RESUMEN EJECUTIVO A JULIO DE 2015 MEJORAMIENTO Y DESARROLLO DE A GESTIÓN Y DE LOS RECURSOS DE INVESTIGACIÓN CODIGO

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1 RESUMEN EJECUTIVO A JULIO DE 2015 MEJORAMIENTO Y DESARROLLO DE A GESTIÓN Y DE LOS RECURSOS DE INVESTIGACIÓN CODIGO ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN El Servicio Geológico Colombiano, anterior Ingeominas, en busca de mejorar su gestión y dar cumplimiento a la normatividad aplicable, diseño e implemento un sistema de gestión que integraban las normas NTC GP 1000 y MECI. El Sistema de Gestión Institucional alcanzó la certificación en diciembre de 2009 y en el año 2010 inicio el proceso de implementación de las normas ISO y OHSAS Debido a los cambios institucionales necesarios para dar forma a la Locomotora Minera como eje de desarrollo para el nuevo Gobierno, fue necesario replantear nuevamente el

2 marco estratégico de la Entidad y construir un modelo de gestión enfocado únicamente en las funciones de investigación geológica básica y aplicada, además de implementar la nueva naturaleza jurídica como un instituto de Ciencia y Tecnología, acorde con el Decreto 4131 de El Servicio Geológico Colombiano requiere la implementación de los Sistemas de Gestión de acuerdo con las normas ISO 14001, OHSAS 18001, ISO e ISO con el fin de fortalecer la gestión respecto de las obligaciones ambientales y de seguridad y salud ocupacional, adicionalmente en cumplimiento del Decreto 2693 de 2012 se debe cumplir con el Manual 3.1 Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en las entidades del orden nacional de la República de Colombia, así como garantizar la confiabilidad de los laboratorios de técnicas convencionales y técnicas nucleares que se constituyen en referentes nacionales y hacen parte de la Red Nacional de Metrología. Adicionalmente, en cumplimiento de la Ley 872 de 2003 y el Decreto 2482 de 2012 es necesario realizar los ajustes en los procesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad acordes con los cambios constantes en la legislación aplicable y la actualización de las normas de Calidad, gestión y otros requerimientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, que desarrollan año tras año nuevas metodologías para fortalecer el servicio al ciudadano y el control institucional. OBJETIVO DISEÑO, IMPLEMENTACIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. DESCRIPCIÓN El logro de los retos y el desarrollo de la nueva naturaleza jurídica del Servicio Geológico Colombiano, se fundamenta en la formulación y ejecución de proyectos soportados en una gestión eficiente. Esto implica el adecuado despliegue de la misión y la implementación de acciones que le permitan planificar y monitorear la gestión institucional. Por tanto, mejorar la capacidad operativa, científica y tecnológica; hacer seguimiento a las alianzas para la cooperación; posicionar la cultura de planificación y calidad; desarrollar el sistema de información gerencial; diseñar e implementar indicadores estratégicos de gestión y asegurar el mejoramiento continuo la cultura organizacional fundamentada en autocontrol, autogestión y autoevaluación.

3 La implementación del Sistema de Gestión está en cabeza del Director General, apoyado en el Representante de la Dirección rol que es desempeñado por Grupo de Planeación, quien se encarga de coordinar las actividades de implementación, desarrollo y mejora con la alta dirección, los líderes de los procesos y el despliegue a todos los servidores públicos del Servicio Geológico Colombiano en Bogotá y los grupos de trabajo regional. ESQUEMA DE FINANCIACIÓN El proyecto de inversión fue financiado con recursos propios desde el año 2008 hasta el 2012, para los años 2013, 2014 Y 2015 la financiación se realizará con recursos del Presupuesto General de la Nación. Los costos directos desde el año 2011 son los siguientes: VIGENCIA ACTIVIDAD VALOR INICIAL VALOR VIGENTE 2011 Total proyecto 2011 Gestión ambiental misional Mejoramiento de la administración del sistema integrado de calidad Mejoramiento de la gestión , ,00 de dirección general Mejoramiento de la , ,00 planeación y seguimiento para el logro de los objetivos institucionales Mejoramiento del desarrollo , ,00 de la gestión documental Mejoramiento del estudio y , ,00 desarrollo de competencias laborales Reestructuración administrativa , , , ,00

4 2012 Total proyecto Total proyecto Total Proyecto Diagnóstico, diseño e , ,00 implementación de sistemas de gestión Gerencia y administración , , , ,00 Administración de sistemas de información de planeación Gerencia y administración Acompañamiento y formación para mantenimiento de sistemas de gestión Planificar y realizar actividades para dar cumplimiento a los requisitos de los sistemas de gestión institucional Ejecutar el programa de Implementación de los sistemas de Información para planeación Planificar y realizar actividades para dar cumplimiento a los requisitos de los sistemas de gestión institucional Realizar auditorías de los sistemas de gestión bajo las normas ISO 14001, OHSAS

5 Total Proyecto , ISO E ISO Diseñar, planificar y realizar actividades para mejorar el sistema de gestión de calidad Realizar auditorías del sistema de gestión de calidad Vigencia Recursos asignados al proyecto Ejecutado Porcentaje ejecutado ,50% ,30% ,20% ,80% % 2015 (Asignación inicial $ Recorte presupuestal de $ ) $ LOGROS Y METAS % Durante los años 2011 se logró la organización de la entidad y la realización de estudios para la modernización administrativa de Ingeominas que concluyó con la creación de la Agencia Nacional de Minería y el cambio de denominación y naturaleza jurídica para el Servicio Geológico Colombiano. En el segundo semestre del 2012, el Servicio Geológico Colombiano inició el rediseño de sistema de gestión institucional con el acompañamiento de una consultoría especializada, logrando la construcción de la Visión, Política de Calidad y objetivos estratégicos, a partir de las cuales se definió el mapa de procesos de la entidad, acorde con las funciones establecidas por el Decreto 4131 de Con base en el nuevo mapa de procesos se construyó el plan de acción para el año 2013 y los indicadores de gestión. Para cada proceso se documentaron los procedimientos,

6 matrices de riesgos, matrices de comunicaciones y políticas de operación. Para los procesos misionales construyeron de fichas que detallan las características técnicas de cada uno de los productos. Actualmente se trabaja en la actualización de instructivos, formatos y métodos de ensayo. Otro de los aspectos dentro del rediseño es la actualización del Código de Ética y el Código de Buen Gobierno. El nuevo Código de Ética se elaboró a partir del diagnóstico ético y el análisis realizado por un grupo de servidores públicos de la entidad en varias sesiones de trabajo, el documento final fue adoptado por el Director General y socializado a los grupos de interés. El Código de Buen Gobierno se desarrolló a través de talleres con la alta Dirección y finalmente consolidado a través de un grupo redactor, actualmente se está realizando la corrección editorial de este documento. El Servicio Geológico Colombiano también trabaja en la actualización y rediseño del Sistema de Gestión Ambiental para adaptarlo a los requisitos de la norma ISO 14001, al igual que en el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo acorde con la norma OHSAS 18001, para estos sistemas se aprobó la política y objetivos, además se construyeron los procedimientos obligatorios de ambas normas de los cuales se está iniciando su implementación. En cumplimiento de la iniciativa de Gobierno en Línea se inició la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la información bajo la norma ISO Adicionalmente, se está implementando la norma de acreditación para laboratorios de ensayo ISO Para facilitar la planificación, implementación, mantenimiento y auditoría de estos sistemas de gestión se programaron tres diplomados, uno sobre la Norma ISO 17001, el segundo con énfasis a la Norma ISO y el último en Sistemas de Integrados de Calidad, Ambiente y Seguridad en el Trabajo, capacitando a 70 servidores públicos. Así mismo, se llevó a cabo la formación de 8 auditores líderes, que permitan la programación de auditorías integrales a los procesos. Durante el año 2013, se contrató la actualización de varias plantillas y funcionalidades de la herramienta ISOLUCIÓN con el fin de adecuarla a la nueva estructura de procesos y nuevos requisitos de las normas de gestión. En el marco de la implementación del nuevo Sistema de Gestión Institucional, buscando la optimización de los procedimiento internos y su coherencia con la normatividad vigente, y de conformidad con el cambio en la naturaleza jurídica del Instituto Colombiano de Geología y Minería (Ingeominas) de establecimiento público a Instituto Científico y Técnico, la entidad con base en el análisis jurídico efectuado, determinó actualizar su Manual de

7 Contratación, de manera que sus procesos contractuales, a partir del estricto cumplimiento de la normativa específica aplicable a la materia, tuvieran en cuenta las particularidades de la contratación de actividades y servicios de carácter científico y tecnológico propias de su naturaleza y funciones. Producto de lo anterior, se expidió la Resolución D-087 del 31 de mayo de 2013 por medio de la cual se adopta el Manual de Contratación del SGC aplicable a los contratos de naturaleza distinta a actividades científicas y tecnológicas y que se rigen enteramente por las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública así como a aquellos contratos de actividades científicas y tecnológicas regidos por el EGCAP en todo lo no previsto por las normas especiales, y, por otro lado, se expidió la Resolución D- 088 del 31 de mayo de 2013 por medio de la cual se adopta un segundo Manual aplicable a los convenios especiales de cooperación para adelantar actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías, a los que se refieren los artículos 1, 2 y 6 al 9 del Decreto Ley 393 de 1991 y el artículo 17 del Decreto Ley 591 de Tales manuales actualizados con base en lo previsto en el Decreto 1510 de 2013 y los lineamientos de Colombia Compra Eficiente se encuentran publicados en la página web de la entidad y pueden ser consultados por la comunidad en general. Durante el año 2014, cada proceso realizó la actualización de sus procedimientos, instructivos, formatos y métodos de ensayo, acorde con las acciones de mejora propuestas, la nueva legislación aplicable y para la nueva estructura y distribución de funciones en los grupos de trabajo, para un total de documentos trabajados creados o modificados. Adicionalmente, se actualizó el logo en los formatos acorde con las directrices de Presidencia de la República y los lineamientos del Grupo de Participación Ciudadana y Comunicaciones. En cumplimiento de la iniciativa de Gobierno en Línea se inició la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la información bajo la norma ISO para lo cual se han realizado campañas de concientización y divulgación para lograr la participación activa de los servidores públicos en Bogotá y las sedes regionales, así como la aprobación de la política institucional para este sistema. Como herramienta de gestión para los laboratorios del Servicio Geológico Colombiano, se está implementando la norma de acreditación para laboratorios de ensayo ISO 17025, que ha requerido ajustes en la documentación del sistema de gestión acordes con requisitos específicos de esta norma, a través del trabajado conjunto de la Dirección de Laboratorios, la Dirección de Asuntos Nucleares y el Grupo de Planeación, asegurando así la armonía del Sistema de Gestión Institucional. Durante el año 2014, se contrató la actualización de las plantillas y funcionalidades de la herramienta ISOLUCIÓN en el módulo de calibración para permitir el control sistemático de

8 los equipos operacionales, de seguimiento y medición utilizados por los procesos misionales. También se adelantaron acciones para la actualización y rediseño del Sistema de Gestión Ambiental adaptándolo a los requisitos de la norma ISO 14001, al igual que en el Sistema de Seguridad y salud en el Trabajo. De otro lado, se realizaron actividades de divulgación, interiorización, diagnóstico y ajustes del Sistema de Control Interno en cumplimiento del Decreto 943 de 2014 que actualiza y simplifica el Modelo Estándar de Control Interno. Para el Plan Operativo 2015 el Grupo de Planeación realizó un taller dirigido a la Alta Dirección y los demás líderes de proceso para explicar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en el cual se establecieron los principios para la construcción del Plan de Acción y Plan Operativo 2015, lo cual requirió el diseñó, ajuste, y mejora de los formularios, estableció techos presupuestales por áreas s con el fin de garantizar la integridad de los datos del presupuesto de inversión y de funcionamiento. En lo corrido del año 2015 se han realizado la actualización de las caracterizaciones y los procedimientos obligatorios de las normas de gestión como parte de la implementación de la norma de calidad para los laboratorios de ensayo y calibración en cumplimiento de la NTC ISO De otro lado se han actualizado las matrices de impactos y aspectos ambientales, los panoramas de riesgo ocupacional y la matriz de riesgos de gestión y de corrupción de los procesos. La alta dirección ha realizado seguimiento al desarrollo y mejora del sistema de gestión institucional a través del análisis de resultados de los procesos, las acciones de mejora y la ejecución presupuestal. Se han llevado a cabo reuniones de divulgación del marco estratégico del sistema de gestión, los procedimientos obligatorios y del sistema de gestión ambiental. También se realizó una auditoria a la totalidad de los procesos y sedes del SGC, de la cual se concluyó que si bien el sistema de gestión de calidad esta implementado, es necesario realizar análisis de los datos para la toma de decisiones.

9 CONTACTOS EDGAR GONZÁLEZ SANGUINO ASESOR COORDINADOR GRUPO DE TRABAJO DE PLANEACIÓN (E) TEL EXT MÓNICA MÁRQUEZ RUIZ CONTRATISTA PROFESIONAL GRUPO DE TRABAJO DE PLANEACIÓN TEL EXT