de Proyectos Instructor:

Transcripción

1 Gerencia de de Proyectos Parte I Instructor: Ing. Guillermo Muñoz R. MBA, CRM

2 Ficha Curricular Prof. Guillermo Muñoz Ingeniero industrial (1980) y Magister en Administración de Empresas, mención finanzas (1992) UCAB-Caracas, CRM (Risk Management Certification, acreditado por International Standards Boards of the International Institute of Professional Education and Research (IIPER) Ha desempeñado desde hace 15 años función docente en la Universidad id d Católica Andrés Bello en los programas de postgrado de Administración de Empresas, Economía Empresarial, Instituciones Financieras y Gerencia de Finanzas dictando las asignaturas, Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión, Modelos Financieros, Gestión de Derivados financieros. Como Consultor ha asesorado empresas privadas y públicas en las áreas de estudios de factibilidad económica financiera, gerencia de producción, Calidad y Productividad y Procesos Logísticos. Prof. Guillermo Muñoz R.

3 Objetivo del Curso Introducir a los participantes p en una visión general de los fundamentos de procesos, técnicas y herramientas utilizadas en la administración efectiva de proyectos.

4 Agenda 1. Definición de proyectos 2. Gerencia de Proyectos 3. Las 3 variables de la Gerencia de Proyectos 4. La Guía PMBOK 5. Los 5 procesos de la Guía PMBOK 6. El ciclo de vida del proyecto 7. Áreas de conocimiento 8. Planificación y organización del proyecto 9. Gestión del tiempo Técnicas de Programación 10. Gestión del recurso humano 11. Gestión de Adquisiciones 12. Gestión de Costos 13. Gestión de Calidad 14. Gestión de Comunicaciones 15. Gestión de Integración 16. Causas de fracaso y éxito de los proyectos

5 Qué es un Proyecto INTENTO DE LOGRAR UN OBJETIVO ESPECÍFICO MEDIANTE UN JUEGO UNICO DE TAREAS INTERRELACIONADAS Y EL USO EFECTIVO DE LOS RECURSOS EN UN TIEMPO Y ESPACIO DEFINIDO

6 Que NO es un Proyecto? Operaciones en curso: No tienen un fin. Producen productos similares o idénticos. Ejemplos: Una compañía de seguros procesa miles de reclamos al día. Un cajero atiende a 100 clientes por día. Plantade automóviles produce miles de carros, del mismo modelo y con opciones limitadas.

7 ó cómo nace un proyecto? A partir de un problema, oportunidad, necesidad se genera una IDEA Debemos Transformar esa idea en un OBJETIVO Luego alcanzar ese objetivo obteniendo un PRODUCTO Ese producto debe dar solución al problema u oportunidad original. Esto lo haremos través de la realización de un proyecto dentro el marco de las Esto lo haremos través de la realización de un proyecto dentro el marco de las ORGANIZACIONES involucradas.

8 Clasificación de los proyectos IInversión ió privada i d Inversión privada Generación Generación de Valor de Valor Especulativas Especulativas IInversión ió social i l Inversión social Infraestructura Infraestructura Desarrollo Desarrollo social social de beneficios lograr un aumento enobtención el económicos futuros bienestar de una Creación Creación de de Sede busca disminuir mercado Comunicación Cultura nuevas mercado Creación Comunicación Cultura yy (o nuevas nuevas comunidad específica intermediado yy transporte turismo intermediado transporte turismo empresas no asumir) el riesgo unidades económicas empresas Satisfacción de busca compartir el Sistema financiero Fabricación dese Productos Ampliación de mercado no Creación de nuevas Mejorar Mejorar la calidad de vida necesidades deeducación recursos Ampliaciónla deinfraestructura mercado no Elé Eléctricos i Ed ió Eléctricos Educación riesgo del negocio empresas intermediado o prestación de servicios empresas unidades definancieros negocio física de unaintermediado región de una población Mercado de valores Acueducto S Supervivencia i i Sostenimiento Acueducto yy en el Salud, Supervivencia Salud, alcantarillado, de empresas alcantarillado, de empresas bienestar, bienestar, etc. etc. mercado etc. etc.

9 Qué es un Proyecto? Esfuerzo Ef único Fecha de inicio y fin definidas df d Recursos (gente y económicos) Cliente Incertidumbre

10 STAKEHOLDER (INTERESADOS): Definiciones Preliminares personas u organizaciones activamente comprometidas en el proyecto o cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto 10

11 Objetivos de un Proyecto Calidad Satisfacer las necesidades para quien fue emprendido Alcance Debe incluir todo el trabajo para completar el proyecto Costo Completar el proyecto al costo establecido Tiempo Debe completarse dentro del lapso de tiempo establecido

12 La Restricción Triple ALCANCE COSTOS PROYECTO TIEMPO

13 Gerencia de Proyectos Es la aplicación de conocimiento, i herramientas, habilidades y técnicas a las actividades a realizar para obtener los requerimientos i del proyecto PMI Book Guide

14 Gerencia de Proyectos La Gerencia de Proyectos se utiliza para: Asegurar que los proyectos se hagan dentro del presupuesto p y recursos disponibles. Asegurar que los proyectos se hagan dentro del itinerario planificado. Mejorar la efectividad en la ejecución de un proyecto empresarial.

15 QUÉ ES? La Guía del PMBOK es un estándar en la gestión de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI). Se encuentra disponible en 11 idiomas. PMBOK

16 PMBOK El PMBOK es una colección de procesos y áreas de conocimiento generalmente aceptadas como las mejores prácticas dentro de la gestión de proyectos. Es un estándar reconocido internacionalmente que provee los fundamentos de la gestión de proyectos que son aplicables a un amplio rango de proyectos, incluyendo construcción, software, ingeniería, etc.

17 PROCESOS BÁSICOS El PMBOK reconoce 5 procesos básicos y 9 áreas de conocimiento comunes a casi todos los proyectos. Los conceptos básicos son aplicables a proyectos, programas y operaciones. Los cinco grupos de procesos básicos son: Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Monitoreo, y Cierre.

18 Estructura de componentes del PMBOK grupo de procesos área de conocimiento _pertenece agrupa_ proceso de gestión 18

19 Inicio Procesos que facilitan la autorización Procesos que facilitan la autorización formal para comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo.

20 Planificación Formula y revisa los objetivos del proyecto. Entre otras actividades comprendedefinicióndel definición del alcance, definición de actividades, organización, desarrollo del cronograma, plan de procura, presupuesto, p identificación de riesgos, contratación del staff, etc.

21 Ejecución Consiste en poner el plan en acción. Es aquí en donde el Gerente del Proyecto coordina, toma las decisiones y dirige los recursos del proyecto para cumplir con los objetivos planificados.

22 Monitoreo y Control Es donde se efectúa la medición del performance del proyecto. Se compara con el plan y se toman las acciones correctivas.

23 Cierre Formalmente se concluye con la fase del proyecto o el proyecto mismo.

24 PROCESOS Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Interacción entre los procesos del Proyecto Nivel de Activ vidad Ejecución Planificación Inicio Control Cierre Tiempo

25 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO FASE I Inicio FASE II Planificación FASE III Ejecución FASE IV Cierre Establecer objetivos Investigar Estudiar alternativas Establecer criterios i Estimar programa Desarrollar Presupuesto Preliminar Aprobación Plan de Recursos Personal Materiales Equipos Fondos Plan General Alcance Tiempos Costos Especificaciones Riesgos Organización Comunicación Liderazgo del Proyecto Motivación Tomar decisiones i Resolver problemas Monitoreo Acción Correctiva V. Monitoreo y Control Negociar Desactivación Reducción progresiva de los equipos Evaluación Final Lecciones aprendidas

26 Área de Conocimiento: describen los conocimientos y las prácticas de la dirección de proyectos que deben estar incluidos en toda gestión. grupo de procesos área de conocimiento _pertenece agrupa_ proceso de gestión 26

27 ÁREAS DE CONOCIMIENTO El PMBOK presenta nueve areas de conocimiento i de la Gerencia de Proyectos y 44 procesos de Gerencia de Proyectos. Las Áreas de Conocimiento y sus procesos reflejan lo que generalmente se reconoce como Buenas Prácticas en la Gerencia de Proyectos. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)

28 Los Planes complementarios de Gestión del Proyecto 1. Plan de gestión de integración del proyecto 2. Plan de gestión del alcance del proyecto 3. Plan de gestión del tiempo 4. Plan de gestión de costos 5. Plan de gestión de la calidad 6. Plan de gestión de los recursos humanos 7. Plan de gestión de las comunicaciones 8. Plan de gestión de los riesgos 9. Plan de las compras y adquisiciones 28

29 ÁREAS DE CONOCIMIENTO Integración. Desarrolle dl del Acta Constitutiva i dl del proyecto, la declaración del alcance y el plan. Dirija, maneje, supervise y controle el proyecto. Alcance. Planeamiento, definición, creación, verificación y control de la estructura de división de responsabilidades del trabajo (WBS/EDT). Tiempo. Definición, secuenciamiento, estimación de recursos necesarios y de la duración, desarrollo y control del cronograma. Costo. Planeamiento de recursos, costos estimados, presupuesto y control. Calidad. Planeamiento de la calidad, aseguramiento de calidad y control de calidad.

30 ÁREAS DE CONOCIMIENTO Recurso humano. Planeamiento, contratación, desarrollo y administración del Recurso Humano. Comunicaciones. Planificación de comunicaciones, distribución de la información, difusión del desempeño, Gestión de stakeholders. Riesgos. Planeamiento e identificación de riesgos, Análisis de riesgos (cualitativa y cuantitativa), planeamiento de la respuesta ante riesgos (acción), y supervisión iió ycontrol ldl del riesgo. Adquisición. Plan de contrataciones y adquisiciones, selección e incentivos de los proveedores, administración y cierre de contratos.

31 Qué es el PMBOK? Cuadro 3-1, pag 46/393 Co ontratac iones Rie esgo Co omunica ción RR RHH Ca alidad Co osto Tie empo Alc cance Int egración Iniciación P-01 P-02 Planificación P-03 P P-05 P-06 P-07 Ejecución Control Cierre...

32 Qué es el PMBOK? Proceso: Definición del Alcance Grupo: Planificación Área de Conocimiento: Alcance Entradas Herramientas y Técnicas Enunciado del Plantillas de WBS Alcance Descomposición Supuestos Restricciones Información Histórica Salidas WBS Actualizaciones al Enunciado de Alcance

33 Áreas de Conocimiento de la G de P Integración Tiempo Costos Recursos Humanos Comunicaciones Alcance Calidad Procura Riesgos

34 Referencias 1. Walter López Moreno, MBA, cdba. Módulo instruccional preparado para el Centro de Competencias de la Comunicación. Universidad de Puerto Rico en Humacao Ing. Pedro del Campo. Administración de Proyecto en Operaciones. Universidad del CEMA Ing. Julio Rito Vargas Avilés. Planificación de Proyectos PERT-CPM. Universidad Metropolitana Gido Jack, Clement James. Administración Exitosa de Proyectos. Thomson Editores García Verónica, Salvarredy Julián, García Javier. Project Management. 2da Edición. Omicron Editorial PMBOK - Project Management Body of Knowledge 7. Project Management Institute 34