ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

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1 ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO REGLAMENTO INTERNO San Luis, Antioquia 2008

2 Página 2 de 9 Contenido Páginas REGLAMENTO INTERNO... 3 DECRETO No NORMATIVIDAD... 3 UNIDAD U OFICINA DE CONTROL INTERNO... 3 COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO FUNCIONES... 6 COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO... 6 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES... 6 CONFORMACIÓN COMITÉ DE CONTROL INTERNO... 7 COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO... 7 COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO... 8 FRECUENCIA DE REUNIONES... 8 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES... 8 COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO... 9 FRECUENCIA DE REUNIONES... 9 LIBRO DE ACTAS... 9

3 Página 3 de 9 REGLAMENTO INTERNO DECRETO No AGOSTO 3 DE 1994 NORMATIVIDAD Artículo 189, ordinales 11 y 16 de la Constitución Política de Colombia. Artículo 9º de la Ley 87 de 1993: UNIDAD U OFICINA DE CONTROL INTERNO Se ubica en el nivel gerencial o directivo de la Administración Municipal de San Luis y se constituye en uno de los componentes del sistema de Control Interno, encargada de evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles y de asesorar a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la evaluación de los planes establecidos y la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Artículo 13º de la ley 87 de 1993: COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO. Establece la obligación de conformar, al más alto nivel jerárquico, un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en los organismos o entidades. Artículo 4º Decreto 1826 de 1994: Integración del Comité de Coordinación del sistema de Control Interno. Artículo 5º Decreto 1826 de 1994: Funciones del Comité Coordinador de Control Interno Decreto 2145 de 1999: Artículo 7º Facilitadores: Son las instancias encargadas de orientar, asesorar, impulsar y poner en marcha estrategias para la debida implementación y el mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno. Se consideran facilitadores del Sistema de Control Interno las siguientes instancias: Comité Coordinador de Control Interno:

4 Página 4 de 9 Son los encargados de brindar los lineamientos para la determinación, implementación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno en la Administración Municipal de San Luis. Unidad u oficina de Coordinación de Control Interno. La Secretaria de Gobierno es la encargada de asesorar y apoyar a los directivos en el desarrollo y mejoramiento del Sistema de Control Interno a través del cumplimiento de sus funciones, las cuales se encuentran dentro de cuatro (4) tópicos a saber: Función asesora o de acompañamiento. Función evaluadora. Fomento de la cultura de Autocontrol. Relación con los organismos externos. Artículo 10: elementos de la unidad básica del Sistema. Los elementos mínimos del Sistema del Control Interno conforman cinco (5) grupos que se interrelacionan y que constituyen los pilares y procesos fundamentales de la Administración Municipal: Organización. La alta dirección está conformada por el Alcalde y los secretarios de despacho. Estructura o esquema organizacional: La estructura organizacional de la Administración Municipal de San Luis. dispone de la siguiente documentación: Carta Organizacional, Planta de Cargos, Manual de Funciones y Competencias Laborales, Estatutos, Código de Buen Gobierno, Código de Ética, Misión, Visión, Principios y Valores, Política Integral, Manual de Contratación, Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento de Higiene y Seguridad Ocupacional, Manual de Bienestar Social, Manual de Inducción, Reinducción, Evaluación, Formación y Desarrollo de Personal, Plan de Emergencias. Planeación: Fija metas, objetivos, Plan de Desarrollo Institucional, Plan de Acción. La Alta Dirección ha conformado, entre otros, los siguientes comités: Consejo de Gobierno, Comité de Política Social, Comité de Atención y Prevención de Desastres que tienen como función principal ejercer, ejecutar y diseñar aspectos de gran importancia para las comunidades con el fin de afrontar el problema social y económico del Municipio, mediante el concurso conjunto de la Administración Municipal y la Ciudadanía. A su vez se recibe la asesoría o acompañamiento de los siguientes consultores: Asesor Jurídico

5 Página 5 de 9 Asesor Administrativo Asesor de Control Interno Asesor Contable Ejecución: Es el conjunto de actividades, procesos y procedimientos desarrollados por el personal de cada unidad o dependencia. Seguimiento y control (evaluación). Corresponde al Encargado de Control Interno con el apoyo del Comité Coordinador. Se considera como el complemento fundamental de la planeación, consistente en la verificación y seguimiento a la gestión de tal forma de facilitar la retroalimentación de las actividades, la toma de decisiones y la reorientación de las acciones. Decreto 1599 de mayo de 2005 Por medio del cual se reglamenta el nuevo modelo de Control Interno MECI y establece tres (3) grupos, a saber: Grupo Directivo: Alcalde, Secretario de Gobierno, Secretario de Planeación, Secretario de Hacienda. Grupo Operativo: Directores de Área, Técnico Administrativo y Auxiliar Administrativo Grupo Evaluador: Encargado de Control Interno con el acompañamiento del Comité Coordinador de Control Interno.

6 Página 6 de 9 FUNCIONES COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DECRETO 1826 AGOSTO 3 DE ) Recomendar pautas para la determinación, implementación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias de la Administración Municipal de San Luis. 2) Revisar y evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos de la Administración Municipal, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios. 3) Apoyar al Encargado de Control Interno en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos propuestos. 4) Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadístico, financiero, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales por áreas organizacionales. 5) Verificar el cumplimiento de los planes, Sistema de Control Interno y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias de la Administración Municipal. 6) Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponde a cada unidad administrativa u operativa. 7) Coordinar con los Secretarios de Despacho y los directores de área el mejor cumplimiento de las funciones, responsabilidades y actividades propias del personal. 8) Presentar a consideración del señor Alcalde y del Consejo de Gobierno propuestas o sugerencias tendientes a lograr el mejoramiento permanente. 9) Asistir puntualmente a las reuniones del Comité Coordinador de Control Interno. 10) Desempeñar otras funciones que sean asignadas por la legislación vigente y la Alta Dirección.

7 Página 7 de 9 CONFORMACIÓN COMITÉ DE CONTROL INTERNO COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO Atendiendo las normas contempladas en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, la Administración Municipal debe establecer al más alto nivel Jerárquico el Comité Coordinador de Control Interno, el cual se conforma de la siguiente manera: Alcalde. Secretario de Gobierno. (Encargado de Control Interno) Secretario de Planeación Secretario de Hacienda Directores de Área Secretaria Ejecutiva Contador. El Comité estará presidido por el Alcalde o su delegado. La Secretaria Ejecutiva actuará como secretaria de las reuniones del Comité, con voz pero sin voto.

8 Página 8 de 9 COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO FRECUENCIA DE REUNIONES FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DECRETO 1826 AGOSTO 3 DE ) Recomendar pautas para la determinación, implementación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias de la Administración Municipal de San Luis. 2) Revisar y evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos de la Administración Municipal, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios. 3) Apoyar al Encargado de Control Interno en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos propuestos. 4) Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadístico, financiero, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales por áreas organizacionales. 5) Verificar el cumplimiento de los planes, Sistema de Control Interno y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias de la Administración Municipal. 6) Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponde a cada unidad administrativa u operativa. 7) Coordinar con los Secretarios de Despacho y los directores de área el mejor cumplimiento de las funciones, responsabilidades y actividades propias del personal. 8) Presentar a consideración del señor Alcalde y del Consejo de Gobierno propuestas o sugerencias tendientes a lograr el mejoramiento permanente. 9) Asistir puntualmente a las reuniones del Comité Coordinador de Control Interno. 10) Desempeñar otras funciones que sean asignadas por la legislación vigente y la Alta Dirección.

9 Página 9 de 9 COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO FRECUENCIA DE REUNIONES Las reuniones estarán presididas por el Alcalde o su Delegado. El Comité Coordinador de Control Interno se reunirá por lo menos una vez al mes y a continuación de la reunión del Consejo de Gobierno, pero con libro de actas independientes La Secretaria Ejecutiva actuará como Secretario Técnico, con voz pero sin voto. Las reuniones se convocarán con cinco (5) días hábiles de anticipación y se dará a conocer, por escrito, el ORDEN DEL DÍA a cada uno de los integrantes del Comité. LIBRO DE ACTAS El desarrollo de las reuniones se registrará en un libro de actas debidamente numeradas y firmadas por el Presidente y Secretario Técnico.