CARACTERIZACION DE PROCESO GESTION SISTEMAS

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1 CARACTERIZACION DE PROCESO GESTION CODIGO: Fecha: 23/10/2012 Reviso y Aprobó: PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO TIPO GESTION SOPORTE PROPOSITO Otorgar soporte técnico a la gerencia y todas las penncias en lo relacionado con la sistematización, procesamiento, análisis, suministro, calidad y seguridad la información que produzca o reciban las penncias l Instituto, y Administrar la implementación, funcionamiento, actualización y mantenimiento preventivo y correctivo los sistemas información l Instituto entre otras actividas, garantizando el cumplimiento la Constitución, las Leyes, las Ornanzas, los Acuerdos l Consejo Directivo, los Estatutos la Entidad, y las Normas técnicas ISO-9001, GP-1000 y el MECI-1000 ALCANCE Este documento es aplicable a partir su aprobación para todas las actividas que se realicen en el partamento sistemas. PROVEEDOR Y P (ME- ) S S NORMA 9001:2000 REQUISITOS ISO- Necesidas los clientes y los diferentes procesos relacionados P PLANIFICACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO: GESTION Participar en la elaboración los Procedimientos, registros, caracterización, Mapa procesos y en general los diferentes documentos l proceso con el fin lograr su eficaz implementación y mantenimiento en el Participar en la finición metas la gestión Sistemas Procedimientos. Registros. Mapa Procesos. Documentos l relacionados con el proceso Cuadro Indicadores Gestión. Plan acción. List Maestro docs Registro distribución docs. Software Neogestion. administración l S.G.C Gestión gerencial y Estrategia Empresarial. Planificación, Mejora y administración l S.G.C Misión, Visión, Política, Objetivos calidad, Plan implementación y mejoramiento l S.G.C, direccionamiento la gerencia IMPLEMENTAR DIRECTRICES Y DISPOSICIONES DEL INSTITUTO PARA EL Reorganización operativa, conocimiento y apropiación la Política calidad, objetivos, misión y visión l instituto por parte los funcionarios. Divulgación continua Inducción Revisión por dirección Auditoria Internas y Externas. Necesidas Software y ardware Gestionar la solicitud para la compra Software y ardware acuerdo con las necesidas l instituto Necesidad De compra Software y ardware Selección l Proveedor. Legalización l contrato. Supervisión l contrato. Todos los procesos DEFINIR E INVENTARIAR EQUIPOS Y SOFTWARE. Equipos nuevos. Programas Nuevos Cada vez que se adquiera un equipo (hardware) se be registrar en la hoja vida l equipo y enumerarlo para mayor control. Cuando se adquiera e instale un nuevo software se be registrar en la hoja vida l equipo. oja Vida equipos y software oja vida equipos Inventario equipos Caracterización Proceso: Página 1 5 Cod Fto:

2 PROVEEDOR Y P (ME- ) S PROVEEDORES Necesidas Mantenimiento equipos y software Gestionar la contratación l proveedor l servicio Mantenimiento equipos y Software Contrato Equipos y software en buen estado. Cronograma mantenimiento Selección l Proveedor. Legalización l contrato. Supervisión l contrato. PROVEEDORES Cronograma mantenimiento. Contrato Mantenimiento. Coordinación y Seguimiento l Mantenimiento Preventivo ardware, acuerdo a contrato efectuado. PROVEEDOR Actas De Supervisión contrato mantenimiento. Cronograma mantenimiento Indicador Gestión. Supervisón l contrato Solicitus soporte Soluciones a las solicitus los técnico Soporte técnico a usuarios, el sistema financiero Xeo y Windows Xp usuarios Solicitus Soporte técnico. Indicador gestión Correo electrónico Contratos a publicar en la pagina Web Revisar el correo electrónico l Instituto actualizar pagina web y publicar contratos en la pagina l Instituto Correo electrónico distribuido en el Instituto. Pagina Web Actualizada Oficios solicitud y respuesta a las publicaciones. Oficio actualización pagina web. Proveedor antivirus en Internet. Necesidas seguridad software. Antivirus actualizado en Internet disponible. Actualizar el software antivirus, acuerdo con el instructivo Antivirus actualizado Antivirus actualizado Verificación la actualización. Necesidas listados y/o informes Asesoria y recopilación información para generación informes Listados e informes requeridos Solicitus Soporte técnico Programa Xeo Administración l Sistema Financiero Xeo l Instituto Programa funcionando y actualizado correctamente Legalización l contrato. Supervisión l contrato. Auditoria Confirmación la capacidad l software Xeo. Registro visita l proveedor. Necesidad mantener y proteger la información l instituto CD S Software, ardware Cintas magneticas Copias respaldo (backups), acuerdo con el instructivo Copias respaldo (Backups) CD s o Cintas Registro copias seguridad. Indicador Gestión. Oficio entrega backups a la gerencia. GERENCIA DEL administración l S.G.C Mapa Riesgos la Entidad Manual Administración Riesgo l ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE RIESGOS DEL PROCESO Intificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear los riesgos l proceso, generando acciones preventivas y diseñando controles para reducir perdidas potenciales y/o incrementar beneficios potenciales. Mapa Riesgos la Entidad actualizado Acciones Preventivas y planes mejoramiento. Revisión por la Dirección. Indicadores gestión. GESTION Caracterización Proceso: Página 2 5 Cod Fto:

3 PROVEEDOR Y P (MÉ- ) S Comité Coordinación Control Interno. administración l S.G.C Cuestionario Auto evaluación l Control Fichas Técnicas Indicadores. Manual Sistema Evaluación y Control Procedimientos. Reglamentos, Requisitos legales V V AUTOELUACIÓN DEL Realizar la auto evaluación l control teniendo en cuenta la encuesta, y verificar la existencia cada uno los elementos control así como evaluar su efectividad en el proceso, área responsable y la entidad AUTOELUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL PROCESO Recopilar datos y procesamiento indicadores gestión relacionados con el proceso, calificarlos acuerdo a la Gestión realizada comparándolo con las metas establecidas, presentando informe Cuestionario Auto evaluación l Control diligenciado para procesar. Informe Autogestión l proceso Indicadores Gestión Comité Coordinación Control Interno. Revisión por la Dirección Cuadro Mando GESTION GESTION Datos V ELABORACION DE INDICADORES DE GESTION DEL PROCESO Recopilar datos, procesar indicadores y realizar análisis Indicadores Gestión Revisión por la dirección Auditoria interna/externa. Carpeta Indicadores. GERENCIA Problemas potenciales y reales A DESARROLLAR ACTIVIDADES DE CORRECCION Y PROCESO Documentar acciones correctivas y preventivas tendientes a mejorar el proceso Acciones correctivas Acciones preventivas Estado y Seguimiento acciones correctivas / preventivas GESTION Caracterización Proceso: Página 3 5 Cod Fto:

4 CON QUE INTERACTUA: RECURSOS: Este proceso interactúa con todos los procesos l para brindar apoyo o soporte en el manejo y mantenimiento l software y el hardware utilizado en el instituto Oficina, computador, software, personal, instalaciones, Internet. RIESGOS : Ver Mapa Riesgos la Entidad PARÁMETROS DE Y MEDICION: Auditorias Internas, Revisión por la dirección, Indicadores gestión, procedimientos REQUISITOS DEL : Información oportuna y veraz. REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN: Manual Calidad, Manual Crédito, Manual Administración Riesgo, Procedimientos, Estatuto Orgánico. REQUISITOS LEGALES: Artículo 270 Violación a los rechos morales autor Código Penal, REQUISITOS REQUISITOS ISO: 6.3, 8, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, REQUISITOS NTC-GP-1000: 6.3, 8, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, REQUISITOS MECI-1000: 2.2.3, 2.1.3, 2.1.4, 2.2, 2.2.3, 3.1, 3.3, 3.3.1, RELACIONADOS Manual Calidad Manual crédito Manual Administración Riesgo. Manuales instalación y manejo Software (Manual usuario XEO) Creación y Elaboración Documentos l S.G.C, Control documentos l S.G.C, Control Registros l S.G.C, Acciones Correctivas y Preventivas mediante planes mejoramiento Control l producto No Conforme, Auditorias Internas l S.G.C, Actualización Antivirus, Control Copias Seguridad Caracterización Proceso: Página 4 5 Cod Fto:

5 ÍNDICES DE GESTIÓN DE: OBJETIVO DE CALIDAD INDICADOR TIPO FRECUENCIA RESPONSABLE % Eficacia Solución Sistemas %Eficacia Actualización antivirus EFICACIA TRIMESTRAL Técnico Sistemas Establecer acuados medios, metodologías y tecnologías comunicación internas y externas que garanticen agilidad y oportunidad en el suministro la información y servicios solicitados por los clientes. %Eficacia copias seguridad Efectividad los sistemas computo Efectividad área sistemas %Eficiencia Solicitus EFICIENCIA TRIMESTRAL Técnico Sistemas Lograr la eficacia, eficiencia y efectividad las actividas y procesos, a través l sarrollo una cultura mejora continua Ser una entidad confiable, actuando bajo los principios ética y transparencia Fortalecer la implementación y sarrollo la política la administración l riesgo a través la acuada gestión y tratamiento los riesgos para garantizar el cumplimiento la misión y visión institucionales. % cumplimiento cronograma mtto % EFICACIA AL CIERRE DE ACCIONES CORRECTIS- # NO CONFORMIDADES AUDITORIAS INTERNAS- % EFICIENCIA ANCE PLAN DE MEJORAMIENTO- # NO CONFORMIDADES AUDITORIA ES GUBERNAMENTAL ES EXTERNAS- % EFICACIA AL CIERRE DE ACCIONES PREVENTIS EN EFICIENCIA TRIMESTRAL Técnico Sistemas Caracterización Proceso: Página 5 5 Cod Fto: