservación temporal, permanente y eliminación de los documentos, Tiempos de Conservación y Procesos y Procedimientos PROGRAMAS ESPECIFICOS Los Programas específicos permitirán lograr las metas y objetivos, haciendo la distribución correspondiente a cada programa, asegurándose de que el Municipio cuente con la documentación necesaria. Lo anterior busca cumplir con la política de Eficiencia Administrativa considerando la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los trámites, procesos, procedimientos y mejorando los sistemas de organización y recuperación, garantizando a su vez la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo. Es por esto que el Municipio identificó los siguientes programas para su implementación a largo plazo: 4.1 Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos: El Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos, buscará a partir del inventario de Sistemas de información del Municipio, contar con el inventario de los tipos documentales generados en formato electrónico, como información básica tendiente a: Determinar el sistema o herramienta tecnológica donde nace o se origina. La frecuencia volumen y características. Si además del soporte electrónico, también se genera en medio análogo. Si está definido en las TRD como tipo documental, de qué serie o Subserie. Puntos de acceso. Frecuencia de consulta. Medios de conservación y preservación. Formas de consulta a futuro. Este programa de normalización de formas y formularios se realizará mediante desarrollos específicos dentro del sistema de información, con el fin de diligenciar y gestionar documentos sin necesidad de ser impresos y digitalizados.

46 4.2 Programa de Documentos Vitales o Esenciales (Asociados al Plan de Riesgo Operativo de la entidad en caso de emergencia): El Programa de Documentos Vitales o Esenciales del Municipio, estará orientado a definir, identificar y caracterizar los documentos institucionales que ante la ocurrencia de eventuales siniestros originados por efectos físicos, biológicos o humanos, deben ser conservados y preservados con el fin de garantizar la existencia, gestión y continuidad a futuro, mediante la formulación de políticas, metodologías, y establecer responsabilidades tendientes a garantizar la protección necesaria de los mismos. Igualmente el programa tiene como propósito primordial proteger los documentos vitales de la destrucción total o parcial, ante desastres ocasionados por efectos físicos, biológicos o humanos. 46 Este Programa de documentos vitales se encuentra contemplado en los Lineamientos Generales para los Procesos de Gestión Documental, numerales 2.8 (Conservación de Documentos), (Conservación de Documentos en medios electrónicos), (Medidas para conservar los documentos) y (Sistema Integrado de conservación), que forma parte de este documento. 4.3 Programa de Gestión de Documentos Electrónicos: El Programa de Gestión de Documentos Electrónicos, está orientado a garantizar una eficiente y técnica gestión de documentos electrónicos en la Administración Municipal a partir del cumplimiento de un modelo de requisitos que incluye entre otros elementos de Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad, Fiabilidad, Disponibilidad y Conservación, los cuales garantizan que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida de expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. El programa debe apoyarse en el uso de tecnologías tipo de Sistemas Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos SGDEA, que incluyan el manejo de formas y formularios electrónicos. Se deberán tener en cuenta los estándares de la Ley 1437 de 2011 y los desarrollos y los ajustes a nivel de Acuerdos del AGN, Guías del AGN, Normas Técnicas Colombianas, Normas ISO, la Estrategia de Gobierno en Línea GEL y Lineamientos que desarrolle el Sistema Nacional de Archivos Electrónicos - SINAE, en concordancia con el Sistema Nacional de Archivos.

47 Este Programa de Gestión de Documentos Electrónicos se encuentra asegurado en los diferentes procedimientos diseñados y que forman parte de este documento Programa de Archivos Descentralizados (Incluye tercerización de la custodia o la Administración): Actualmente la administración y custodia del Archivo Central y los Archivos de Gestión los ejerce directamente el Municipio dentro de sus propias instalaciones y no se prevé en corto plazo la descentralización de archivos, por ello El Programa de Archivos Descentralizados, estará orientado para el caso del Municipio, a la institucionalización del Archivo de Gestión Centralizado, como una nueva instancia de Gestión Documental. 4.5 Programa de Reprografía (Incluye los sistemas de fotocopiado, impresión digitalización y microfilmación): El programa de reprografía de la Administración Municipal de San Antero, debe incluir los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización de documentos que forman parte del acervo documental del Municipio, a nivel de los archivos de gestión, centralizado y central. Estará determinado por la conservación y preservación de las series misionales y de valor histórico que genera la Administración Municipal. Para el desarrollo y ejecución de este programa, la Administración Municipal cuenta con sistema de fotocopiado, impresión y digitalización de documentos, los cuales están siendo ajustados de acuerdo con las especificaciones definidas en el presente Programa de Gestión Documental. 4.6 Programa de Documentos Especiales (Gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, de comunidades indígenas o afro descendientes, etc.): El Programa de documentos especiales (Gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, de comunidades indígenas o afro descendientes, etc.), del Municipio, estará orientado a definir estándares de los documentos en diversos formatos que ha generado a lo largo de su historia la Administración Municipal y viene generando actualmente, con el fin de garantizar la conservación y preservación de sus contenidos, acudiendo a procesos técnicos como la migración a otros formatos, en aras de garantizar la lectura, consulta y uso.

48 4.7 Plan Institucional de Capacitación. Requerimiento Administrativo, orientado a definir y ejecutar dentro de la Administración Municipal en el marco de los Planes Anuales de Capacitación, los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los diferentes servidores del Municipio y funcionarios de los diferentes niveles de la entidad, orientado entre otros aspectos a ampliar y mejorar los conocimientos de la Gestión Documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoría de información y manejo de procesos. Este requerimiento de tipo administrativo, se contemplará en el Plan Institucional de Capacitación Programa de Auditoría y Control: El Programa de Auditoría y Control en materia de Gestión Documental, está orientado a que la Administración Municipal en trabajo coordinado de todas las Secretarias y demás áreas que intervienen en la implementación del PGD, capaciten, midan y evalúen la consecución de las metas y objetivos propuestos dentro del presente PGD. El Programa de Auditoría y Control es competencia de la Oficina de Control Interno, quien lo desarrolla siguiendo los lineamientos establecidos en el Manual de Procedimientos, Programa Anual de Auditoria y demás directrices para la ejecución de las auditorías a los Sistemas de Gestión. 4.9 Implementación de la iniciativa de Cero Papel en la Administración Pública: (Decreto 2609/12 Ministerio de la Cultura y Directiva Presidencia 04 de 2012). Esta Iniciativa de Cero Papel, es una directriz del Gobierno Nacional enmarcada dentro del Plan Vive Digital y en cuyo desarrollo participan además del Programa de Gobierno en Línea, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, El Archivo General de la Nación, La Alta Consejería para el Buen Gobierno y el Departamento Administrativo de la Función Publica. El propósito de esta iniciativa es mejorar la eficiencia del Estado generando economía en los procesos administrativos y fortaleciendo la transparencia de la Administración Pública, a través de la transición hacia una gestión electrónica de documentos.

49 El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos. Es un aporte de la administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. La oficina Cero Papel no propone la eliminación total de los documentos en papel, la experiencia de países que han adelantado iniciativas parecidas ha demostrado que los documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrónicos ya que el Estado no puede negar a los ciudadanos, organizaciones y empresas la utilización de medio físicos o en papel. 49 La implementación de la Iniciativa Cero Papel en las entidades contempla cuatro componentes principales: Los Procesos y procedimientos La Cultura organizacional El Componente normativo y de Gestión Documental El Componente de Tecnología El Gobierno Nacional se encargará de promover la adquisición e implementación de las herramientas de tecnología y los ajustes normativos necesarios. Por su parte las entidades deberán promover activamente el cambio de cultura y los ajustes a nivel de procesos y procedimientos que se requieran. Como parte de la preparación de la implementación del modelo de cero papel se recomienda seguir las siguientes indicaciones básicas: Diseño de un Programa de Gestión Documental que incorpore la Gestión Electrónica de documentos. Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel. Formulación de indicadores, facilitarán posteriores tareas de diagnóstico a la vez que permite controlar los avances e identificar oportunidades de mejora, Equipo humano: Identificar e involucrar a las personas líderes en la Implementación de cero papel en las entidades.

50 Comunicación. Difundir la iniciativa por múltiples canales y promover el cambio de cultura organizacional en cuanto a la utilización de documentos y procedimientos normalizados para la administración de documentos electrónicos de archivo Implementación de buenas prácticas para reducir el consumo de papel: Todos podemos contribuir adoptando algunos hábitos en nuestra vida diaria, dentro de la oficina, en nuestras casas, en el colegio, la universidad, etc. Con el animo de reducir el consumo del papel podemos utilizar la siguientes estrategias y otras creativas que podamos desarrollar: 1. Usando el papel de forma racional (Reducir): Fotocopiar e imprimir a doble cara: Este es un mecanismo eficaz para reducir el consumo de papel en la oficina (utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo una). Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envíos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son más cómodos para engrapar, encarpetar y transportar. Es recomendable que en la tercerización o contratos de servicios de fotocopiado e impresión, o en la compra de estos equipos se fije prioridad a aquellas fotocopiadoras, impresoras y multifuncionales que tengan habilitada la función de impresión a doble cara (dúplex) de forma automática. Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar: Es recomendable utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes tamaños, de tal forma que en una cara de la hoja quepan dos o más páginas por hoja, lo que para revisión de borradores resulta muy apropiado. Un amplio porcentaje de las fotocopiadoras modernas tienen la función de reducir el tamaño, lo cual deberá verificarse con los proveedores de estos equipos y servicios. Elegir el tamaño y fuente pequeños: Elegir el tipo de letra más pequeño posible en la impresión de borradores (por ejemplo 10 puntos), mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un tipo de letra más grande, por ejemplo de 14 o 16 puntos, permite aprovechar mejor el área de impresión de las hojas. En las versiones finales o en documentos oficiales deberán utilizarse las fuentes y

51 tamaños determinados por el Sistema de Gestión de Calidad o las normas relacionadas con estilo e imagen institucional. 51 Configuración correcta de las páginas: Cuando las impresiones salen mal, frecuentemente se debe a que no verificamos la configuración de los documentos antes de dar la orden de impresión, para evitar estos desperdicios de papel es importante utilizar las opciones de revisión y vista previa para asegurarse que el documento se encuentre bien configurado. Revisar y ajustar los formatos: Otra estrategia es la de mejorar el uso de los espacios en los formatos usados por las dependencias con el fin de lograr usar menores cantidades de papel. Igualmente es necesaria la revisión de los procedimientos que se llevan a cabo para identificar la posibilidad de integrar varios documentos o formatos en uno solo, reducir el número de copias elaboradas, entre otras. Lectura y corrección en pantalla: Durante la elaboración de un documento es común que se corrija entre dos y tres veces antes de su versión definitiva. Al hacer la revisión y corrección en papel se está gastando el doble del papel, de modo que un método sencillo para evitar el desperdicio es utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de impresión. De esta manera solo se imprime la versión final del documento para su firma o radicación. Evitar copias e impresiones innecesarias: Es importante determinar, antes de crear o generar múltiples ejemplares de un mismo documento, si son realmente indispensables. En la mayoría de los casos existen medios alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo tales como el correo electrónico, la intranet, repositorios de documentos o carpetas compartidas. Un ejemplo de impresiones innecesarias pueden ser aquellos correos electrónicos que pueden ser leídos en la pantalla y guardados, de ser necesario, en el disco duro del computador. Si no sabe cómo hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos solicite la colaboración de los expertos en informática de la

52 entidad, usualmente existen mesas de ayuda donde le aclararán todas sus dudas al respecto. 52 Guardar archivos no impresos en el computador: En los casos que no se requiera copia impresa de los documentos, se recomienda almacenarlos en el disco duro del computador, discos compactos, DVD u otro medio tecnológico que permita conservar temporalmente dicha información. Es importante que las entidades cuenten con políticas claras sobre la forma de nombrar, clasificar y almacenar documentos digitales, con el fin que puedan ser preservados y garanticen su recuperación y acceso para consulta. En este aspecto es importante que los servidores públicos adopten las directrices formuladas por el Comité Interno de Archivo del Municipio, utilizando las recomendaciones y normas que en materia de preservación digital emita el Archivo General de la Nación Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras: Es importante que todos los servidores públicos conozcan el correcto funcionamiento de impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales para evitar el desperdicio de papel que se deriva de errores en su utilización. De ser necesario, deberán realizarse sesiones de entrenamiento sobre el manejo de estos equipos. Reutilizar el papel usado por una cara: Se utilizarán las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresión de borradores, toma de notas, impresión de formatos a diligenciar de forma manual, listas de asistencia, entre otros. Reciclar: El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de árboles para la fabricación de papel, así como la emisión de elementos contaminantes. Por tal motivo las entidades y los servidores públicos deberán mantener políticas y acciones que faciliten el reciclaje del papel. 2. Promover la implementación de herramientas de tecnología (Sustituir): Uso de la Intranet: La mayoría de las entidades deben aprovechar al máximo sus servicios de red interna y sus portales de Intranet. Haciendo uso de estas

53 herramientas tecnológicas se puede evitar la impresión innecesaria de documentos, publicarlos o compartirlos, incluyendo aquellos de gran tamaño que no admiten el correo electrónico. Adicionalmente en la Intranet se pueden configurar servicios de información y referencia en línea, y eventualmente se constituye en el medio ideal para fortalecer elementos de interacción y trabajo colaborativo tales como blogs, wikis, foros, entre muchos otros, que pueden convertirla en una gran herramienta tecnológica para la gestión de conocimiento y la innovación en las entidades. 53 Uso del correos electrónicos: El correo electrónico debe constituir la herramienta preferida para compartir información evitando el uso de papel, pero es necesario que las entidades establezcan y promuevan políticas de uso apropiado entre los servidores públicos para evitar que se llenen de basura digital, por ejemplo: No imprimir correos electrónicos a menos que sea estrictamente necesario. Herramientas de colaboración: Tales como espacios virtuales de trabajo, programas de mensajería instantánea, aplicaciones de teleconferencia, calendarios compartidos, aplicaciones para uso y edición de documentos compartidos, entre otros, pueden ofrecer oportunidades importantes para intercambiar información de forma rápida y efectiva, evitando la utilización del papel. Las entidades deberán promover su uso, cuidando de implementar las medidas de seguridad necesarias para garantizar que no se ponga en riesgo la información que manejan en sus bases de datos. Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de contenido: El elemento más importante para disminuir la utilización del soporte en papel es el empleo de documentos electrónicamente, bien sea que estos hayan sido escaneados desde un original en físico o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimáticas, programas de diseño, entre otras herramientas informáticas. Para garantizar la correcta administración de estos documentos electrónicos de archivo es necesario el uso de una aplicación que permita su captura, registro, clasificación, archivo, que controle el acceso, facilite la publicación y recuperación así como su disposición final, con todas las medidas de seguridad necesarias. Las entidades deberán implementar herramientas de

54 seguridad que permitan una gestión de documentos electrónicos de archivo y de gestión de contenido adecuado, protegiendo el manejo de su información. La implementación deberá ajustarse a las normas, políticas y estándares internacionales y aquellas normas técnicas que sean adoptadas y/o homologadas por parte del Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ARMONIZACION CON EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI El proceso de gestión documental tiene como objetivo definir y orientar el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Administración Municipal, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Desde ese punto de vista el eje transversal de información y comunicación de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI (Decreto 943 de 2014), establece en sus componentes de información y comunicación pública enmarcando dentro de los mismos, los procesos y procedimientos desarrollados en la Entidad respecto de la información primaria, secundaria sistemas de comunicación sea ésta organizacional o informativa; basada en los principios de Autogestión, Autorregulación y Autocontrol. La Información y Comunicación tiene una dimensión estratégica fundamental por cuanto vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas, dándole al usuario una participación directa en el logro de los objetivos. Es un factor determinante, siempre y cuando se involucre a todos los niveles y procesos de la organización. Igualmente existen otros elementos o principios de articulación entre el Programa de Gestión Documental y el Modelo Estándar de Control Interno MECI dentro de los cuales tenemos: El Autocontrol, definido como la capacidad que tiene cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función.

55 La Autorregulación, interpretada como la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permita el desarrollo del Sistema de Control Interno, bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública. 55 La Autogestión, tipificada como la capacidad institucional para Interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución y la Ley. 6. ARMONIZACION CON EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD NTCGP1000 El Numeral 4.2 de la norma NTCGP 1000: 2004 hace alusión a la Gestión Documental, estableciendo claramente los procesos y procedimientos dentro las políticas de calidad; los documentos requeridos por la Administración Municipal para el cumplimiento de los objetivos institucionales y que le permitan asegurarse de la eficaz planeación, operación y control de sus procesos. Los elementos de articulación entre el Programa de Gestión Documental y el Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP1000 son: Participación activa de los servidores públicos. El Liderazgo, percibido como la conciencia y unidad de propósito. Enfoque basado en el cliente y en los procesos. Coordinación, cooperación y articulación. Enfoque del sistema para la gestión. Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones. Transparencia. Mejora continúa. COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO MUNICIPIO DE SAN ANTERO Decreto Municipal No.0859 de Mayo 02 de 2013

56 56 ANEXOS

57 ANEXO No.01 DIGNOSTICO DE LA GESTION DOCUMENTAL MUNICIPIO DE SAN ANTERO DEPARTAMENTO DE CORDOBA 57 PRESENTACIÓN El presente informe diagnóstico es el resultado de entrevistas realizadas con funcionarios de la Administración Municipal, observación directa a través de visitas e inspecciones a los diferentes Archivos de Gestión y Archivo Central, la revisión de información en diferentes medios de almacenamiento y la revisión de instrumentos de gestión actual. De las actividades mencionadas se obtiene el panorama actual de la Gestión Documental del Municipio. Igualmente dentro de este mismo diagnostico se plantean recomendaciones a los responsables de los procedimientos de archivo, los elementos que pueden ser mejorados mediante el diseño e implementación de mejores prácticas, la puesta en marcha de actividades normalizadas en procedimientos e instructivos que formarán parte del Programa de Gestión Documental y demás actividades que la Administración lleve a cabo en la ejecución de la implementación del Programa de Gestión Documental de que trata el Decreto No de 2012 y su anexo técnico. OBJETIVO Identificar las condiciones en las que se encuentran los archivos de la Administración Municipal, con el propósito de detectar deficiencias y oportunidades de manejo y formular estrategias de mejoramiento o mantenimiento de dichas condiciones, incluye la identificación del archivo, de las características de su infraestructura física y el estado en el que se encuentran los documentos. ALCANCE Comienza con la identificación de todos los archivos situados dentro de la Administración Municipal de San Antero y termina con la elaboración del informe final, bajo las actividades que a continuación se describen (Aplica para las unidades de Archivo de Gestión de cada Secretaria, Oficina y Archivo Central del Municipio):

58 ITEM ACTIVIDADES DESCRIPCION RESPONSABLES DEPENDENCIA CARGO REGISTRO Identificar los archivos de la Administración 02 Seleccionar los archivos objeto de diagnóstico y elaborar el listado de archivos a diagnosticar. 03 Programar las visitas a los archivos. 04 Aplicar los formatos de diagnóstico. 05 Sistematizar la información y elaborar el informe preliminar 06 Revisar el Informe Preliminar por parte de la Unidades de Archivo 07 Elaborar el Informe Final Realizar un listado de la totalidad de archivos de la Administración Seleccionar los archivos cuyo diagnóstico es prioritario de acuerdo con los siguientes criterios: Riesgo de afectación, Deterioro, Consulta frecuente e Importancia. Concertar con las dependencias correspondientes, las visitas a los archivos para efectuar el diagnóstico. Nota: Estas visitas incluyen entrevistas a los funcionarios encargados de los archivos, y el registro fotográfico de los archivos y su documentación. Diligenciar los formatos de diagnóstico para las áreas de: Identificación, Infraestructura física del Archivo y Características de la Documentación. Analizar y tabular los datos obtenidos y redactar un Informe Preliminar. Revisar el Informe Preliminar por parte del responsable del Archivo correspondiente y formular los ajustes pertinentes. Ajustar el Informe Preliminar con base en las observaciones del Jefe de la Unidad de Archivo y elaborar el Informe Final. Archivo de Gestión y Archivo Central Archivo de Gestión y Archivo Central Archivo de Gestión seleccionados y Archivo Central Archivo de Gestión seleccionados y Archivo Central Archivo de Gestión seleccionados y Archivo Central Archivo de Gestión seleccionados y Archivo Central Archivo de Gestión seleccionados y Archivo Central Funcionario Responsable Asignado Funcionario Responsable Asignado Funcionario Responsable Asignado Funcionario Responsable Asignado Funcionario Responsable Asignado Funcionario Responsable Asignado Funcionario asignado Listado de Archivos Listado de Archivos a Diagnosticar Listado de programación de visitas a realizar Formatos de Diagnostico diligenciados Informe Preliminar Ajustes realizados al Informe Preliminar Informe Final 1. ANTECEDENTES Y GENERALIDADES ACTUALES DEL SISTEMA DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL DE LA ADMINISTRACION MUNCIIPAL DE SAN ANTERO La Administración Municipal de San Antero en el nivel central está conformada por el Despacho del Alcalde, La Oficina de Control Interno, Cuatro (04) Oficinas Asesoras y seis (6) Secretarías de Despacho, que a su vez cuentas con áreas o secciones que

59 hacen parte de cada una de las Secretarias (Ver Organigrama del Municipio, pagina 13 del presente documento). 59 En cuanto al Sistema de archivo, la gestión documental de la Administración Municipal San Antero, actualmente se encuentra centrada en la gestión de documentos en soportes de papel y algunos documentos digitalizados. En los archivos se conservan documentos en diferentes soportes y formatos que datan desde la creación de la Oficina de Archivo Central en 2001, donde se transfirieron los archivos de gestión (documentos conservados por las diferentes Secretarias) y que datan de muchos años atrás. La Administración Municipal cuenta con Tablas de Retención Documental desde 2009, pero estas no estaban elaboradas acordes con las normas de archivo, ya que no contaban con subseries ni tipos documentales y la codificación no correspondía a la establecida en los instructivos directrices y normas emitidas por el Archivo General de la Nación, por lo que realizó una actualización en 2013, acatando los lineamientos que rigen para ese tipo de documentos, y en la actualidad se está en proceso de aplicación de las mismas. 2. ESTRUCTURA DE LA OFICINA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DEL MUNICIPIO. El Municipio de San Antero, dentro de su estructura orgánico funcional, cuenta con una Oficina de Archivo y Correspondencia, que depende de la Secretaria Juridica y Asuntos Administrativos, definida como la unidad de atención al usuario, encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción radicación y distribución de las comunicaciones oficiales. Esta oficina cumple con el desarrollo de las fases de producción y/o recepción de trámites, distribución y consulta establecidos en presente Programa de Gestión Documental. 2.1 GRUPO INTERNO DE TRABAJO Actualmente la Oficina de Archivo y Correspondencia, cuenta con un Jefe de la oficina, Profesional Universitario, encargado de la Unidad de Correspondencia y atención al ciudadano y un Auxiliar Administrativo, encargado del área de archivo y gestión documental, a su vez estos mismos funcionarios son los encargados de la custodia del

60 Archivo Central. Esta oficina de archivo y correspondencia cuenta con el personal apenas necesario y no están lo suficientemente capacitados en los procesos de Archivo y Gestión Documental. Cuentan con pocos medios físicos y tecnológicos necesarios para desarrollar efectiva y eficientemente su gestión, no obstante lo anterior, con la estructura actual y los pocos medios con que cuentan, gracias a su gran voluntad y compromiso, les permite recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería, fax, correo electrónico y otros medios, que facilitan la atención a las solicitudes y cumplimiento de los objetivos de la Administración Municipal en materia documental HERRAMIENTAS PARA LA GESTION DOCUMENTAL CON QUE CUENTA LA ADMINISTRACION MUNCIIPAL EN LA ACTUALIDAD. Actualmente la Administración Municipal de San Antero, cuenta con las siguientes herramientas para la Gestión Documental que le permiten adecuar su estructura organizacional a los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación en materia archivística: Acuerdo Municipal No.040 de Agosto 30 de 2001 Por medio del cual se crea una dependencia dentro de la actual estructura Municipal denominada El archivo Central de la Alcaldía Decreto Municipal No.222 de Agosto 26 de 2005 Por medio del cual se restructura el Comité de Archivo Central del Municipio de San Antero Resolución Municipal No.1024 de Junio 05 de 2007 Por medio del cual se crea el Consejo Municipal de Archivo del Municipio de San Antero Resolución Municipal No.1561 de 2009 Por medio del cual se adoptan las Tablas de Retención Documental y se establecen procedimientos para la organización de los Archivos de la Alcaldía Municipal de San Antero Decreto Municipal No.0859 de Mayo 02 de 2013 Por medio del cual se crea y reglamenta el Comité Interno de Archivo del Municipio de San Antero Departamento de Córdoba Acta de Reunión extraordinaria del Comité Interno de Archivo del Municipio de San Antero No.003 de Noviembre 12 de 2013 Por medio del cual se aprueba la actualización de las Tablas de Retención Documental

61 Concepto Técnico favorable del Comité Interno de Archivo sobre las Tablas de Retención Documental presentadas por la Administración Municipal al Comité Interno de Archivo de Noviembre 13 de Resolución Municipal No.2151 de Noviembre 15 de 2013 Por medio del cual se aprueba la actualización de las Tablas de Retención Documental en la Alcaldía Municipal de San Antero, conforme a la nueva estructura orgánica, Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias Documento: Tablas de Retención Documental (TRD) Documento Anexo 01: Cuadros de Clasificación Documental (CCD) Documento Manual de Procedimientos de la Alcaldía Municipal de San Antero (Aprobado mediante Decreto Municipal No.846 de 2008) Documento Manual de Funciones y Competencias Laborales (Adoptado mediante Decreto Municipal No.1176 de Diciembre 26 de 2011). Documento Mapas de Riesgo y Administración del Riesgo del Municipio de San Antero (Adoptado mediante Decreto Municipal No.864 de Diciembre 19 de 2008) ACTIVIDADES REALIZAS DENTRO DE LA FASE DE DIAGNOSTICO DE LA GESTION DOCUMENTAL 4.1 Revisión Documental: Se revisaron las normas de obligatorio cumplimiento en materia de archivos y documentos, así como las recomendaciones de la Oficina de Control Interno y los hallazgos detectados por los entes de Control (Contraloría General del Departamento de Córdoba y Contraloría General de la Republica en su procesos de auditoria realizados en el Municipio) y las normas internas expedidas sobre este tema. 4.2 Entrevistas: Se realizaron entrevistas con funcionarios de las áreas involucradas en la Gestión Documental: Control Interno, Secretaria de Planeación, Juridica y Asuntos Administrativos, Obras Publicas, Educación, Salud, Hacienda, Oficina de Archivo y Correspondencia, Sistemas y otros funcionarios que Administran los Archivos de Gestión en cada una de las Secretarias y Oficinas que componen la estructura Municipal. En este punto fue importante la participación del responsable

62 del Archivo Central, por cuanto suministró toda la información requerida y planteo recomendaciones relacionadas con la Gestión Documental Aplicación de cuestionarios a administradores de archivos: Se aplicó un breve cuestionario a las áreas que administran archivos físicos y los que gestionan información, con el fin de conocer el grado de conocimiento y aplicación de instrumentos y directrices de gestión de documentos. 4.4 Inspección física de archivos y sitios donde funciona o almacena los archivos de la Administración Municipal: Se revisaron físicamente los documentos en diferentes soportes y formatos, mediante la medición del número de carpetas, cajas, número de cds, disquetes, etc. Igualmente se inspeccionó la bodega donde funciona el Archivo Central bajo los siguientes parámetros técnicos: ITEM DESCRIPCION DE LA VERIFICACION CUMPLE OBSERVACIONES SI NO 1 ESTRUCTURA Y EDIFICACION DE LA BODEGA (ARCHIVO CENTRAL) 1.1 Terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de X inundación. 1.2 Las bodegas, en lo posible, están situadas lejos de Industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetos bélicos. 1.3 El área para albergar la documentación reúnen las condiciones de seguridad, regulación de las condiciones ambientales y de ventilación. 1.4 Las bodegas cumplen con los aspectos estructurales establecidos en el Acuerdo 037 de Las áreas de depósito o de almacenamiento garantizan el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la documentación. 1.6 Las bodegas poseen adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación del material documental 1.7 Cuentan con elementos de control y aislamiento que garantizan la seguridad del acervo documental. 1.8 Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, están fuera de las áreas de almacenamiento. X X X X X X No aplica por que la bodega esta dentro del edificio de la Alcaldía Municipal

63 2 CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO ESTANTERÍA: El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características tecnológicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos: X 2.1 El Diseño está acorde con la dimensión de las unidades que contendrá. 2.2 No presentan bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos. 2.3 Los estantes están construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable. 2.4 Cada bandeja soporta un peso mínimo de 100 kg. /MT lineal. X 2.5 La balda superior está a una altura que facilita la Manipulación y el acceso a la documentación. 2.6 El mobiliario utilizado cuenta con las características de resistencia, solidez estructural, recubrimientos, aislamiento, seguridad y distribución. 3 CONDICIONES AMBIENTALES Y TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN PARA EL MATERIAL DOCUMENTAL 3.1 Los edificios y locales se encuentran destinados para albergar X material de archivo y cumplen las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo 037 de SEGURIDAD 4.1 Se dispone de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2, solkaflan, o multipropósito. 4.2 El número de unidades de control de incendios están acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento. 4.3 Se cuenta con sistemas de alarma contra incendio y robo. X 4.4 Se cuenta con extractores de humedad, termómetros, extractores de aire y otros elementos de seguridad X 4.5 Tiene la señalización que permite ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas X de evacuación señalizadas. 5 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO 5.1 Cambio o reparación de tomas eléctricas, cableado, aire acondicionado, extractores, desagües y tuberías asociados a las Áreas de Archivo. X X X X X Se dispone de un extintor multipropósito X X 63

64 5.2 Reparación de muros, techos, ventanas, puertas y pisos. X 5.3 Cambio y/o reparación de estantería y archivadores. X X 5.4 Garantiza limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, de la estantería y de las unidades de conservación. 5.5 Cumple con evaluación de riesgos en la edificación. X 6 FUNCIONALIDAD 6.1 Se cuenta con fotocopiadora, lector de microfilmación, escáner, video beam, equipos de computo para consulta y otros elementos que permitan conservar los documentos en medios electrónicos. 6.2 Se cuenta con el mobiliario adecuado y suficiente para los funcionarios del archivo central, equipos de computo, espacios de consultas, software de archivo y otros elementos que permitan la funcionalidad del Archivo Central X X Solo se cuenta con un solo equipo de computo y un solo escritorio para dos funcionarios Registro fotográfico de los archivos: Finalmente se tomaron fotografías de los archivos y sitios donde funcionan los archivos de Gestión y Archivo Central donde se almacenan los documentos con el propósito de mostrar la situación real de los archivos del municipio. 5. DESCRIPCIÓN DE ASPECTOS ANALIZADOS 5.1 Normalización: La normalización es el proceso de formular y aplicar reglas con el propósito de realizar en orden una actividad específica, teniendo en cuenta esta definición, destacamos que la Administración Municipal cuenta con los siguientes procedimientos establecidos dentro del Manual de Procedimientos Adoptado mediante Decreto Municipal No.846 de Diciembre 15 de 2008 : ITEM PROCESO PROCEDIMIENTO CODIGO 01 Gestión para la Procedimiento para control de documentos y DDA Administración del SIG 02 Gestión de mejoramiento continuo 03 Gestión de mejoramiento continuo registros Procedimiento para manejo de quejas y reclamos del cliente Procedimiento para medición de la satisfacción del cliente DDA DDA

65 04 Gestión Gerencial Procedimiento para el manejo y control del archivo de gestión 05 Gestión Gerencial Procedimiento para dar respuestas a derechos de petición y solicitudes de información 06 Gestión Gerencial Procedimiento para elaboración de planes de acción y programas 07 Gestión de Control Procedimiento para ejecución de auditorias Interno internas 08 Gestión Juridica y Procedimiento para control de fotocopias Administrativa 09 Gestión Juridica y Administrativa Procedimiento para elaboración de la Tabla de Retención Documental 10 Gestión Juridica y Procedimiento para control de archivo Administrativa central 11 Gestión Juridica y Procedimiento para el control de Administrativa correspondencia 12 Gestión de Direccionamiento Procedimiento para prevención y atención Territorial y Desarrollo Económico de desastres 13 Gestión Financiera Procedimiento para la generación de informes y reportes DDA DDA DDA SJA SJA SJA SJA SDP SDH No se encuentran documentados los procedimientos que permitan administrar y controlar el ciclo de vida de los documentos, así como la preservación de la memoria documental del Municipio, tampoco con procedimientos para la consulta de documentos en el archivo central y procedimientos para las transferencias documentales. 5.2 Instrumentos archivísticos (Decreto 2609 de 2012, Articulo 8º): Actualmente la Administración Municipal cuenta con: Cuadros de Clasificación Documental (CCD), Tablas de Retención Documental (TRD), Programa de Gestión Documental (PG) y Mapa de Procesos. No se cuenta con un Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR), Inventario Documental, Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, Bancos terminológicos de tipos, series y sub-series

66 documentales ni con las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos Producción documental: La producción documental de la Administración Municipal obedece a las funciones y competencias asignadas a las secretarias de despacho y oficinas. Todas las dependencias y sus respectivas secciones administran expedientes físicos en sus archivos de gestión. El proceso de producción documental se inicia en la Oficina de Archivo y correspondencia (entrada) o en las oficinas productoras de documentos (salidas). El proceso de generación de los documentos en el Municipio de San Antero en cumplimiento de sus funciones, se ha realizado en gran medida de forma empírica puesto que no había existido a nivel Municipal un manual o norma que estipulara el procedimiento para la creación y diseño de los documentos y de normalización de la producción documental, hasta el año 2009, año en el cual se adoptan las Tablas de Retención Documental. Es en este año cuando se empieza a implementar en la administración las tablas de retención documental existente y a realizar procesos técnicos a los archivos, labor que se cumplió parcialmente debido al poco interés de los funcionarios sobre el tema y también al desconocimiento de la importancia para el municipio de realizar estos procesos documentales. 5.4 Proceso de recepción de documentos: Es el conjunto de operaciones que la Administración Municipal realiza para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Este es el proceso más adelantado y el que ha sido realizado con mayor eficiencia entre los otros procesos de la gestión documental, sin embargo hace falta un software especializado de archivo que permita digitalizar, indexar, asociar, organizar y compartir cualquier información que la Administración Municipal genera o recibe. En el tema de recepción de comunicaciones por otros medios, se evidenció que los correos electrónicos son impresos en papel, se les coloca el rótulo de radicado y luego se distribuyen a las Secretarias y oficinas correspondientes.

67 5.5 Estado de organización de los archivos: Si bien es cierto que la Administración Municipal cuenta con las Tablas de Retención Documental para cada periodo de producción, y se han realizado procesos de sensibilización en materia de gestión documental, los funcionarios entrevistados manifestaron dos puntos de vista: algunos conocen las Tablas de Retención y el formato de Inventario Documental pero no los aplican, mientras que otros desconocen la existencia de la última versión de las Tablas de retención. Como resultado de las inspecciones realizadas en los archivos se encontró la siguiente situación: Las dependencias que aún gestionan sus documentos en soporte papel, no tienen los archivadores identificados, las carpetas no se encuentran rotuladas con los datos de las Tablas de Retención, se encuentran ordenadas, e inventariadas, aunque no siempre se hace uso del Formato Único de Inventario Documental (FUID). En este caso los procesos de transferencia y eliminaciones primarias no se han realizado, y no se ha hecho seguimiento a la aplicación de las Tablas de Retención Proceso de organización de documentos: El conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, se ha venido realizando en el Municipio a partir del año 2009, anterior a este año no se realizaba ninguna acción archivística organizada a los documentos de mayor importancia administrativa, legal, jurídica, fiscal, contable, científica, cultural e histórica. Estas actividades se han efectuado sin que previamente se hubieren creado series, subseries y valoración a los documentos mediante la Tabla de Retención Documental o mediante las Tablas de Valoración Documental; debido a que no se habían elaborado. En virtud de lo anterior, este proceso presenta las siguientes falencias: No se encuentran regulados los sistemas de ordenación Se ha organizado la documentación por asuntos, en vez de series documentales Se carece de una cultura para realizar la foliación a los documentos. Hasta el año 2009, no se realizaron transferencias documentales, se enviaban los archivos sin haber realizado previamente un proceso de organización, inventario y aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD y se guardaban en un fondo acumulado.

68 Se carece de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices Gestión electrónica de documentos de archivo: No se cuenta con un software de archivo y gestión documental. Existe información que es tramitada electrónicamente sin necesidad de ser sometida a procesos previos de impresión o digitalización a través de la utilización de correos electrónicos como una opción validad para agilizar la gestión documental. 5.8 Condiciones de almacenamiento: En general la Administración Municipal cuenta con aceptables condiciones de almacenamiento de sus documentos, de manera que la conservación en el corto y mediano plazo está asegurada. Un eventual riesgo de conservación estaría dado en la manipulación de los soportes por razones de consulta y uso de los documentos. Se realizó una visita de inspección donde se pudo constatar que se cuenta con las condiciones técnicas mínimas que exige el Archivo General de la Nación. 5.9 Condiciones de acceso y seguridad de la información: En general los archivos tienen condiciones aceptables de acceso y seguridad. En las dependencias, los archivadores no se encuentran identificados o señalizados, lo cual puede dificultar el acceso a los documentos en caso de ausencia de los administradores del archivo. El acceso a documentos de carácter restringido es aplicado a series como Historias Laborales y Procesos Disciplinarios. El ingreso al Archivo Central se encuentra limitado a las personas que laboran en el archivo y a las personas autorizadas Proceso de consulta de documentos: El acceso a los documentos producidos y/o recibidos por la Administración Municipal en el desarrollo de sus funciones, se realiza a través de las consultas de los usuarios a los archivos de Gestión y Central; y las que se realicen a través de la página Web del Municipio. En este proceso, el municipio presenta la siguiente problemática: Carencia de un reglamento de consulta, poco espacio físico para la consulta de los ciudadanos en el Archivo Central y Escasos medios manuales o automáticos para localización de información.

69 5.11 Condiciones de preservación: La Administración Municipal no cuenta con estrategias claras para la preservación de la información gestionada en formato digital. En general algunos archivos físicos (Procesos contractuales), se encuentran con copias de respaldo en formato digital, sin embargo, las copias de seguridad se administran en el mismo sitio. Sobre los cds, disquetes y casetes no se ha realizado algún procedimiento que permita preservar la información ante eventuales cambios de formatos, obsolescencia de equipos y programas, etc. 69 No existen medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Solo se puede considerar actividades esporádicas como la compra de extintores que ayudarían a contrarrestar la incineración de los documentos en caso de un incendio. Falta de mantenimiento de las instalaciones, carencia de control de condiciones ambientales, falta de limpieza y control de plagas, no existe un programa de primeros auxilios y reparaciones menores a los documentos. En el Programa de Prevención de desastres no existe un capítulo especial para los archivos, no existen planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados, etc.) Condiciones de valoración y selección documental: La Administración Municipal cuenta con Tablas de Retención para los diferentes periodos de producción documental, debidamente aprobado. No obstante, no se ha realizado un proceso de selección de los documentos que han finalizado los periodos de retención asignados. Tampoco es claro el volumen de información producida antes de 2009, así como el instrumento de referencia para proceder a la eliminación o conservación de dichos documentos Formación y capacitación: No existe un programa de formación para las personas encargadas de la gestión en archivo central, así como para los funcionarios y contratistas. Eventualmente se realizan procesos de capacitación a los cuales no se realiza el seguimiento y refuerzo adecuado Proceso de disposición final de documentos: Este proceso no se ha iniciado en la Administración Municipal, puesto que no ha existido un método de valoración de

70 los documentos en cualquier etapa del ciclo vital. La disposición final de los documentos no está regulada, razón por la cual los servidores públicos no toman decisiones al interior de los archivos, situación que conlleva al engrosamiento de los fondos acumulados en los Archivos de Gestión y Central RECOMENDACIONES GENERALES Socializar los elementos y componentes del Programa de Gestión Documental y las Tabas de Retención Documental al interior de la Administración Municipal. Realizar el análisis técnico para optimizar el proceso de digitalización de manera que se asegure la reproducción técnica de los documentos con miras a su preservación. Es necesario desarrollar aplicaciones que permitan optimizar los procesos documentales de las administraciones municipales para asegurar la conservación, idoneidad, auditoría y facilidad de consulta de la información, mediante la automatización de la gestión de documentos. La tecnología ha proporcionado numerosas alternativas para sistemas de archivo, incluyendo microfilm, microfichas, cintas magnéticas y ahora sistemas de almacenamiento electrónico. La Tecnología de almacenamiento electrónico, es un área de crecimiento acelerado y promete convertir los otros medios en obsoletos, reduce el flujo de papel, costos de almacenamiento y costos de copias, Incrementa el control del documento y Habilita acceso simultáneo de múltiples usuarios a los documentos. Evaluar la viabilidad de crear y gestionar formularios electrónicos de manera que se evite duplicidad de esfuerzo y recurso en la impresión y digitalización de documentos e información de origen digital. Realizar el proceso de valoración y selección documental para disminuir el número de cajas y carpetas que se almacenan en la bodega externa, racionalizando costos en almacenamiento.

71 Articular los esfuerzos de gestión documental a otras iniciativas de la entidad, como la política de Cero Papel, normalización de procesos y procedimientos y el enfoque de planeación. 71 Evaluar las actuales condiciones de las unidades de almacenamiento de la información en medios diferentes al papel, con el fin de evitar eventuales obsolescencias o deterioros, y el, acceso a la información. Adquisición del software de Gestión Documental y envío de correo electrónico informativo. Un Software de gestión documental que comprenda módulos de correspondencia interna, externa, enviada y recibida, archivos de gestión activo e inactivo, mensajería, documentación técnica, integrándolos para facilitar los procesos de clasificación y codificación de las series y subseries definidas en las Tablas de Retención Documental, tipos documentales, niveles, dependencias y localización, que proporcione consultas y prestamos ágiles controlados por niveles de acceso para ofrecer una confidencialidad y seguridad de la información de la Administración, que automatice la entrada y salida de correspondencia, optimizando la radicación, distribución, archivo, control y seguimiento de los mismas dentro de la organización. Mobiliario adecuado para Archivo: Con las especificaciones técnicas dadas por el Profesional que administra el Archivo Central, puesto que estos funcionarios cuentan con la propiedad suficiente para recomendar las mejoras a las condiciones técnicas de los archivos de la Administración, de acuerdo a las normas de restauración y conservación que manejan. Y ellos conjuntamente pueden formular el proyecto de compra de los elementos necesarios. Equipos de computación del personal administrativo: La renovación de los equipos tecnológicos, principalmente computadores del personal auxiliar y de apoyo del Archivo Central, es una necesidad que cada día se evidencia a través de la inconformidad de estos frente a los requerimientos tecnológicos. Para realizar la renovación del equipo es primordial realizar una valoración de estos, identificando los aspectos mas importantes que están fallando a través de la indagación con los funcionarios que los manejan, y después formulación el proyecto de compra,

72 cambio o el que sea mas acertado; estas actividades deben ser realizadas por el Ingeniero de Sistemas y el Jefe de Archivo y correspondencia. 72 Capacitación: Se requiere mayor capacitación a los funcionarios del Archivo Central y los funcionarios responsables de los Archivos de Gestión. No sólo porque la buena gestión de los documentos garantiza procesos más eficaces y transparentes, sino porque cada vez las instituciones se enfrentan a nuevas formas de comunicación que hacen necesario disponer de herramientas apropiadas para su administración y manejo. COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO MUNICIPIO DE SAN ANTERO Decreto Municipal No.0859 de Mayo 02 de 2013

73 ITEM DESPACHO DEL ALCALDE ANEXO No.02 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL PGD METAS Socializar los alcances del Programa de Gestión Documental en la Administracion Municipal Capacitar a los Administradores de archivo y demás funcionarios en la implementación del Programa de Gestión Documental. Publicar el Programa de Gestión Documental (PGD) en el portal institucional del Municipio de San Antero ( Conservación de los documentos importantes en medios electrónicos. Aplicar los principios archivísticos dentro de la Administración Municipal Dar a conocer las bases legales para la aplicación de los Archivos en la Gestión de los documentos electrónicos. Aplicar en la Administración Municipal políticas, procedimientos y otras mejoras estructurales como soporte a la Gestión de documentos electrónicos. Actualización de las Tablas de Retención documental, así como hacer la respectiva sensibilización y capacitación a los funcionarios para su aplicación BIMESTRES BIMESTRE BIMESTRE BIMESTRE METAS A CORTO PLZAO

74 ITEM DESPACHO DEL ALCALDE METAS Implementar el Programa de Gestión Documental (PGD). Realizar el seguimiento y actualización del Programa. Implementar mejoras al programa de acuerdo con las normas y prácticas que se vayan generando. Implementar al interior de la Administración Municipal la Política Nacional de Cero Papel (Directiva Nacional) Aplicación de la actualización de las Tablas de Retención Documental en las diferentes dependencias. Contar con la infraestructura adecuada y requerimientos tecnicos acorde a los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación Realizar acciones tendientes a la preservación de los soportes documentales. Preparar transferencias y eliminaciones primarias y secundarias de documentos en soportes electrónicos. Implementar los mecanismos para adecuar la Gestión Documental a los cambios tecnológicos y normativos que se presenten. Seguimiento a las directrices del cero papel expedidas por el Gobierno Nacional Adquirir un software y los equipos necesarios para la digitalización de la documentación. Contar con todos los Instrumentos Archivísticos para la Gestión documental de que trata el articulo 8º del Decreto 2609 de BIMESTRES BIMESTRE BIMESTRE BIMESTRE METAS A MEDIANO PLAZO METAS A LARGO PLAZO 74

75 ANEXO No.03 MAPA DE PROCESOS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL 75