SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL VERSION: 01 CODIFICACION

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1 Código Unidad administrativa 1000 Gerencia Código Unidad administrativa 1100 CODIFICACION Código Unidad administrativa Código Unidad administrativa Director Administrativo 1110 Coordinador de Seguridad Vial y Mantenimiento 1111 Transportadores 1120 Coordinador de Gestión Integral 1130 Auxiliar administrativo 1200 Director Comercial 1300 Director Logístico 1

2 CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL CCD COD. SERIE COD. SUBSERIES TIPOLOGIAS SERIE SUB/SERIE DOCUMENTALES 01 CERTIFICADOS 01 CERTIFICADOS DE APTITUD LABORAL Certificado Ficha descripción sociodemográfica 05 CONCILIACIONES 01 CONCILIACIONES BANCARIAS Notas bancarias CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS TRANSPORTE ESCOLAR CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE OCASIONAL Listado de pasajeros Listado de pasajeros 10 CONTRATOS 10 CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIO GUIAS Hojas de vida de la guía escolar Cédula Certificado de afiliación a salud Certificado de cuenta bancaria 15 CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE EMPRESARIALES 20 CONTRATOS DE PROVEEDORES Comunicaciones oficiales Certificado de cámara de comercio Resolución de autorización Certificados de experiencias Certificado RUT 2

3 15 CONVENIOS 01 CONVENIOS DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL Copia Minuta contrato Ficha técnica de revisiones preventivas 05 CONVENIO DE EXAMENES MEDICOS Resolución de habilitación del ministerio de salud Certificados de idoneidad de los profesionales de salud Certificado de aptitud medico ocupacional 01 COMPROBANTES DE CAUSACIONES Relación cuentas de cobro de tesorería, facturas por cobrar. 05 COMPROBANTES DE EGRESOS Facturas de proveedores Recibos de compra Recibo de pagos de nómina Pago Seguridad social 20 COMPROBANTES CONTABLES 10 COMPROBANTES DE INGRESOS Facturas de clientes Relaciones de pago Consignación 15 COMPROBANTES DE LIQUIDACION DE PRESTACIONES SOCIALES 20 COMPROBANTES DE NÒMINA Nómina Liquidación de prestaciones sociales 25 DECLARACIONES 01 DECLARACIONES TRIBUTARIAS Declaración 3

4 30 HISTORIAS 01 HISTORIA DE VEHICULOS 05 HISTORIA LABORAL Certificados de administración por afiliación Contrato de administración por afiliación decreto 1079 de 2015 y decreto 431 de 2017 Contrato de prestación de servicios con propietarios Pagare y carta de instrucciones Licencia de transito Tarjeta de operación Pólizas RCC y RCE e responsabilidad civil contractual y extracontractual Soat Carta de aceptación Solicitud de visto bueno Certificado de Paz y Salvo Evaluación del servicio para el usuario Plan de rodamiento Formato único de Extracto de Contrato FUEC Desvinculación por mutuo acuerdo Entrevista técnica Hoja de vida conductor Registro de afiliación a la seguridad social integral Copia de la cedula Copia de licencia de tránsito (aplica para transportadores) Soportes de certificación y formación entrega de dotación Certificado de asistencia a las capacitaciones Estado de cuenta Simit G.A afiliación a caja de compensación 4

5 Acuerdo de pago Certificado de incapacidad Contrato Evaluación del desempeño 01 INFORMES DE DESARROLLO DE PROGRAMAS DE CONTROL DE INFRACCIONES Informe Certificado de entrega de información ante la Supertransporte 35 INFORMES 05 INFORME DE ESTADOS FINANCIEROS 10 INFORMES DE REVISIÓN GERENCIAL Balance general de comprobación Estado de resultados básicos Notas explicatorias informe Listado de asistencia Informe de revisión de políticas y objetivos, Formato de desempeño de los procesos Formato de resultado de auditorías Formato de retroalimentación con el cliente Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora Formato compromiso de revisiones anteriores Formato de rendición de cuentas Formato necesidades de recursos e inversiones Formato cambios que afectan al sistema de Gestión Integral Formato oportunidades para la mejora Formato desempeño del PESV Formato de conclusiones 5

6 40 INSTRUMENTOS DE CONTROL 01 REGISTROS Y CONTROLES Lista de chequeo programa orden aseo y limpieza Registro encuesta de satisfacción del cliente Formato de evaluación del servicio para el usuario Registro de novedades Listado de clientes de Gestión Comercial Cotizaciones 45 LIBROS CONTABLES 01 LIBRO MAYOR Informe mayor analítico 50 PLANES 01 PLAN DE ACCIÓN 05 PLAN DE RODAMIENTO Plan Acciones correctivas Acciones preventivas Acciones de mejora 10 PLAN ESTRATEGICO DE SEGURIDAD VIAL Acta de Comité de seguridad vial Pruebas teórico prácticas de los conductores 55 PROCESOS 01 PROCESOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE TRANSPORTE Y ADMINISTRATIVOS Listado maestro de proveedores Evaluación y selección de proveedores Orden de compra Soportes de pago 05 PROCESOS DE INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES Reporte de accidentes e incidentes Investigación de accidentes 6

7 01 PROGRAMA DE AUDITORIAS Programa de auditorías Plan de auditorías Lista de verificación Informe de la auditoria Informe de evaluación, calificación y seguimiento de auditores 60 PROGRAMAS 05 PROGRAMA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Control de entrega de EPP (Elementos de protección personal) Reposición de EPP 10 PROGRAMA DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD 15 PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO DE VEHICULOS Inspecciones de área de trabajo Inspecciones de botiquín Inspecciones de extintores Inspecciones de vehículos Informe de inspecciones de seguridad Inspección peroperacional Ficha de mantenimiento de los vehículos 65 SISTEMAS DE GESTIÓN 01 SISTEMA DE GESTION SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO- SST Y GESTIÓN INTEGRAL Distribución de documentos Delegación de responsabilidad del SST Certificados académicos Asistencia y participación a las capacitaciones Protocolos de emergencia Evaluación teórica de los conductores Guía de inducción y reinducción Generalidades del Copasst Acta de comité del Copasst 7

8 Acta de comité de convivencia Comunicaciones de elección participantes comité Reporte de accidentes e incidentes Eficacia en las capacitaciones Retroalimentación Prueba de conocimientos teórico Inspecciones de vehículos 8

9 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL- TRD FONDO DOCUMENTAL: G.A TRANSPORTES S.A OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CÓDIGO: 1000 CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS INVENTAR AG AC CT E S M/D COMPROBANTES CONTABLES COMPROBANTES DE EGRESO -Facturas -Recibos de compra -Recibo de pagos de nómina -Pago Seguridad social 1 19 X X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos documentos. Se aplicará el proceso de digitalización con fines de respaldo y consulta sobre los documentos que se determinan de conservación permanente. Normatividad: Decreto 2649 de Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. 9

10 COMPROBANTES CONTABLES COMPROBANTES DE CAUSACIONES -Relación cuentas de cobro de tesorería, facturas por cobrar X X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos documentos. Se aplicará el proceso de digitalización con fines de respaldo y consulta sobre los documentos que se determinan de conservación permanente. Normatividad: Decreto 2649 de Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia COMPROBANTES CONTABLES COMPROBANTES DE INGRESO 1 19 X X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos documentos. -Facturas de clientes -Relaciones de pago -Consignación Se aplicará el proceso de digitalización con fines de respaldo y consulta sobre los documentos que se determinan de conservación permanente. Normatividad: Decreto 2649 de Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de 10

11 contabilidad generalmente aceptados en Colombia COMPROBANTES CONTABLES COMPROBANTES DE NÓMINA - Nómina -Liquidación de prestaciones sociales -Recibo individual de pagos a los empleados -Liquidación de nómina 1 79 X X Gestión, transferir a partir de la fecha del retiro o desvinculación del mismo al Archivo Central y conservar en este por setenta y nueve (79) años, realizar selección mediante muestreo sistemático y aleatorio de la siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% relativo al personal cuyo aporte fue primordial en la gestión de la empresa. Se aplicará el proceso de digitalización con fines de respaldo y consulta sobre los documentos que se determinan de conservación permanente. Normatividad: Decreto 2649 de Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia CONCILIACIONES CONCILIACIONES BANCARIAS 1 19 X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos documentos. - Notas bancarias Normatividad: Decreto 2649 de Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de 11

12 contabilidad generalmente aceptados en Colombia DECLARACIONES DECLARACIONES TRIBUTARIAS -Declaración 1 19 X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos documentos. Normatividad: Decreto 2649 de Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia LIBROS CONTABLES LIBRO MAYOR - Informe mayor analítico 1 19 X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos documentos. Normatividad: Decreto 2649 de Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. 12

13 INFORMES INFORMES FINANCIEROS - Balance general de comprobación - Estado de resultados básicos - Notas explicatorias - Informe 1 19 X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos documentos. Normatividad: Decreto 2649 de Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. INFORME INFORME DE REVISIÓN GERENCIAL -Listado de asistencia -Informe de revisión de políticas y objetivos, - Formato de desempeño de los procesos -Formato de resultado de auditorías -Formato de retroalimentación con el cliente - Estado de las acciones correctivas, preventivas y de 1 29 X Terminado el tiempo de retención en el archivo central pasar la totalidad de la documentación, esta serie documental sirve para la memoria institucional, toda vez que da cuenta de las decisiones más importantes relacionadas con a gestión de la empresa. Normatividad: Decreto 1072 de Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Resolución 1111 de Por el cual se definen los estándares mínimos del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo para empleadores y contratantes. ISO Norma del sistema de gestión de la calidad. 13

14 mejo - Formato compromiso de revisiones anterior - Formato de rendición de cuentas -Formato necesidades de recursos e inversiones -Formato cambios que afectan al sistema de Gestión Integral -Formato oportunidades para la mejora -Formato desempeño del PESV -Formato de conclusiones PLANES PLAN DE ACCIÓN -Acciones correctivas -Acciones preventivas -Acciones de mejora 1 29 X Terminado el tiempo de retención en el archivo central pasar la totalidad de la documentación, esta serie documental sirve para la memoria institucional, ya que allí se evidencia el proceso que se hizo de las acciones que se tomaban para el mejoramiento continuo de la empresa. Normatividad: Decreto 1072 de Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Resolución 1111 de Por el cual se definen los estándares mínimos del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo para empleadores y contratantes. ISO Norma del sistema de gestión de la calidad. 14

15 PROGRAMAS PROGRAMA DE AUDITORIAS -Programa de auditorías -Plan de auditorías -Lista de verificación -Informe de la auditoria -Informe de evaluación, calificación y seguimiento de auditores 1 19 X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos documentos. Normatividad: ISO Norma del sistema de gestión de la calidad. Resolución 1111 de Por el cual se definen los estándares mínimos del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo para empleadores y contratantes. CONVENCIONES RETENCIÓN (Expresada en años) AG: Archivo de Gestión AC: Archivo de Central DISPOSICIÓN FINAL CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M/D: Microfilmación o Digitalización Firma DIRECTOR ADMINISTRATIVO Firma GERENTE 15

16 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL- TRD FONDO DOCUMENTAL: G.A TRANSPORTES S.A OFICINA PRODUCTORA: DIRECTOR ADMINISTRATIVO CÓDIGO: 1100 CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS INVENTAR AG AC CT E S M/D CONTRATOS CONTRATO DE PRESTACIÒN DE SERVICIO GUIAS -Hojas de vida de la guía escolar -Cédula -Certificado de afiliación a salud -Certificado de cuenta bancaria 1 79 X Gestión, transferir a partir de la fecha del retiro o desvinculación del mismo al Archivo Central y conservar en este por setenta y nueve (79) años, realizar selección mediante muestreo sistemático y aleatorio de la siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% relativo al personal cuyo aporte fue primordial en la gestión de la empresa. Normatividad: Resolución 1111 de Por el cual se definen los estándares mínimos del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo para empleadores y contratantes. 16

17 HISTORIAS HISTORIA LABORAL Entrevista técnica -Hoja de vida conductor -Registro de afiliación a la seguridad social integral -Copia de la cedula -Copia de licencia de tránsito (aplica para transportadores) -Soportes de certificación y formación -Entrega de dotación -Certificado de asistencia a las capacitaciones -Estado de cuenta Símil GA -Afiliación a caja de compensación -Acuerdo de pago - Certificado de incapacidad -Contrato -Evaluación del desempeño 1 79 X Gestión, transferir a partir de la fecha del retiro o desvinculación del mismo al Archivo Central y conservar en este por setenta y nueve (79) años, realizar selección mediante muestreo sistemático y aleatorio de la siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% relativo al personal cuyo aporte fue primordial en la gestión de la empresa. Normatividad: Resolución 1111 de Por el cual se definen los estándares mínimos del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo para empleadores y contratantes. Decreto 1072 de Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. 17

18 INFORME INFORME DE DESARROLLO DE PROGRAMAS DE CONTROL DE INFRACCIONES -Informe -Certificado de entrega de información ante la Supertransporte 1 19 X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos documentos. Normatividad: Ley 1383 de Por la cual se reforma la Ley 769 de Código Nacional de Tránsito, y se dictan otras disposiciones. Decreto 431 de «Por el cual se modifica y adiciona el Capítulo 6 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1079 de 2015, en relación con la prestación del Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial, y se dictan otras disposiciones» CONVENCIONES RETENCIÓN (Expresada en años) AG: Archivo de Gestión AC: Archivo de Central DISPOSICIÓN FINAL CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M/D: Microfilmación o Digitalización Firma DIRECTOR ADMINISTRATIVO Firma GERENTE 18

19 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL- TRD FONDO DOCUMENTAL: G.A TRANSPORTES S.A OFICINA PRODUCTORA: COORDINADOR DE SEGURIDAD VIAL CÓDIGO: 1110 CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS INVENTAR AG AC CT E S M/D CONTRATOS CONTRATOS DE PROVEEDORES -Comunicaciones oficiales -Certificado de cámara de comercio -Resolución de autorización -Certificados de experiencias -Certificado RUT - Copia Minuta contrato - Ficha técnica de revisiones preventivas 1 19 X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos documentos. Normatividad: Resolución 0315 de Por la cual se adoptan medidas para garantizar la seguridad en el transporte público terrestre automotor y se dictan otras disposiciones. Resolución 1565 de Por la cual el Ministerio de Transporte expide la Guía Metodológica para la elaboración del Plan Estratégico de Seguridad Vial. Resolución 1231 de Por la cual se adopta el documento Guía para la Evaluación de los Planes Estratégicos de Seguridad Vial. 19

20 PLANES PLANES ESTRATEGICO DE SEGURIDAD VIAL -Acta de Comité de seguridad vial -Pruebas teórico prácticas de los conductores 1 29 X Gestión y de veinte nueve (29) años en el Archivo Central, realizar selección mediante muestreo sistemático y aleatorio de la siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos documentos. Normatividad: Resolución 1565 de Por la cual el Ministerio de Transporte expide la Guía Metodológica para la elaboración del Plan Estratégico de Seguridad Vial. Resolución 1231 de Por la cual se adopta el documento Guía para la Evaluación de los Planes Estratégicos de Seguridad Vial. Ley 1503 de por la cual se promueve la formación de hábitos, comportamientos y conductas seguros en la vía y se dictan otras disposiciones. Decreto 2851 de por el cual se reglamentan los artículos 3, 4, 5, 6, 7, 9º, 10, 12, 13, 18 y 19 de la Ley 1503 de 2011 y se dictan otras disposiciones PROCESOS PROCESOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE TRANSPORTE Y ADMINISTRATIVOS 1 19 X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos documentos. Normatividad: Resolución 1111 de Por el cual se definen los estándares mínimos del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo para empleadores y contratantes. 20

21 - Listado maestro de proveedores - Evaluación y selección de proveedores - Orden de compra -Soportes de pago Decreto 1072 de Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. PROGRAMAS PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO DE VEHICULOS Gestión y de veinte nueve (29) años en el Archivo Central, realizar selección mediante muestreo sistemático y aleatorio de la siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos documentos Inspección pre operacional - Ficha de mantenimiento de los vehículos 1 29 X Normatividad: Resolución 0315 de Por la cual se adoptan medidas para garantizar la seguridad en el transporte público terrestre automotor y se dictan otras disposiciones. Resolución 1565 de Por la cual el Ministerio de Transporte expide la Guía Metodológica para la elaboración del Plan Estratégico de Seguridad Vial. Resolución 1231 de Por la cual se adopta el documento Guía para la Evaluación de los Planes Estratégicos de Seguridad Vial. 21

22 CONVENCIONES RETENCIÓN (Expresada en años) DISPOSICIÓN FINAL AG: Archivo de Gestión AC: Archivo de Central CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M/D: Microfilmación o Digitalización Firma DIRECTOR ADMINISTRATIVO Firma GERENTE 22

23 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL- TRD FONDO DOCUMENTAL: G.A TRANSPORTES S.A OFICINA PRODUCTORA: COORDINADOR GESTIÓN INTEGRAL CÓDIGO: 1120 CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS INVENTAR AG AC CT E S M/D CERTIFICADOS CERTIFICADOS DE APTITUD LABORAL -Certificado -Ficha descripción sociodemográfica 1 19 X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos contratos CONVENIOS CONVENIOS DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL CONVENIOS DE 1 19 X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos convenios. Normatividad; Resolución 1069 de Por la cual se reglamenta el artículo 14 del Decreto número 348 de 2015 y se 23

24 EXAMENES MEDICOS - Resolución de habilitación del ministerio de salud - Certificados de idoneidad de los profesionales de salud - Certificado de aptitud medico ocupacional dictan otras disposiciones. Decreto 431 de «Por el cual se modifica y adiciona el Capítulo 6 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1079 de 2015, en relación con la prestación del Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial, y se dictan otras disposiciones» INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS Y CONTROLES - Lista de chequeo programa orden aseo y limpieza 1 9 X Gestión y nueve (9) años en el Archivo Central, realizar eliminación a través del diligenciamiento de un acta de eliminación documental y previa autorización del comité de archivo PROCESOS PROCESOS DE INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES -Reporte de accidentes e incidentes 1 29 X Gestión y de veintinueve (29) años en el Archivo Central, realizar siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos documentos. Normatividad: Decreto 1072 de Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Resolución 1111 de Por el cual se definen los estándares 24

25 - Investigación de accidentes mínimos del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo para empleadores y contratantes PROGRAMAS PROGRAMA DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD -Inspecciones de área de trabajo -Inspecciones de botiquín -Inspecciones de extintores -Inspecciones de vehículos -Informe de inspecciones de seguridad 1 19 X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos contratos. Normatividad: Decreto 1072 de Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Resolución 1111 de Por el cual se definen los estándares mínimos del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo para empleadores y contratantes PROGRAMAS PROGRAMA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL -Control de entrega de EPP (Elementos de protección personal) Reposición de EPP 1 19 X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos contratos. Normatividad: Decreto 1072 de Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Resolución 1111 de Por el cual se definen los estándares mínimos del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo para empleadores y contratantes. 25

26 SISTEMA DE GESTIÓN SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SST Distribución de documentos -Delegación de responsabilidad del SST -Certificados académicos -Asistencia y participación a las capacitaciones -Protocolos de emergencia -Evaluación teórica de los conductores -Guía de inducción y reinducción -Generalidades del Copasst -Acta de comité del Copasst -Acta de comité de convivencia -Comunicaciones de elección participantes comité -Reporte de accidentes e incidentes -Eficacia en las 1 29 X Gestión y de veintinueve (29) años en el Archivo Central, y conservar totalmente ya que registra información esencial sobre la gestión de la empresa. Normatividad: Decreto 1072 de Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Resolución 1111 de Por el cual se definen los estándares mínimos del sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo para empleadores y contratantes. 26

27 capacitaciones - Retroalimentación -Prueba de conocimientos teórico -Inspecciones de vehículos CONVENCIONES RETENCIÓN (Expresada en años) AG: Archivo de Gestión AC: Archivo de Central DISPOSICIÓN FINAL CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M/D: Microfilmación o Digitalización Firma DIRECTOR ADMINISTRATIVO Firma GERENTE 27

28 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL- TRD FONDO DOCUMENTAL: G.A TRANSPORTES S.A OFICINA PRODUCTORA: AUXILIAR ADMINISTRATIVO CÓDIGO: 1130 CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS INVENTAR AG AC CT E S M/D CONTRATOS CONTRATO DE SERVICIOS DE TRANSPORTE ESCOLAR - Listado de pasajeros siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos contratos X Normatividad; Resolución 1069 de Por la cual se reglamenta el artículo 14 del Decreto número 348 de 2015 y se dictan otras disposiciones. Decreto 431 de «Por el cual se modifica y adiciona el Capítulo 6 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1079 de 2015, en relación con la prestación del Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial, y se dictan otras disposiciones» 28

29 CONTRATOS CONTRATO DE SERVICIOS DE TRANSPORTE OCASIONAL - Listado de pasajeros 1 19 X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos contratos. Normatividad; Resolución 1069 de Por la cual se reglamenta el artículo 14 del Decreto número 348 de 2015 y se dictan otras disposiciones. decreto 431 de «Por el cual se modifica y adiciona el Capítulo 6 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1079 de 2015, en relación con la prestación del Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial, y se dictan otras disposiciones» CONVENIOS CONVENIOS DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos contratos Carta de autorización del cliente para el convenio de colaboración 1 19 X Normatividad; Resolución 1069 de Por la cual se reglamenta el artículo 14 del Decreto número 348 de 2015 y se dictan otras disposiciones. Decreto Decreto 431 de «Por el cual se modifica y adiciona el Capítulo 6 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1079 de 2015, en relación con la prestación del Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial, y se dictan otras disposiciones» 29

30 HISTORIAS HISTORIA DE VEHICULOS - Certificados de administración por afiliación -Contrato de administración por afiliación decreto 1079 de 2015 y decreto 431 de Contrato de prestación de servicios con propietarios -Pagare y carta de instrucciones -Licencia de transito -Tarjeta de operación -Pólizas RCC y RCE e responsabilidad civil contractual y extracontractual -Soat -Carta de aceptación -Solicitud de visto bueno -Certificado de Paz y Salvo - Evaluación del servicio para el usuario 1 49 X Gestión, una vez terminada la relación con el automotorvinculación, transferir al Archivo Central y conservar en este por cuarenta y nueve (49) años, realizar selección mediante muestreo sistemático y aleatorio de la siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% como soporte de la producción de este documento. Normatividad: Decreto «Por el cual se modifica y adiciona el Capítulo 6 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1079 de 2015, en relación con la prestación del Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial, y se dictan otras disposiciones» Resolución 0315 de Por la cual se adoptan unas medidas para garantizar la seguridad en el transporte público terrestre automotor y se dictan otras disposiciones Resolución 1565 de todas las directrices para que cada empresa implemente un Plan Estratégico de Seguridad Vial, destinado a reducir la accidentalidad y consolidar una cultura de mayor responsabilidad vial. Resolución 1231 de Por la cual se adopta el documento Guía para la Evaluación de los Planes Estratégicos de Seguridad Vial. 30

31 - Plan de rodamiento - Formato único de Extracto de Contrato FUEC - Desvinculación por mutuo acuerdo PLANES PLAN DE RODAMIENTO - Plan 1 19 X siguiente forma: conservar por año, un muestreo del 5% de estos contratos. Normatividad; Decreto Decreto 431 de «Por el cual se modifica y adiciona el Capítulo 6 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1079 de 2015, en relación con la prestación del Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial, y se dictan otras disposiciones» CONVENCIONES RETENCIÓN (Expresada en años) AG: Archivo de Gestión AC: Archivo de Central DISPOSICIÓN FINAL CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M/D: Microfilmación o Digitalización Firma DIRECTOR ADMINISTRATIVO Firma GERENTE 31

32 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL- TRD FONDO DOCUMENTAL: G.A TRANSPORTES S.A OFICINA PRODUCTORA: DIRECTOR COMERCIAL CÓDIGO: 1200 CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTOS INVENTAR AG AC CT E S M/D INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS Y CONTROLES - Listado de clientes de Gestión Comercial - Cotizaciones 1 9 X Gestión y nueve (9) años en el Archivo Central, realizar eliminación a través del diligenciamiento de un acta de eliminación documental y previa autorización del comité de archivo INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS Y CONTROLES 1 9 X Gestión y nueve (9) años en el Archivo Central, realizar eliminación a través del diligenciamiento de un acta de eliminación documental y previa autorización del comité de archivo. - Registro encuesta de 32

33 satisfacción del cliente - Formato de evaluación del servicio para el usuario INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTROS Y CONTROLES - Registro de novedades 1 9 X Gestión y nueve (9) años en el Archivo Central, realizar eliminación a través del diligenciamiento de un acta de eliminación documental y previa autorización del comité de archivo. CONVENCIONES RETENCIÓN (Expresada en años) AG: Archivo de Gestión AC: Archivo de Central DISPOSICIÓN FINAL CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección M/D: Microfilmación o Digitalización Firma DIRECTOR ADMINISTRATIVO Firma GERENTE 33