Día Mes Año Pág.: 1 De: Ministerio de Energía y Minas: Duración: Manual Administrativo. Departamento Financiero. Nombre del Procedimiento:

Transcripción

1 mbre del Procedimiento: Pág.: 1 De: Duración:

2 INDICE DE PROCEDIMIENTOS 1.Ingreso al almacén 2.Despacho de pedido de Almacén 3.Trámite de pedido para compra por evento 4.Descargo presupuestario 5.Elaboración de Cheque 6.Pago de Cheque para compra de producto 7.Elaboración de FR-03 1ra. Parte 8.Elaboración de FR-03 2da. Parte 9.Elaboración de Caja Fiscal 10.Ingreso a inventario 11.Captación de Fondo Privativo 12.Deposito a Banco de Guatemala 13.Deposito a Banco de Guatemala #2 14.Elaboración de Nómina 15.Tramite de pedido para compra directa 16.Impresión de libro bancario 17.Conciliación bancaria. 18.Tramite de Viáticos V.A. V.L y V.C. 19.Acreditación de Salario 20.Impresión de Tarjetas de Presupuesto 21.Compra por acreditamiento a cuentas 22.Pago de Indemnización y vacaciones 23.Liquidación de Caja Chica

3 Pág.: 1 Duración: 1 h. 25 m. mbre del Procedimiento: Ingreso a Almacén Encargado de Almacén Encargado de Inventario Jefe anciero Recepción y Verificación de Producto Elaboración de Ingreso en tarjetas De almacén 20 min. Compra mayor de Q Elaboración de Forma 1-H Firma del Jefe anciero 30 min. Consignar sellos De ingreso al almacén en la factura Compra del Grupo 3 Ingreso a Inventario Ver procedimiento de ingreso a inventario Recepción de Papelería Almacén traslada a Tesorería

4 Pág.: 2 Duración:1d. 1h. 23m. mbre del Procedimiento: Despacho de pedido de Almacén Solicitante Encargado de Almacén Director Solicitud de pedido Pedido Recepción de pedido Revisión de pedido 1 min. Esta Bien Firma Vo.Bo. Preparación de producto a despachar 1 hora Firma de Visto Bueno en pedido 1 día Firma de Recibí Conforme en pedido Despacho de producto 1

5 Pág.: 3 Duración: 2d. 25m. mbre del Procedimiento: Trámite de pedido para compra Evento Encargado de Compras Encargado de presupuesto Director General Recepción y Revisión de Pedido para compra Esta bien El pedido Asignación de partida presupuestaria 1 Se hacen las observaciones Y se devuelve a la unidad Solicitante para su corrección Hay partida Presupuestaria Recepción de pedido 2 días Seguir procedimiento según Ley de contrataciones del Estado, SIGES y guía anexa Entregar Papeleria a UDAF Scanear expediente y archivar FIN

6 Pág.: 4 Duración: 16 minutos mbre del Procedimiento: Descargo presupuestario Encargado de Compras Encargado de presupuesto Tesorería Traslado de pedido para Asignación presupuestaria Se hacen las observaciones Y se devuelve a la unidad Solicitante para su corrección Asignación de partida presupuestaria Asignación de anciamiento Renglón presupuestario y Actividad Verificar política Presupuestaria y leyes Aplicables al presupuesto Hay partida Presupuestaria Compras realiza trámite Según página 3 Verificación de todos los Datos de la proforma Descargo presupuestario en tarjetas autorizadas Por la CGC 3 min. Traslado a Tesorería para Elaboración de Cheque y/o Compras para orden de compra FIN

7 Pág.: 5 Duración: 1d. 39m. mbre del Procedimiento: Elaboración de Cheque Tesorero Jefe anciero Director Recepción y Revisión de Pedido para compra Esta bien el pedido Recepción, revisión Y firma de Voucher y Cheque Recepción, revisión Y firma de Voucher y Cheque 1 día Elaboración de Voucher y Cheque Esta Correcto Esta Correcto Cheque y Voucher Traslado de Cheque Para firma Corrección de Cheque y/0 voucher Recepción de Papelería y Cheque Llamar a Proveedores para Pago

8 Pág.: 6 Duración: 58 minutos mbre del Procedimiento: Pago de cheque para compra de producto Tesorería Proveedor Encargado de Almacén Llamar a proveedor Para pago de cheque Elaboración de factura, y entrega De producto Factura y recibo de caja Recepción de factura Y Producto Verificación de Producto Contra factura El proveedor realiza El tramite correspondiente Para dar solución Esta bien Entrega Cheque de pago A proveedor Recepción de Factura Y revisión Cancelación de factura y/o recibo de caja Pago a proveedor Da Vo. Bo. De producto Para pago Esta bien 1 min. Recepción de Voucher Firmado Firma Voucher 1 min. Traslado al Almacén para Ingreso

9 Pág.: 7 Duración:2d. 5h.6m. mbre del Procedimiento: Elaboración de FR-03 1ra. parte Tesorería Contabilidad Director Revisión de papelería para liquidar 1 hora Esta Bien? 1 día. Remite a donde corresponda Para el trámite correspondiente 30 min. Justificar facturas según Pedido de compra Firma de Vo.Bo. Del Director Traslado a Tesorería 1 día Traslado al Director para Vo.Bo. Recepción de Tesorería Enlista documentos en stema coin Web 2 horas Imprime Documento En registro Impresión de listado Traslada impresión Para revisión Imprime documento autorizado Revisión de datos ingresados Esta bien? 1 hora. Traslada a tesorería para Impresión definitiva

10 Pág.: 8 Duración: 5h. 54m. mbre del Procedimiento: Elaboración de FR-03 2da. parte Tesorería Presupuesto Jefe anciero Prepara papelería e Impresión de listado Traslada documento Para firma 20 min. Descargo de Fr y datos De factura en tarjetas Firma de Listados Recepción de Listado Escaneado de doctos. Para archivo temporal Traslada Fr-03 a la UDAF 5 horas.

11 Pág.: 9 Duración: 1d. 14h. 35m. mbre del Procedimiento: Elaboración Caja Fiscal Contabilidad Jefe anciero Director General Recibe de Tesorería 63-a, FR-03, planillas, nominas para Elaborar Caja Fiscal Ordena los 63-A emitidos Durante el mes de forma correlativa Ordena Fr-03 rotativos, que Fueron reintegrados en el mes Ordena Fr-03 privativos, Devueltos en el mes 1 día DGSA Revisa documentación Para caja fiscal Registra documentos de Ingresos y egresos en caja Fiscal asignando. de comprobante Impresión de caja fiscal en Borrador para revisión Realiza correcciones e imprime En formas 200-A 2 horas. 1 2 horas 2 horas Hace remisión a la CGC en libro De conocimiento en los primeros 5 días hábiles del mes 20 min. 1 hora Revisión de caja fiscal, hace Correcciones y devuelve 30 hora 1 1 Firma de caja fiscal en Formas 200-A Firma de caja fiscal en Formas 200-A

12 Pág.: 10 Duración: 4utos mbre del Procedimiento: Ingreso a Inventario Encargado de Almacén Encargado de inventario Almacén traslada Expediente a Inventario Recepción de papelería Para ingreso a inventario Procede el ingreso Asigna nomenclatura según el bien. Ingresa bien a libro De inventario Consigna en Forma 1-H Código y libro donde quedo Registrado el bien Ingresa el bien a af-inventario según Manual SIAF Recepción de expediente Archiva copia de expediente Y traslada al encargado De Almacén

13 Pág.: 11 Duración: 56 minutos mbre del Procedimiento: Captación de fondos privativos Usuario Aux. Tesorería Presenta a Tesorería Orden de Pago Tesorería revisa Fecha y Cálculos de orden de pago Usuario solicita en Daf Nueva orden de pago Esta bien 1 min. Usuario prepara pago en Efectivo y/o cheque Usuario cancela monto solicitado 1 min. Solicita el pago al Usuario 1 min. Recepción de cheque o efectivo Cuenta el dinero y/o revisa cheque Esta bien Emite recibo 63-A Recepción de 63-A Forma 63-A Entrega Original al Usuario y copia de orden 30 min. revisa documentos y efectivo con UDAI para arqueo Guarda dinero en caja fuerte

14 Pág.: 12 mbre del Procedimiento: Depósitos a Banco de Guatemala Duración: 3 horas19 minutos Aux. Tesorería Jefe anciero Procurador Elabora boletas de Deposito Banco Guatemala Y las firma Depósitos Ordena boletas con el dinero respectivo 1 min. Traslada a Jefe anciero Para revisión Revisa documentos 1 min. Realiza correcciones Esta bien Jefe anciero anota en Libro para entrega al procurador Firma libro de conocimiento Y recibe boletas con dinero Deposita dinero en Banco de Guatemala 3 horas.

15 Pág.: 13 Duración: 2utos mbre del Procedimiento: depositos Banco de Guatemala #2 Procurador Jefe anciero Procurador Entrega depósitos a Jefe anciero Depósitos Separa Jefe anciero Revisa documentos Archiva Documentos de depósitos

16 Pág.: 14 Duración: 2h. 41m. mbre del Procedimiento: Elaboración de minas Jefe anciero Compras Presupuesto Elabora mina del mes Asignando Correlativo mina Traslada minas a Compras Revisa orden de compra Esta Bien Firma impresión de registrado Y autoriza Orden de compra En ges Impresión Imprime etapa de autorizado Y firma Traslada a Encargado de Presupuesto Revisión de Papelería Esta Bien Firma y traslada para solicitar gasto Revisión de Papelería 1 hora. Elabora Orden de compra En SIGES Registra Orden de compra E imprime para trasladar A Jefe anciero Impresión Corrección de Orden de Compra Registra e imprime Cur con monto de la nómina Envía a Jefe anciero Corrección de CUR en etapa de Registro y firma Solicita e imprime Cur con monto de la nómina Envía a Jefe anciero Corrección de CUR en etapa de Comprometido y firma Recibe y saca fotocopias Entra a Recursos Humanos Para su Revisión 10 min 10 min 10 min Esta Bien Firma y traslada para presupuesto

17 Pág.: 15 Duración: 3d. 50 m. mbre del Procedimiento: Trámite de pedido para compra directa Encargado de Compras Encargado de presupuesto Director General Recepción y Revisión de Pedido para compra Esta bien El pedido Asignación de partida presupuestaria 1 Se hacen las observaciones Y se devuelve a la unidad Solicitante para su corrección 2 días Realización de cotizaciones Hay partida Presupuestaria Cotización Se adjuntan proformas a Pedido y se pasa a firma Del Director 1 Se consignan los valores en El pedido Vo.Bo. Cotización 1 día Se traslada a presupuesto Para descargo presupuestario FIN

18 Pág.: 16 Duración: 3h. 39 m. mbre del Procedimiento: Impresión de libro bancario Encargado de Tesorería Encargado de Contabilidad Traslado documentos De respaldo (voucher, depósitos, Etc.) 30 min Recepción y revisión De documentos 1 Completar la papelería Solicitada por Contabilidad Esta bien la papelería Entrega Chequera a Contabilidad 1 hora Opera los documentos En el libro, de forma Correlativa y correcta Solicita Chequeras A Tesorería 30 min Revisa saldos de libro contra las chequeras 30 min Revisar nuevamente Los documentos con Tesorería 1 Realiza correcciones Están iguales 1 Revisar correcciones Con Tesorería 1 Registra en libro Autorizado por la CGC

19 Pág.: 17 Duración: 2d. 1h. 20m. mbre del Procedimiento: Conciliación Bancaria Encargado de Contabilidad Jefe anciero Solicitar estados de Cuentas a bancos Revisa Documentos Están bien Solicita al Banco Papelería faltante y correcciones Ordenar cheques de Forma correlativa Coteja cheques contra Libro de bancos Registro de cheques En circulación Comparación de Saldos 1 día 30 min 1 día 10 min 1 10 min Llenar formato de Conciliación del mes 1 min Impresión y firma de Conciliación bancaria Traslada para revisión de Jefe anciero firma de Conciliación Bancaria

20 Pág.: 18 Duración: 2d. 11h. 9m. mbre del Procedimiento: Trámite de Viáticos (V.A. V.L. V.C.) Persona nombrada Encargado de Tesorería Jefe anciero Director General 1 min Traslado de nombramiento 2 horas Corrección de mbramiento Elaboración de Viático Anticipo 2 horas Recepción y revisión De nombramiento Esta bien Entrega de Formularios V.A. V.C y V.L 4 horas Firma Viático Anticipo Recepción y revisión De Viático Anticipo Esta bien Elaboración de Cheque Duración de comisión Realiza comisión, tramita V.C y realiza V.L. Solicita Corrección al Usuario 10 min Traslado de cheque Para firma Pago de Cheque a Persona nombrada Revisión de VC. y V.L. Realizar Cheque de complemento Esta bien el V.L. 30 min 1 día 3 min 2horas Solicitar Reintegro Y depositar Firma Cheque Firma Cheque 1 día Firma de Informe, V.C. Y V.L. Recepción de documentos

21 Pág.: 19 Duración: 1d. 3h. 32m. mbre del Procedimiento: Acreditación de Salarios Jefe anciero Encargado de Contabilidad Director General Revisa Saldo en cuenta Solicita notas de acreditación Elabora Oficios y listado De Nóminas y planillas Oficio 10 min 1 Firma Jefe anciero Firma Mancomunada Solicita Firma a Jefe anciero 1 día Firma Director General 1 min Recepción de Documentos Firmados Envía al Banco Oficio, Listado y Disquete 3 horas

22 Pág.: 20 Duración: 6d. 29m. mbre del Procedimiento: Impresión de tarjetas de presupuesto Encargado de presupuesto Jefe anciero Solicita a UDAF Reporte de Saldos Presupuestarios Concilia datos de Udaf con Departamento anciero Imprime tarjetas de presupuesto Por renglón Firma tarjetas de presupuesto Por renglón Traslada tarjetas Impresas a firma de Jefe anciero 1 1 día 3 días 1 día 1 día Firma del Jefe anciero Recepción 10 min Archiva tarjetas impresas

23 Pág.: 21 Duración: 2d. 1h. 15m. mbre del Procedimiento: Compra por acreditamiento a cuentas Encargado de Compras Encargado de Presupuesto Jefe anciero Director y UDAF Viene de descargo presupuesto.4 10 min Crea la Orden de compra en SIGES Orden de Compra Se hace la corrección Solicita el bien o el servicio y, factura Solicita ingreso a bodega y factura Traslada la Orden y documentos 10 min Solicitud CUR de compromiso. no Esta bien Revisa papelería Firma la orden de compra Firma CUR compromiso si 1 día Firma orden de compra 1 dia Director firma ingreso y factura Hace correcciones sugeridas 10 min Revisa orden Hace autorización de liquidación 10 min FIN

24 Pág.: 22 Duración:1m. 1d. 3h.5m. mbre del Procedimiento: Pago de indemnización y vacaciones Contabilidad Presupuesto Jefe anciero Director General Recibe de R.H., notificación de ONSEC y certificaciones tiempo laborado Elabora cálculo prestaciones 1 hora Imprime nómina de Pago para prestaciones Firma Jefe anciero 30 min. 1 día. Vo.Bo. Director Elaboración de Orden de Pago 1 si 1 mes Existe asignación Presupuestaria Elabora transferencia presupuestaria no 1 Autoriza Orden de pago Traslada documento A UDAF 1 Elabora CUR para pago Liquida Orden de pago en ges Cuando UDAF solicita Archiva Papelería 1 1 Autoriza Liquidación De Orden de pago en ges

25 Pág.: 23 Duración: 1h. 8m. mbre del Procedimiento: Liquidación de Caja Chica Encargado de Presupuesto Jefe anciero Encargado de Tesorería Prepara documentos De soporte Revisa los pedidos, Justificación de facturas Sella facturas consignando. De caja chica,. De Cheque que liquida Y la firma Enlista documentos Según renglón Determina saldo de Caja chica Imprime liquidación De Caja Chica Liquidación min Traslada a Jefe anciero Traslada a Tesorería Para cheque 10min Vo.Bo. De Jefe anciero Tiempo pagina 5 Elaboración de Cheque Recepción de cheque FIN