INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES

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1 INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES INVITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATAR UN CORREDOR DE SEGUROS LEGALMENTE CONSTITUIDO Y ESTABLECIDO EN COLOMBIA, QUE PRESTE SUS SERVICIOS PROFESIONALES DE INTERMEDIACIÓN Y ASESORÍA EN LA FORMULACIÓN Y MANEJO DEL PROGRAMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Página 1 de 16

2 La firma Willis Colombia Corredores de Seguros S.A. mediante comunicación remitida por correo electrónico el 26 de abril de 2013 a las 2:50 pm., formula las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN 1: Numeral CARACTERÍSTICAS DE LOS GRUPOS GRUPO 2 Bienestar Universitario. Agradecemos nos informen a que cobertura hace referencia el amparo de Cobertura adicional en Exceso de Gastos. Se aclara que la póliza de seguros del ramo accidentes personales, que cubrirá a los estudiantes de pregrado y posgrado de las sedes de la Universidad, incluyendo los estudiantes visitantes que ingresan por el Programa de Movilidad Académico-Estudiantil, y los estudiantes del Jardín Infantil e Instituto Pedagógico Arturo Ramírez Montufar, Sede Bogotá, de la universidad, deberá contemplar, entre otros, el amparo de Cobertura adicional en Exceso de Gastos, el cual consiste en la cobertura adicional en exceso de los amparos básicos de Gastos Médicos y Riesgo Biológico y la cual operará en exceso de los amparos básicos para aquellos eventos en los cuales el valor asegurado resulte insuficiente para la atención del paciente. OBSERVACIÓN 2: Numeral EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE. El mayor puntaje para los ramos de Todo Riesgo Daños Materiales, Automóviles y Responsabilidad Civil Servidores Públicos lo obtiene quien certifique el mayor valor en la sumatoria de las primas y para los demás se asignará el puntaje en forma proporcional. Respetuosamente solicitamos modificar este sistema de calificación por las siguientes razones: a. El corredor de seguros más grande del país es De Lima Marsh y muy seguramente el mayor puntaje lo obtendrán ellos, con lo que se elimina el factor de competencia. b. Quien tenga el mayor valor de primas no necesariamente será quien tenga más experiencia en el ramo y esté en capacidad de prestar el mejor servicio a la Universidad. c. Las situaciones antes mencionadas no se presentan si se asigna el mayor puntaje al proponente o proponentes que certifiquen el valor de las primas que la Universidad considere como máximo necesario para atender su programa de seguros. d. La Universidad está utilizando el sistema sugerido en la calificación de los ramos de Accidentes Personales y Accidentes Personales Estudiantiles y Escolares, en el que si se establece un límite mayor en el valor de las primas, lo cual es más específico para los requerimientos de experiencia que busca comprobar la Universidad. La Universidad ACOGE parcialmente la observación y en consecuencia modificara los numerales , , , y así como eliminar el numeral , mediante la correspondiente Adenda. Con respecto a las afirmaciones realizadas por el Corredor de Seguros en los numerales a, b y c, la Universidad considera que las mismas corresponden a apreciaciones particulares que no se encuentran fundamentadas en hechos reales, ni que puedan afectarse el factor de competencia por lo cual NO ACOGE dichas observaciones. OBSERVACIÓN 3: Numeral 6.1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROPONENTE. En el literal c) se indica que la información del personal que se asignará al manejo del programa de seguros de la UNIVERSIDAD y su dedicación en horas/hombre/mes (exclusiva, permanente o compartida), se deberá relacionar en el Formato No. 3, pero este documento no se encuentra anexo al Pliego de Condiciones. Agradecemos suministrárnoslo. Página 2 de 16

3 La Universidad ACOGE la observación y en consecuencia incorpora al pliego de condiciones el Formato No. 3 FORMACIÓN Y EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO. OBSERVACIÓN 4: Numeral 6.2. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS. Se indica que el PROPONENTE deberá aceptar expresamente que se compromete a prestar los servicios básicos indispensables y que para tal efecto utilizará el Formato No. 3. No obstante creemos que el Formato No. 4 es el que aplica ya que en el encuentra la relación de dichos servicios. La Universidad ACOGE la observación y mediante adenda ajusta el numeral 6.2 OBLIGACIONES ESPECIFICAS en cuanto al número del formato. Adicionalmente se adiciona el literal m en el numeral relacionado con el personal requerido para las actividades de prevención de riesgos del Grupo 1 del Programa de Seguros. La firma JARGU S.A. Corredores de Seguros mediante comunicación G.G. No remitida por correo electrónico el 26 de abril de 2013 a las 3:36 pm., formula las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN 1 1. NUMERAL CERTIFICADO DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA El citado numeral establece que a través del certificado expedido por la Superintendencia Financiera se debe acreditar que la duración de la sociedad no será inferior al plazo del contrato y cinco (5) años más, contados a partir de la fecha de cierre de la invitación. Conforme de a lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y tal como lo señala el mismo pliego de condiciones, la Superintendencia Financiera certifica la existencia (fecha de constitución) y la representación legal. Es por este que actualmente dicha entidad no certifica la duración de la sociedad, correspondiéndole esta función a la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad. En consecuencia solicitamos efectuar la modificación respectiva para establecer que tal información deba ser presentada a través del certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva. El Decreto 663 de 1993 mediante el cual se actualizó el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, estableció en el artículo 53 numeral 8 que la certificación sobre la existencia y representación legal de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera deberá ser expedida por dicha entidad. Sin embargo, al ejercer una actividad mercantil dichas entidades están en la obligación de inscribirse en el registro mercantil, tal y como lo establece la Circular 007 de 1996 de esta Superintendencia. Por lo tanto, se trata de dos certificados de naturaleza diferente, ya que el que prueba la existencia y representación legal es el expedido por la Superintendencia Financiera, en tanto que el expedido por las Cámaras de Comercio cumple una función de publicidad 1. Adicionalmente, de acuerdo con lo establecido en el artículo 86 numeral 3 del Código de Comercio, las Cámaras de Comercio tienen la obligación de llevar un registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, por lo que pueden certificar la representación legal de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, dada la actividad mercantil que realizan ya que también tienen la obligación de matricularse y de registrar su escritura de constitución, sus reformas, la designación de sus 1 Concepto del 21 de diciembre de 2000 de la Superintendencia de Industria y Comercio. Página 3 de 16

4 representantes legales y los demás actos que de conformidad con la ley están sujetos a registro. No obstante, con ya se advirtió, el certificado de Cámara de Comercio no es el documento idóneo para probar la existencia y representación legal de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, pues la vía para probar estos asuntos de las entidades financieras es el Certificado de la Superintendencia Financiera. En conclusión, las Cámaras de Comercio certifican exclusivamente el cumplimiento de la obligación de registro de los documentos relacionados con esas cuestiones de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, pero ese documento no puede probar la duración de la sociedad, tal como se exige en el pliego de condiciones. Por tanto, es el certificado expedido por la Superintendencia Financiera el documento válido. Lo anterior, en concordancia con lo establecido en los artículos 74 y 326 numeral 6 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Por todo lo anterior, la Universidad no acoge la solicitud presentada por la empresa Jargu S.A. Corredores de Seguros. OBSERVACIÓN 2 NUMERAL 4.18 CERTIFICACIÓN DE REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP) DE LA CÁMARA DE COMERCIO El numeral 4.18 del pliego de condiciones establece la clasificación que debe acreditar el proponente, bien bajo el decreto 1464 de 2010 o bien bajo el decreto 734 de No obstante, bajo esta última norma se está citando el código CIIU previsto para los corredores de seguros en la versión 3.1 A.C., cuando a la fecha la versión que se encuentra vigente es la 4.0 A.C. Así las cosas solicitamos efectuar la modificación respectiva, ajustando el requerimiento de clasificación en el CIIU a la versión 4.0. A.C. cuya codificación es: Sección K Actividades financieras y de seguros Grupo 662, «Actividades de servicios auxiliares de los servicios de seguros y pensiones». - Clase 6621, «Actividades de agentes y corredores de seguros». - Clase 6629, «Evaluación de riesgos y daños, y otras actividades de servicios auxiliares» La observación realizada por el posible proponente Jargu S.A. Corredores de Seguros consiste en que se pueda introducir variación en el numeral y no el 4.18 del pliego de condiciones, como erróneamente lo indica en su escrito, específicamente en lo relacionado con la calificación y clasificación en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio. Lo anterior se encuentra soportado, según lo señalado por el solicitante, en que a partir de la expedición del Decreto Reglamentario 734 de 2012, se dispuso que los requisitos del Registro Único de Proponentes relacionados con la clasificación de las empresas se tomaría del Sistema Industrial Internacional Uniforme CIIU. En respuesta a la observación, se tiene que en efecto el artículo 9.2 del Decreto Reglamentario 734 de 2012 derogó expresamente el Decreto 1464 de 2010, el cual establecía criterios, parámetros y exigencias normativas que deberían tener en cuenta los particulares que pretendieran contratar con el Estado a través de la inscripción en el Registro Único de Proponentes y fue bajo esa normativa que la Universidad elaboró el pliego de condiciones, de manera que, actualmente el Registro Único de Proponentes debe ser realizado bajo los criterios del Título VI del Decreto 734 de 2012 y los parámetros que se establezcan en dicha norma. En este contexto, la Universidad considera procedente acoger parcialmente la observación por cuanto la Clase 6629 Evaluación de riesgos y daños, y otras actividades de servicios auxiliares no se exigió en el Página 4 de 16

5 pliego de condiciones y solo aplicaría la Clase 6621 Actividades de agentes y corredores de seguros, por cuanto tiene relación con el objeto contractual de la invitación. En consecuencia, se acoge parcialmente la solicitud en el sentido de modificar mediante la correspondiente adenda el Numeral correspondiente al Certificado de Registro Único de Proponentes (RUP) de la Cámara de Comercio del Pliego de Condiciones. OBSERVACIÓN 3 NUMERAL 6.2 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS El pliego de condiciones establece en este numeral que el proponente deberá comprometerse a prestar los servicios previstos en el formato No. 3. No obstante dicho formato no se encuentra en el documento, por lo cual agradecemos revisar la numeración por cuanto creemos que se trata del formato No. 4 La Universidad ACOGE la observación y mediante adenda ajusta el numeral 6.2 OBLIGACIONES ESPECIFICAS en cuanto al número del formato. Adicionalmente se adiciona el literal m en el numeral relacionado con el personal requerido para las actividades de prevención de riesgos del Grupo 1 del Programa de Seguros. OBSERVACIÓN 4 NUMERALES , Y , EXPERIENCIA EN LA INTERMEDIACIÓN DE LAS PÓLIZAS DE SEGURO EN LOS RAMOS DE TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES, AUTOMÓVILES Y RESPONSABILIDAD CIVIL SERVIDORES PÚBLICOS. Los citados numerales determinan que la evaluación de la experiencia en la intermediación de pólizas en los ramos de todo riesgo daños materiales, automóviles y responsabilidad civil servidores públicos se realizará otorgando el mayor valor en la sumatoria de las primas acreditadas en los contratos certificados y a las demás propuestas se asignará puntaje proporcional aplicando regla de tres (3) simple directa. Encontramos que esta forma de evaluación genera un claro favorecimiento a los corredores de seguros que ostentan los primeros lugares de producción, haciendo imposible que los demás corredores de seguros podamos obtener un puntaje que nos genere una posibilidad real de para optar por la adjudicación del contrato. Ello no significa que los corredores de seguros que no ocupamos uno de los primeros cuatro lugares en el escalafón de producción de corretaje de seguros, no contamos con las capacidades, experiencia y méritos suficientes para acceder a la mayor calificación en este aspecto. Revisando las cifras publicadas por las Superintendencia Financiera de Colombia, con corte al 31 de diciembre de 2012, observamos que del 100% de la producción de los corredores de seguros el 70.74% se concentra en las primeras cuatro empresas (De Lima Marsh S.A., Aon Risk Services Colombia S.A., Willis Colombia Corredores de Seguros S.A y Jardine Lloyd Thompson, Valencia & Iragorri Corredores de Seguros S.A.). Tan solo la primera empresa en este ranking de producción del año 2012, es decir la firma De Lima Marsh S.A., manejó el 30.36% de toda la producción de corretaje de seguros a nivel nacional. Estas cifras resultan muy explícitas, al momento de analizar un sistema de ponderación como el que se prevé en el pliego de condiciones en los tres numerales comentados, ya que de mantenerse en las mismas condiciones se estará favoreciendo a estos cuatro proponentes y de plano se estará menguando cualquier posibilidad real de adjudicación para la demás mayoría de corredores de seguros del país. Solamente con revisar el proceso anterior realizado por la Universidad Nacional para los seguros del hoy Grupo 1, se puede ver que se presentaron dos uniones temporales conformadas por el primer y el tercer corredor del ranking y por el segundo y cuarto corredor del escalafón, conllevando a que la unión del primer proponente pudiera acreditar mayor valor de primas que la unión del segundo participante. Página 5 de 16

6 De mantenerse el criterio de evaluación en este aspecto posiblemente el resultado seguirá siendo el mismo del proceso pasado, o que a los sumo se podrá beneficiar la segunda unión temporal; pero de lo que si estamos seguros es que ninguno de los demás corredores de seguros interesados podremos tener una posibilidad real de adjudicación ya que así nos uniéramos los 30 corredores de seguros restantes (hipótesis bastante improbable), no podríamos llegar a acreditar con diez certificaciones los valores de primas de los cuatro intermediarios antes citados. Recordemos que los demás corredores del País participamos solo en el 29.26% de la producción de corretaje de seguros. Ahora bien, pasando a otro escenario, no entendemos por qué para estos ramos se otorga la mayor calificación al proponente que acredite el mayor valor de primas mientras que para el ramo de accidentes personales estudiantiles, se establece una tabla ponderada en donde el mayor puntaje lo puede obtener cualquier proponente que acredite un valor de primas definido, el cual incluso, es inferior al valor anual que de la póliza actualmente contratada por la Universidad. Recordamos que el sistema de calificación actual para el seguro de accidentes personales estudiantiles, fue establecido por la Universidad Nacional en el proceso pasado atendiendo observaciones que cuestionaban precisamente la evaluación de la experiencia al mayor ofrecimiento. En mérito de lo anterior, muy respetuosamente solicitamos que para efectuar la evaluación de estos tres ramos de seguros (todo riesgo daños materiales, automóviles y responsabilidad civil servidores públicos), se establezcan tablas ponderadas a través de las cuales se otorgue el mayor puntaje a laos proponentes que acrediten el valor de primas que la Universidad Nacional de Colombia, considere objetivo, para otorgar la mayor calificación. Adicionalmente solicitamos a la entidad analizar la posibilidad de establecer en el pliego de condiciones, que la experiencia deberá corresponder a programas de seguros de entidades estatales, en razón a que la forma de redacción actual permite acreditar experiencia en seguros cuya operatividad no se asemeja a la requerida por la Universidad. Para citar un ejemplo ponemos de presente las pólizas de automóviles que contratan las compañías de financiamiento comercial o los concesionarios de automotores, en las cuales la función y el trabajo del corredor de seguros no se asemeja a las labores que debe efectuar el corredor de seguros de la Universidad Nacional o de cualquier entidad estatal, especialmente al realizar la verificación y aseguramiento de los vehículos y al asesorar al cliente en el proceso de reclamación ante las compañías, ya que en la mayoría de los casos los asegurados deben acudir directamente al centro de reclamos de la compañía aseguradora. Con respecto al párrafo No. 7 relacionado con: " (...) Ahora bien, pasando a otro escenario, no entendemos por qué para estos ramos se otorga la mayor calificación al proponente que acredite el mayor valor de primas mientras que para el ramo de accidentes personales estudiantiles, se establece una tabla ponderada en donde el mayor puntaje lo puede obtener cualquier proponente que acredite un valor de primas definido, el cual incluso, es inferior al valor anual que de la póliza actualmente contratada por la Universidad.(...), se le aclara al interesado que los criterios de evaluación que fija la Universidad están determinados según el impacto que tienen cada una de pólizas dentro del programa de Seguros de la institución. En cuanto al párrafo 9 de la misma observación, la Universidad consciente del papel preponderante que juegan los factores de selección procedió a revisar que efectivamente en los criterios para la evaluación de la experiencia de algunos de los subnumerales de este numeral se establecía una tabla ponderada y para otros no. Por esta razón considera oportuno unificar la metodología para todos los subnumerales y extenderla a la totalidad de ellos, en función de una mayor coherencia metodológica en los criterios de evaluación así como en la de efectivamente promover el principio de igualdad de oportunidad para todos los posibles proponentes. Por estas razones, la Universidad ACOGE la observación en el sentido de ajustar la calificación de los numerales , , , y , así como eliminar el numeral Página 6 de 16

7 mediante la correspondiente adenda. Con respecto a la observación del párrafo 10 relacionada con posibilidad de establecer en el pliego de condiciones, que la experiencia deberá corresponder a programas de seguros de entidades estatales, en razón a que la forma de redacción actual permite acreditar experiencia en seguros cuya operatividad no se asemeja a la requerida por la Universidad en este caso particular la Universidad NO ACOGE la observación en consideración a que la misma podría ser excluyente, lo que estaría en contravía con el principio de transparencia del proceso y limitaría la pluralidad de ofertas. OBSERVACIÓN 5: NUMERAL EXPERIENCIA EN LA INTERMEDIACIÓN DE PÓLIZAS DE SEGURO EN EL RAMO ACCIDENTES PERSONALES Este numeral del pliego de condiciones establece la calificación de experiencia para un ramo de seguros que no se encuentra contratado por la Universidad Nacional de Colombia, motivo por el cual no resultaría objetivo que en este proceso se otorgue puntaje a ramos de seguros que el proponente no va a intermediar. Adicionalmente nos sorprende que para la experiencia de este seguro se otorgue el doble del puntaje que para el seguro de accidentes personales estudiantiles que si es un ramo que el adjudicatario intermediará y cuyo valor de primas puede representar fácilmente el 30% del programa de seguros de la Universidad Nacional de Colombia en los grupos 1 y 2. No sobra recordar que la calificación de este seguro, que insistimos no corresponde a uno de los contratados por la Universidad, fue incluida como consecuencia de algunas de las observaciones que se presentaban en el proceso de contratación del corredor de seguros adelantado en octubre del año 2012, en virtud de las cuales se señalaba que nuestra empresa sería la única que podría acceder al mayor puntaje, lo cual quedó desvirtuado en el informe de evaluación definitivo. Es por ello que amablemente y preservando la objetividad que debe existir en los criterios de evaluación, solicitamos que se elimine el numeral del pliego de condiciones y cualquier otra estipulación tendiente a evaluar cualquier experiencia en el seguro de accidente personales (no estudiantiles). La Universidad ACOGE su observación, considerando que la póliza de accidentes personales que contrata la Universidad es la que cubre a sus estudiantes y hace parte del Programa de Seguros de la Universidad, por lo tanto es pertinente y conveniente que la experiencia que se evalué a los posibles proponentes, corresponda al ramo de accidentes personales estudiantiles o escolares. Por lo anterior, mediante adenda se eliminará del Pliego de Condiciones el numeral Experiencia en la intermediación de pólizas de seguro en el ramo accidentes personales. OBSERVACIÓN 6: NUMERAL EXPERIENCIA EN LA INTERMEDIACIÓN DE PÓLIZAS DE SEGURO EN EL RAMO ACCIDENTES PERSONALES ESTUDIANTILES O ESCOLARES En cuanto a la evaluación de este aspecto, solicitamos considerar la posibilidad de incrementar el puntaje asignado dando al ramo la relevancia que tiene dentro del plan general de seguros de la Entidad que intermediará el proponente que resulte seleccionado, no solo en cuanto a los puntos asignados sino en torno al umbral establecido para asignar la mayor calificación. La Universidad acoge parcialmente su observación, en el sentido de modificar en el pliego de condiciones, Página 7 de 16

8 en el numeral Experiencia en la intermediación de pólizas de seguro en el ramo accidentes personales estudiantiles o escolares, el puntaje que se asignará a los factores de evaluación, considerando lo señalado en la respuesta a su Observación No. 6. Adicionalmente, se modificará lo relacionado con la sumatoria de las primas certificadas, en el sentido de que serán evaluadas en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), y no en pesos. Respecto a los intervalos o rangos establecidos en los factores de evaluación, se aclara que la Universidad no modifica este criterio en el numeral del pliego de condiciones, considerando que los valores establecidos están conformes a los requerimientos de la Universidad. Por lo anterior, mediante la correspondiente adenda se modificaran los numerales EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE, y EXPERIENCIA EN LA INTERMEDIACIÓN DE PÓLIZAS DE SEGURO EN EL RAMO ACCIDENTES PERSONALES ESTUDIANTILES O ESCOLARES. OBSERVACIÓN 7: NUMERAL 7.3. EMPATE EN LA CALIFICACIÓN DE DOS O MAS PROPONENTES Aunque somos conocedores de que la contratación en la Universidad Nacional no se rige por las Leyes 80 y 1150 de 1993, observamos que la Ley 590 de 2000, modificada por la Ley 905 de 2004, por la cual se dictan disposiciones para promover el desarrollo de las micro, pequeñas y medianas empresa, establece en el numeral 4 del artículo 12 que Las entidades públicas del orden nacional, departamental y municipal, preferirán en condiciones de igual precio, calidad y capacidad de suministros y servicio a las Mipymes nacionales. En consideración a lo anterior, agradecemos incluir en el citado numeral algún criterio de desempate que desarrolle la preferencia establecida por el Legislador para las Mypimes. La Universidad NO ACOGE la observación por considerar que los parámetros de desempate establecidos en el pliego de condiciones del proceso, garantizan los principios de la Función Administrativa establecidos en el artículo 209 superior y los que por vía de autonomía universitaria ha estructurado la Universidad en el Acuerdo 002 de 2008 del Consejo Superior Universitario. En consecuencia, respecto a la observación y solicitud de modificación, la misma no está llamada a prosperar de acuerdo a lo señalado anteriormente. La firma AON Colombia mediante comunicación remitida por correo electrónico el 26 de abril de 2013 a las 16:06 m., formula las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN 1. Sobre el numeral 1.9 PARTICIPANTES Podrán participar todos los intermediarios de seguros, legalmente constituidos en el país, autoriza dos para funcionar por la Superintendencia Financiera de Colombia.... En concordancia con lo anterior, amablemente solicitamos adicionar al citado numeral lo siguiente: De igual manera deberá acreditar mediante certificación suscrita por el Represente Legal y certificado expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia que el oferente no ha sido sancionado y/o multado por dicha Superintendencia, por ninguna índole dentro de los últimos cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre de este proceso, ni ha sido sancionado dentro de dicho término por incumplimiento de las obligaciones contractuales por ningún contratante particular ni por autoridades administrativas en condición de tercero. Lo anterior tiene plena justificación, dado que los posibles proponentes se encuentran vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia, ente que tiene como finalidad proteger el interés público y la Página 8 de 16

9 confianza en el sistema financiero, por lo cual es de vital importancia verificar si el oferente ha sido multado o sancionado por esta Superintendencia encargada de ejercer vigilancia y control, considerando el objeto del proceso y los fines del mismo. RESPUESTA En consideración a la mejor calidad del proponente, la Universidad considera importante que éste no tenga multas o sanciones por su ente de control de ningún tipo. Por lo tanto, la Universidad acoge parcialmente la Observación, en el sentido de exigir al proponente la certificación expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia en la que conste que no ha sido sancionado y/o multado por dicha Superintendencia, por ninguna índole dentro de los últimos cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre de este proceso. Dicha modificación será incorporada mediante adenda al pliego de condiciones. OBSERVACIÓN 2 NUMERALES DOCUMENTOS PARA ACREDITAR EXPERIENCIA y EXPERIENCIA ESPECIFICA Teniendo en cuenta la complejidad en la acreditación de experiencia del citado numeral, y teniendo en cuenta que se trata de un requisito habilitante, amablemente solicitamos modificar y/o ampliar lo exigido, permitiendo el cumplimiento del mismo, a través de vigencias anuales terminadas, así: El PROPONENTE deberá allegar con su propuesta, certificaciones de mínimo tres (3) y máximo ocho (8) vigencias anuales suscritas con entidades, que tengan como mínimo la siguiente información: a) Nombre o razón social de la empresa o persona contratante del servicio. b) Objeto del contrato; que se haya relacionado con la intermediación de seguros c) Vigencia técnica de las pólizas intermediadas. d) Para el caso de la póliza de seguro de accidentes personales, se requiere indicar expresamente el número de población asegurada. e) Valor de las primas (Todos los valores en pesos colombianos sin centavos)*. f) Calificación del servicio. g) Nombre, cargo, teléfono y firma de quien la expide. h) Si el contrato al momento de cierre de la presente invitación se encuentra en ejecución, indicar el porcentaje ejecutado del contrato a la fecha de expedición de la certificación. i) En caso que el proponente haya participado en el contrato como integrante de Consorcio o Unión Temporal, indicar el porcentaje de participación de cada uno de los miembros. *Si el valor del contrato certificado se presenta en moneda extranjera, la UNIVERSIDAD calculará su valor en pesos, liquidándolo a la TRM de la fecha de terminación. En el caso que el contrato este en ejecución será liquidado a la TRM de la fecha de cierre de la presente invitación En el caso de proponentes que se presenten en forma individual, cada una de las vigencias certificadas debe contener como mínimo ocho (8) de las pólizas establecidas en el numeral del presente pliego, y una (1) de las cuales obligatoriamente deberá contemplar la intermediación del ramo de la póliza del Grupo 2; cuyas vigencias técnicas anuales deben haber iniciado después del 01 de enero de 2006 y que hayan finalizado o estén en un porcentaje de ejecución del 90% o superior, para la fecha de cierre del proceso. Adicionalmente, se deberá acreditar que durante las vigencias técnicas anuales certificadas, el programa de seguros haya facturado en primas, excluyendo IVA, más de CUATRO MIL DOSCIENTOS CUARENTA PUNTO OCHENTA Y OCHO (4.240,88) SMMLV, lo que equivale a DOS MIL QUINIENTOS MILLONES DE PESOS ($ ) excluyendo IVA, precisando que la póliza contemplada en el grupo 2 (Accidentes personales) debe acreditar dentro de la vigencia anual un monto mínimo equivalente a MIL MILLONES DE PESOS $ oo sin incluir iva. Para efectos de determinar el valor de las primas acreditadas de cada vigencia, el PROPONENTE calculará el valor ejecutado o facturado (excluyendo IVA) en SMMLV, de acuerdo con el año de ejecución o facturación de la respectiva vigencia, presentando esta información en el Formato No. 2. La UNIVERSIDAD verificará aritméticamente el cálculo de este valor y corregirá los errores aritméticos que presente dicho cálculo y el Página 9 de 16

10 valor corregido será el que se utilizará para la calificación de este requisito habilitante. Nuestra amable sugerencia guarda total coherencia con la experiencia requerida por la Universidad, por lo cual reiteramos considerar nuestra amable solicitud. La Universidad ACOGE parcialmente su observación. Respecto a la solicitud planteada en los dos primeros párrafos de la observación, el pliego de condiciones, en el numeral DOCUMENTOS PARA ACREDITAR EXPERIENCIA, es clara la Universidad al manifestar que el requisito exigido para la evaluación, es la presentación de certificación de contratos suscritos con distintos clientes que acrediten haber recibido de parte del PROPONENTE, durante al menos una vigencia técnica anual iniciada después del 01 de enero de 2006 y que hayan finalizado o estén en un proceso de ejecución del 90% o superior, para la fecha de cierre de la invitación. No se solicita que se certifique que el contrato de intermediación haya finalizado. Los proponentes pueden certificar vigencias técnicas anuales ejecutadas en un 100% dentro de un contrato de intermediación de seguros que comprenda más de una vigencia técnica anual y que se encuentre en ejecución. Los proponentes pueden presentar certificaciones de vigencias técnicas anuales ejecutadas en un 90% o en un 100%, a la fecha de cierre del presente proceso de invitación, dentro de un contrato de intermediación de seguros que comprenda más de una vigencia técnica anual y que se encuentre en ejecución. Frente a lo señalado en los dos últimos apartes de la observación, la Universidad acoge parcialmente la solicitud, en el sentido de que en el numeral DOCUMENTOS PARA ACREDITAR EXPERIENCIA, del pliego de condiciones, los proponentes certifiquen un valor de primas mínimo en la intermediación del ramo de la póliza del Grupo 2, Accidentes Personales Estudiantiles o Escolares. Por otra parte, la Universidad también considera oportuno y pertinente modificar en el numeral del Pliego de Condiciones, el valor exigido de la sumatoria de las primas acreditadas en las certificaciones presentadas, en razón a que el valor del programa de seguros de la Universidad, está alrededor de CUATRO MIL CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($ ), equivalente a SEIS MIL OCHOCIENTOS SETENTA PUNTO VEINTITRÉS (6.870,23) SMMLV. Por lo tanto, mediante la correspondiente adenda se modificará el numeral DOCUMENTOS PARA ACREDITAR EXPERIENCIA., OBSERVACIÓN 3 NUMERALES , y , EXPERIENCIA ESPECIFICA En el último inciso de los citados numerales la Entidad establece como criterio de evaluación lo siguiente: puntos al PROPONENTE que alcance el mayor valor en la sumatoria de las primas acreditadas en los contratos certificados. Para las demás propuestas se asignará puntaje proporcional aplicando regla de tres (3) simple directa. (La negrilla y subrayado no es original). No obstante de tratarse de un proceso cuyo régimen jurídico aplicable se circunscribe al acuerdo No. 002 de 2008 del Consejo Superior Universitario, relacionado con el Manual de Convenios y Contratos, comedidamente solicitamos modificar dicha condición que por demás resulta subjetiva, teniendo en cuenta que debe primar la imparcialidad e igualdad de oportunidades, ajena a consideraciones subjetivas, para lo cual juegan un papel preponderante los factores y criterios de selección que en función de la específica necesidad se encuentren determinados en los pliegos de condiciones. En consecuencia amablemente solicitamos incluir escalas de asignación de puntaje tal y como lo realiza para los subnumerales y frente al valor de primas acreditadas. En virtud de lo anterior agradecemos verificar y considerar nuestra amable solicitud, como quiera que al mantener tal requisito, ello resultaría lesivo de los derechos de los proponentes. RESPUESTA La Universidad ACOGE la observación y en consecuencia modificara el criterio de asignación de puntaje Página 10 de 16

11 de los numerales , y , mediante la correspondiente adenda. OBSERVACIÓN 4 NUMERAL FORMACION Y EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO. Solicita el pliego de condiciones: Entendida como la capacidad y formación profesional y/o técnica del recurso humano a disposición de la UNIVERSIDAD, según lo propuesto en el organigrama de atención al programa de seguros, contemplado en el numeral 6.1, y lo señalado en los literales b) y f) del numeral del presente pliego de condiciones. Sólo se evaluarán las hojas de vida que se presenten acompañadas de las certificaciones que soporten la formación académica y la experiencia laboral relacionada. Se deben adjuntar las hojas de vida de los directivos y funcionarios del PROPONENTE, que participarán directamente en el manejo del programa de seguros de la UNIVERSIDAD. Se considerarán los siguientes factores: Factores de Evaluación ( ) Experiencia en Seguros Se evaluará la experiencia específica en seguros, del personal propuesto para atender directamente a la Universidad en el manejo e intermediación de la póliza, de la siguiente manera: Se otorgarán 5 Puntos, si el equipo de trabajo propuesto cumple lo siguiente: i. Los profesionales especializados en seguros deberán tener diez (10) o más años de experiencia específica en atención de programas de seguros. ii. Los profesionales titulados en Ingeniería Civil, Contaduría, Derecho, Ingeniería Industrial o Administración de Empresas, deberán tener cinco (5) o más años de experiencia específica en atención de programas de seguros. iii. Los Técnicos o tecnólogos en manejo de seguros, deberán tener más de cinco (5) años de experiencia específica en atención de programas de seguros.( ) TOTAL 10 Puntaje Máximo Al respecto amablemente solicitamos a la Universidad precisar cuántos profesionales deben ser presentados para acceder a los 5 puntos, en cumplimiento de lo exigido en el literal b) incisos i y ii del citado numeral, dado que los términos de la Universidad, en el literal a) del numeral 7.2.2, exclusivamente requiere cuatro personas, donde tan solo dos de ellas deben contar con nivel de formación profesional, por lo cual es de imperiosa necesidad que la Universidad defina exactamente cuántas personas se requieren, lo anterior con el fin de tener reglas claras que permitan en igualdad de condiciones a los interesados presentar ofertas en un plano de objetividad e igualdad. RESPUESTA La Universidad aclara lo siguiente: El personal requerido como factor de evaluación en el numeral FORMACION Y EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO es de dos (2) profesionales y dos (2) Técnicos o tecnólogos tal y como se estipula en dicho numeral del pliego de condiciones. Se aclara que este es el equipo que acompañará y realizará el seguimiento operativo del programa de seguros el cual no incluye al personal estipulado en los numerales PROPUESTA METODOLOGICA Y PLAN DE CARGAS DE TRABAJO PARA LA CONTRATACION DE LAS COMPAÑIAS DE SEGUROS, el Literal m del numeral consignado en la correspondiente adenda. y el literal b del numeral del pliego de condiciones. OBSERVACIÓN 5 NUMERAL OFERTA DE INFRAESTRUCTURA OPERATIVA Página 11 de 16

12 Teniendo en cuenta el alcance del objeto del presente proceso, en virtud de lo indicado en el numeral Sedes que cobija el programa (8 sedes), amablemente sugerimos incluir como criterio habilitante que el proponente cuente con al menos cuatro sedes para la atención del programa de seguros de la Universidad. Para el cumplimiento de dicho requisito, se debe aportar el certificado de cámara de comercio del proponente que avale tal condición. RESPUESTA La Universidad NO ACOGE la observación por cuanto la administración y coordinación del programa de seguros se hace de forma centralizada a través de dependencias del Nivel Nacional, cuya sede es la ciudad de Bogotá. Esto significa que las distintas sedes de la Universidad en el país, le reportan directamente a las dependencias del Nivel Nacional las novedades periódicas que se suceden en cada sede. El Nivel Nacional consolida la información y de forma centralizada interactúa con el corredor de seguros. Solo para actividades puntuales del socialización del programa así como para actividades propias de prevención de riesgos, accidentes y perdidas se requiere actividades especificas de capacitación y socialización en las sedes en cuyo caso se programan en los respectivos planes de trabajo con el corredor. OBSERVACIÓN 6 NUMERAL EXPERIENCIA EN LA ASESORÍA EN PROGRAMAS DE PREVENCIÓN DE RIESGOS DEL GRUPO 2. Aunado a nuestra amable solicitud del numeral y comedidamente solicitamos se admitan certificación de tres (3) vigencias anuales como contratos. RESPUESTA La Universidad NO ACOGE la observación por cuanto ya se encuentra definido dentro del Pliego de Condiciones que se deben recibir las certificaciones definidas en vigencias anuales lo cual permite hacer una evaluación objetiva con respecto a las pólizas actualmente contratadas la Universidad.. OBSERVACIÓN 7 REQUISITOS MINIMOS BASICOS REQUERIDOS PARA LA EJECUCION DE LA INTERMEDIACION Atentamente sugerimos incluir los siguientes aspectos: - CERTIFICACIÓN DE COMISIONES El proponente deberá acreditar mediante certificación suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal un monto mínimo de comisiones causadas y recaudadas por concepto de intermediación de seguros por la suma de DIEZ MIL MILLONES DE PESOS MCTE ($ ) durante el año Para el caso de ofertas presentadas por Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes, por separado, deberá presentar los documentos de que trata el presente requisito. - SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL PROFESIONAL Acreditar la existencia de un seguro de responsabilidad civil profesional para cubrirse de errores y omisiones en la prestación de servicios de este contrato de seguros, con un valor asegurado no inferior a diez mil millones de pesos (Col$ ) adjuntando copia del mismo, éste debe estar vigente a la fecha de presentación de la propuesta, así mismo se debe expresar el compromiso de mantenerlo vigente durante el término de la duración del contrato, si éste llegare a resultarle adjudicado. Para el caso de ofertas presentadas por Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes, por separado, deberá presentar los documentos de que trata el presente numeral. Para garantizar el adecuado cumplimiento de esta obligación legal en óptimas condiciones técnicas, económicas y administrativas, es necesario que la Universidad, cuente con los servicios de un intermediario de seguros que le brinde asesoría especializada en el diseño de su programa de seguros, el cual debe estar acorde con los riesgos que la amenazan en el ejercicio de las actividades y funciones legales, administrativas y misionales, asesoría que, no debe exponer innecesariamente a la Universidad a riesgos adicionales o eventuales detrimentos patrimoniales surgidos de situaciones que pueden ser cubiertas con una garantía representada en una póliza de Responsabilidad Civil Profesional que cuente Página 12 de 16

13 con las coberturas necesarias para que, en caso de yerros, omisiones o falencias en el servicio del intermediario, no se expongan los intereses y bienes a cargo de la Universidad. Por lo anterior, solicitamos se incluya como requisito de participación que las firmas aspirantes al corretaje de los seguros de la entidad cuenten con una Póliza de Responsabilidad Civil Profesional cuyo valor asegurado deba acreditarse por los interesados en cuantía no inferior a diez mil millones de pesos ($ ). El valor asegurado de la Póliza de Responsabilidad Civil Profesional como criterio de desempate: Ahora bien; donde puede establecerse la diferencia entre los corredores de seguros que cuentan con personal y experiencia adecuados para la asesoría profesional especializada para el diseño, estructuración implementación, contratación y manejo de las pólizas que integran su programa de seguros, así como la prestación de servicios asociados tales como prevención de pérdidas, administración de riesgos, manejo de siniestros y acompañamiento en procesos de selección de compañías de seguros para adquirir su pólizas. Sólo puede tenerse en cuenta tal diferencia en el respaldo que ofrece contar con la Póliza de Responsabilidad Civil Profesional que ampare las actuaciones del corredor. La Universidad NO ACOGE la observación y al respecto manifiesta lo siguiente: Sobre la CERTIFICACIÓN DE COMISIONES propuesta por el interesado No se acoge pues si bien para la Universidad es de vital importancia verificar la experiencia del proponente y determinar que tenga amplia y robusta trayectoria en los ramos que presenta el programa, no considera que el monto recibido por comisiones sea un factor a considerar ya que dicho aspecto es puramente del ámbito e interés de terceros quienes en el ejercicio de una negociación acuerdan una contraprestación económica que no necesariamente es un indicador de calidad o experiencia que pueda ser considerado por la Universidad. Así mismo, la Universidad considera que los mecanismos para poder determinar la experiencia e idoneidad del contratistas están claramente definidos en los numerales y que contemplan un conjunto de componentes que en su integralidad determinaran la selección objetiva de la mejor propuesta. Con relación al segundo aspecto de SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL PROFESIONAL la Universidad no se acoge la observación ya que los criterios de desempate ya están previstos y definidos en el numeral 7.3 de Empate en la calificación de dos o más proponentes. La firma DeLima Marsh S.A mediante comunicación remitida por correo electrónico el 26 de abril de 2013 a las 5:20 pm., formula las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN 1: Numeral 3.6. Eliminar el término propuesta económica, toda vez que el mismo no aplica al presente proceso. La Universidad ACOGE la observación y en consecuencia modificará el Numeral 3.6 de Condiciones Generales para la Presentación de la Propuesta del Pliego de Condiciones mediante la correspondiente Adenda. OBSERVACIÓN 2: Numeral Literal d) Certificado de la Superintendencia Financiera de Colombia: Atentamente solicitamos modificar el literal, toda vez que por disposición expresa del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero corresponde a la Cámara de Comercio acreditar y certificar la duración de la sociedad. En cuanto a esta observación, se reiteran los argumentos expuestos para la observación No. 1 del posible Página 13 de 16

14 proponente Jargu S.A. Corredores de Seguros. Por lo anterior, la Universidad no acoge la observación presentada. OBSERVACIÓN 3 Numeral literal j) atentamente solicitamos eliminar este literal toda vez que en este proceso no se factura por parte del proponente y corredor seleccionado. La Universidad ACOGE la observación, en el sentido de suprimir el literal j) del numeral del Pliego de Condiciones mediante la correspondiente Adenda. Lo anterior, ya que como lo establece el numeral 1.5 del pliego de condiciones, el presente proceso carece de valor, por lo que la Universidad no tendría que realzar pago alguno al intermediario de seguros que resulte seleccionado. OBSERVACIÓN 4: Numeral RUP: Agradecemos aclarar que el código CIIU que corresponde a la actividad de intermediación de seguros es la 6621, ya que la citada en la invitación es la requerida para Aseguradoras. La observación realizada por el posible proponente De Lima Marsh S.A. Corredores de Seguros consiste en que se pueda introducir variación en el numeral del pliego de condiciones, específicamente en lo relacionado con la calificación y clasificación en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio. Lo anterior se encuentra soportado, en que a partir de la expedición del Decreto Reglamentario 734 de 2012, se dispuso que los requisitos del Registro Único de Proponentes relacionados con la clasificación de las empresas se tomaría del Sistema Industrial Internacional Uniforme CIIU. En respuesta a la observación, se tiene que en efecto el artículo 9.2 del Decreto Reglamentario 734 de 2012 derogó expresamente el Decreto 1464 de 2010, el cual establecía criterios, parámetros y exigencias normativas que deberían tener en cuenta los particulares que pretendieran contratar con el Estado a través de la inscripción en el Registro Único de Proponentes y fue bajo esa normativa que la Universidad elaboró el pliego de condiciones. Por tanto, actualmente el Registro Único de Proponentes debe ser realizado bajo los criterios del Título VI del Decreto 734 de 2012 y los parámetros que se establezcan en dicha norma. En este contexto, la Universidad considera procedente acoger la observación presentada. En consecuencia, procederá a modificar mediante la correspondiente adenda el Numeral correspondiente al Certificado de Registro Único de Proponentes (RUP) de la Cámara de Comercio del Pliego de Condiciones. OBSERVACIÓN 5: Numeral Documentos para acreditar experiencia: Teniendo en cuenta que no todas las Entidades y/o Empresas del Sector privado, contratan sus programas de seguros con vigencias técnicas anuales, amablemente solicitamos se permita acreditar la experiencia con vigencias técnicas, que cumplan los requisitos de primas exigidos sin importar su duración o en su defecto se exijan que tengan como mínimo 6 meses de vigencia. Página 14 de 16

15 La Universidad requiere que el Proponente haya tenido experiencias anteriores en la intermediación de programas de seguros con diferentes entidades y que las vigencias técnicas hayan sido de al menos un año, para así realizar una comparación objetiva contra las pólizas de seguros que contrata anualmente, por lo cual NO ACOGE la observación. OBSERVACIÓN 6: Numeral 6.1. Información General del Proponente. Agradecemos publicar el formato No. 3. La Universidad ACOGE la observación en el sentido de incorporar mediante la correspondiente adenda al pliego de condiciones el Formato No. 3 FORMACIÓN Y EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO OBSERVACIÓN 7 Numeral Análisis Capacidad Financiera: Con el fin de que la Universidad cuente con proponentes con una debida capacidad financiera que le garantice el cumplimiento de las obligaciones previstas, sugerimos amablemente modificar el presente numeral requiriendo un índice de liquidez superior a 2 y que el índice de endeudamiento sea menor o igual al 50%. La Universidad no acoge la observación presentada, y se ratifica en los factores establecidos para el análisis de la capacidad financiera de los proponentes, teniendo en cuenta que dichos criterios obedecen a políticas institucionales establecidas y garantizan la igualdad de condiciones pata todos los participantes en el proceso. OBSERVACIÓN 8 Numeral en concordancia con el Numeral Como quiera que la Universidad debe valorar la experiencia de los proponentes en pólizas similares a la que es objeto del presente proceso (accidentes personales estudiantiles), comedidamente solicitamos eliminar el requisito de acreditar experiencia en pólizas de accidentes diferentes a las estudiantiles; de no ser aceptada esta formal petición, debe replantarse el puntaje asignado, así como los requisitos mínimos para cada tipo de experiencia, dado que lo usual es que el mayor número de asegurados y de primas lo generen las pólizas de accidentes ESTUDIANTILES no las de accidentes personales que contratan las empresas, visto de este modo, el cuadro de evaluación está invertido. Sin embargo y teniendo en cuenta que en Colombia no existe la cultura de contratación para los seguros de accidentes personales, consideramos excesivo requerir más de 100 asegurados y primas del orden de $ para demostrar experiencia. La Universidad acoge su observación, considerando que efectivamente la póliza de accidentes personales que contrata la Universidad es la que cubre a sus estudiantes y hace parte del Programa de Seguros de la Universidad, por lo tanto es pertinente y conveniente que la experiencia que se evalué a los posibles proponentes, corresponda al ramo de accidentes personales estudiantiles o escolares. Adicionalmente, se modificará el numeral Experiencia en la intermediación de pólizas de seguro en el ramo accidentes personales estudiantiles o escolares, en lo relacionado con la sumatoria de las primas certificadas, en el sentido de que serán evaluadas en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), y no en pesos. Por lo tanto, mediante adenda se eliminará del Pliego de Condiciones el numeral EXPERIENCIA EN LA INTERMEDIACIÓN DE PÓLIZAS DE SEGURO EN EL RAMO ACCIDENTES PERSONALES. Así mismo, se modificaran los numerales EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE, y EXPERIENCIA EN LA INTERMEDIACIÓN DE PÓLIZAS DE SEGURO EN EL RAMO ACCIDENTES PERSONALES ESTUDIANTILES O ESCOLARES. Página 15 de 16

16 EN ESTOS TÉRMINOS SE DA RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LOS POSIBLES PROPONENTES Página 16 de 16