PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR SOLICITUDES DE BIENES O SERVICIOS 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLES

Transcripción

1 1. OBJETIVO Este prcedimient tiene pr bjet establecer las plíticas cndicines, actividades, respnsabilidades y cntrles para lgrar el suministr de bienes y/ servicis a las diferentes áreas académicas y administrativas de la Universidad del Atlántic de acuerd a sus necesidades a través de la mdalidad de cntrat. 2. ALCANCE Aplica a tds a ls prcess misinales y de apy de la Universidad del Atlántic, desde la slicitud de un bien servici hasta la cmunicación al supervisr de la suscripción y legalización de la Orden Cntrat JEFE DE BIENES Y SUMINISTROS Es el respnsable de que este prcedimient se cumpla y de asegurar la inducción del persnal para el cncimient y aplicabilidad del mism. Además, es quien revisa las ctizacines de ls prveedres, remite ls dcuments sprte a la ficina jurídica, cuand crrespnda y slucina cn ls prveedres cualquier eventualidad PROFESIONALES UNIVERSITARIOS y/ TECNICOS ADMINISTRATIVOS DE BIENES Y SUMINISTROS Sn ls encargads de realizar tda la gestión perativa necesaria descrita en este prcedimient para realizar la cntratación de ls bienes y/ servicis slicitads OFICINA JURÍDICA 3. RESPONSABLES Es la ficina encargada de cnstruir tds ls dcuments necesaris para la cncertación de la cntratación de ls prveedres de prducts y/ servicis, además de ejercer la asesría y la vigilancia en la parte jurídica. 4. GLOSARIO Para facilitar la cmprensión del presente dcument, se definen ls siguientes términs: CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: También cncid cm, es el dcument utilizad en la Universidad del Atlántic para apartar del presupuest el rubr y cantidad de diner necesari para una cmpra cntratación. ORDENES: Se denminaran órdenes a aquellas mdalidades de cntrat que n requieran de su clausulad cmplet.

2 CONTRATO: Sn cntrats tds ls acts jurídics prevists en el derech privad, en dispsicines especiales, derivadas del ejercici de la autnmía de la vluntad, mediante ls cuales la Universidad adquiere derechs cntrae bligacines. REGISTRO PRESUPUESTAL: También cncid cm RP, es el dcument que aprpia el diner apartad en el presupuest cn el al prveedr escgid. 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN Para prpósits de este prcedimient, deberán cumplirse las siguientes cndicines: Tdas las cmpras a tramitar deberán slicitarse teniend en cuenta el instructiv de tiemps de las requisicines INS-GB-001 ante el rdenadr del gast (Rectr) para que este prces pueda desarrllarse cn tiemps nrmales de peración. Pr ningún cas será legalizada una cmpra prestación de servici que se haya cnsumid sin antes realizar el prces descrit a cntinuación (Hechs cumplids). Para tramitar ls pags a ls prveedres deben presentarse sin excepción ante el Departament Financier, ls siguientes dcuments legales exigids de acuerd al tip de empresa: Cntrats RP Cpia del pag de estampillas Certificación del Pag de aprtes parafiscales RUT Certificación Bancaria Factura Cuenta de Cbr Recibid a satisfacción Aceptación de póliza (Cuand el cntrat l exija) 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES N. Descripción Respnsables Dcument/ Registrs 1 Slicitar al rdenadr del gast la aprbación de la cmpra de un bien suministr, la cntratación de un servici, de acuerd a la necesidad requerida pr el área. Vicerrectres, Decans y Jefes de Oficina. slicitud de cmpra cntratación. 2 Evaluar la slicitud realizada y aprbar negar cmpra/cntratación. Rectr slicitud de cmpra cntratación. Km 7 Vía a Puert Clmbia - Tel: (5)

3 3 Remitir a la Vicerrectría Administrativa el cncept emitid pr el rectr en la slicitud de cmpra/cntratación aprbada, enviar de vuelta al emisr las slicitudes n aprbadas. Asistente de Rectr slicitud de cmpra cntratación. 4 Evaluar financieramente las slicitudes de cmpra/cntratación aprbadas pr el rectr, autrizar y/ emitir bservacines para la ejecución de las mismas, y remitir a dependencia respnsable de gestinar. Vicerrectr Administrativ y Financier slicitud de cmpra cntratación. 5 Analizar las directrices impartidas pr Rectr y Vicerrectr para la ejecución de las cmpras/cntratacines aprbadas y autrizadas. Suministrs slicitud de cmpra cntratación. 6 Buscar prveedres para la venta del prduct prestación del servici aprbad, en la base de Dats de Prveedres Prfesinal Universitari Base de dats de prveedres (física y digital) 7 Slicitar ctización a prveedr. Prfesinal Universitari Ctizacines 8 Analizar ctizacines de prveedres y cntrastar cntra directrices de Estatut Cntractual. Suministrs Ctizacines, Estatut Cntractual 9 Definir frma de cntratación. Suministrs Ctizacines, Estatut Cntractual 10 Slicitar Certificad de Dispnibilidad Presupuestal. Prfesinal Universitari 11 Expedir Certificad de Dispnibilidad Presupuestal y remitir a Gestión de Bienes y Suministrs. Departament de Gestión Financiera 12 Enviar carpeta cn dcuments sprtes a la Oficina Jurídica para cnstitución del cntrat u Orden de prestación de servicis y/ Elabrar Ordenes Prfesinal Universitari slicitud, ctizacines, 13 Cnstituir cntrat u rden de prestación de servicis de acuerd a la directriz establecida pr Bienes y Km 7 Vía a Puert Clmbia - Tel: (5)

4 Suministrs. Oficina Jurídica 14 Enviar cntrat y/ rden para firma del rectr. Oficina Jurídica/Departament de Gestión de Bienes y Suministrs 15 Numerar cntrat firmad y enviar a Bienes y Suministrs. Oficina Jurídica 16 Cntactar a prveedr para firma de cntrat y entregar cpia del mism. Departament de Gestión de Bienes y Suministrs 17 Slicitar expedición de Registr Presupuestal a la Oficina Financiera.. Departament de Gestión de Bienes y Suministrs 18 Expedir RP. Departament de Gestión Financiera 19 Crdinar entre el Supervisr del Cntrat, el cntratista, y la ficina de Bienes y Suministrs la entrega de ls bienes Supervisr/Departament de Gestión de Bienes y Suministrs RP 20 Recibir prducts despachads pr ls prveedres. Dependencias slicitantes Recibids a satisfacción 21 Estar presente en la entrega de ls bienes y slicitar firma de recibid, si ls prducts sn tecnlógics se deben entregar a la ficina de infrmática para prces intern; ls equips de refrigeración serán recibids pr Servicis Generales Prfesinal Universitari Recibids a satisfacción 22 Slicitar recibid a satisfacción del prduct servici a la dependencia slicitante. Prfesinal Universitari 23 Recibir y tramitar pag a cuentas de prveedres que deben cntar cn ls dcuments legales. Prfesinal Universitari 24 Archivar sprtes de la cmpra cntratación. Técnic Administrativ Km 7 Vía a Puert Clmbia - Tel: (5)

5 25 Slicitar a la Oficina Jurídica acta de liquidación del cntrat, una vez terminad el mism (cuand fuere necesari). Prfesinal Universitari/Supervisr Acta de liquidación de cntrat 7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Nrma NTC GP 1000:2004 Prcedimient para la Elabración y Cntrl de Dcuments PRO-GC-001 Estatut cntractual (Reslución de ctubre 06 de 2009) Guía para slución de prblemas 8. REGISTROS Slicitud aprbada Base de dats de prveedres Certificad de Dispnibilidad Presupuestal Cntrat Orden de cmpra Registr Presupuestal Recibids a satisfacción Pags de Estampillas Pólizas(cuand fuere necesari) Acta de liquidación de cntrat 9. CONTROL DE CAMBIOS VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 Nviembre 24 de 2009 Ing. Maryrie Mantilla 1 Juni 9 de 2014 Sandra Yance Lug 2 Juli 26 de 2015 Sandra Yance Lug VERSIÓN ORIGINAL Se mdifica el numeral 5, Plítica y Cndicines de Operación; Se elimina el pag de la Publicación en la Gaceta Departamental, puest que este requisit fue eliminad pr el Gbiern Nacinal. Se mdifica el nmbre del prcedimient de cmpras pr cntrat a prcedimient para tramitar slicitudes de bienes y servicis y cn alcance a ls prcess misinales, apy, estratégics y de evaluación y cntrl. Km 7 Vía a Puert Clmbia - Tel: (5)