INFORME Nº GTI INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE

Transcripción

1 INFORME Nº GTI INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE 1. Nombre del Área El área encargada de la evaluación técnica para la contratación del servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento del software Corporater EPM Suite, es la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI) de esta Superintendencia. El área usuaria del software Corporater EPM Suite es la Gerencia de Planeamiento y Organización (GPO), pero tienen acceso al mismo todas las áreas de la institución para la visualización de indicadores y la generación de reportes. 2. Nombre y Cargo del Responsable de la Evaluación El responsable de la evaluación es el Sr. Jorge Gutiérrez Belaúnde, Jefe del Departamento de Desarrollo de Sistemas de la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI). 3. Fecha La fecha del presente informe es el 04 de noviembre de Justificación La Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones (SBS), para el cumplimiento de sus funciones de supervisión, así como para prevenir y detectar el Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, cuenta con el software Corporater EPM Suite, el cual es utilizado en la gestión y el monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción, a nivel institucional. Actualmente, como parte de su infraestructura tecnológica, la Superintendencia cuenta con quince (15) licencias del software Corporater EPM Suite, las cuales son administradas por la Gerencia de Planeamiento y Organización (GPO). Desde su adquisición en el año 2012, el software Corporater EPM Suite ha cumplido satisfactoriamente con las expectativas de los usuarios finales, llegando a convertirse en una importante herramienta de apoyo en los procesos relacionados al seguimiento y monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción. De esta manera, este software forma parte esencial de la plataforma informática central de la Superintendencia. A través de sus diferentes módulos, el software Corporater EPM Suite permite gestionar el Plan de Acción a nivel institucional y por área y comité (todas las unidades organizativas de la Superintendencia), mediante el uso de tableros de control, reportes y gráficos de desempeño. Así mismo, la Superintendencia cuenta con el servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento del software provisto por el mismo fabricante, haciéndose necesaria la contratación de dicho servicio cada año, para asegurar la correcta funcionalidad y operatividad del software, actualizar el software a las nuevas versiones liberadas y preservar el valor económico de la inversión realizada. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511)

2 Tal como se mencionó anteriormente, el software es actualmente administrado por la Gerencia de Planeamiento y Organización (GPO). De acuerdo a lo requerido por el área usuaria en su Memorando N GPO, se solicitará la contratación del servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento para todas las licencias del software Corporater EPM Suite. Por otro lado, el software Corporater EPM Suite cuenta con funcionalidades para generar información para la gestión estratégica de las áreas de la Superintendencia, tales como: Avance de los proyectos y las actividades del Plan de Acción a nivel institucional y por área/comité, en forma mensual. Consultas históricas del nivel de cumplimiento de los proyectos y las actividades del Plan de Acción, a nivel institucional y por área/comité. Actividades atrasadas y aquellas planificadas a finalizar el siguiente mes, a nivel institucional y por área/comité, en forma mensual. Consultas históricas al Tablero de Control, el cual contiene los proyectos a los cuales la Alta Dirección realiza un seguimiento especial. Reportes con el estado de los proyectos del área/comité y las actividades atrasadas y que finalizan el siguiente mes. Consultas de los indicadores de desempeño. En este contexto, a través del Memorando N GPO, el área usuaria ha confirmado la necesidad de continuar utilizando el software Corporater EPM Suite en los procesos relacionados a la gestión y el monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción, para lo cual deben contar con el servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento respectivo, a fin de atender las necesidades de la Superintendencia y obtener las últimas modificaciones y actualizaciones que el fabricante del software libere durante la vigencia del contrato. 5. Alternativas Desde su adquisición, el software Corporater EPM Suite ha sido utilizado en los procesos relacionados a la gestión y el monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción. La información almacenada en este software corresponde a consultas históricas del nivel de cumplimiento de los proyectos y las actividades del Plan de Acción, reportes de avance de los proyectos y las actividades del Plan de Acción, consultas históricas al Tablero de Control (el cual contiene los proyectos a los cuales la Alta Dirección realiza un seguimiento especial) y consultas a los indicadores de desempeño. Esta información constituye la base para el seguimiento y monitoreo del Plan de Acción. Si se cambiara de software, esto implicaría un alto impacto en la metodología actual de seguimiento y monitoreo del Plan de Acción, pues sería necesario migrar o volver a desarrollar la totalidad de los reportes y tableros de control implementados a la fecha, al formato del nuevo software (los reportes y tableros sólo pueden ser accedidos desde el software Corporater EPM Suite), con el consecuente esfuerzo en horas-hombre y el potencial riesgo de perder información o funcionalidad ya incorporada en el actual sistema. Esta problemática no estaría presente si se mantuviera el mismo producto de software, en este caso Corporater EPM Suite, para lo cual es imprescindible estandarizar el servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento, si se desea minimizar el riesgo de obsolescencia tecnológica. Adicionalmente, el cambio del software Corporater EPM Suite por otro software, implicaría también la reconfiguración de la plataforma de hardware (servidores) que actualmente soporta al software Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /6

3 Corporater EPM Suite. Esto demandaría horas-hombre para la instalación y configuración del nuevo software, el cual podría requerir de equipos adicionales o de distinta configuración a los ya adquiridos por la Superintendencia. Así mismo, el uso de un nuevo software obligaría a reemplazar las licencias del software Corporater EPM Suite con que ya cuenta la Superintendencia, con la consecuente pérdida de la inversión realizada para su adquisición. En ese sentido, utilizar un software diferente significaría descartar todo lo desarrollado e implementado a la fecha en el software Corporater EPM Suite, a nivel institucional y por área/comité, entre información generada y almacenada, consultas históricas del nivel de cumplimiento de los proyectos y las actividades del Plan de Acción, reportes de avance de los proyectos y las actividades del Plan de Acción, consultas históricas al Tablero de Control (el cual contiene los proyectos a los cuales la Alta Dirección realiza un seguimiento especial) y consultas a los indicadores de desempeño. Como consecuencia, la implementación de una herramienta informática distinta al software Corporater EPM Suite podría retrasar los avances obtenidos en la gestión y el monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción de esta Superintendencia. Por ello, es importante considerar que el servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento requerido garantiza la atención de problemas o fallas en el software, a cargo del propio fabricante. De esta manera, se asegura la correcta funcionalidad y operatividad del software, al contar con un servicio de soporte que permita canalizar consultas técnicas o reportar fallas en el mismo, directamente al fabricante. También, este servicio permite la actualización del software a las nuevas versiones liberadas, lo cual garantiza su funcionalidad al reducir la posibilidad de obsolescencia tecnológica, lo cual preserva el valor económico de la inversión realizada. Por lo tanto, es imprescindible contar con este servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento, para garantizar la funcionalidad, operatividad y valor económico del software. De esta forma, si bien pueden existir alternativas disponibles en el mercado, en lo que se refiere a software para soportar los procesos relacionados a la gestión empresarial, por las razones anteriormente expuestas, resulta evidente que la migración hacia cualquiera de estas alternativas implicaría un esfuerzo económico y en horas-hombre significativo para la Superintendencia, pues toda la plataforma que soporta la gestión y el monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción, tendría que ser reemplazada por un nuevo software. En ese sentido, la implementación de una herramienta informática distinta al software Corporater EPM Suite podría retrasar los avances obtenidos en el seguimiento y monitoreo del Plan Estratégico y el Plan de Acción de esta Superintendencia. Por lo tanto, esta Gerencia considera que se debe mantener el software Corporater EPM Suite como plataforma para los procesos relacionados a la gestión y el monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción, por lo cual se solicitará la estandarización del servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento del software Corporater EPM Suite y no se evaluarán alternativas para su reemplazo, debido al nivel de inversión realizado, al número de reportes y tableros de control implementados y al costo que implicaría migrar hacia otra plataforma de software. 6. Análisis Comparativo Técnico De acuerdo a lo indicado por la Gerencia de Planeamiento y Organización (GPO) en el Memorando N GPO, se debe mantener el software Corporater EPM Suite como plataforma para la gestión y el monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción, para lo cual se ha estandarizado (a través de la Resolución SBS N , de fecha 18 de Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /6

4 diciembre de 2013) el servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento del software Corporater EPM Suite, y por ello no se realizará el análisis comparativo técnico basado en la Parte 3: Proceso de Evaluación de Software de la Guía de Evaluación de Software, aprobada por Resolución Ministerial N PCM, al no ser posible su aplicación puesto que no se evaluarán alternativas para el reemplazo del software Corporater EPM Suite. Esta excepción está contemplada en el Reglamento de la Ley Nº 28612, Ley que Regula el Uso, Adquisición y Adecuación del Software en la Administración Pública, y será comunicada a la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática (ONGEI), tal como está establecido en el mencionado Reglamento. La necesidad de que el servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento del software Corporater EPM Suite sea provisto por el fabricante o un distribuidor autorizado para tal fin, responde a que es indispensable asegurar los siguientes puntos: El soporte técnico es prestado por personal del fabricante o del distribuidor que, formalmente, está autorizado por el fabricante para revisar código fuente, librerías, modificar programas o resolver problemas, asumiendo la responsabilidad de los cambios realizados. De esta forma, no se pierde la garantía sobre el software. La condición de distribuidor autorizado asegura que el personal está en capacidad de resolver problemas recurriendo a las fuentes de información provistas por el fabricante, algo a lo que un distribuidor no autorizado no tendría acceso. La actualización de las versiones del software garantiza su vigencia tecnológica en el tiempo, además de permitir el acceso a mejoras en la funcionalidad del software, en beneficio de los usuarios. Un distribuidor autorizado comparte con el fabricante, por contrato, la responsabilidad sobre el desempeño del software y cualquier eventualidad que el mismo pueda originar. En ese sentido, todo incidente de orden técnico o funcional es atendido por el fabricante, a través de su distribuidor original, el cual provee las instrucciones o realiza los contactos con el fabricante. En ese sentido, contar con un servicio de soporte provisto por el fabricante del software, garantiza la correcta operatividad, funcionamiento, soporte técnico y actualización de versiones del software. Caso contrario, la inversión realizada podría estar en riesgo de pérdida ante la eventualidad de una falla o error, que no estaría cubierta por la garantía del fabricante al no contar la Superintendencia con un servicio que permita atender estos requerimientos. Adicionalmente, este servicio no puede ser brindado por otra empresa, debido a que no se contaría con la autorización (por derechos de propiedad intelectual) para modificar el software, por lo cual la contratación de un servicio de soporte brindado por una empresa no autorizada resultaría contraproducente, desde el punto de vista operativo y económico. 7. Análisis Comparativo de Costo Beneficio De acuerdo a lo indicado por la Gerencia de Planeamiento y Organización (GPO) en el Memorando N GPO, se debe mantener el software Corporater EPM Suite como plataforma para la gestión y el monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción, para lo cual se ha estandarizado (a través de la Resolución SBS N , de fecha 18 de diciembre de 2013) el servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento del software Corporater EPM Suite, y por ello no se realizará el análisis comparativo técnico basado en la Parte 3: Proceso de Evaluación de Software de la Guía de Evaluación de Software, aprobada por Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /6

5 Resolución Ministerial N PCM, al no ser posible su aplicación puesto que no se evaluarán alternativas para el reemplazo del software Corporater EPM Suite. A partir de la cotización remitida por la empresa Corporater, el costo de la contratación del servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento de las quince (15) licencias del software Corporater EPM Suite con que cuenta la Superintendencia es de US$5,128.58, los cuales incluyen el Impuesto a la Renta aplicable en el Perú, mas no así el Impuesto General a las Ventas (IGV). 8. Conclusiones Las conclusiones del presente informe son las siguientes: La Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Pensiones (SBS), para el cumplimiento de sus funciones de supervisión, así como para prevenir y detectar el Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, cuenta con el software Corporater EPM Suite, el cual es utilizado en la gestión y el monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción, a nivel institucional. Actualmente, como parte de su infraestructura tecnológica, la Superintendencia cuenta con quince (15) licencias del software Corporater EPM Suite. A través del Memorando N GPO, el área usuaria ha confirmado la necesidad de continuar utilizando el software Corporater EPM Suite en los procesos relacionados a la gestión y el monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción de la Superintendencia, por lo cual se solicitará la estandarización del servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento del software Corporater EPM Suite y no se evaluarán alternativas para su remplazo, debido al nivel de inversión realizado, al número de reportes y tableros de control implementados y al costo que implicaría migrar hacia otra plataforma de software para gestión empresarial. Desde el año 2012, a través de los Informes Técnicos Previo de Evaluación de Software N GTI y N GTI, elaborados por la Gerencia de Tecnologías de Información (GTI), la Superintendencia ha contratado el servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento del software Corporater EPM Suite. De esta forma, se ha asegurado la correcta operatividad, funcionamiento, soporte técnico y actualización de versiones del software, reduciendo así la posibilidad de obsolescencia tecnológica y preservando el valor económico de la inversión realizada. Mediante Resolución SBS N , de fecha 18 de diciembre de 2013, se aprobó la estandarización del servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento del software Corporater EPM Suite en la Superintendencia, cumpliendo para ello lo dispuesto por la Directiva N OSCE/CD, que refiere los lineamientos para la contratación que hace referencia a una determinada marca o tipo particular de producto o servicio. De esta manera, se confirma la decisión de la Superintendencia en continuar utilizando el software Corporater EPM Suite como plataforma para la gestión y el monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción de la Superintendencia. La Gerencia de Planeamiento y Organización (GPO) considera que se debe mantener el software Corporater EPM Suite como plataforma para la gestión y el monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción de la Superintendencia, para lo cual se ha estandarizado (a través de la Resolución SBS N , de fecha 18 de diciembre de 2013) el servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento del software Corporater EPM Suite y no se evaluarán alternativas para su reemplazo, debido al nivel de inversión realizado, al número de reportes y tableros de control implementados y al costo que implicaría migrar hacia otra plataforma de software. Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /6

6 Esta excepción está contemplada en el Reglamento de la Ley Nº 28612, Ley que Regula el Uso, Adquisición y Adecuación del Software en la Administración Pública, y será comunicada a la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática (ONGEI), tal como está establecido en el mencionado Reglamento. Otro factor a tener en cuenta y que favorece a la alternativa de contratación del servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento del software Corporater EPM Suite, es el valor intangible relacionado al nivel de conocimientos (know how) que poseen los usuarios, lo cual no ha sido valorizado económicamente y que refuerza la alternativa mencionada. El servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento garantiza la atención de problemas o fallas en el software, a cargo del propio fabricante. De esta manera, se asegura la correcta funcionalidad y operatividad del software, al contar con un servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento que permita canalizar consultas técnicas o reportar fallas en el mismo, directamente al fabricante. También, este servicio permite la actualización del software a las nuevas versiones liberadas, garantizando así su funcionalidad, al reducir la posibilidad de obsolescencia tecnológica, lo cual preserva el valor económico de la inversión realizada. Por lo expuesto, se requiere la contratación del servicio de soporte técnico, actualización y mantenimiento del software Corporater EPM Suite, necesario para asegurar la correcta operatividad, funcionamiento, soporte técnico y actualización de versiones del software, el cual es utilizado en la gestión y el monitoreo de los proyectos e indicadores del Plan Estratégico y del Plan de Acción a nivel institucional. 9. Firmas Igor Sakuma Carbonel Gerente de Tecnologías de Información Jorge Gutiérrez Belaúnde Jefe del Departamento de Desarrollo de Sistemas Los Laureles Nº Lima 27 - Perú Telf. : (511) Fax: (511) /6