Guía del Usuario. Archivo de Productos

Transcripción

1 Sistema de Compras online de Drogueria Sur S.A. Guía del Usuario Archivo de Productos Villarino 46/58 Tel/Fax: (B8000JIB) Bahía Blanca -Esfuerzo y dedicación por amor a la vida - Teléfono de Sistemas: (0291)

2 Archivo de Productos Debido a la situación comercial actual y a las consultas realizadas por nuestros clientes, Droguería Sur pone diariamente a disposición de sus clientes el archivo completo de productos, en su página de Internet. Esto le brinda la posibilidad de acceder a información actualizada de último momento. A continuación se explica el contenido del archivo y los pasos que Ud. debe seguir para poder bajar esta información a su computadora. Si tiene alguna duda o inconveniente, comuníquese con el Departamento de Sistemas de Droguería Sur. I. Estructura/ Contenido del archivo La estructura del archivo es la siguiente: Troquel Descripción Categoría Clasificación Código de Barras Laboratorio Descuento Unidades Mínimas Precio sin IVA Marca de Stock Precio con IVA Clave-Maestro Alfanumérico de 8 posiciones Alfanumérico de 30 posiciones Numérico de 13 posiciones Alfanumérico de 20 posiciones Numérico de 2 posiciones Numérico de 3 posiciones Numérico de 8 posiciones, con 2 decimales Numérico de 8 posiciones, con 2 decimales Numérico de 5 posiciones. El contenido de los campos es: 1- Troquel: Contiene el troquel del producto. 2- Descripción: Contiene la descripción del producto de acuerdo a nuestra base de datos. 3- Categoría: Este dato esta compuesto por un número que representa las distintas categorías a las que pertenecen los productos. Los posibles valores y sus significados son: Teléfono de Sistemas: (0291)

3 Valor Significado 1 Medicamentos 2 Productos Médicos 3 Herboristería 4 Accesorios 5 Perfumería 6 Psicotrópicos 7 Medicamentos con Vale Oficial 4- Clasificación: Este dato indica si el producto es de venta libre o no. Los valores posibles son: Valor Significado V El producto es de venta libre El producto no es de venta libre 5- Código de barras: Contiene el código de barras del producto. 6- Laboratorio: Contiene el laboratorio del producto. 7- Precio sin IVA: Contiene el precio sin IVA de los productos. Para las categorías 1, 6 y 7 (medicamentos en general), corresponde al precio publicado por Alfa Beta. Para las categorías 2, 3, 4 y 5 este valor debe multiplicarse por el coeficiente 0,8070 para obtener el precio farmacia. 8- Marca Stock: Este dato esta compuesto por una letra que representa el estado de existencia de cada producto. Los posibles valores y sus significados son: Valor P S O I Significado Falta del Proveedor Hay stock suficiente Confirmar con la operadora A ingresar 9- Precio con IVA: Ídem dato anterior sólo que se agrega el IVA cuando corresponde, esto es, para las categorías 2, 3, 4 y 5. En el caso de los productos no gravados (categorías 1, 6 y 7), se muestra el mismo valor que en el precio sin IVA. Los datos se encuentran separados entre sí por el símbolo para facilitar la apertura del mismo en Excel donde cada dato se ubica en una columna distinta. Teléfono de Sistemas: (0291)

4 II. Procedimiento para bajar el archivo desde Internet Ingrese a la página de Droguería Sur en Internet (dirección: Dirigirse a la parte superior derecha de la pantalla para acceder al login rápido 1. Ingresar el usuario y presionar la tecla tab para pasar al siguiente campo. 2. Ingresar la contraseña y después de esto con la tecla tab o Entre para loguearse. O nos dirigimos a la sección media de la página 1. Hacemos clic sobre el check cliente 2. Ingresamos el usuario, después de esto con la tecla tab pasamos al siguiente campo. 3. Ingresamos la contraseña, después de esto con la tecla tab o Entre para loguearse. En esta ventana Ud. deberá ingresar como Su Código: el número de cuenta que utiliza como cliente de Droguería Sur, sin la barra /, todo seguido e incluido el último dígito, y como Su Clave: los últimos 6 dígitos del CUIT, sin contar el dígito verificador. Por ejemplo, si su CUIT fuera , su clave es O la clave elegida oportunamente por usted. Una vez tipeados estos datos, oprima el botón Ingresar. Si es la primera vez que Ud. utiliza este servicio, el sistema lo guiará para que cambie la clave. Esto se realiza por cuestiones de seguridad. En este caso siga las instrucciones y elija su propia clave, que le será requerida cada vez que Ud. quiera ingresar al sistema. Teléfono de Sistemas: (0291)

5 1. En la ventana principal. Haga clic sobre la opción Transferencia de archivos que se encuentra en la parte derecha de la ventana. Donde dice: Archivo de productos El archivo de productos de Droguería Sur se enviará a su computadora haciendo clic aquí haga clic sobre el texto de color subrayado haciendo clic aquí. En ese momento, aparecerá una ventana solicitando confirmación para el pasaje del archivo y dándole la alternativa para que Ud. decida el lugar del disco donde desea bajarlo. En este paso, deberá indicar, donde dice Guardar en la carpeta del disco rígido donde desea guardarlo. Si no se encuentra ya en dicha carpeta, haga clic en la flecha a la derecha del cuadro blanco precedido por Guardar en y elija la unidad C: de la lista que se despliega. Luego, en el cuadro blanco grande que muestra el contenido del disco, busque y seleccione la carpeta donde desea guardar el archivo y presione el botón Abrir a la derecha de la ventana. Cuando se halle dentro de la carpeta correspondiente, presione el botón Guardar. 2. Aparece una ventana que irá mostrando el progreso de la descarga y cuando ésta termine se cerrará o quedará abierta con un cartel que diga Descarga completa. Si no se cerró al finalizar la transmisión, ciérrela. El archivo que transfirió a su PC, se denomina articulos.zip, 3. Una vez que haya terminado de transferir los archivos necesarios, cierre la ventana del explorador de Internet. Teléfono de Sistemas: (0291)

6 III. Procedimiento para descomprimir el archivo Debido a que el tamaño del archivo de productos es bastante grande, éste se encuentra comprimido para agilizar su transferencia a través de Internet. Una vez que bajó el archivo, para poder abrirlo debe contar en su PC con un programa para descomprimirlo llamado Winzip o Winrar. Si usted no posee este programa, puede bajarlo a continuación. Haga clic para Descargar Winzip Haga clic para Descargar Winrar Teléfono de Sistemas: (0291)

7 IV. Procedimiento para leer el archivo Para leer y/ o trabajar con el archivo de productos tiene dos opciones: abrirlo con un editor de texto (como Wordpad o Word) o con una planilla de cálculo (como Excel). A. Abrir el archivo con Wordpad Si simplemente desea leerlo tal como se presenta (esto es, como archivo de texto) y hacer alguna búsqueda sencilla, puede utilizar el accesorio de Windows denominado Wordpad. Para esto, siga los siguientes pasos: 1. Presione el botón Inicio, luego vaya a Programas, Accesorios y por último seleccione Wordpad para abrir este programa. 2. Seleccione la opción de menú Archivo--> Abrir. Ubique la carpeta donde se encuentra guardado el archivo y en el cuadro Tipo de Archivo (abajo a la izquierda), desplegar la lista correspondiente y elegir la opción Todos los archivos. Ahora podrá ver el archivo droguesur.txt en la lista de archivos. 3. Seleccione dicho archivo y luego presione el botón Abrir. En este momento se abrirá el archivo como documento de texto, es decir que los datos quedan agrupados en líneas. 4. Si desea buscar algún producto, vaya a la opción de menú Edición --> Buscar. En el cuadro que se abre tipee alguna palabra clave que contenga la descripción del producto que esta buscando y presione Enter. El cursor se detendrá sobre le primer texto coincidente a partir de su ubicación actual. Si vuelve a presionar Enter se posiciona en la próxima coincidencia, y así sucesivamente. Obs.: Si hace doble clic directamente sobre el archivo cerrado desde la carpeta donde lo guardó sin abrir previamente ningún programa, por defecto se abre con el accesorio Notepad (o Bloc de Notas ) de Windows y si el archivo es demasiado grande le pregunta si desea abrirlo con Wordpad. Si lo abre con el Bloc de notas, la lectura del documento se dificulta porque los datos no se muestran correctamente separados por líneas, por lo que le conviene siempre abrirlo con Wordpad o con Excel. Teléfono de Sistemas: (0291)

8 B. Abrir el archivo con Excel Si desea modificar el archivo para una mejor lectura, como por ejemplo ordenarlo por categoría o descripción del producto, eliminar registros, hacer un filtro de los datos o realizar una búsqueda más avanzada, puede abrirlo con Excel de la siguiente manera: 1. Abrir Excel. 2. Ir al menú Archivo y elija la opción Abrir. 3. En la ventana denominada Abrir, ubicar la carpeta en la cual guardó el archivo y en el cuadro Tipo de Archivo (abajo a la izquierda), desplegar la lista correspondiente y elegir la opción Todos los archivos. Ahora podrá ver el archivo articulos.txt en la lista de archivos. Selecciónelo y presione Abrir. 4. En este momento, se iniciará un Asistente para importar texto que lo guiará paso a paso. a) En el primer paso le pide que le diga qué tipo de datos contiene el archivo: - Delimitados - De ancho fijo. En este caso elija la opción Delimitados y luego presione el botón Siguiente (abajo a la derecha). b) En el segundo paso, debe indicar cuál es el separador de los datos. Por defecto, está establecida la opción Tabuladores. En este caso deberá elegir la opción Otros y en el cuadro en blanco tipear la barra que en el teclado se ve como dos guiones verticales, uno encima del otro. Si no encuentra este símbolo en el teclado, escríbalo presionando la tecla ALT y sin soltarla presione 124 en el teclado numérico. Luego presione Siguiente. c) En el tercer paso, seleccionar abajo (en el cuadro blanco, la columna 5 donde se observa que aparecen los códigos de barra, y a la derecha de la ventana, donde dice Formato de los datos en columnas, seleccionar la opción Texto, para que Excel no lo convierta en un número científico. (Este paso puede obviarse sin no le interesa el código de barras). Teléfono de Sistemas: (0291)

9 d) En el tercer y último paso, simplemente presione Terminar. e) Espere unos segundos y se abrirá el archivo con los datos de cada producto separados por columna. Cada fila corresponde a la información de un producto. 5. Si desea conservar este archivo como documento de Excel puede ir al menú Archivo y elegir la opción Guardar como. a) En la ventana que se abre, ubicar el cuadro Guardar como tipo, desplegar la lista correspondiente y elegir la opción Libro de Microsoft Excel. b) Elegir un nombre para el archivo que puede ser el mismo. c) Presionar Guardar. Teléfono de Sistemas: (0291)

10 V. Procedimiento para ordenar y/ o filtrar el archivo levantado en Excel Una vez que tiene el archivo de productos abierto en Excel como si fuese una hoja de cálculo, podrá ordenarlo por el dato que desee de la siguiente manera: A. Ordenar los datos 1. Puede insertar una fila al principio de la planilla donde indique que dato contiene cada columna. 2. Posiciónese en cualquier celda, vaya al menú Datos y elija la opción Ordenar. En este momento se seleccionará toda la planilla y se abrirá un cuadro donde podrá indicar por qué columna/ s desea ordenar, de acuerdo a los títulos que colocó en el paso Verifique que en la parte inferior de la ventana, donde dice La lista tiene fila de encabezamiento, esté seleccionada la opción Sí. (Si no agrega una fila de encabezamiento, elija la opción No e indique el nombre de la columna por la cual desea ordenar.) 4. Presione el botón Aceptar. Espere unos segundos y obtendrá el archivo de productos ordenado según su criterio. Nota: Si usted desea obtener sólo los productos de perfumería, podría ordenar la tabla por categoría (columna C) y luego eliminar las filas correspondientes a las categorías 1, 6 y 7 que quedaron agrupadas. B. Filtrar los datos Si desea, usted puede restringir los datos que se muestran en pantalla para ver por ejemplo, sólo los productos de perfumería o sólo los medicamentos. Para esto debe aplicar un filtro a la planilla como se indica a continuación: 1. Si no lo hizo aún, inserte una fila al principio de la planilla donde indique que dato contiene cada columna. 2. Posiciónese en cualquier celda, vaya al menú Datos y elija la opción Autofiltro. Automáticamente los rótulos de las columnas que insertó en el paso 1, se convierten en listas desplegables. Haciendo clic en la flecha negra situada a la derecha de cada uno, se despliega una lista desde donde se puede elegir el o los valores que desea que se muestren para ese dato. Y en consecuencia, sólo se mostrarán en pantalla aquellas filas que correspondan a esos valores. 3. Puede filtrar por más de una columna y para quitar la restricción a una de ellas, debe seleccionar la opción (Todas) que aparece al principio de la lista desplegable. 4. Si en algún momento desea quitar el filtro, repita la operación del paso 2, haciendo clic sobre la opción Autofiltro para sacarle la tilde a la misma. Teléfono de Sistemas: (0291)