Apoyo Lingüístico Erasmus+ Sistema de Gestión de Licencias para Beneficiarios Manual de usuario 4.0

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1 Apoyo Lingüístico Erasmus+ Sistema de Gestión de Licencias para Beneficiarios Manual de usuario 4.0 Fecha 01/06/2015 Versión 4.0 Autor Proveedor del servicio Destinatario Instituciones/organizaciones beneficiarias Página 1

2 Índice de contenidos Introducción Acceso a Erasmus+ OLS e inicio de sesión en el back-end (Sistema de gestión de licencias) Estructura de Erasmus+ OLS Uso de las características del back-end de Erasmus+ OLS Cómo asignar licencias de prueba de nivel a los participantes Cómo modificar/cancelar invitaciones y volver a invitar a participantes Cómo asignar licencias de curso de idioma a los participantes Cómo supervisar las licencias utilizadas por sus participantes Cómo reenviar una invitación a un participante Cómo eliminar una invitación enviada a un participante Cómo editar su perfil y crear usuarios adicionales Cómo editar su perfil Cómo crear usuarios adicionales Cómo eliminar usuarios adicionales Cómo añadir o eliminar direcciones de correo electrónico para futuras notificaciones Soporte técnico Página 2

3 Introducción En este manual se explica a los beneficiarios (BEN) cómo utilizar el back-end (Sistema de gestión de licencias) de Erasmus+ OLS. Aprenderán: a iniciar sesión en el sistema de gestión de licencias de Erasmus+ OLS, la estructura del sistema de gestión de licencias, a utilizar las siguientes características: o o o asignar licencias de evaluación a los participantes, asignar licencias de curso de idioma a los participantes, supervisar las licencias de prueba de nivel y curso de idioma utilizadas por los participantes. 1. Acceso a Erasmus+ OLS e inicio de sesión en el back-end (Sistema de gestión de licencias) Para acceder a Erasmus+ OLS haga clic en el siguiente enlace: Para cambiar el idioma en el que se muestra la página, haga clic en el botón English, situado en la esquina superior derecha de la pantalla. Aparecerá un listado con los idiomas disponibles. Elija la opción Español (Spanish). Para entrar en la página de inicio de sesión, haga clic en el botón Conectarse, situado en la esquina superior derecha de su pantalla. Página 3

4 Para iniciar sesión, escriba el nombre de usuario y la contraseña que le enviarán a su correo electrónico. Si tiene problemas para iniciar sesión, contacte con el soporte técnico haciendo clic en el botón Contáctanos, situado en la esquina superior derecha de su pantalla. 2. Estructura de Erasmus+ OLS Tras iniciar sesión, verá la página principal de Erasmus+ OLS. En la barra de herramientas estática situada en la parte superior de su pantalla aparecen 4 botones: Botón Home ( ): haga clic aquí para ir a la página de inicio del sistema de gestión de licencias de Erasmus+ OLS. Botón de Perfil ( ): haga clic aquí para acceder a su perfil de usuario. Señalar un problema: haga clic aquí para contactar con el soporte técnico ante cualquier problema. ESC ( ): haga clic aquí para cerrar sesión. Página 4

5 En esta página encontrará información importante sobre actualizaciones, futuras características de Erasmus+ OLS y alertas del sistema. En el menú situado en la parte izquierda de su pantalla hay 4 pestañas habilitadas: Pestaña Home (Inicio) Pestaña Licences Allocation To Participants Assessment (Asignación de licencias a los participantes: Prueba de nivel) Pestaña Licence Allocation To Participants Course (Asignación de licencias a los participantes: Curso de idioma) Pestaña Licence Usage per MP (Uso de licencias por Participante de Movilidad) Haga clic en cualquier pestaña para desplazarse entre las pestañas Home, Licences Allocation To Participants Assessment, Licence Allocation To Participants - Course y Licence Usage per MP. Página 5

6 3. Uso de las características del back-end de Erasmus+ OLS En esta sección se explican las características principales del sistema de gestión de licencias (back-end) de Erasmus+ OLS: 3.1. asignar licencias de prueba de nivel a los participantes, 3.2. asignar licencias de curso de idioma a los participantes, 3.3. uso de las licencias por parte de los participantes, 3.4. cómo editar su perfil y crear usuarios adicionales Cómo asignar licencias de prueba de nivel a los participantes El proceso de asignación de licencias tiene lugar a varios niveles: DG EAC / AN / BEN. Para más información sobre este proceso, consulte con su Agencia Nacional. Siga los pasos descritos a continuación para asignar licencias de prueba de nivel a sus participantes. En la pantalla de inicio, haga clic en la segunda pestaña (Licences Allocation To Participants - Assessment) para acceder a la sección de asignación de licencias de prueba de nivel a los participantes. Aparecerá la pantalla de Licences Allocation To Participants Assessment (Asignación de licencias a los participantes: Prueba de nivel). Si su institución/organización participa en varios proyectos, verá varias pestañas en la parte superior de la pantalla. A través de ellas puede acceder a la página de asignación de licencias de prueba de nivel correspondiente a cada uno de sus proyectos. Página 6

7 En la parte superior de la pantalla aparece un cuadro resumen con información sobre: El número de licencias de prueba de nivel restantes (Remaining assessment licences), es decir, el número actual de licencias de prueba de nivel disponibles para asignar a los participantes. El número de licencias de prueba de nivel asignadas (Allocated assessment licences), es decir, el número de invitaciones de prueba de nivel ya enviadas a sus participantes. El número total de licencias de prueba de nivel (Total licences) que su Agencia Nacional le ha concedido. Página 7

8 Para asignar licencias de prueba de nivel a los participantes de los proyectos seleccionados, escriba en el espacio destinado a ello los correos electrónicos de los participantes separados por punto y coma ; o comas,. N. B.: debe introducir las direcciones de correo electrónico de todos los participantes que serán evaluados en el mismo idioma (por ejemplo, todos los participantes que se vayan a examinar de francés). Si tiene varios grupos de participantes que vayan a examinarse de varios idiomas, repita los siguientes pasos para cada idioma. Antes de continuar, debe validar la lista de correos electrónicos haciendo clic en el botón azul Validate s. Cuando los correos electrónicos se hayan validado correctamente, aparecerá un mensaje indicándolo. Después, asegúrese de que el número de correos electrónicos que aparece junto al botón Validate s es el mismo que el número de correos electrónicos de la lista. Página 8

9 Ahora debe seleccionar el idioma de la prueba de nivel en el menú desplegable Language to test. Los idiomas de la prueba de nivel son los idiomas que los alumnos van a utilizar para estudiar, trabajar o hacer tareas de voluntariado en el extranjero, y no se pueden cambiar posteriormente. También debe establecer una fecha límite para realizar la prueba de nivel (Deadline to take the test). Para ello, seleccione el número de días (days) o meses (months) que los participantes tendrán para examinarse. Tenga en cuenta que la fecha límite solo se puede establecer antes de la fecha de salida de los participantes. Página 9

10 Una vez validada la lista de correos electrónicos y seleccionados los idiomas de la prueba de nivel y las fechas límite, se habilitará el botón Send assessment invitation(s) to the whole list (Enviar invitación/es de prueba de nivel a toda la lista). Revise todos los datos antes de hacer clic en este botón para enviar invitaciones de prueba de nivel a todos los correos electrónicos validados. Las invitaciones se enviarán automáticamente a los participantes. Después, aparecerá un mensaje indicando que las invitaciones se han enviado correctamente. Si sus participantes han de examinarse de varios idiomas, repita las instrucciones para cada grupo de participantes/idiomas. Página 10

11 Si algún participante no realiza la prueba de nivel antes de la fecha límite, se desactivará su acceso a Erasmus+ OLS y la licencia volverá automáticamente al número de licencias de prueba de nivel restantes (campo Remaining assessment licences en el cuadro resumen) 3.2. Cómo modificar/cancelar invitaciones y volver a invitar a participantes Una vez enviadas, las invitaciones no se pueden editar o modificar. Si necesita modificar o cancelar una invitación, siga los pasos que se explican a continuación: Las licencias se pueden cancelar siempre que el participante no haya iniciado la prueba de nivel de idioma. Las licencias canceladas volverán al número de licencias de prueba de nivel restantes. Para cancelar una o varias invitaciones, debe introducir en el campo de texto el o los correos electrónicos de los participantes que corresponda y, seguidamente, hacer clic en Validate s. Aparecerá una ventana emergente indicando que las direcciones de correo electrónico que ha introducido han recibido una invitación de prueba de nivel de idioma, y se le preguntará si quiere cancelar las invitaciones. Página 11

12 Para cancelar una o varias invitaciones, haga clic en la casilla de selección situada a la derecha de cada correo electrónico que desee cancelar, o en la casilla de check all s para seleccionar todos los correos electrónicos. Después, haga clic en Cancel invitation(s) (Cancelar invitación/es) para cancelar las invitaciones enviadas a los participantes. Las licencias volverán automáticamente al número de licencias restantes. Una vez canceladas las invitaciones, los correos electrónicos correspondientes desaparecerán de la ventana emergente, aunque seguirán figurando en el cuadro de invitaciones. Para enviar una invitación nueva a estas direcciones de correo, haga clic en Validate s y siga las instrucciones del punto 3.1. Cómo asignar licencias de prueba de nivel a los participantes. Página 12

13 3.3. Cómo asignar licencias de curso de idioma a los participantes El proceso de asignación de licencias de curso de idioma tiene lugar a varios niveles: DG EAC / AN / BEN. Para más información sobre este proceso, consulte con su Agencia Nacional. Siga estos pasos para asignar licencias de curso de idioma a sus participantes. Desde la pantalla de inicio, haga clic en la tercera pestaña (Licence Allocation to Participants - Course) para acceder a la sección de asignación de licencias de curso de idioma a los participantes. Si su institución/organización participa en diversos proyectos, verá varias pestañas en la parte superior de la pantalla. A través de estos enlaces puede acceder a la página de asignación de cursos de idioma correspondiente a cada uno de sus proyectos. Página 13

14 En la parte superior derecha hay un cuadro resumen que muestra información sobre: El número de licencias restantes de curso de idioma (Remaining course licences), es decir, el número actual de licencias disponibles para asignar a sus participantes. El número total de licencias de curso de idioma asignadas (Allocated course licences), es decir, el número de licencias ya asignadas a sus participantes. El número de licencias de curso de idioma asignadas por idioma (alemán, inglés, español, francés, italiano y neerlandés). El número total de licencias de prueba de nivel (Total licences) que su Agencia Nacional le ha concedido. En la parte inferior de su pantalla verá la lista de participantes relacionados con cada proyecto que: han recibido una licencia de prueba de nivel, han completado la primera prueba de nivel, aún no han regresado de su estancia de movilidad Erasmus+. Para cada uno de sus participantes hay disponibles una serie de datos: Name (Nombre) Assessment Language (Idioma de prueba de nivel), es decir, el idioma asignado al participante para sus pruebas de nivel. Assessment 1 Result (Resultado de la primera prueba de nivel) Estimated starting date of the mobility (Fecha estimada de inicio de la movilidad) Period of Mobility (Duración de la movilidad) Página 14

15 También puede clasificar la información por orden alfabético o numérico haciendo clic en el título de cualquier columna. En pantalla aparecen varias funciones disponibles: : haciendo clic aquí, podrá exportar en un archivo de Excel los datos relativos a proyectos nuevos en espera. Menú desplegable New Participants Records per page (Nuevos participantes Elementos por página): haciendo clic aquí, podrá cambiar el número de proyectos nuevos en espera que se muestran en pantalla. Menú desplegable Filter by Tested Language (Filtrar por idioma de prueba de nivel): haciendo clic aquí, podrá filtrar los registros que se muestran en pantalla en base al idioma evaluado en la primera prueba de nivel. Menú desplegable Filter by Reached Level (Filtrar por nivel alcanzado): haciendo clic aquí, podrá filtrar las entradas que se muestran en pantalla en base al nivel alcanzado en la primera prueba de nivel. Search all fields (Buscar en todos los campos): mediante este campo podrá buscar participantes en base a cualquier dato. Botones Previous (Anterior) y Next (Siguiente): haciendo clic en estos botones podrá navegar por las distintas páginas de la tabla de asignación de licencias de curso de idioma a los participantes. Página 15

16 Para asignar una licencia de curso de idioma a cada uno de los participantes de un proyecto, haga clic en el botón Allocate (Asignar) situado en la última columna de la derecha. Aparecerá un mensaje confirmando que la licencia de curso de idioma se ha asignado correctamente. Tras asignar una licencia de curso a un participante, las filas correspondientes desaparecerán de la tabla Licence Allocation to Participants Course (Asignación de licencias a los participantes: Curso de idioma). Al mismo tiempo, el participante recibirá por correo electrónico su nombre de usuario y contraseña para acceder al curso de idioma de Erasmus+ OLS. Página 16

17 Para asignar licencias de curso de idioma a varios participantes, marque las casillas correspondientes a dichos participante situadas en la última columna de la derecha, junto al botón azul Allocate Después, haga clic en el botón azul Allocate to all selected (Asignar a todos los seleccionados). Si desea asignar licencias a todos los participantes de la lista, selecciónelos marcando la casilla Select All (Seleccionar todo) situada en el título de la última columna de la derecha. Si algún participante no inicia sesión en el curso de idioma en un plazo de 30 días tras haber recibido la invitación, se desactivará su acceso y la licencia volverá automáticamente al número de licencias restantes de curso de idioma ( Remaining course licences ) Página 17

18 3.4. Cómo supervisar las licencias utilizadas por sus participantes Una vez asignadas las licencias de prueba de nivel o curso de idioma a sus participantes, puede supervisar el uso de cada una de ellas en el sistema de gestión de licencias de Erasmus+ OLS. Desde la pantalla de inicio, haga clic en la cuarta pestaña (Licence Usage per MP) para acceder a la sección de supervisión de licencias utilizadas. En pantalla verá los siguientes datos relativos a cada uno de sus participantes: Iconos de Reenviar invitación (azul) y Cancelar (rojo). First Name (Nombre) Last Name (Apellidos) (Correo electrónico) Assessment Invitation Date (Fecha de invitación a la prueba de nivel) Invitation Expiration Date (Fecha de caducidad de la invitación) 1 st Assessment Result (Resultado de la primera prueba de nivel) 1 st Assessment Date (Fecha de la primera prueba de nivel) 2 nd Assessment Result (Resultado de la segunda prueba de nivel) 2 nd Assessment Date (Fecha de la segunda prueba de nivel) Mob. duration (Duración de la movilidad) Assigned Language (Idioma asignado) Course Licence (Licencia de curso de idioma, asignada o no) Course Licence Allocation Date (Fecha de asignación de licencia de curso de idioma) First connection to Courses (Fecha del primer inicio de sesión en el curso de idioma) Página 18

19 También puede clasificar la información por orden alfabético, cronológico o numérico haciendo clic en el título de cualquier columna. En pantalla aparecen varias funciones disponibles: : haciendo clic aquí, podrá exportar en un archivo de Excel los datos relativos a los participantes. Menú desplegable Records per page (Elementos por página): haciendo clic aquí, podrá cambiar el número de participantes que aparecen en pantalla. Menú desplegable Filter by Call (Filtrar por convocatoria): haciendo clic aquí, podrá filtrar los proyectos por convocatoria (Todas, 2014 ó 2015). Menú desplegable Filter by Tested Language (Filtrar por idioma de prueba de nivel): haciendo clic aquí, podrá filtrar las entradas que se muestran en pantalla en base al idioma evaluado. Menú desplegable Filter by Reached Level (Filtrar por nivel alcanzado): haciendo clic aquí, podrá filtrar las entradas que se muestran en pantalla en base al nivel alcanzado en ambas evaluaciones. Search all fields (Buscar en todos los campos): mediante este campo podrá buscar participantes introduciendo cualquier dato. Botones Previous (Anterior) y Next (Siguiente): haciendo clic en estos botones podrá navegar por las distintas páginas de la tabla de asignación de licencias de curso de idioma a los participantes. Página 19

20 Cómo reenviar una invitación a un participante Si desea reenviar una invitación a un participante, haga clic en el icono azul de Reenviar invitación, situado en la primera columna. Tenga en cuenta que esto solo es posible si el participante aún no ha empezado a realizar la prueba de nivel. Si ya la ha empezado, el icono azul no aparecerá en pantalla. Tras hacer clic en el icono azul, aparecerá una ventana emergente pidiéndole que indique una nueva fecha límite para que el participante realice la prueba de nivel. El participante recibirá otra invitación con una nueva fecha límite para realizar la prueba de nivel. Por defecto, el idioma de la prueba de nivel es el mismo que se indicó en la primera invitación. Si desea cambiar el idioma de la prueba, tendrá que eliminar al participante en cuestión y volver a invitarle para hacer la prueba de nivel en otro idioma Cómo eliminar una invitación enviada a un participante Si desea eliminar una invitación enviada a un participante, haga clic en el icono rojo de la primera columna. Tenga en cuenta que esto solo es posible si el participante aún no ha empezado a realizar la prueba de nivel. Aparecerá una ventana emergente pidiéndole que confirme si realmente desea eliminar la invitación. Tenga en cuenta que el participante no recibirá ninguna notificación automática explicándole el motivo por el que se ha eliminado su invitación. Página 20

21 3.5. Cómo editar su perfil y crear usuarios adicionales Si necesita editar su perfil o crear usuarios adicionales, haga clic en el botón de Perfil, situado en la esquina superior derecha de su pantalla. La página del perfil se divide en cuatro apartados: BEN information (Datos del BEN): aquí se incluye su PIC, nombre y país. Estos datos no los puede modificar ningún BEN. Change BEN User information (Cambiar los datos de usuario del BEN): aquí puede editar sus datos de perfil excepto el dato de Login (Nombre de usuario) Creation of additional users (Creación de usuarios adicionales): aquí puede crear usuarios adicionales (llamados alias ) con los mismos permisos de acceso que su cuenta principal de BEN. Additional for receiving notifications (Direcciones de correo adicionales para recibir notificaciones): aquí puede añadir direcciones de correo electrónico a las que se enviarán notificaciones. Página 21

22 Cómo editar su perfil En el apartado Change BEN User information puede editar su contraseña, nombre y número de contacto. Una vez realizados los cambios necesarios, haga clic en el botón azul Save Changes. Aparecerá un mensaje indicando que los datos se han guardado correctamente. Página 22

23 Cómo crear usuarios adicionales En el tercer apartado de la página del perfil, haga clic en Add New Alias (Añadir nuevo alias) para empezar a crear usuarios adicionales con los mismos permisos de acceso. En la fila nueva que aparecerá, elija las credenciales de la nueva cuenta de usuario. Introduzca un nombre de usuario o login (puede ser distinto del correo electrónico), una contraseña y una dirección de correo electrónico. Una vez introducidos los datos requeridos, haga clic en Save Changes. El nuevo usuario aparecerá en pantalla. Para editar sus credenciales, haga clic en los campos que quiera modificar, cambie los datos y guarde los cambios con el botón Save Changes. El nuevo usuario recibirá las credenciales de forma automática. Página 23

24 Tenga en cuenta que no se pueden crear usuarios con direcciones de correo electrónico que ya se estén utilizando como contactos del BEN para proyectos de Cómo eliminar usuarios adicionales En el tercer apartado de la página del perfil, haga clic en el botón rojo Delete del usuario que desee eliminar. El alias desaparecerá de la lista de usuarios adicionales Cómo añadir o eliminar direcciones de correo electrónico para futuras notificaciones En el cuarto apartado de la página del perfil, haga clic en Add New Notification para añadir direcciones de correo electrónico a las que se enviarán futuras notificaciones. Introduzca las direcciones de correo electrónico en la fila nueva que aparecerá. Página 24

25 Una vez introducidos los datos requeridos, haga clic en Save Changes. El correo electrónico recién añadido aparecerá en pantalla. Para editar la dirección, haga clic sobre ella, modifíquela y guarde los cambios con el botón Save Changes. Para eliminar una dirección de correo electrónico, haga clic en el botón rojo Delete. El correo electrónico desaparecerá de la lista. Para volver a la página de inicio del sistema de gestión de licencias desde la página del perfil, haga clic en el botón Home. Página 25

26 4. Soporte técnico Si tiene algún problema o incidencia al seguir estas instrucciones, contacte con el soporte técnico haciendo clic en el botón Report a Problem (Señalar un problema) del encabezado de la página. Página 26