Recepción de documentos electrónicos. oficina virtual de proveedores

Transcripción

1 Recepción de documentos electrónicos oficina virtual de proveedores 2012

2 Resumen ejecutivo A través de la experiencia en tecnologías de Información y en el tema de Factura Electrónica, colaboramos para fortalecer, y eficientar el proceso de recepción de documentos electrónicos el cual denominamos Oficina virtual de proveedores Implementamos una solución acorde a sus necesidades, desarrollando con los mejores elementos tecnológicos y conocimientos de negocio, enfocándonos en ofrecerles una solución sencilla, amigable, robusta y funcional acorde a las expectativas de la empresa. De antemano agradecemos por considerar a Next Technologies como una opción para la solución de sus requerimientos de tecnología Mauricio Cortazar Director General

3 Por qué Next Technologies? Gracias a nuestra experiencia en desarrollo de aplicaciones en TI y el conocimiento en soluciones de facturación, hemos evolucionado al concepto de factura electrónica, ofreciendo grandes ventajas competitivas y diferenciadores. Parte de nuestra filosofía es encontrar las mejores soluciones basado en procesos simples, haciendo nuestras aplicaciones muy sencillas y fáciles de utilizar Somos una firma boutique que busca no el volumen de clientes, sino la especialización y satisfacción de cada uno, desarrollando aplicaciones acorde a sus requerimientos, tan específicos como se requiera. Nuestra tecnología ha sido probada con los mas rigurosos requerimientos y lineamientos corporativos, dando los resultados esperados y generando ventajas competitivas a nuestros clientes.

4 Qué es Factura Electrónica? Es un mecanismo de comprobación de ingresos, egresos y propiedad de mercancías en traslado por medios electrónicos. Utiliza tecnología 100% digital en su generación, procesamiento, transmisión y almacenamiento de datos.

5 Cómo funciona en México? El SAT ha desarrollado una serie de reglas técnicas y administrativas para su generación las cuales han evolucionado en el concepto CFDi Comprobante Fiscal Digital por internet. En México fue adoptada desde Maneja estándares internacionales de seguridad SHA-1 que garantizan que el comprobante sea auténtico, íntegro y único. Es una solución tecnológica al alcance de la mayoría de los contribuyentes sin importar su tamaño. A partir de enero del 2011 es obligatorio para ingresos anuales mayores a 4 millones de pesos, aunque es un esquema opcional para cualquier contribuyente y se prevé que en el mediano plazo sea el único medio de facturación.

6 Nuestras Soluciones Recepción de Facturas Solución para pequeñas y medianas empresas donde la principal necesidad es automatizar la recepción y validación de facturas electrónicas. Sencilla de usar, configurar y poner en producción, Hosteada en el IDC de Next Technologies Oficina Virtual de proveedores Diseñada para empresas con alto volumen de facturas, centros de distribución y áreas de compras. Diseñado acorde a la medida y necesidades de la empresa, puede ser Hosteada en el IDC de Next Technologies o bien con el cliente.

7 Cómo Funciona el modulo de recepción de Facturas Electrónicas? Reglas Técnicas A partir de la recepción de una factura electrónica, el sistema verifica que el documento recibido efectivamente sea una factura electrónica y una vez que reconoce que lo es, comienza un proceso de validación en 4 niveles: El sistema automáticamente valida el esquema CFD 2010 o CFDI 2011 y aplica las reglas correspondientes para cada caso, si es valido conforme a las reglas establecidas por el SAT, es regresada una respuesta al proveedor de aceptación y es enviada al proceso de cuentas por pagar, en función de las reglas de negocio y reglas comerciales. Reglas Fiscales (anexo 20) Reglas comerciales (adendas) Reglas de negocio

8 Solución para recepción de Facturas Electrónicas inicio 1 proveedor El proveedor envía la factura al sistema receptor de facturas Electrónicas, Vía correo electrónico El proveedor recibe el acuse de recibo de su factura 6 XM L pdf Acuse electrónico Áreas internas Internet Áreas internas o aplicaciones pueden recibir la factura para su procesamiento o notificaciones Previamente configuradas XM L 7 pdf 5 2 El sistema Genera un acusa de la factura recibida y envía dicho acuse al proveedor que generó la factura electrónica. Este acuse puede ser que fue correcta la factura o inválida. Acorde al catálogo de mensajes previamente definido El modulo de Recepción, recibe Archivos y envía al proceso de validación 3 4 Validación Técnica y Fiscal Proceso de validación Fiscal CFDs, CFDIs Validación Comercial y de negocio Proceso de validación de adendas

9 Características de módulos de recepción Concepto Portal de recepción de CFD y CFDI, visor de facturas aprobadas y no aprobadas con el motivo de su estatus autentificación de proveedores Catálogo de control de proveedores, ABC Validación niveles: Técnico, Fiscal: CFD, CFDI Validación niveles: Comercial y de Negocio Zona de mensajes a proveedores en el portal y por correo Zona para mensajes generados por proveedores Portal de administración de recepción de proveedores Reportes de recepción por: rango de fechas, proveedores, estatus de documentos, principales fallas, estadísticos, etc. Recepción de: Facturas, Notas de Crédito, Cartas porte Zona para adjuntar documentación anexa Manuales on line Recepción de facturas Oficina virtual

10 Características principales del módulo de recepción de Facturas electrónicas Concepto Formas de envío: Vía el portal de recepción con user y password Vía correo electrónico (provedores@empresa.com) Validación del XML esquema 2010, 2011 Acuse de recibo al proveedor por el mismo medio, valida o inválida Confirmación de aceptación y rechazo de la Factura Electrónica Envío al responsable(s) del depto. de cuentas por pagar, vía correo electrónico * Envío al proceso de cuentas por pagar Almacenamiento de facturas conforme a los estándares del SAT para almacenamiento Reporte de facturas recibidas, validas y rechazadas Recepción de Facturas Oficina Virtual

11 Características principales del módulo de oficina virtual de proveedores

12 Proceso de Validación de Adendas inicio 1 El sistema recibe la Adenda y envía Información al módulo de validación de adendas, para la aplicación de las reglas correspondientes adenda El módulo aplica las reglas de análisis de adenda y aplica las reglas de negocio: horario, vigencias, etc. 2 Internet El módulo recibe información y manda respuesta al proceso de recepción. 4 3 El sistema que contiene la información Envía datos para la validación de la adenda Fin Se incorpora al proceso de recepción

13 Proceso de atención a proveedores 1 inicio El proveedor es dado de alta en el sistema de tickets y en el módulo de proveedores El sistema envía automáticamente vía correo : 1. manual de uso del portal 2. proceso de ayuda (Medios de contacto, plan de escalación) 3 user y pwd Internet 3 2 Uso del portal El proveedor recibe información; revisa y entra al portal o inicial el proceso de atn a proveedores Fin Se incorpora al proceso de soporte a proveedores Portal de recepción de facturas

14 Capa web services Internet Envió de facturas B2B Capa web services Sitio Web Proveedores B2C Integración con sistemas internos Web service OFICINA VIRTUAL DE PROVEEDORES (FACTO) Validación del XML BD Facturación Electrónica HISTORICO DE BD Portal Admón. proveedores Internet Impresión de reportes Staff de proveedores Staff finanzas

15 Arquitectura de la solución de recepción de facturas electrónicas: Oficina virtual de proveedores Browser Explorer 8 Fire Fox Safari, etc. Aplicaciones OTRAS APLICACIONES Bases de Datos http/https Web services/sql/ Archivos planos SOAP/XML B2B Linux/Unix Application server Web Server Front end JSF XHTML EJB Contaner Lógica de negocio DB2/MySQL JDBC JEE Modelo de Datos JPA Glass fish/jboss

16 Soporte a proveedores y actualización Requerimientos vía chat Chat on line Sistema Trouble ticket Requerimientos vía tickets Requerimientos vía telefónica Call Center Proveedores Requerimientos vía telefónica correo electrónico Nuevos Requerimientos y modificaciones Contact Center Call Center 1 nivel Concentrador de tickets Soporte Técnico 2 nivel Escalamiento 2 Nivel Staff desarrollo 3 nivel Fallas criticas, terceros 0 15 min min 46 min 2 horas Proceso de escalación

17 Gracias next