SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA PROCESO GESTIÓN DE COMUNICACIONES INSTRUCTIVO SISTEMA INTERACTIVO DE VIDEOCONFERENCIA EDUCATIVA (SIVE)

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1 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA PROCESO GESTIÓN DE COMUNICACIONES INSTRUCTIVO SISTEMA INTERACTIVO DE VIDEOCONFERENCIA EDUCATIVA (SIVE) 2014 GC-I-002 Versión 02 01/12/2014

2 CONTENIDO Pág. OBJETIVO 2 ALCANCE 2 GLOSARIO 2 GENERALIDADES 3 1. EL PROGRAMA SIVE 3 2. OBJETIVO DEL PROGRAMA 3 3. PROCESO PARA ACCEDER AL SERVICIO 4 4. INFORMACIÓN QUE DEBE REGISTRARSE PARA SOLICITAR ESTE SERVICIO 4 5. DEPENDENCIAS RESPONSABLES EN LA DIRECCIÓN GENERAL DEL SENA EN DIRECCIONES REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN 5 6. LÍMITE DE PARTICIPANTES 6 7. DURACIÓN Y HORARIO DEL SERVICIO 6 8. PROHIBICIONES QUE TIENE EL SERVICIO 6 GC-I-002 1

3 OBJETIVO Vincular las tecnologías de la comunicación a la gestión administrativa, a la formación profesional y a la capacitación del recurso humano, aprovechando el diálogo simultáneo y posibilitando el intercambio en el mismo momento en que se está realizando la transmisión. También, son objetivos del Sistema Nacional de Videoconferencias del SENA: Desarrollar una cultura informática institucional que le permita al SENA manejar sus procesos fundamentales con el apoyo de tecnologías y conocimientos de la informática y la telemática; Aprovechar la disponibilidad de conferencistas calificados invitados y de instructores capacitados y actualizados para mejorar y unificar la calidad de formación en todos los Centros de Formación y en las Regionales del SENA; Llegar a un mayor número de alumnos y trabajadores en el proceso de formación, para ampliar la atención y cobertura geográfica; Realizar programas institucionales para el desarrollo integral de los instructores y del personal administrativo de apoyo, con el fin de lograr mayor eficiencia y productividad en el trabajo; Reducir costos de desplazamiento del talento humano y facilitar la asistencia a conferencias, cursos y seminarios; Permitir el acceso a este recurso de comunicación a entidades de naturaleza pública o privada, previo el lleno de los requisitos establecidos en la presente resolución. ALCANCE Por ser un servicio para la Comunidad SENA y Entidades del Estado, su alcance es nacional, regional y local. GLOSARIO SIVE: Sistema Interactivo de Videoconferencia Educativa. Videoconferencia: Es la comunicación simultánea bidireccional de audio y vídeo, que permite mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados entre sí. GC-I-002 2

4 Adicionalmente, pueden ofrecerse facilidades telemáticas o de otro tipo como el intercambio de gráficos, imágenes fijas, transmisión de ficheros desde el computador. El núcleo tecnológico usado en un sistema de videoconferencia es la compresión digital de los flujos de audio y vídeo en tiempo real. Su implementación proporciona importantes beneficios, como el trabajo colaborativo entre personas geográficamente distantes y una mayor integración entre grupos de trabajo. Punto de emisión: Lugar físico donde se encuentra un enlace de comunicación de videoconferencia, que será el eje central de los eventos a trasmitir por el sistema. Punto receptor: lugares físicos que cuentan con enlaces de recepción de señal de videoconferencia, esta modalidad puede conectar de forma total o parcial los puntos que tengan conexión del sistema. Unidad móvil: punto de conexión de señal de videoconferencia que se puede ubicar fuera de las salas de emisión. GENERALIDADES 1. EL PROGRAMA SIVE El Sistema de Videoconferencia del SENA constituye una herramienta tecnológica para brindar capacitación a los funcionarios de la Entidad. La Videoconferencia es un medio de comunicación y un recurso didáctico, por medio del cual dos o más puntos distantes establecen intercomunicación, con capacidad de transmisión y recepción de audio y video en forma interactiva. 1. OBJETIVO DEL PROGRAMA a) Vincular modernas tecnologías de la comunicación a la gestión administrativa, a la formación profesional y a la capacitación del recurso humano, aprovechando el diálogo simultáneo y posibilitando el intercambio en el mismo momento en que se está realizando la transmisión; b) Desarrollar una cultura informática institucional que le permita al SENA manejar sus procesos fundamentales con el apoyo de tecnologías y conocimientos de la informática y la telemática; c) Aprovechar la disponibilidad de conferencistas calificados invitados y de instructores capacitados y actualizados para mejorar y unificar la calidad de formación en todos los Centros de Formación y en las Regionales del SENA; d) Llegar a un mayor número de alumnos y trabajadores en el proceso de formación, para ampliar la atención y cobertura geográfica; e) Realizar programas institucionales para el desarrollo integral de los instructores y del personal administrativo de apoyo, con el fin de lograr mayor eficiencia y productividad en el trabajo; GC-I-002 3

5 f) Reducir costos de desplazamiento del talento humano y facilitar la asistencia a conferencias, cursos y seminarios; g) Permitir el acceso a este recurso de comunicación a entidades de naturaleza pública o privada, previo el lleno de los requisitos establecidos en la presente resolución. 2. PROCESO PARA ACCEDER AL SERVICIO Realizar la solicitud según el formato establecido en la página del Sistema Interactivo de Videoconferencia en el link Servicios (solicitud de videoconferencia) con TREINTA (30) días de antelación a la fecha de realización, para todas las solicitudes externas al SENA. Los Centros de Formación a nivel país y las dependencias administrativas del SENA para los diversos procesos de formación, capacitación y divulgación, deberán elevar solicitud diligenciada con QUINCE (15) días de antelación mínimo a la fecha de realización de la videoconferencia. Para estas solicitudes debe dirigirse a la persona designada por la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General. 3. INFORMACIÓN QUE DEBE REGISTRARSE PARA SOLICITAR ESTE SERVICIO a) Fecha de diligenciamiento. b) Titulo de la videoconferencia. c) Objetivo de la videoconferencia, Puede ser 1 o varios. d) Fecha y hora de realización de la Videoconferencia. e) Persona/Entidad Solicitante: i. Dependencia, Regional, Centro, Entidad, Empresa o persona(s) solicitante(s). ii. Persona(s) responsables de la coordinación del evento en cada punto de enlace. iii. Números de contacto o correo electrónico de la(s) persona(s) responsable(s) de la coordinación del evento en cada punto de enlace. f) Tiempo de duración de la Videoconferencia, citando el número de horas de Transmisión. g) Temas a exponer relacionados con fines exclusivamente de formación, capacitación con descripción de cada tema. h) Tipo de Videoconferencia. Deberá especificar si es de tipo Formación, Información, Lineamiento, Capacitación u otra el cual deberá explicarla. i) Público al que está dirigida. j) Expositores y cargos que desempeñan: i. Identificación: Cédula de ciudadanía, en caso de ser menor de edad el Expositor Número de tarjeta de Identidad. Si es persona extranjera Número de Extranjería o Número de Pasaporte. ii. Nombre Completo del Expositor. iii. Cargo que desempeña. iv. Correo electrónico y número de teléfono de contacto principal. k) Relación de los puntos a enlazar, para esto el SENA proveerá un listado actualizado con cada una de las sedes que cuentan con el Servicio activo (regiones, departamentos o ciudades). GC-I-002 4

6 l) Ayudas audiovisuales que utilizarán los expositores (papelógrafo, servicio de grabación adicional, computador y video beam). Es necesario especificar el tipo de programa y las características del computador a utilizar. m) Número de participantes, tanto desde el punto de emisión como de recepción. 4. DEPENDENCIAS RESPONSABLES Serán responsables de la adecuada prestación del servicio y correcto funcionamiento de los equipos: 4.1 EN LA DIRECCIÓN GENERAL DEL SENA La Oficina de Sistemas, tiene a su cargo la programación técnica de los sitios participantes, monitoreo y correcto funcionamiento de los equipos y señal de Videoconferencia; así mismo, toda la asesoría técnica que se requiera para su realización. La Oficina de Comunicaciones de la Dirección General, que tiene a su cargo la administración del servicio a fin de responder las solicitudes de espacios, llevar la programación de las Videoconferencias y divulgarla; asesorar, tanto a las dependencias del SENA, como a las entidades públicas y privadas en la realización de los eventos a través del Sistema. 5.2 EN DIRECCIONES REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN Los Directores Regionales o quienes estos designen y los Subdirectores de los Centros o quienes estos designen, tienen a cargo: brindar el apoyo técnico para la realización de la Videoconferencia, en lo referente al normal funcionamiento de los equipos y canales de Videoconferencia. Para el apoyo operativo el Director de la Regional o Seccional designará la dependencia o persona que se hará responsable del mismo, antes y durante y después de cada emisión. Corresponde a las personas asignadas en cada Regional o Centro de Formación Profesional, apoyar la divulgación de los eventos de Videoconferencia SENA a través de los medios institucionales internos y externos para un mejor cubrimiento y asistencia; coordinar con la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General, el manejo de la imagen institucional del SENA en los eventos programados. Corresponde al Comunicador Regional, la divulgación de las videoconferencias que por su magnitud e impacto en la comunidad académica y administrativa, requieran una divulgación adicional a la establecida en las directrices de la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General. GC-I-002 5

7 5. LÍMITE DE PARTICIPANTES El número límite de participantes y asistentes a las Videoconferencias estará definido por la capacidad de cada uno de las salas que destine el SENA en cada punto de conexión para tal fin. 6. DURACIÓN Y HORARIO DEL SERVICIO a) Se programa en un máximo de dos (2) horas; los casos excepcionales serán previamente estudiados y autorizados por la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General. b) El servicio se presta de lunes a viernes de 8:00 a. m a 12:00 p.m. y de 2:00 pm a 6:00 p. m. c) Se exceptúa del servicio los días festivos y feriados. 7. PROHIBICIONES QUE TIENE EL SERVICIO Está prohibido en la realización de las videoconferencias: a) Participación de expositores no relacionados en la solicitud. b) Tratar temas que atenten contra la moral y buenas costumbres. c) Usar términos degradantes e insultantes. d) Utilizar el sistema de Videoconferencia para alterar el clima laboral de la Institución. e) Utilizar el sistema de Videoconferencia por parte de servidores públicos y/contratistas para fines políticos de acuerdo al artículo 127 de la Constitución Política de Colombia, Articulo 48, Numeral 39 de la ley 734 de 2002 y la Directriz Disciplinaria No del SENA. GC-I-002 6