INFORME INFORME DE GESTIÓN I SEMESTRE 2014 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 FORMATO INFORME FECHA APROBACIÓN: 03/03/2014 VERSIÓN: 003 CÓDIGO: GE-NA-FM-041 INFORME DE GESTIÓN I SEMESTRE 2014 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Bogotá D.C, 22 de agosto de 2014 PARA : OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ASUNTO : PRESENTACIÓN INFORME DE GESTIÓN I SEMESTRE DE 2014, PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Contenido 1. INTRODUCCIÓN Indicadores Plan de Acción Auditoría aplicación Tabla de Retención Documental Préstamo y consulta de documentos Seguimiento al proceso de digitalización de documentos Avance implementación estrategia cero papel Avances iniciativas estratégicas Iniciativa Consumo de papel como aporte a la gestión ambiental Iniciativa: Fortalecer el Sistema General de Archivos- Reestructuración del Sistema de Información de Gestión Documental Ejecución presupuestal Levantamiento de inventarios de la información en custodia

2 1. INTRODUCCIÓN El presente informe evidencia las actividades representativas a la gestión realizada por el Área de Gestión Documental, durante el periodo comprendido entre el 01 de enero al 30 de junio de 2014, de conformidad con las funciones asignadas en la Resolucion 549 del 26 de agosto de 2008, especialmente en el numeral Como proceso de apoyo dentro del Sistema Integrado de Gestión de Caprovimpo, el Grupo de Gestión Documental apoya las con las marcoactividaes, gestionando las tablas de Retención Documental, administrando la recepción, distribución, consulta y conservación final de los documentos. De acuerdo con lo anterior, a continuacion se mencionarán las actividades desarrolladas por dicho proceso en el primer semestre de Indicadores Plan de Acción El plan de acción dispuesto por CAPROVIMPO debe ser entregado trimestralmente a la Subgerencia Administrativa, para el primer semestre se reportarán cuatro indicadores de medición, los cuales permiten conocer y hacer seguimiento a las actividades del área. Dichos indicadores se encuentran discriminados de la siguiente manera: 2.1 Auditoría aplicación Tabla de Retención Documental Para este indicador se tiene en cuenta las dependencias en concordancia con el cumplimiento de las TRD, para lo que se estableció una verificación de las mismas las cuales se llevan a cabo dos (2) anualmente, ósea una (1) semestralmente. La meta para cumplir este indicador es realizar el 100% de las visitas a las dependencias con TRD implementadas. Medición: Semestral Desarrollo Se realizaron durante el primer semestre 50 visitas de verificación y seguimiento de TRD. Como resultado de la verificación realizada por el Área de Gestión Documental a las dependencias de CAPROVIMPO, se identificó una considerable mejora en el manejo de los archivos de gestión. Dentro de las observaciones que se realizaron una de ellas era la importancia de transferir los archivos una vez cumplido los tiempos de retención estipulados en la Tabla de Retención Documental; Así mismo, se realizó la visita a los puntos de atención en el que se retroalimentó la Guía de 2

3 Organizar Archivos de la Entidad publicada en Isolución en la cual se detalla el proceso de organización física de los documentos. 2.2 Préstamo y consulta de documentos Este indicador permite realizar la medición de las consultas que son recibidas y atendidas por el Área de Gestión Documental. La meta proyectada para cumplir este indicador es atender mínimo el 90% de las solicitudes recibidas al área de Gestión Documental. Para el levantamiento de información se realizará la consolidación de estadísticas las cuales son alimentadas semanalmente. Medición: Semestral Desarrollo En el primer semestre se atendieron 1355 consultas y se recibieron 1320 solicitudes, para un cumplimiento de un 97%. Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Total Atendidas Recibidas Dentro del cumplimiento de este indicador y realizando verificación de todas las solicitudes enviadas por los funcionarios en el período se concluye que del 100 % de las solicitudes recibidas el 10 % aproximadamente corresponde a información que no se encuentra bajo la custodia y administración de Gestión Documental, ya sea por las siguientes características: Información que no ha sido transferida al Archivo central Información que corresponde a documentos de apoyo los cuales no son transferidos al Área de Gestión Documental 2.3 Seguimiento al proceso de digitalización de documentos Este indicador permite establecer un seguimiento al proceso de digitalización que se realiza tanto en Correspondencia (Gestión Documental), en la Sede principal (Asesores) y los diferentes puntos de atención (Asesores), teniendo como objetivo garantizar que la documentación que es radicada en cada una de estas sedes se encontrará disponible para visualizarla digitalmente desde el sistema de información Folium. 3

4 Medición: Trimestral Desarrollo Para la medición del primer semestre de 2014, se generó un reporte desde el sistema de información Folium que permitiera identificar mensualmente los documentos que no fueron digitalizados durante el periodo. Para el primer trimestre de 2014 se identificaron 299 documentos los cuales no fueron digitalizados tanto en puntos de atención como en Sede Principal y para el segundo trimestre registraron 214 documentos. Aplicando la fórmula de este indicador nos arroja un resultado para el segundo trimestre del 2014 del cero punto setenta y dos por ciento (0.72%); por lo cual se evidencia el cumplimiento del indicador además una disminución en los documentos no digitalizados por parte de los radicadores. NO DIGITALIZADOS ACTUAL 214 ANTERIOR 299 Total 0.72 En el análisis del resultado de este indicador se refleja que los documentos no digitalizados en su mayoría corresponden a trámites radicados en Sede Principal y puntos de atención. Para subsanar estos inconvenientes se realiza por parte del Área de Gestión Documental un seguimiento semanal y mensual de los documentos que no refleja el digital y por comunicación vía mail se reporta a las personas que intervienen en el proceso, con el fin que se subsanen; adicionalmente en las visitas realizadas en el primer semestre a los puntos de atención se llevó a cabo una capacitación del proceso de digitalización de documentos como también la sensibilización de los impactos operativos que puede generar en caso de no realizar el proceso correctamente. 2.4 Avance implementación estrategia cero papel Alineados a la política del Gobierno Nacional las Entidades Públicas crearán una política para la disminución del uso del papel; por lo cual CAPROVIMPO realizará una serie de actividades que permitan el diseño y la implementación de dicha política. Medición: Trimestral 4

5 2.4.1 Desarrollo Para el primer semestre del 2014 el avance de este indicador corresponde a un cumplimiento del 33% según las actividades programadas y ejecutadas dentro de este periodo. Esta primera fase de la estrategia de cero papel consiste en el levantamiento de un diagnóstico del estado real de la Entidad y el porcentaje de cumplimiento de la política cero papel impuesta por el Gobierno Nacional. Del trabajo de realizado se identificaron factores claves como: Aumento en el consumo de papel No tenemos flujos de procesos automatizados que garanticen la integración de sistemas de información No existe alineación de los documentos controlados de los procesos con las tablas de retención documentales, lo que implica realizar un inventario documental de todos los tipos documentales generados en la dependencia que permitan identificar su funcionamiento a un 100% o si se puede estudiar la viabilidad de la desmaterialización de documentos que permitan reducir el consumo de papel y optimizar el proceso Una vez realizado la identificación de los anteriores aspectos, se propone la adquisición e implementación de un sistema de gestión documental que me permita modelar los procesos teniendo un control del flujo documental y otras alternativas que aporten a la racionalización de papel a través de la automatización de procesos. 3. Avances iniciativas estratégicas En el presente informe se relacionan seguimientos y actividades relacionadas a iniciativas estratégicas en el que el proceso de Gestión Documental interviene 3.1 Iniciativa Consumo de papel como aporte a la gestión ambiental A continuación se relaciona el reporte estadístico del consumo de papel durante el primer semestre del DEPENDENCIA CONSUMO PRIMER ESTRE CONSUMO SEGUNDO ESTRE SUAOP 11,774 14,707 OFICINA ASESORA JURIDICA 38,914 47,556 OFICINA ASESORA RIESGOS 14,896 13,671 OFICINA ASESORA PLANEACION 12,409 14,008 PAGADURIA 41,848 51,274 5

6 CONTROL INTERNO 25,555 22,280 PROMOCION Y MERCADEO 36,948 36,454 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 15,896 14,916 CONTRATACION 33,122 30,002 CESANTIAS-CUENTAS INDIVIDUALES 81,827 79,218 PRESUPUESTO- TESORERIA 9, FINANZAS 32,917 35,227 SERVICIOS AL AFILIADO-CORRESP 22,115 19,588 SAC 38,059 50,086 SERVICIO AL AFILIADO 2 18,986 21,746 CONTROL DISCIPLINARIO 10,961 18,134 TALENTO HUMANO 17,318 31,843 GERENCIA GENERAL 15,326 12,058 SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA 12,824 14,465 ANALISIS DE CUENTAS 4,304 10,430 SUBGERENCIA DE VIVIENDA 1,912 5,988 CENTRO DE COPIADO 99, BOGOTA 12, CALI 16, MEDELLIN 9, BARRANQUILLA 7,494 0 BUCARAMANGA 8, IBAGUE 8,584 0 CARTAGENA 8, FLORENCIA 5, GIRARDOT TOTALES 674, ,377 Como se puede evidenciar en el anterior cuadro se muestra un aumento en la impresión y copiado en el último trimestre de casi el 3% aproximadamente. 6

7 3.2 Iniciativa: Fortalecer el Sistema General de Archivos- Reestructuración del Sistema de Información de Gestión Documental Esta actividad comprende las diferentes acciones que se adelantarán en la presente vigencia para mejorar el sistema de información de Gestión Documental, cuyas actividades se definieron de la siguiente manera: FORMATO FECHA APROBACIÓN: 19/03/2014 CRONOGRAMA MENSUAL DE ACTIVIDADES VERSIÓN: 010 CÓDIGO: GE-NA-FM OBJETIVO ESTRATÉGICO: OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS 2. INICIATIVA ESTRATÉGICA / APO: FORTALECER EL SISTEMA GENERAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD 3. VIGENCIA: PERIODO A REPORTAR: 8. PROGRAMACION (Mes-Semanas) 5. No. 6. ACCIONES O ACTIVIDADES GLOBALES A EJECUTAR 7. RESPONSABLE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC 9. ENTREGABLE 10. OBSERVACION Realizar diagnóstico Jefe Área Gestión Documental Búsqueda de proveedores 3 Presentación propuestas 4 Elaboración, análisis y priorización de propuestas OAINF 1 OAINF OAINF-Comité cero papel Estudio de mercado OAINF-CONTRATACIÓN 1 6 Campaña para la no impresión de correos electrónicos Comité cero papel Estudio previo 8 Selección Contractual 9 Contrato 10 Preparación ambientes de prueba 11 Migración de información 12 Mesas de trabajo para la creación de flujos de información 13 Parametrización funcional 14 Pruebas funcionales y técnicas 15 Capacitación de usuarios Comité cero papel 1 OAINF-CONTRATACIÓN 1 OAINF-CONTRATACIÓN 1 OAINF OAINF OAINF OAINF OAINF OAINF RESULTADO I RESULTADO II ACUMULADO II RESULTADO III ACUMULADO III RESULTADO IV ACUMULADO IV ACUMULADO ANUAL 8. ACTIVIDADES PROGRAMADAS METAS PERIODICAS PROGRAMADAS 1.69% 11.86% 13.56% 22.03% 35.59% 64.41% % 13. ACTIVIDADES EJECUTADAS % DE EJECUCION ESTRAL (RESULTADO) 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 15. % CUMPLIMIENTO ESTRAL 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% # VALOR! Desarrollo: Al primer semestre se tuvo un cumplimiento del 13.56% de lo proyectado el cual comprendió actividades relacionadas a: Levantamiento de información y necesidad Búsqueda de proveedores que en el mercado cumplieran con sistemas de información de gestión documental ya implementados y exitosos Presentación de propuestas en lo que comprendía la presentación del producto y la realización de mesas de trabajo entre los proveedores y Caprovimpo para el levantamiento de información 7

8 4. Ejecución presupuestal La ejecución presupuestal del Área de Gestión Documental para el 2014, corresponde a: RUBRO PRESUPUESTO PRESUPUESTO ANUAL PROGRAMADO PRESUPUESTO EJECUTADO I SEMESTRE % EJECUCIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL $ 192,214, $ 62,861, % MENSAJERÍA A CRÉDITO $ 818,738, $ 220,868, % COMUNICACIONES Y TRANSPORTE $ 42,000, $ 11,768, % GESTIÓN DOCUMENTAL $ 222,360, $ 104,400, % INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA $ 155,100, $ 11,600, % SERVICIOS TÉCNICOS $ 10,032, $ 6,688, % SERVICIOS TÉCNICOS $ 10,032, $ 6,688, % SERVICIOS TÉCNICOS $ 10,032, $ 5,016, % SERVICIOS TÉCNICOS $ 15,600, $ 7,800, % SERVICIOS TÉCNICOS $ 15,600, $ 7,800, % SERVICIOS TÉCNICOS $ 15,600, $ 7,800, % SERVICIOS TÉCNICOS $ 18,000, $ 9,000, % RECURSO HUMANO PROFESIONALES TÉCNICOS ASISTENCIALES CONTRATISTA TOTAL

9 5. Levantamiento de inventarios de la información en custodia. Se realizó el levantamiento de inventarios por unidad documental de algunas subseries, teniendo en cuenta para ello su alto volumen de consulta y el valor primario del documento, entre las cuales está el levantamiento del inventario de nueve Planotecas. SUBSERIE CANTIDAD DE REGISTROS HISTORIAS LABORALES 1,412 PROCESOS DICIPLINARIOS 686 PROCESOS JURIDICOS 53 CAPETAS INDIVIDUALES 105,550 PLANOS 9,109 T OTAL: 116,810 Con el levantamiento de inventarios se garantiza tener un mayor control y una mejor administración de los documentos en custodia, contribuye en la optimización en tiempo para su recuperación; adicionalmente como valor agregado en el primer semestre del 2014 se realizó la administración en línea de los inventarios documentales y el proceso de préstamos a través de la herramienta tecnológica administrada por el tercero contratado para la administración y custodia de la documentación del archivo central e histórica de Caprovimpo. La actualización de dichos inventarios es controlada por el Área de Gestión Documental; sin embargo por parte del proceso se cuenta con un back up de la información que a hoy es consultada en línea. SANDRA MARITZA GARCÍA ESPITIA Jefe Área Gestión Documental (Original firmado) 9