Módulo 2: Técnicas Administrativas de Compra-Venta. Unidad didáctica 7: Informes y enlaces. acturaplus Élite

Transcripción

1 Módulo 2: Técnicas Administrativas de Compra-Venta Unidad didáctica 7: Informes y enlaces acturaplus Élite

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3 UNIDAD DIDÁCTICA 7 Informes y enlace

4 Créditos Innovación y cualificación Autor/es: uentes Innovación y Cualificación Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, ANTEQUERA (Málaga) Tfno.: ax: innova@antakira.com página web:

5 Informes y enlace Presentación La gestión óptima de toda la información que genera la empresa se consigue con tablas, gráficos y resúmenes que permiten visualizar la situación global de la empresa. Para ello, lógicamente, es necesario que la persona responsable de interpretar esa información sepa hacerlo. Partiendo de las competencias del responsable, acturaplus permite obtener gráficos e informes acerca de la situación del almacén, los productos, clientes, proveedores... y demás información que esta aplicación proporciona. En esta unidad aprenderás a solicitar informes de este tipo. Además, al ser acturaplus de la familia de programas SP, te presentamos el enlace de esta aplicación con otra de la misma familia y de igual importancia (ya estudiada anteriormente): ContaPlus. Temporalización 9 horas. Objetivos de la Unidad Didáctica Recoger información de la empresa a través de informes, gráficos y estadísticas. 255

6 Unidad Didáctica 7 Saber crear gráficos de la información recogida en las estadísticas y en los informes. Saber traspasar información de acturaplus a ContaPlus. Contenidos de la Unidad Didáctica 1. Informes. 2. Gráficos. 3. Enlace ContaPlus I. 4. Enlace ContaPlus II. Resumen. Ejercicios de repaso y autoevaluación. Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación. 256

7 Informes y enlace 1 Informes El menú Informes contiene 3 opciones en su interior, éstas son: Estadísticas e informes. Estadísticas e informes estándar. Gráficos. Menú Informes En este párrafo nos centraremos en el estudio de las dos primeras, la opción Gráficos se verá en el siguiente Estadísticas e informes La opción Estadísticas e informes, a la cual podemos acceder también a través de su icono de la barra de herramientas. Permite la obtención de cualquier tipo de informe y estadística personalizada; es decir, puede ser configurable por el usuario. Con ella es posible un control, en todo momento, de la situación de la empresa, ya que podemos seleccionar datos de cualquiera de las aplicaciones del programa. La ventana principal de trabajo de esta opción es la siguiente: 257

8 Unidad Didáctica 7 Cuadro de diálogo Informes Para acceder a cada uno de los informes debemos hacer doble clic sobre el registro que lo contenga, automáticamente se desplegará un árbol con los distintos informes que puede presentar esta opción. Para activarlos debemos hacer nuevamente doble clic sobre el mismo, y el programa los presenta en pantalla. Observa la siguiente imagen, donde presentamos la relación de informes que puede presentar el registro Informes de Almacén. Cuadro de diálogo Informes 258

9 Informes y enlace La barra de herramientas de esta pantalla presenta las siguientes opciones de trabajo : Añadir: posibilita la creación de nuevos informes. Modificar: permite la modificación de los informes existentes. Eliminar: permite la eliminación de informes. Columnas: seleccionado un informe, y pulsando sobre este icono, el programa presenta una pantalla con los datos que van a componer dicho informe. Estos datos están definidos en las tablas generales. Se pueden añadir, modificar, etc. Ejecutar: permite la ejecución y posterior impresión del informe. Duplicar: permite la creación de otro informe partiendo de uno maestro. Cabeceras: permite la configuración de la cabecera que aparecerá en todos los informes. Restaurar: permite devolver los informes a su estado original Estadísticas e informes estándar En esta segunda opción se puede obtener una relación de informes estándar que nos permitirá controlar en todo momento la situación de nuestra empresa. Estos informes ya están confeccionados por el programa, con lo cual no permiten añadir nuevos ni modificar los existentes. La información que suministra nos ayuda a poder controlar la situación de la empresa en todo momento. Al acceder a esta opción, nos da la posibilidad de poder escoger entre dos opciones: Estadísticas e Informes. 259

10 Unidad Didáctica 7 Estadísticas: presenta las siguientes posibilidades: Cuadro diálogo Listados Informes: ofrece los siguientes informes: Cuadro de diálogo Listados Al hacer doble clic sobre cada una de las opciones que presenta, tanto Estadísticas como Informes, se despliega un árbol con los distintos informes que pueden presentar dichas opciones: 260

11 Informes y enlace Cuadro de diálogo Listados Para obtenerlos por impresora basta seleccionarlo y hacer clic en el botón Ejecutar, de la barra de herramientas. 2 Gráficos Muchos de los informes explicados en el párrafo anterior, además de su obtención por pantalla o por impresora, permiten la representación gráfica de los datos que contienen. En el menú Informes, la opción Gráficos permite esta posibilidad. A esta opción podemos acceder desde el menú Informes o bien con el icono de acceso directo Gráficos. Al entrar en esta opción aparece la relación de los distintos gráficos predefinidos que puede ofrecer el programa. 261

12 Unidad Didáctica 7 Cuadro de diálogo Gráficos Al hacer doble clic sobre alguno de ellos aparece una pantalla donde acotaremos los datos para la representación gráfica de la información que suministra el informe. Por ejemplo, en la representación gráfica del resumen de compras a proveedores nos piden la siguiente información. Ventana Resumen de compras a proveedores Cada uno de los informes pedirá los datos que aparecerán en el Gráfico. Una vez aceptados dichos datos, cabe la posibilidad de poder obtener directamente el 262

13 Informes y enlace gráfico, enviarlo a formato Excel o bien una distribución gráfica por provincias sobre un Mapa de España. Cuando se opta por activar el botón Gráficos, la imagen que obtenemos es la siguiente: Ventana Gráficos En esta ventana podemos seleccionar entre varios tipos de gráficos, con solo posicionar el puntero del ratón en uno de los iconos que muestra la barra de herramientas de dicha ventana. Como puedes observar, esta barra de herramientas se divide en tres partes, cada una con una misión especial que a continuación pasamos a describir. 263

14 Unidad Didáctica Grupos de tipo Barra Grupos de tipo de gráficos Todos los botones de esta opción permiten cambiar directamente el formato del gráfico sin pedir confirmación ni datos adicionales. Podemos escoger, de izquierda a derecha, entre: gráficos de tarta, de tarta en tres dimensiones, de barras, de barras en tres dimensiones, lineal, lineal logarítmico, polar o área Grupos de estilos, texto y atributos Barra Grupos de estilos, texto y atributos Los elementos que componen esta barra, de izquierda a derecha son: Estilo, con el cual podemos variar el estilo asociado al tipo de gráficos; Texto, con el cual podemos variar el tipo de letra, escribir nuevos encabezamientos, etc.; Atributos, con el cual podemos definir los atributos del gráfico, es decir, colores, símbolos, marcas, etc Grupo de impresión y salvado del gráfico Barra Grupos de impresión y salvado del gráfico 264

15 Informes y enlace Los elementos que integran esta barra los usaremos para imprimir el gráfico, o bien, guardar dicho gráfico en un fichero determinado. 3 Enlace ContaPlus I En este párrafo y en el siguiente expondremos una de las ventajas que ofrece el programa ACTURAPLUS: el enlace con el programa CONTAPLUS. Esta ventaja estriba en que el programa de facturación genera asientos contables derivados de las distintas facturas elaboradas a los clientes o recibidas de los proveedores, así como de la gestión de cobros o pagos (recibos) y los abonos que, posteriormente, son recogidos automáticamente por el programa de contabilidad. Con lo cual un usuario de ambos programas se ahorrará realizar estos asientos en contabilidad, ya que el programa los introduce automáticamente. Debes tener en cuenta que, para que el enlace se realice en condiciones y no tengamos problemas, se debe de dar de alta a la empresa primero en ContaPlus y posteriormente en acturaplus. Una vez introducidos los datos identificativos de la empresa en ambos programas, y antes de comenzar a crear los ficheros de proveedores, clientes, artículos, etc., debemos realizar unos pasos previos que nos servirán para poder hacer compatibles ambos programas. En primer lugar, y una vez dada de alta la empresa, debemos activar el menú Útil, seleccionar Entorno del Sistema y por último escoger la opción Personalización. Seguidamente nos aparecerá una ventana compuesta de varias carpetas. 265

16 Unidad Didáctica 7 De estas carpetas, la que contiene los datos que harán posible el enlace ACTURAPLUS/CONTAPLUS, se encuentra en la denominada ContaPlus. En ella debemos indicarle a ACTURAPLUS que, una vez realizadas las facturas, recibos o abonos, genere un asiento que será recogido por CONTAPLUS. También indicaremos la ruta que debe seguir el programa para que este enlace se realice sin problemas. Ventana Personalización del sistema-contaplus Los campos que componen esta ventana son: Ruta SP: en este campo debemos introducir la unidad de disco y el directorio donde se encuentra el programa CONTAPLUS. Cada versión cuenta con una ruta propia. Con la que estamos trabajando ahora es: C:\GRUPOSP\CONTAP03\. Cuenta con la opción Examinar para localizarla. 266

17 Informes y enlace Empresas: en este campo introducimos la empresa o empresas con las que vamos a enlazar en CONTAPLUS. Esta empresa o empresas deben ser creadas antes en dicho programa, si no el enlace no será posible. Serie A, B y Abonos: en este campo debemos seleccionar las series de facturas y los abonos que se hayan elegido para cada empresa. Definición de cuentas: en este campo aparecerán, por defecto, una serie de cuentas que serán las que tomará el programa de facturación como base para enlazar los asientos generados desde el mismo. Estas cuentas pueden ser modificadas. Entre ellas se encuentran: (430) Clientes, (400) Proveedores, (700) Ventas de mercaderías, etc. A la hora de definir cuentas pueden darse algunas situaciones anómalas, pero sin ningún tipo de problema para su resolución. Por ejemplo, supongamos que en ACTURAPLUS creamos una cuenta de clientes: Rafael Elviro, con el código Y posteriormente enlazamos con CONTAPLUS, donde el desglose de las subcuentas es de un nivel 7. Al unirse ambos programas, se creará una subcuenta, en el programa de contabilidad, con los siguientes dígitos: Rafael Elviro. Pero debes saber que anteriormente, y en el programa de contabilidad, hemos tenido que dar de alta a la subcuenta (430) Clientes. Terminada la introducción de datos en las carpetas de la opción Personalización, estamos en condiciones de poder comenzar a trabajar con la nueva empresa. Para ello daremos de alta los ficheros de clientes, proveedores y artículos. Seguidamente debemos comenzar a registrar los pedidos, albaranes y facturas que se vayan generando a lo largo del período de tiempo que dure el ejercicio. 267

18 Unidad Didáctica 7 4 Enlace ContaPlus II Tras registrar las facturas de los clientes y de los proveedores, haber confeccionado los documentos de pago y cobro, debemos pasar el/los asiento/s que se generen en ACTURAPLUS al programa CONTAPLUS. Para ello contamos con dos opciones: desde el menú acturación/enlace SP CONTAPLUS o bien con el icono de acceso directo que se encuentra en la barra de herramientas. Cuadro de diálogo Características del enlace En esta ventana están los datos que compondrán el enlace de programas, es decir, la empresa con la que vamos a enlazar; la fecha tope hasta la que pasarán dichos datos; las series de facturas que se pasarán (este dato te recuerdo que se dejó establecido en la carpeta ContaPlus de la opción Personalización del Sistema, del menú Útil), y por último, la decisión de traspasar las facturas y remesas que se generen en ese período de tiempo, tanto de clientes como de proveedores. 268

19 Informes y enlace De todos estos datos, sólo la opción de fecha tope de paso y la decisión de escoger facturas y remesas es accesible por el usuario del programa, el resto de campos los integra automáticamente ACTURAPLUS. Si no hay ningún problema (en tal caso el programa nos advierte de ello con un mensaje) estamos en condiciones de poder recoger los asientos contables en el programa CONTAPLUS. Para ello, nos basta activar el icono Asientos de la barra de herramientas de la pantalla principal de trabajo de CONTAPLUS. Debes saber que, al generar el asiento, CONTAPLUS incorpora el número de asiento correlativo al último introducido, bien haya sido manualmente o a través de otro enlace anterior con ACTURAPLUS, y como fecha de asiento establece la introducida en la figura anterior. Así pues, para ver el asiento generado nos basta, una vez activado el icono Asientos, llamar al último asiento generado. Para ello, introducimos el número de asiento anterior al que aparece en esos momentos en la ventana de introducción de asientos. Automáticamente aparecerá en pantalla el asiento generado a través de ACTURAPLUS. Sólo nos resta grabar dicho asiento para finalizar el proceso. Este proceso de enlazar ambos programas puede realizarse todas las veces que sean necesarias. Pero debes saber igualmente, que dicho proceso es irreversible, por lo cual no se podrán pasar asientos generados con anterioridad y no se podrán modificar facturas que ya han sido contabilizadas. Así que debemos estar muy seguros de lo que estamos realizando, para no cometer errores que no podrán ser reparados. 269

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21 Informes y enlace R Resumen El menú Informes se divide en 3 opciones: a) Estadísticas e informes. b) Estadísticas e informes estándar. c) Gráficos. Con las dos primeras podemos obtener información sobre la situación de la empresa. La primera es definible por el usuario. La segunda está predefinida por el programa. Con ellas podemos llevar un control sobre las distintas operaciones realizadas: control de almacén, facturación, gestión de cobros, etc. Con la opción Gráficos, podemos obtener una representación gráfica de aquellos informes que permiten dicha operación: Resumen anual de facturación a clientes, resumen de compras o ventas, etc. Una de las opciones más interesantes que presenta el programa acturaplus es la posibilidad de poder generar de forma automática asientos contables con las operaciones que se realicen en este programa, y traspasarlas al programa ContaPlus. Para ello debes establecer la ruta de enlace entre ambos programas. Ello se consigue en la carpeta ContaPlus de la opción Personalización del Entorno del Sistema. 271

22 Unidad Didáctica 7 Una vez realizados estos pasos y habiendo generado los documentos de traspaso: facturas y abonos, se puede comenzar a enlazar la información entre ambos programas. Para ello activamos el icono Enlace ContaPlus o bien activamos dicha opción en el menú acturación. 272

23 Informes y enlace E Ejercicios de repaso y autoevaluación 1. Qué nos permite la opción Estadísticas e informes? 2.Cuántas opciones comprenden el menú Informes? Cómo podemos ejecutar un informe? Haciendo clic sobre ella. Haciendo doble clic sobre ella. Haciendo clic en el botón Abrir. 4. Los informes obtenidos con la opción Estadísticas e informes Estándar pueden ser modificables? Sí, siempre. Sí, pero depende del tipo de informe. No. 5. Cuál de los siguientes gráficos no es posible obtener con la opción Informes de compras y Movimientos de almacén? Resumen de Stocks por amilias. Resumen de Compras por amilias. Entradas de Productos por amilias. 273

24 Unidad Didáctica 7 6. Cuántos grupos de tipo de gráficos permite obtener el programa? A través de qué menú realizamos los pasos previos para el enlace con ContaPlus? Sistema. Útil. Global. 8. Es irreversible el enlace desde acturaplus a ContaPlus? No, podemos anular en cualquier momento el enlace. Sí. Sí, aunque depende de qué asientos escojamos en ContaPlus. 274

25 Informes y enlace S Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación 1. Con ella es posible un control, en todo momento, de la situación de la empresa, ya que podemos seleccionar datos de cualquiera de las aplicaciones del programa Haciendo doble clic sobre ella. 4.No. 5.Resumen de Stocks por amilias Útil. 8.Sí. 275

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