SIIGO CAJERO. Elaboración de Documentos. Cartilla I

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1 SIIGO CAJERO Elaboración de Documentos Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Documentos? 3. Qué es una Factura de Venta? 4. Cuál es la Ruta para Elaborar Facturas? 5. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Factura? 6. Qué es una Prefactura? 7. Cuál es la Ruta para Elaborar Prefacturas? 8. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Prefactura? 9. Qué es una Devolución? 10. Cuál es la Ruta para Elaborar Devoluciones? 11. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Devolucion? 12. Qué es un Comprobante de Ingreso? 13. Cuál es la Ruta para Elaborar un Comprobante de Ingreso? 14. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar un Comprobante de Ingreso? 15. Qué es un Comprobante de Retiro? 16. Cuál es la Ruta para Elaborar un Comprobante de Retiro? 17. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar un Comprobante de Retiro? 18. Qué es un Anticipo? 19. Qué se Debe Tener en Cuenta para Utilizar Anticipos en el Cajero? 20. Cuál es la Ruta para Contabilizar un Anticipo? 21. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Contabilizar un Anticipo? 22. Cómo se Cruza un Anticipo en la Factura?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que aclara el proceso de elaboración de documentos en el modulo de cajero, en los cuales quedaran registrados todos los movimientos generados en una venta, un retiro, un ingreso o devoluciones

4 ELABORACION DE DOCUMENTOS MODULO CAJERO Qué son Documentos? Los documentos son soportes de transacciones realizadas por el ente económico, para ello los documentos son soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa; se pueden imprimir las veces que se requieran dependiendo de las necesidades de la empresa. Qué es una Factura de Venta? Una Factura de Venta es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá entregar o remitir al comprador o beneficiario del bien y/o servicio; este documento debe reflejar toda la información de la operación comercial. La Factura sirve para registrar contablemente tanto las cantidades como los valores correspondientes al inventario vendido; afectando la correspondiente carga tributaria. Importante: La actualización y contabilización de la información dependen del tipo de actualización que maneja la factura (Línea Batch o Rápida) Cuál es la Ruta para Elaborar Facturas? La ruta para elaborar Facturas es: Facturación - Facturación

5 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Factura? Al momento de elaborar una Factura el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Factura a elaborar: Importante: Las facturas que se habilitan en esta opción, son las que fueron asociadas a la caja en la cual se está trabajando. Al seleccionar el tipo de factura el sistema lo ubica en la siguiente pantalla:

6 A continuación se describen cada uno de los datos que allí solicita el sistema: DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Prefactura No: El sistema trae el número de la Prefactura de forma automática. Este consecutivo NO corresponde al número de la factura si no a un consecutivo interno que maneja el sistema. NIT: Se debe digitar el tercero al cual se le realiza la factura de venta, es posible realizar la consulta con las teclas de función En caso de que el tercero NO se encuentre creado con digitar el Nit y enter el sistema habilita la opción para crearlo y adicionar los datos básicos del tercero o al momento de realizar la búsqueda se habilita un nuevo icono cliente para crear el

7 Importante: Esta opción se habilita siempre y cuando en la parametrización de la factura se haya marcado la opción de Clientes. En caso de no haber marcado la opción de Clientes en la parametrización de la Factura el sistema simplemente omite los campos de información del tercero (Nit Sucursal Nombre Cupo Disponible Mora y Saldo) y realizara la factura al cliente Genérico. Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero. Cupo: Este es un capo a nivel informativo que permite visualizar el cupo de crédito asignado en la creación del catalogo de terceros. Disponible: Es la diferencia entre el cupo de crédito asignado menos el Saldo pendiente en cartera. Mora: Solo muestra valores si se encuentran facturas vencidas y pendientes de pago. Saldo: Es el valor que el cliente debe a la fecha en cartera (toma las facturas vencidas y por vencer). Importante: Los campos Cupo, Disponible, Mora y Saldo el sistema trae la información de manera automática y dependiendo de la parametrizacion realizada en el catalogo de terceros. Vendedor: Esta opción se habilita siempre y cuando en la parametrización de la Factura se haya marcado la opción de Vendedores, con el fin de digitar el vendedor a quien se registra la venta. En caso de no haber marcado la opción de vendedores el sistema no solicitara código de vendedor. El sistema trae por defecto el código del vendedor que se asocio en la apertura de terceros, de igual forma se puede cambiar para ello se puede realizar la búsqueda con el icono o crear el código del nuevo vendedor al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el vendedor directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación

8 Datos Adicionales del Cliente: (Dirección Ciudad - Teléfono), el sistema trae automáticamente estos datos de la información digitada en la creación del tercero. DATOS DE TRANSACCIONES: Producto: Se debe el digitar el código del producto a facturar, el cual se puede consultar con las siguientes funciones:

9 Si se quiere alternar la búsqueda del producto lo puede realizar digitando la Tecla de Función F7. Importante: El enunciado que aquí se presenta puede cambiar, de acuerdo al parámetro definido en la definición de la factura. Precios: El sistema habilita un recuadro con los valores asociados a cada una de las listas de precios que maneje el producto Cantidad: Si al momento de parametrizar la factura de venta se realizo la marcación de cantidad, el sistema solicitara las cantidades que se desean

10 facturar de un producto caso contrario pasara este campo y no permitirá digitar las cantidades. Importante: El sistema por defecto siempre traerá una unidad en el campo de cantidad. Valor Unitario: Si en la parametrización de la factura de venta se realizo la marcación de si maneja precio unitario en la factura, el sistema solicitara el precio unitario del producto a facturar caso contrario omitirá este campo y solicita el valor total. Valor Total: El sistema calcula automáticamente el valor total; multiplicando las cantidades por el valor unitario. CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS QUE SE VAN A FACTURAR SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. El programa presentara la siguiente ventana: DATOS DE DESCUENTOS Y CARGOS: El sistema se ubicara en la opción de Descuentos y Cargos, en la cual permite digitar el porcentaje o el valor que se va aplicar sobre el valor de la venta, para los dos primeros descuentos y cargos, el tercer descuento y cargo corresponde a retención en la fuente e IVA respectivamente y el sistema trae en forma automática estos valores y no permite modificaciones en ellos.

11 Imprime Prefactura: En caso de haber parametrizado en la Factura de Venta la opción de Imprime Prefactura, el sistema pregunta si desea Imprimirla SI/NO. Importante: La impresión de las prefacturas generalmente la realizan los establecimientos como restaurantes, bares, clubes etc., con el fin de entregarle la cuenta al cliente antes de elaborar la facturar. FORMAS DE PAGO O VENCIMIENTOS: Una vez marcados los descuentos y la impresión de la Prefactura (en caso de aplicar), el sistema habilita el recuadro de la Forma de Pago y permite seleccionar con que concepto se cancelara la Factura de Venta. Después de elegir el concepto de pago se debe digitar el valor recibido por este concepto.

12 Importante: El sistema permite en una misma factura de venta manejar varias formas de pago. Si el valor recibido excede al valor del pago el sistema automáticamente realizar el cálculo del cambio y habilita la opción de continuar para confirmar si la factura esta correcta o No.

13 Al confirmar que la Factura esta OK, el sistema genera la opción para imprimir y contabilizar el documento como Factura. El sistema solicita confirmación si se imprime o no la factura Una vez actualizada la factura el sistema envía el documento a impresión.

14 Qué es una Prefactura? La Prefactura es una opción del sistema que se utiliza para guardar provisionalmente una factura sin necesidad de que esta quede actualizada. Cuál es la Ruta para Elaborar Prefacturas? Importante: Las prefacturas se elaboran al momento de ingresar a elaborar facturas La ruta para elaborar prefacturas es: Facturación - Facturación Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Prefactura? Como la Prefactura se elabora en forma conjunta con la factura solicita los mismos datos, para guardar el documento como Prefactura se debe utilizar el siguiente icono: El sistema habilita el siguiente recuadro con el fin de asignarle un nombre a la Prefactura para cuando se requiera consultar nuevamente.

15 Para guardar el nombre de la relación continúe con enter; el sistema guardara automáticamente la Prefactura. Terminación de una Prefactura: Si se desea terminar una Prefactura abierta se debe ingresar a la opción Facturación Facturación. Ubicado en el campo Prefactura se debe consultar con la tecla de función F2 o con los Binóculos y allí el sistema despliega las Prefacturas que se encuentran guardadas. El sistema lo ubica en la opción de productos, si desea adicionar o modificar los productos a facturar. Una vez ingresados los productos de la venta se debe Finalizar la captura con las siguientes funciones.

16 El sistema se ubicara en la opción de Cargos y Descuentos, en la cual se debe digitar el porcentaje o el valor del descuento que se va aplicar sobre el valor de la venta Posteriormente el sistema solicitara si se desea imprimir o no la Prefactura. (Esta marcación la solicita siempre y cuando en la parametrización del documento se haya marcado imprime Prefactura, caso no contrario no solicitara la marcación.) Una vez impresa la Prefactura el sistema habilita el recuadro de la Forma de Pago y permite terminar con la contabilización de la Factura de Venta.

17 Qué es una Devolución? Una devolución en ventas es cuando el cliente devuelve la mercancía comprada o se realizaran cambios de los productos y se debe proceder a realizar la contabilización de este hecho en un documento; en él se registra la reversión de los movimiento contable registrado en la Factura y realizar el ingreso de los productos al inventario Importante: La actualización y contabilización de la información dependen del tipo de actualización que maneja la devolución (Línea Batch o Rápida) Cuál es la Ruta para Elaborar Devoluciones? La ruta para elaborar Devoluciones es: Facturación - Devoluciones

18 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Devolucion? Al momento de elaborar una Devolucion el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Devolucion a elaborar: Importante: Las devoluciones que se habilitan en esta opción, son las que fueron asociadas a la caja en la cual se está trabajando. Al seleccionar el tipo de devolución el sistema lo ubica en la siguiente pantalla:

19 Mes - Comprobante Numero: Corresponde a los datos de la Factura de Venta de la cual se realizara la devolución, con la tecla de Función F2 o los binoculares se pueden consultar los Tipos de Documentos F que están definidos y luego digitar el numero de Factura a afectar; para continuar digitar Enter. Importante: Cada Devolución solo permite llamar y registrar la devolución de una sola Factura de Venta. Luego se habilita la siguiente ventana, donde se deben incluir los datos de la devolución.

20 A continuación se describen cada uno de los campos que solicita el sistema: DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Importante: El sistema trae en forma automática todos los datos digitados en la Factura de Venta (Nit, Sucursal, Nombre, Vendedor, etc.); con enter se repasan todos los campos. DATOS DE TRANSACCIONES: Importante: El sistema trae en forma automática todos datos de los productos contabilizados en la Factura de Venta (Producto, Cantidad, Valor Unitarios, etc.); con enter se repasan todos los campos. Cuando un producto contabilizado en la Factura de Venta NO se devolverá se debe eliminar de la nota de devolución, para ello ubicados en el código del producto se utiliza el icono o la tecla de función F5 en cada uno de ellos. Después de terminar de repasar los productos se habilita la siguiente ventana

21 FORMAS DE PAGO O VENCIMIENTOS: Formas de Pago: El sistema en el documento devolución solo permite utilizar tres tipos de formas de pago: Efectivo - Devolución - Crédito Efectivo: Se utiliza cuando se trate de una devolución en dinero Devolución: Se utiliza cuando se trate de un cambio de mercancía Después de elegir el concepto de pago se debe colocar el valor recibido por este concepto. El sistema automáticamente dará el valor a devolver y da la opción de imprimir el documento con la opción de Continuar.

22 Paso seguido el sistema pregunta si la devolución esta correcta SI o NO. Al marcar la opción de Si el sistema habilita la opción de Imprimir el Documento. Qué es un Comprobante de Ingreso? Un comprobante de ingreso es un documento que sirve para contabilizar todos los ingresos de efectivo, cheques, bonos, tarjetas que se realicen en el punto de venta; por conceptos diferente a la facturación.

23 Cuál es la Ruta para Elaborar un Comprobante de Ingreso? La ruta para elaborar Ingresos es: Administración del Punto de Venta Control de Ingresos y Retiros Control de Ingresos Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar un Comprobante de Ingreso? Al momento de elaborar un Comprobante de Ingreso el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Ingreso a elaborar: Importante: Los Ingresos que se habilitan en esta opción, son los que fueron asociados a la caja en la cual se está trabajando. Al seleccionar el tipo de Ingreso el sistema lo ubica en la siguiente pantalla:

24 A continuación se describen cada uno de los campos que solicita el sistema: Documento: El sistema trae por defecto el documento seleccionado para el ingreso. Observación: Se debe digitar la descripción del ingreso. Nit: Identificación del tercero del movimiento del cual se recibe el ingreso. Concepto: Se debe digitar según el caso el concepto por el cual se registra el ingreso. Valor: Debe digitarse el valor del Ingreso. Al digitar enter el sistema automáticamente contabiliza el ingreso y genera la opción de impresión.

25 Qué es un Comprobante de Retiro? Un comprobante de retiro es un documento que se utiliza para contabilizar todos los retiros de efectivo, cheques, bonos, tarjetas que se realicen en el punto de venta. Cuál es la Ruta para Elaborar un Comprobante de Retiro? La ruta para elaborar Retiros es: Administración del Punto de Venta Control de Ingresos y Retiros Control de Retiros Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar un Comprobante de Retiro? Al momento de elaborar un Comprobante de Retiro el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Retiro a elaborar

26 Importante: Los Retiros que se habilitan en esta opción, son los que fueron asociados a la caja en la cual se está trabajando. Al seleccionar el tipo de Retiro el sistema lo ubica en la siguiente pantalla: A continuación se describen cada uno de los campos que solicita el sistema: Documento: El sistema trae por defecto el documento seleccionado para el ingreso. Observación: Debe digitarse la descripción del Movimiento. Nit: En este campo se debe digitar el tercero al cual se le realiza el pago del Retiro del dinero en caso de estar creado se puede consultar con los comandos de búsqueda relacionados a continuación.

27 Forma de Pago: Se debe elegir el tipo de concepto con el cual se está realizando el retiro. Valor: Debe digitarse el valor del retiro. Una vez ingresados los conceptos de retiro se debe Finalizar la captura con la tecla de función F1 o con el icono El sistema automáticamente contabiliza el retiro e imprime el documento. Qué es un Anticipo? Los anticipos son conceptos de ingresos y/o abonos que se realizan en el modulo cajero, los cuales pueden ser cruzados con la factura de venta. Qué se Debe Tener en Cuenta para Utilizar Anticipos en el Cajero? Para manejar anticipos en el cajero se debe:

28 Definir un Documento de Ingreso destinado para la contabilización de Anticipos en el cual se debe parametrizar la cuenta contable del anticipo (280505) El documento Tipo I (Ingreso) debe estar marcado como Actualiza en línea. (Caso Contrario no se podrá utilizar la función de Anticipos). Se debe crear un de concepto de pago, se recomienda el concepto de Efectivo con la cuenta de caja, que permita contabilizar el ingreso de dinero y ser la contrapartida de la cuenta de Anticipos al momento de contabilizar la factura de venta. Importante: La cuenta la cuenta utilizada para el anticipo, esta cuenta debe estar detallada por cobrar, ya que sin el detalle no permite realizar el cruce y genera mensaje NO SE ENCONTRARON SALDOS POR UTILIZAR Cuál es la Ruta para Contabilizar un Anticipo? La ruta para contabilizar un Anticipo es: Administración del Punto de Venta Control de Ingresos y Retiros Control de Ingresos Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Contabilizar un Anticipo? Al momento de contabilizar un anticipo el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de documento en el cual se causara este valor

29 Importante: Los Ingresos que se habilitan en esta opción, son los que fueron asociados a la caja en la cual se está trabajando. Allí se debe: Digitar la descripción del Ingreso, el cliente y el valor por el cual se va a contabilizar el anticipo. Luego se debe seleccionar el concepto

30 Importante: Para causar un anticipo se debe ingresar el concepto de pago EFECTIVO para que posteriormente pueda ser cruzado en la factura este anticipo. Por último se digita el valor recibido y el sistema habilita la opción de imprimir el Documento. Cómo se Cruza un Anticipo en la Factura? Para cruzar un anticipo en la elaboración de la Factura, es necesario: Elaborar la Factura de forma normal Al momento de llegar a la ventana de Forma de Pago, seleccionar primero la opción de EFECTIVO - Anticipos.

31 Una vez seleccionada la forma de pago el sistema habilita la siguiente ventana: En ella para cruzar el anticipo se debe utilizar la Tecla de función F9 o el icono de Saldos a Favor siguiente recuadro: ; al habilitar la opción el sistema genera el

32 Con enter o doble clic se selecciona el valor que se desea cruzar. Una vez cruzado el anticipo; el faltante a pagar se puede cancelar por medio de los otros conceptos de pago como: Efectivo, Cheque, Tarjeta Al generar la impresión de la Factura se observa el detalle del pago el valor del anticipo y el valor del saldo.

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