ANUNCIO DE CONSULTORÍA #PAN

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1 ANUNCIO DE CONSULTORÍA #PAN Contratación de una agencia de comunicaciones estratégicas responsable de desarrollar la adecuación del posicionamiento de la oficina de país y preparación del mercado para una exitosa estrategia de Recaudación de Fondos. I. ANTECEDENTES La construcción de alianzas estratégicas y asociaciones colaborativas constituye una estrategia clave en el trabajo del Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF) para garantizar resultados en favor de niños, niñas y adolescentes. La Junta Ejecutiva de UNICEF adoptó, en 2017, el Plan Estratégico de UNICEF Este Plan incluye siete estrategias a favor del cambio (el CÓMO), destacando la relacionada al sector privado y la Responsabilidad Social (RS): Utilizar el poder de las empresas y de los mercados en favor de los niños así como la que se refiere a Aumentar el apoyo a la causa de los niños y niñas de parte de los tomadores de decisiones y el público en general. En esta misma línea, el plan global de Alianzas y Recaudación de Fondos de UNICEF ( IMPACT Plan) incluye dentro de sus resultados tanto la promoción de acciones empresariales a favor de la infancia (Outcome 2) como la abogacía del sector privado para respetar y promover los derechos de la infancia y adolescencia (Outcome 3). UNICEF tiene una importante función y relevante posición como facilitadora de espacios de dialogo y logro de acuerdos entre diferentes actores y sectores al interior de la República de Panamá, que le permite crear alianzas sostenibles y efectivas que contribuyan a reducir las inequidades entre niñas, niños y adolescentes más vulnerables. En este sentido, los presentes Términos de Referencia se enmarcan en el Programa País ( ), el cual se enfoca en el fortalecimiento de la cooperación con el sector privado del País y de las alianzas estratégicas que promuevan y respeten los derechos de la infancia y adolescencia. La oficina de país de Panamá desarrolló en 2017 un Barómetro de marca en Panamá cuyos resultados indicaron: 1. Sólo 1 de cada 3 personas conocen UNICEF. 2. Las personas no están familiarizadas con las organizaciones de modo que la intención de donar se ve afectada. 3. La opinión sobre UNICEF es positiva y está por encima de 90% en los que lo conocen, lo cual es un terreno fértil para construir una imagen de solidez y coherencia. 4. UNICEF está en el Top of Mind sólo del 5% de la población. En virtud de esto, se hizo evidente la necesidad de desarrollar un plan de posicionamiento con la finalidad de mejorar esos resultados con miras a iniciar acciones de recaudación de fondos en

2 Se realizó un taller interno, con la participación de todos los miembros de UNICEF Panamá, con el objetivo de analizar la percepción externa de la oficina. Se evaluaron las percepciones existentes en la actualidad entre los diferentes públicos y aliados con los cuales trabajamos o hemos trabajado en el pasado. El resultado de este taller arrojó la necesidad de cambiar algunas percepciones lo cual, unido a los resultados del barómetro, hace evidente la necesidad de desarrollar nuevos mensajes, habilidades y estrategias destinadas a cumplir los objetivos planteados como oficina. El aumento de la visibilidad, como resultado de las acciones de posicionamiento, podría tener como consecuencia el aumento de las interacciones con aliados y con público en general lo cual implica la necesidad de preparación de todos en la oficina para atender los contactos que puedan surgir, así como el desarrollo de un plan de acción ante situaciones de emergencia que sean derivados a nuestra oficina. Las acciones de Recaudación de fondos aumentan el posicionamiento en sí mismas e implican la necesidad de preparación y adecuaciones en la oficina para atender al aumento de demandas del público en general y potenciales aliados. II. OBJETIVO DE LA CONSULTORÍA La presente consultoría tiene como objetivos: 1. Diseño de una estrategia de fortalecimiento del posicionamiento de UNICEF Panamá frente a audiencias clave incluyendo ajuste de las percepciones existentes sobre el rol de UNICEF en Panamá. (Esta estrategia será ejecutada por UNICEF. La implementación incluye, pero no se limita a: comunicación con potenciales donantes, proveedores, socios implementadores, contrapartes del gobierno y público en general.) Este plan incluirá la preparación para atender emergencias comunicacionales. 2. Diseño de herramientas de comunicación ajustadas a cada público que guíe la comunicación de manera clara y atractiva hacia todas las audiencias antes mencionadas. 3. Entrenamiento de todos los miembros de la oficina (incluye alta gerencia y equipo de apoyo) para responder ante el aumento de visibilidad y preparación ante situaciones de emergencia comunicacional. III. METODOLOGIA Para el logro de los productos esperados, la agencia desarrollará el trabajo en tres fases que se detallan a continuación. En la propuesta técnica se pueden plantear ajustes a la propuesta metodológica si fuera considerado necesario siempre y cuando no se comprometa el tiempo estimado ni el logro de los productos. Fase 1: Desarrollo de un plan de comunicación y relaciones públicas enfocado en ajustar la percepción sobre UNICEF Panamá y en aumentar el posicionamiento incluyendo mensajes clave por audiencias y canales 2

3 1.1. Reunión o taller de alineación de expectativas y revisión de mensajes claves En esta fase inicial se espera que la agencia desarrolle, luego de un trabajo en conjunto con los actores que se definan de la oficina, los mensajes clave por audiencias y canales que usaremos para transmitir estos mensajes. La propuesta estratégica del plan de comunicación y posicionamiento serán presentados para su evaluación y revisión. Con las sugerencias de UNICEF la agencia hará los ajustes pertinentes para presentar una versión final para su aprobación. Productos esperados Producto 1: Plan de posicionamiento y relacionamiento incluyendo: mensajes para cada la audiencia y canales de difusión. Se incluye en el plan la preparación ante emergencias comunicacionales. Producto2: Guía/Documento de Mensajes clave por audiencia. Producto 3: Kit de Herramientas de comunicación ajustables para cada audiencia basado en el producto 2 (PPT, , Cartas, etc.). Esos materiales deben ser en español, con versiones en inglés. Fase 2: Preparación del equipo para la difusión y ajuste de mensajes Se espera que basado en el Plan de posicionamiento y relacionamiento aprobado por UNICEF se impartan talleres de preparación práctica a todos los miembros de la oficina para transmitir estos mensajes efectivamente. Se debe incluir la preparación de todo el personal ante emergencias tales como denuncias que pudieran llegar a la atención de UNICEF Panamá y/o cualquier situación que pudiera poner en riesgo la imagen de la oficina. Esos materiales deben ser en español, con versiones en inglés. Producto 4: Todos los Miembros de la oficina entrenados para responder a potenciales donantes, público en general, socios implementadores, sector privado y medios de manera eficiente con los mensajes adecuados, así como para responder a emergencias comunicacionales. Fase 3: Evaluación de la situación de la oficina luego de los entrenamientos y un informe final con recomendaciones La agencia presentará un informe final de la consultoría que incluya información con respecto a las brechas que todavía puedan existir en la adecuación de los discursos internos y recomendaciones de contenido y canales, entre otros, para la implementación del plan. Producto 5: Informe final y recomendaciones. 3

4 IV. PRODUCTOS ESPERADOS Fase Productos Fecha de entrega Fase 1: Desarrollo de un plan de comunicación y relaciones públicas enfocado en ajustar la percepción sobre UNICEF Panamá y en aumentar el posicionamiento incluyendo mensajes clave por audiencias y canales Producto 1: Plan de posicionamiento y relacionamiento incluyendo: mensajes para cada la audiencia y canales de difusión. Se incluye en el plan la preparación ante emergencias comunicacionales. Producto2: Guía/Documento de Mensajes clave por audiencia. Producto 3: Kit de Herramientas de comunicación ajustables para cada audiencia basado en el producto 2 (PPT, , Cartas, etc.). Esos materiales deben ser en español, con versiones en inglés. 15 días a partir de la fecha de firma del contrato Fase 2: Preparación del equipo para la difusión y ajuste de mensajes Fase 3: Evaluación de la situación de la oficina luego de los entrenamientos y un informe final con recomendaciones Producto 4: Todos los Miembros de la oficina entrenados para responder a potenciales donantes, público en general, socios implementadores, sector privado y medios de manera eficiente con los mensajes adecuados, así como para responder a emergencias comunicacionales. Producto 5: Informe final y recomendaciones. 1 mes a partir de la fecha de firma del contrato Dos meses a partir de la fecha de firma del contrato La información generada mediante esta consultoría es propiedad de UNICEF. V. PERFIL REQUERIDO UNICEF busca una agencia de comunicación, relaciones públicas, mercadeo o afines comprometida con los Derechos de la Infancia, con capacidad de cumplir con los tiempos de entrega especificados en el Punto anterior. Las agencias interesadas en aplicar a esta convocatoria deben enviar: Datos fiscales de la agencia. Cotización de los servicios solicitados. En el caso que la agencia quiera ofrecer la totalidad de sus servicios - o parte de ellos pro-bono, estos deberían ser cuantificados (por ejemplo: número total de horas-persona donados, precio unitario de hora-persona), de manera que el proceso de selección sea transparente y objetivo. 4

5 VI. CRITERIOS DE SELECCION Evaluación curricular y propuesta técnica La agencia envía propuesta que responde a los TdR. Parcialmente 15 puntos Completamente 20 puntos Supera expectativas 25 puntos Un mínimo de 5 años de experiencia demostrada en el ámbito de las comunicaciones/relaciones públicas (5 años, 15 puntos) Un mínimo de 5 años de experiencia demostrada en el ámbito de desarrollar estrategias de posicionamiento (5 años, 15 puntos) Propuesta técnica: Plan de trabajo donde se evidencia la metodología y cronograma de trabajo. Parcialmente 10 puntos Completamente 15 puntos Criterio/Puntaje 25 puntos 10 puntos 10 puntos 15 puntos Se requerirá de un puntaje mínimo de 60% del cumplimiento del perfil requerido y propuesta técnica, para revisión de la propuesta económica. Propuesta económica: 40% La propuesta económica debe incluir como contenidos mínimos: Presupuesto total para la realización de la consultoría. Todos los gastos que se necesiten para el cumplimiento del servicio acordado deben estar incluidos en el costo global de la consultoría y son responsabilidad de la persona jurídica. VII. DURACIÓN ESTIMADA DEL CONTRATO DE CONSULTORÍA La contratación se plantea para un período de 2 meses a partir de la firma del contrato. 1mes para el desarrollo de los productos (fase 1) 1 mes para desarrollo de talleres y evaluación (fase 2 y 3) VIII. LUGAR DE TRABAJO Ciudad de Panamá. La consultoría es para la oficina de UNICEF Panamá y la persona jurídica puede ser local o/e internacional radicada en Panamá. La persona jurídica debe tener flexibilidad para reuniones en las oficinas de UNICEF Panamá o bien en donde se disponga en la Ciudad de Panamá. En el caso que la persona jurídica no tenga presencia física en Panamá, su propuesta económica debe incluir los gastos de traslado hacia Panamá como gastos de estadía, además gastos de viajes internos en Panamá, de los profesionales a cargo de la consultoría. 5

6 IX. COSTOS DE CONSULTORIA Y FORMA DE PAGO Esta es una consultoría de todo incluido. Se espera que el costo del producto (s) incluya (n) cualquier gasto relevante para la ejecución de la consultoría. Para recibir el pago será necesario la entrega de factura original de acuerdo a la normativa vigente de Panamá o del país donde se emita el documento. Los pagos se acreditarán en la cuenta del proveedor después de entregada la factura a UNICEF Panamá, de acuerdo a los términos y condiciones generales de pago de UNICEF. Los pagos se realizarán en DÓLARES y serán desembolsados contra entrega, satisfacción y aprobación supervisor de UNICEF Panamá de los siguientes productos: Fases Productos Porcentaje de pago 1 Plan de trabajo Productos 1, 2, 3 2 Producto 4 40% 3 Producto 5 20% 40% X. APLICACIONES El oferente será una persona jurídica y debe presentar una propuesta que contenga los aspectos metodológicos y técnicos para realizar la consultoría, el equipo consultor con sus hojas de vida, así como propuesta económica que incluya costos de la consultoría. Las propuestas deben ser presentadas en español. La propuesta técnica debe estar en archivo separado de la propuesta económica. Las propuestas y documentación requerida deberán ser enviada al correo electrónico: consultantpanama@unicef.org con referencia al número y nombre de la consultoría a la cual está aplicando, antes de la fecha de cierre. Adicionalmente se debe estar registrado en la página de United Nations Global Market - UNGM (utilizando este link) en el nivel 1. Cabe mencionar que este registro solamente se realiza una vez, por lo que si ya cuenta con un número de registro del UNGM solamente deberá proporcionarlo en su propuesta económica. Para mayor información, consultar las páginas webs y Para cualquier consulta, contactar a través de este correo electrónico consultantpanama@unicef.org XI. FECHA DE CIERRE DE APLICACIÓN 19 de septiembre de 2018 a las 23:59 hora local de Panamá. 6