EL CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA. CALLE 78 No piso 1 Bogotá D.C. AVISO DE CONVOCATORIA (02 DE OCTUBRE DE 2014)

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1 EL CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA CALLE 78 No piso 1 Bogotá D.C. AVISO DE CONVOCATORIA (02 DE OCTUBRE DE 2014) EL CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 21 del Decreto 1510 de 2013 y de conformidad con las reglas de publicidad de los asuntos contractuales señalados en el artículo 19 del mismo Decreto, se informa que se iniciará un proceso de contratación bajo la modalidad de licitación pública, los interesados podrán presentar observaciones al proyecto de pliego de condiciones y adjuntar los documentos que consideren pertinentes en el desarrollo de esta etapa contractual al correo electrónico: contratacion@copnia.gov.co, las inquietudes que no tengan condición de observación serán recibidas en la línea telefónica Ext OBJETO A CONTRATAR Adquisición de la licencia de uso perpetuo de un software ERP (Enterprise Resource Planning) y los servicios de implementación, mantenimiento al licenciamiento y soporte al software, con el fin de sistematizar los procesos administrativos y financieros del COPNIA. 1.1 ALCANCE 1. El proyecto comprende la adquisición de la licencia de uso perpetuo del software ERP, la instalación, configuración y parametrización, de manera que permita sistematizar e integrar los procesos administrativos y financieros de la entidad. 2. Los servicios de instalación y configuración del software en la infraestructura de Datacenter dispuesta por la entidad. 3. El servicio de implementación el cual debe comprender la parametrización del software conforme a los lineamientos de la entidad, la capacitación a los funcionarios que soportan los procesos administrativos y financieros, la migración de los datos históricos desde el sistema actual al ERP y el servicio de soporte funcional y técnico el cual deberá brindarse por un año a partir de la entrada en producción del software.

2 2 4. La entrada en operación y estabilización del software. 5. Realizar la integración del ERP con el software InvesDoc Gallery a través de Servicios Web. 6. Realizar durante los dos primeros meses, mínimo seis (6) reuniones de Gestión del Cambio de manera que los funcionarios apropien el nuevo modelo de trabajo teniendo en cuenta la implementación del ERP y la sistematización de los procesos administrativos y financieros. 7. El software debe dar cumplimiento a los requerimientos funcionales y no funcionales que se describen en el anexo técnico, el cual hace parte integral del pliego de condiciones. También debe soportar los procesos y procedimientos que se describen a continuación: PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - Presupuesto - Activos Fijos - Contabilidad - Mantenimiento de activos - Tesorería - Gestión de recursos humanos - Cuentas por Pagar o Nómina - Contratación o Capacitación - Administración de Bienes o Bienestar o Organización y situaciones administrativas El oferente deberá como mínimo, ejecutar lo contemplado en los numerales descritos a continuación y los cuales formarán parte de las obligaciones del contrato. 1. Entregar al COPNIA el licenciamiento de uso perpetuo del ERP. 2. Preparar y entregar al interventor del contrato y al COPNIA el plan de trabajo para implementación y estabilización del software ERP. 3. Instalar el ERP en la infraestructura establecida por la entidad. 4. Disponer de un equipo de trabajo idóneo y con experiencia para la adecuada ejecución del contrato. 5. Disponer y entregar al interventor del contrato y al COPNIA la metodología y plan de trabajo para la ejecución del contrato; el Plan de trabajo debe incluir la configuración de hardware para la instalación del producto.

3 3 6. Adecuar, parametrizar y configurar el ERP conforme a los lineamientos, normatividad y requerimientos funcionales y no funcionales establecidos por la entidad. 7. Capacitar a los funcionarios que el COPNIA designe en los aspectos funcionales y técnicos de manera que adquieran el conocimiento para la apropiada operación del sistema. 8. Entregar y mantener durante la vigencia del contrato, los manuales actualizados tanto técnicos como de usuario. 9. Extraer, transformar y cargar los datos del sistema actual al ERP. Para esta actividad deberán migrarse los datos de las vigencias 2013 y Integrar a través de Servicios Web, el software ERP con el software de Gestión Documental InvesDoc Gallery el cual opera actualmente en el COPNIA. 11. Un web service (cliente) que consuma y permita extraer la información de un servicio ya construido para la obtención de la información de los pagos en línea de la plataforma E-collect, la cual deberá ser registrada como parte de los recaudos e ingresos en tesorería y contabilidad. 12. Migrar la información requerida para la puesta en marcha del sistema ERP. 13. Poner en operación todos los componentes del ERP, que soportan los procesos administrativos y financieros del COPNIA descritos en el presente pliego de condiciones. 14. Entregar al interventor del contrato y al COPNIA, el plan de capacitación que permita hacer la transferencia de conocimiento técnica y funcional para el manejo y adecuación de la solución ofrecida a los funcionarios y usuarios definidos por la entidad. 15. Diseñar y ejecutar un plan de gestión de cambio, con mínimo la realización de seis (6) talleres de gestión de cambio dirigidos a los funcionarios de la entidad. 16. Brindar acompañamiento y/o asesoría en sitio durante dos (2) meses una vez iniciada la entrada en operación del software ERP. 17. Brindar el servicio de soporte técnico y funcional durante un período mínimo de un (1) año, posterior a la entrada en operación del software ERP. 18. Brindar el mantenimiento evolutivo y correctivo del ERP durante y posterior a la entrada en operación y por un período de un (1) año. El mantenimiento debe incluir

4 4 la entrega de nuevas versiones del software o parches que permitan su actualización bien sea por cambios normativos o de ley o por renovación tecnológica o por actualización o fallas del software. 19. Implementar buenas prácticas para la gestión financiera y administrativa, y articularlas con el sistema de información ERP. 2. MODALIDAD DE SELECCIÓN: El presente proceso de selección y el contrato que llegare a suscribirse como resultado del mismo, estarán sometidos a la legislación y jurisdicción Colombianas y se rigen por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 1510 de 2013 y demás normas que las complementen, modifiquen o reglamenten. Para aquellos aspectos no regulados en las normas anteriores se aplicarán las normas comerciales y civiles pendientes. De acuerdo con lo anterior el proceso de contratación se llevará a cabo a través de la modalidad de selección de Licitación Pública, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 39 del Decreto 1510 de PLAZO ESTIMADO DEL CONTRATO: Nueve (9) meses contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio, previa expedición del registro presupuestal y la aprobación de la garantía única por parte del COPNIA. Los primeros cuatro (4) meses se destinarán para la implementación y entrada en operación de la solución, los cinco (5) meses siguientes, se destinarán a la prestación del servicio de soporte y mantenimiento de la solución. 4. FECHA LÍMITE EN LA CUAL LOS INTERESADOS DEBEN PRESENTAR SU OFERTA Y EL LUGAR Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA MISMA. La fecha límite para la presentación de la oferta es el 30 de octubre de 2014, hasta las 03:00 p.m. en la Calle 78 # 9-57 Bogotá D.C primer (1) piso. 5. PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto para la ejecución del contrato a celebrar, es la suma de MIL TRESCIENTOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($ oo) Incluido el IVA, suma esta que se encuentra amparada con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 562 de 30 de septiembre de El valor de la oferta no puede superar el presupuesto oficial, so pena de rechazo de la misma.

5 5 El Presupuesto general, incluye los impuestos y la totalidad de los costos directos e indirectos en que se incurra para la ejecución del contrato. El valor total de la propuesta incluyendo el IVA no podrá superar el valor del presupuesto general. 6. INDICACIÓN DE TRATADOS INTERNACIONALES QUE APLICAN A LA CONTRATACIÓN De acuerdo con lo establecido en el numeral 8 del artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, y en consonancia con lo indicado en el Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación M-MACPC-01, se procedió a realizar el análisis para saber si el presente proceso de contratación se encuentra o no cobijado por un acuerdo comercial, de lo cual se estableció lo siguiente: ACUERDO COMERCIAL ENTIDAD ESTATAL INCLUIDA PRESUPUESTO DEL PROCESO DE CONTRATACION SUPERIOR AL VALOR DEL ACUERDO COMERCIAL EXCEPCIÓN APLICABLE AL PROCESO DE CONTRATACION PROCESO DE CONTRATACIÓN CUBIERTO POR EL ACUERDO COMERCIAL Canadá SI SI SI (35) NO Chile SI SI SI (35) NO Estados Unidos SI SI SI (35) NO El Salvador SI SI NO SI Guatemala SI SI NO SI Honduras SI SI NO SI Liechtenstein SI SI SI (35) NO Suiza SI SI SI (35) NO México SI SI NO SI Unión Europea SI SI SI (35) NO De lo anterior se establece que EL COPNIA como entidad estatal del Nivel Nacional se encuentra cubierta por los acuerdos comerciales, sin embargo se analizaron las siguientes variables con lo cual se establece que al presente proceso de contratación le es aplicable acuerdo comercial con El Salvador, Guatemala, Honduras y México, por las siguientes consideraciones: 1. Que el monto de la contratación se encuentra por encima del valor a partir del cual es aplicable el acuerdo comercial, 2. Que no se encuentra en el manual de Colombia Compra Eficiente excepción específica frente a la contratación que se pretende adelantar.

6 6 7. MENCIÓN DE SI LA CONVOCATORIA ES SUSCEPTIBLE DE SER LIMITADA A MIPYME. El presente proceso no se encuentra limitado a MIPYME debido a que la cuantía supera el tope especificado en el numeral primero del artículo 152 del decreto 1510 de En consecuencia podrá presentar oferta dentro del presente proceso cualquier interesado. 8. ENUMERACIÓN Y BREVE DESCRIPCIÓN DE LAS CONDICIONES PARA PARTICIPAR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN. Los requisitos de participación en el proceso son jurídicos, técnicos y financiero que son objeto de verificación y no otorgarán puntaje Condiciones para participar en el proceso: a) Capacidad. Podrán presentar propuesta para el presente proceso las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras ya sea individualmente, en Consorcio o Unión Temporal, cuyo objeto social permita presentar la presente oferta y cuenten con la capacidad jurídica para participar. b) Clasificación de Bienes y Servicios Clasificación UNSPSC: El servicio a contratar está codificado en el clasificador de bienes y servicios UNSPSC como se radica a continuación: Segmento Familia Clase Producto Nombre Desarrollo de políticas u objetivos empresariales Software de planificación de recursos empresariales (ERP) y contabilidad financiera Software funcional específico de la empresa c) Experiencia. Para acreditar experiencia los proponentes deben presentar mínimo tres (3) certificaciones de contratos que cumplan las siguientes condiciones: La cuantía de cada una de las certificaciones aportadas debe ser igual o superior al 100% del valor del presupuesto oficial de la presente convocatoria.

7 7 El objeto debe corresponder al suministro en calidad de venta de la(s) licencia(s) del ERP y los servicios de implantación del Sistema Integrado de Gestión Administrativa y Financiera ERP. Las certificaciones deberán corresponder a contratos que hayan sido celebrados y perfeccionados dentro de los últimos cinco (5) años previos a la fecha del cierre de la presente convocatoria. Las certificaciones deberán corresponder a contratos que hayan sido suscritos con empresas colombianas. Las certificaciones presentadas deben ser del mismo Sistema Integrado de Gestión Administrativa y Financiera ERP ofrecido para el cumplimiento del objeto de esta convocatoria. Las certificaciones deben estar firmadas por un representante o funcionario válido de la entidad pública para el cual se ejecutó el servicio. Las certificaciones presentadas serán válidas siempre y cuando correspondan a la empresa que las presente y ésta sea quien ejecute para la presente convocatoria, las actividades correspondientes a la experiencia acreditada en las mismas. No serán válidas certificaciones de experiencia de entidades que estén fuera del territorio Colombiano. En caso de que la propuesta sea presentada bajo la figura de Unión Temporal o consorcio, cada uno de los miembros de esta deberán presentar por lo menos un contrato que acredite la experiencia solicitada. Si se presentan más de tres (3) certificaciones, se evaluarán las tres (3) primeras cumpliendo que cumplan en el orden estricto de foliación de la propuesta. Sólo se evaluarán las certificaciones de contratos que indiquen que el servicio fue ejecutado como mínimo en forma satisfactoria. Se entiende por satisfactoria: Excelente, Muy Buena, Buena. d) Requisitos jurídicos: Los requisitos exigidos para acreditar la capacidad jurídica del proponente buscan establecer si el proponente (persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal y cada uno de sus integrantes) cuenta al momento de presentar la oferta con la

8 8 capacidad para obligarse válidamente por sí mismo y adquirir derechos, de conformidad con el ordenamiento jurídico, bien sea en forma personal o a través de su representante legal o apoderado. Para el caso del proponente como persona jurídica concierne a la entidad verificar: a) Duración de la sociedad b) domicilio c) objeto social d) nombre del representante legal e) facultades del mismo para comprometer y obligar a la sociedad. f) nombre o razón social del revisor fiscal, si está obligado a tenerlo. De acuerdo con lo anterior, el COPNIA verificará los documentos de contenido jurídico relacionados a continuación: a) Carta de Presentación de la propuesta. b) Certificado de existencia y representación legal (personas jurídicas). c) Registro mercantil (personas naturales). d) Documento de constitución consorcios y uniones temporales. e) Certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes. f) Inscripción en el Registro Único Tributario. g) Boletín de responsables fiscales (artículo 60 de la Ley 610 de 2000). h) Certificado de antecedentes disciplinarios en el Sistema SIRI de la Procuraduría General de la Nación, Certificado de antecedentes fiscales de la Contraloría General de la Republica y certificado de antecedentes judiciales de la Policía Nacional. I) Certificación del Pago de Parafiscales y Aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, artículo 50 de la Ley 789 de 2002, inciso 2 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 23 de la Ley 1150 de j) Garantía de seriedad de la oferta. e) Requisitos Financieros: Capacidad Financiera. El Proponente nacional con base en la información contenida en el RUP (o en los estados financieros del año 2013 en caso de no estar actualizado) debe acreditar el cumplimiento de los indicadores señalados a continuación: INDICADOR FÓRMULA PROVEEDORES Liquidez Nivel de endeudamiento Liquidez* = Activo corriente/ Pasivo corriente *El resultado se expresa en valores Nivel de endeudamiento*= (Pasivo total / Activo total)*100 *El resultado se expresa en términos porcentuales Si la liquidez es Mayor o igual a 1.0 la propuesta se calificará HABILITADO Si la liquidez es Menor a 1.0 la propuesta se calificará NO HABILITADO Si el nivel de endeudamiento es Menor o igual a 65% la propuesta se calificará HABILITADO Si el nivel de endeudamiento es Mayor a 65% la propuesta se calificará NO HABILITADO

9 9 INDICADOR FÓRMULA PROVEEDORES Razón de Cobertura de Intereses Capital de Trabajo Razón de Cobertura de Intereses = (Utilidad Operacional / Gastos de Intereses) Capital de Trabajo = (Activo Corriente Pasivo Corriente) Si la razón de cobertura de intereses es Igual o superior a 3, la propuesta se calificará HABILITADO Si la razón de cobertura de intereses es inferior a 3, la propuesta se calificará NO HABILITADO Si la razón de cobertura de intereses es Igual o superior a 20% del valor del presupuesto, la propuesta se calificará HABILITADO Si la razón de cobertura de intereses es inferior a 20%, la propuesta se calificará NO HABILITADO Capacidad de Organización Para medir la Capacidad de Organización, los oferentes deben acreditar los siguientes indicadores: INDICADOR FÓRMULA PROVEEDORES Rentabilidad sobre patrimonio Rentabilidad sobre patrimonio = (Utilidad Operacional / Patrimonio) *El resultado se expresa en términos porcentuales Si la Rentabilidad sobre patrimonio es Mayor o igual a 10% la propuesta se calificará HABILITADO Si la Rentabilidad sobre patrimonio es Menor a 10% la propuesta se calificará NO HABILITADO Rentabilidad sobre activos Rentabilidad sobre activos = (Utilidad Operacional / Activo Total) *El resultado se expresa en términos porcentuales Si Rentabilidad sobre activos es Mayor o igual a 5% la propuesta se calificará HABILITADO Si Rentabilidad sobre activos es Menor a 5% la propuesta se calificará NO HABILITADO f) Criterios de comparabilidad de las propuestas. CRITERIO ITEM RANGO PUNTAJE TOTAL PUNTAJE MAX. COSTOS FUTUROS DE IMPLANTACIÓN 10 EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL EQUIPO DE TRABAJO 3 a EVALUACIÓN TÉCNICA HORAS DE SERVICIO ADICIONALES DE SOPORTE 321 a FUNCIONAL Y TÉCNICO A LAS MÍNIMAS OFERTADAS 482 a EN SITIO DURANTE LA VIGENCIA DEL CONTRATO 643 a EVALUACIÓN ECONÓMICA APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL TOTAL 100

10 10 9. INDICAR SI EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN HAY LUGAR A PRECALIFICACIÓN. Toda vez que el proceso es una Licitación Pública, no habrá precalificación ya que solo se utiliza en la modalidad de Concurso de Méritos 10. CRONOGRAMA DÍAS A PARTIR DEL HASTA EL DESCRIPCIÓN (1)H 02-OCT OCT-2014 Publicación Aviso de Convocatoria. (10)H 02-OCT OCT-2014 (1)H 20-OCT OCT-2014 (1)H 22-OCT OCT-2014 (5)H 20-OCT OCT-2014 (8)H 20-OCT OCT-2014 (4)H 31-OCT NOV-2014 (1)H 06-NOV NOV-2014 (5)H 07-NOV NOV-2014 Publicación y consulta de: Proyecto de Pliego de Condiciones. Estudios Previos Plazo para presentar observaciones o sugerencias al Proyecto de Pliego. Acto de apertura del proceso de selección. Publicación del Pliego Definitivo. Respuesta a las observaciones o sugerencias formuladas al Proyecto de Pliego. Audiencia de aclaración al Pliego Definitivo y establecimiento de riesgos previsibles- 02 P.M. Calle 78 No piso 2. Fecha máxima para la publicación de Adendas. Plazo para presentar ofertas. Hasta las 3:00 P.M. Verificación de requisitos habilitantes y evaluación. Requerimiento para subsanar, según el caso. Publicación del informe de verificación de requisitos habilitantes y evaluación. Traslado para observaciones al Informe de evaluación. (2)H 14-NOV NOV-2014 Análisis a las observaciones (1)H 18-NOV NOV-2014 Audiencia de adjudicación y notificación (2)H 18-NOV NOV-2014 Suscripción y legalización del contrato. (2)H 20-NOV NOV-2014 Recibo y aprobación de pólizas.

11 LUGAR FÍSICO Y ELECTRÓNICO PARA CONSULTAR EL PLIEGO DE CONDICIONES La presente convocatoria pública, los estudios previos y el proyecto del pliego de condiciones serán publicados en el Portal Único de Contratación y en la página web del COPNIA:. Igualmente podrá ser consultado en la Calle 78 # 9-57 primer (1) piso, Edificio Interamericana de Seguros ubicado en la ciudad de Bogotá, D.C. De conformidad con lo expresado en el artículo 8 de la Ley 1150 de 2007 reglamentado por el artículo 23 del Decreto 1510 de 2013, los estudios previos y el proyecto de pliegos de condiciones estará publicado por el término de diez (10) días hábiles. Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones podrán ser presentadas por los posibles oferentes a la dirección contratacion@copnia.gov.co y las respuestas serán publicadas en el Portal Único de Contratación y en página web del COPNIA: Dada en la ciudad de Bogotá D. C., el dos (02) de octubre de 2014 Rodriguez CARLOS ALBERTO JARAMILLO JARAMILLO Director General