NOTAS TÉCNICAS SOBRE EL SIT: Inventarios y Regularización de Almacén

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Asunción Reyes Ortiz de Zárate
hace 8 años
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1 NOTAS TÉCNICAS SOBRE EL SIT:...2 Objetivos...2 Cómo registrar un Inventario...2 Preparación de un Inventario...3 Creación de un nuevo Inventario...3 Buscar artículos...4 Valoración del Inventario...4 Puntear y despuntear...5 Regularización...5 Agrupar existencias...5 Extracto...6 Informes...6

..3 Buscar artículos...4 Valoración del Inventario...4 Puntear y despuntear.

2 2 Inventarios y Regularización de Almacén Objetivos La prestación de Inventarios y Regularización tiene como objetivos: Conservación histórica de los inventarios de almacén. Valoración del inventario para su imputación contable. Generación y conservación de los movimientos de regularización de almacén Cómo registrar un Inventario El inventario es el documento que conserva la información sobre las existencias de una serie de artículos en un almacén en una fecha dada. La información de existencias que se detalla en un inventario es: Existencias reales del artículo según la información existente en el SIT: 1. Existencias reales del artículo según el conteo físico. 2. Diferencia entre ambas. Los inventarios pueden ser Totales o Parciales. El inventario Total es aquel que contienen información de existencias de todos los artículos en un determinado almacén. Un inventario parcial es el que contiene información sólo de un conjunto de artículos. Al entrar en el fichero de Inventarios, SIT abre una ventana donde se muestra la lista de inventarios realizados hasta la actualidad, con su fecha y observaciones. [GESTIÓN : ALMACENES : INVENTARIO]: Puede seleccionar inventarios por Almacén. Si mantiene seleccionado el botón "Sólo Año Actual", sólo se muestran los inventarios del año seleccionado en la ventana principal del SIT.

Generación y conservación de los movimientos de regularización de almacén Cómo registrar un Inventario El inventario es el documento que conserva la información sobre las existencias de una serie de

3 3 Preparación de un Inventario Previamente a la creación de un inventario se aconseja llevar a cabo las siguientes comprobaciones: 1. Aunque el SIT calcula permanentemente las existencias de cada artículo, es aconsejable realizar una Actualización de Existencias previamente a la creación de un nuevo inventario. [GENERALES : UTILIDADES : Gestión Comercial : Actualizar Existencias] 2. El inventario trabaja sobre las existencias Reales de los artículos. Es conveniente comprobar que ningún albarán de compra o de venta tienen pendiente su entrada o salida de almacén de forma incorrecta. 3. La realización de un inventario precisa de una paralización total o parcial del funcionamiento de la empresa. Es necesario planificar la introducción de un inventario para garantizar que no se mueven existencias durante el período de creación del inventario. Una facilidad adicional es realizar Inventarios Parciales. Con un inventario parcial sólo se debe bloquear el movimiento de una serie de artículos, y no de todos los artículos disponibles. Creación de un nuevo Inventario 1. Acceda al fichero de inventarios [GESTIÓN : ALMACENES : INVENTARIO]. 2. Cree un nuevo inventario haciendo clic en el botón Nuevo. 3. Cumplimentar los datos de la cabecera: cuenta del Cliente (o de su empresa), observaciones y fecha. 4. En la parte inferior, se muestra un espacio con dos pestañas: Inventario y Regularización. Mediante estas pestañas, se visualiza la información del Inventario o el movimiento de Regularización generado a partir de él. Para cumplimentar la información de existencias se pueden seguir cualquiera de estos métodos:

[GENERALES : UTILIDADES : Gestión Comercial : Actualizar Existencias] 2. El inventario trabaja sobre las existencias Reales de los artículos.

4 4 1. Proponer las Existencias según la información contenida en SIT de todos los artículos con existencias reales en el almacén. Clic en el botón Procesos : Generar Inventario Real. SIT le ofrece la posibilidad de crear el inventario únicamente con los artículos con existencias negativas. 2. Introducir existencias artículo por artículo. Clic en el botón AÑADIR o modificar un determinado artículo mediante doble clic. Al añadir un artículo, SIT abre una nueva ventana donde introducir, por cada artículo: Código o descripción. Punteo: cantidad de existencias reales. No es necesario incluir este dato si es la misma cantidad que "Stock real". 3. Confirmar. Especificaciones (opcional). Cuando haya concluido de introducir las nuevas cantidades de todos los artículos, dispone de un listado de inventario que quedará guardado para posteriores consultas. Buscar artículos En la parte derecha, encontrará el botón "lupa" que le permitirá buscar y modificar un determinado artículo en aquellos casos en que la lista es muy extensa. Haciendo clic sobre este botón e introduciendo el código del artículo, se abre la ventana "modificando inventario" para ese artículo: Sólo tendrá que introducir la cantidad real que hay de ese artículo en el campo "punteo". Como no pueden existir existencias reales negativas, en el campo "punteo" se mostrará por defecto "0", aunque podrá introducir cualquier otra cantidad. Valoración del Inventario El valor económico del Inventario introducido depende del criterio de valoración de cada empresa. Seleccione el criterio de valoración deseado en el desplegable "Valoración Existencias": Una vez generado el Inventario por alguno de los métodos disponibles, puede modificarse manualmente cualquiera de las líneas, tanto en la cantidad de conteo como en su valoración.

Clic en el botón AÑADIR o modificar un determinado artículo mediante doble clic. Al añadir un artículo, SIT abre una nueva ventana donde introducir, por cada artículo: Código o descripción.

5 5 Una vez que esté conforme con el inventario, debe procederse a la generación del Movimiento de Regularización. Puntear y despuntear Se entiende por artículos "punteados" aquellos que han sido revisados o modificados. Cuando un artículo no ha sido modificado o no está punteado, se muestra en texto negrita. En cambio, un artículo ya punteado o modificado se mostrará en texto color verde. Para puntear o despuntear, seleccione los artículos y haga clic en los botones "Puntear" o "Quitar punteo" que encontrará en la parte inferior de la ventana de inventarios: Regularización La Regularización es un movimiento de almacén que anota, en las existencias reales, las diferencias entre las ofrecidas por el SIT y las contadas de forma manual por el usuario. A partir de la generación del movimiento de Regularización, la información de existencias que ofrece el SIT coincide con lo realmente contado por el usuario. El movimiento de Regularización puede verse tanto desde el Inventario (Pestaña Regularización ), como desde el fichero de Movimientos de Almacén: [GESTIÓN : ALMACENES : MOVIMIENTOS]. Para regularizar un almacén según la información de Conteo del inventario: Botón Procesos (opción "Generar Movimiento Regularización"). En el campo "Fecha regularización" se mostrará el día en que se realizó este proceso. Agrupar existencias El SIT permite dar de alta más de una vez el mismo artículo en su inventario. Cuando genere el movimiento de regularización, el SIT efectuará un acumulado de los datos introducidos para un mismo artículo.

En cambio, un artículo ya punteado o modificado se mostrará en texto color verde.

6 6 Extracto Cuando ya está regularizado el stock, seleccionando un artículo y clic en el botón "Extractos", SIT mostrará el extracto de movimientos de Almacén de dicho artículo. Informes Si hace clic en el botón "Impresora", SIT le ofrece tres modelos de informes: 1. Listado para punteo: este documento le permitirá realizar in- situ las anotaciones de cada artículo que hay que inventariar. 2. Valoración Inventario: ofrece una valoración del inventario sobre el stock propuesto, según la valoración de existencias seleccionada en la ventana de Inventario. 3. Valoración diferencias: SIT crea un informe con los artículos en el que se han detectado diferencias entre el inventario y su stock.

Listado para punteo: este documento le permitirá realizar in- situ las anotaciones de cada artículo que hay que inventariar. 2.

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