Introducción. DocuSign para Microsoft Outlook está disponible para las versiones de Microsoft Outlook 2007, Outlook 2010, y Outlook 2013.

Transcripción

1 Introducción DocuSign para Microsoft Outlook permite a los usuarios enviar, firmar y devolver los archivos adjuntos de correo electrónico directamente desde la aplicación de escritorio de Microsoft Outlook con DocuSign, el Estándar Global de Firma Electrónica. DocuSign para Microsoft Outlook está disponible para las versiones de Microsoft Outlook 2007, Outlook 2010, y Outlook Los usuarios con una cuenta existente de DocuSign pueden iniciar sesión con sus credenciales de DocuSign directamente, y posteriormente podrán gestionar el estado de todos sus sobres a través de la consola de DocuSign. Los nuevos usuarios de DocuSign para Microsoft Outlook pueden registrarse para una prueba gratuita y permite al usuario el envío de 5 sobres gratuitamente con DocuSign, con un número ilimitado de destinatarios y firmantes. Esta guía proporciona información sobre la instalación y la firma de documentos con DocuSign para Outlook. 1

2 Índice Instalación de DocuSign para Microsoft Outlook 3 Envío de documentos adjuntos de correo con DocuSign para Microsoft Outlook. 5 Firmar mis documentos adjuntos de correo con DocuSign para Microsoft Outlook. 11 Para más información o asistencia 13 2

3 Instalación de DocuSign para Microsoft Outlook DocuSign para Microsoft Outlook está disponible en la tienda Office.com. Siga estos pasos para insertar DocuSign para Microsoft Outlook: 1. Dentro de su consola de Outlook, vaya al menú Archivo y cuando se abra la ventana de Información de Cuentas, desplácese hasta abajo para ver todas las opciones y seleccione Administrar Aplicaciones: 2. Se abrirá una ventana del navegador con las aplicaciones para Outlook instaladas, y justo encima hay un botón + sobre el cual pinchamos y seleccione Agregar desde la Tienda de Office: 3. Seleccione DocuSign para Outlook, DocuSign, Inc. Gratuita: 3

4 4. Seleccione Agregar: 5. DocuSign para Microsoft Outlook ya está instalado y listo para enviar, firmar y devolver los archivos adjuntos de correo electrónico directamente desde la aplicación de escritorio de Microsoft Outlook con DocuSign, el Estándar Global de Firma Electrónica. 4

5 Envío de documentos adjuntos de correo con DocuSign para Microsoft Outlook Con DocuSign para Microsoft Outlook, puede enviar, firmar y devolver los archivos adjuntos de correo electrónico directamente desde la aplicación de escritorio de Microsoft Outlook. Al abrir Outlook después de instalar correctamente DocuSign para Microsoft Outlook, verá la aplicación DocuSign integrado en la barra de aplicaciones y en la cinta de correo electrónico: DocuSign para Outlook es compatible con los siguientes formatos de archivo de firma: Documento:.pdf,.doc,.docx,.rtf,.txt Hoja de Cálculo:.xls,.xlsx Presentación:.ppt,.pptx Image:.jpg,.png,.tiff,.gif página web:.htm,.html 5

6 1. Seleccione el correo electrónico con el archivo adjunto (s) que desea firmar con DocuSign. 2. Haga clic en DocuSign en la barra de aplicaciones para Iniciar sesión. 3. Elija cómo desea iniciar sesión en DocuSign para Microsoft Outlook: Usted puede iniciar sesión con sus credenciales de su cuenta activa de DocuSign. Usted puede iniciar sesión con sus credenciales Office 365. Si usted no tiene una cuenta, puede crear una nueva mediante el uso de las credenciales de Office

7 o Creación de una nueva cuenta usando las credenciales de Office 365 permite al usuario el envío de 5 sobres gratuitamente con DocuSign, con un número ilimitado de destinatarios y firmantes. Si seleccionamos Iniciar Sesión con DocuSign, nos pedirá nuestro usuario y contraseña: 7

8 4. Se le pedirá que indique quién/quiénes van a firmar: Solo Yo, Solo Otros u Otros y Yo, en este caso vamos a solicitar a Alicia Pérez que lo firme: 5. Se le pedirá que especifique los destinatarios del documento. Introduzca el nombre del primer firmante, su dirección de correo electrónico y elija si desea que debe firmar el documento o recibir una copia. A continuación, haga clic en Agregar firmante. Usted debe ver el nombre de la persona que firma en la parte superior. Cuando haya terminado, haga clic en Continuar. Si usted quisiera agregarse a sí mismo como un destinatario, haga clic en Agregarme. Usted puede añadir tantos destinatarios como quiera en el envío del sobre. 8

9 6. Ahora se puede indicar el asunto y el mensaje del correo electrónico que recibirán todos los destinatarios del sobre. A continuación y haga clic en Ir a DocuSign: 7. La experiencia de envío de DocuSign se abre en una nueva ventana del navegador. El documento de Microsoft Outlook se incluye automáticamente en el sobre que se va a enviar: Etiquete el documento arrastrando y soltando etiquetas DocuSign del menú de la izquierda en su documento. Usted puede modificar otra información haciendo clic en: Editar destinatarios para agregar, eliminar o modificar los destinatarios. Mensaje para cambiar el asunto del correo electrónico y el mensaje. Editar documentos para añadir o eliminar los documentos. 9

10 Consulte la ayuda en docs.com/branddocs para más detalles sobre el envío de su documento. Haga clic en Enviar para enviar el documento para su firma. El documento se ha enviado correctamente y DocuSign para Microsoft Outlook le muestra una pantalla de éxito donde se puede volver a enviar sus documentos o el seguimiento del estado de los documentos en DocuSign. DocuSign para Microsoft Outlook también le ofrece la posibilidad de conocer el seguimiento del estado de su sobre: 8. Hecho! Ha enviado con éxito documentos adjuntos de un correo electrónico a la firma con DocuSign. 10

11 Firmar mis documentos adjuntos de correo con DocuSign para Microsoft Outlook 1. Seleccione el correo electrónico con los documentos adjuntos que quiera firmar electrónicamente con DocuSign para Microsoft Outlook. 2. Se le pedirá que indique quién/quiénes van a firmar: Solo Yo, Solo Otros u Otros y Yo, en este caso vamos a elegir Solo Yo: 4. Se abre una nueva ventana del navegador con DocuSign de forma libre para que etiquete todos los campos que desee dentro del documento, incrustando su propia firma dentro del documento. 5. Firma del documento: Para añadir una firma, inicial, o cualquier otra información en el documento, haga clic en este botón para mostrar el menú de la firma. Seleccione la etiqueta que desea colocar y pinche y arrastre la etiqueta en el lugar que usted desee y considere apropiado dentro del documento: 11

12 6. Una vez que haya colocado todos los campos en el documento, haga clic en para completar el documento. DocuSign para Microsoft Outlook le muestra una pantalla de éxito donde usted puede descargar el documento que acaba de firmar y responder al correo electrónico original y adjuntar el documento firmado al mensaje de correo electrónico. 7. Hecho! Ha firmado correctamente su documento adjunto a un correo electrónico gracias a DocuSign. 12

13 Para más información o asistencia Para obtener más información o asistencia, visite nuestra página web docs.com/branddocs o póngase en contacto con nosotros en el teléfono o a través de los correos electrónicos ventas@brand docs.com y soporte@branddocs.com 13