SIIGO Pyme. Informes de Saldos y Movimientos de Inventarios. Cartilla I

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1 SIIGO Pyme Informes de Saldos y Movimientos de Inventarios Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Inventarios? 3. Qué son Informes? 4. Qué son Informes de Saldos y Movimientos en Inventarios? 5. Cómo Clasifica el Programa los Informes de Saldos y Movimientos que Permite Generar el Modulo de Inventarios? 5.1 INFORMES POR PRODUCTO Cuál es la Funcionalidad de los Informes por Producto? Cuál es la Ruta para Generar los Informes por Producto? Cuáles son los Informes por Producto que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Consulta de Precios Consulta de Costos Consultas Generales Productos Exentos y Gravados Productos Complementarios Impresión de Rótulos Impresión de Tablas de Inventarios Listado General de Productos 5.2 INFORMES DE SALDOS DE INVENTARIOS Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Saldos de Inventarios? Cuál es la Ruta para Generar los Informes de Saldos de Inventarios? Cuáles son los Informes de Saldos de Inventarios que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Saldos Totales Saldos por Factor de Conversión Saldos con Reservas de Pedidos Saldos por Producto Peso Balance de Inventarios 5.3 INFORMES POR BODEGAS Cuál es la Funcionalidad de los Informes por Bodegas? Cuál es la Ruta para Generar los Informes por Bodegas? Cuáles son los Informes por Bodegas que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Informe de Bodegas Saldos por Bodega Saldos por Factor de Conversión Saldos por Renglón Saldos Consolidados Valorización de Saldos Movimiento Detallado Movimiento Resumido Análisis de Existencias 5.4 INFORMES DE MOVIMIENTO POR PRODUCTOS Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Movimientos por Productos? Cuál es la Ruta para Generar los Informes de Movimiento por Productos? Cuáles son los Informes de Movimientos por Productos que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Movimiento Total Consumos Movimiento Resumido por Producto

3 Movimiento Por Tipo Comprobante Movimiento por Producto y Bodega Movimiento por Comprobante y Producto 5.5 INFORMES DE ANALISIS EXISTENCIAS Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Análisis Existencias y Estadísticas? Cuál es la Ruta para Generar los Informes de Análisis de Existencias? Cuáles son los Informes de Análisis Existencias y Estadísticas que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Análisis Impreso Análisis pantalla 5.6 INFORMES DE VALORIZACION DE SALDOS Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Valorización de Saldos? Cuál es la Ruta para Generar los Informes de Valorización de Saldos? Cuáles son los Informes de Valorización de Saldos que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Valorización de Saldos Generales Informe Discriminando los ajustes por inflación 5.7 INFORMES DE ESTADISTICAS Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Estadísticas? Cuál es la Ruta para Generar los Informes de Estadísticas? Cuáles son los Informes de Estadísticas que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Estadísticas de Compras de Productos Estadísticas de Compras de Documentos Informe de Rentabilidad sobre Capital Usado en Inventarios

4 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad de cada uno de los informes a nivel de saldos y movimientos que tiene el programa en el Modulo de Inventarios, los cuales sirven para analizar el comportamiento de los productos en un periodo de tiempo determinado y son la base para la toma de decisiones

5 INFORMES DE SALDOS Y MOVIMIENTOS EN INVENTARIOS Qué son Inventarios? El inventario de mercancías constituye la existencia de los artículos comprados o producidos por la empresa para su posterior comercialización. Se incluye en el inventario todas las mercancías de propiedad de la empresa que se encuentren en el almacén, bodegas, en tránsito (cuando se han comprado fuera del país) o entregadas en consignación; así mismo se excluyen del inventario las mercancías que no son de su propiedad porque están vendidas y aun no se han remitido a los clientes o son para el consumo de la organización. Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se encuentren en proceso de producción o que se utilizaran o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos. Qué son Informes? Son documentos que describen o dan a conocer el estado o movimiento de una actividad o proceso ejecutado y sirven de apoyo para el análisis y la toma de decisiones Qué son Informes de Saldos y Movimientos en Inventarios? Son listados que genera el programa los cuales describen y evalúan el comportamiento que han tenido cada uno de los productos y los costos en un periodo de tiempo determinado. Estos informes son de control interno de la organización y permiten realizar un análisis del inventario y servir de apoyo para la toma de decisiones Cómo Clasifica el Programa los Informes de Saldos y Movimientos que Permite Generar el Modulo de Inventarios? El sistema clasifica los informes del Módulo de Inventarios en dos grandes grupos; aquellos que son de Saldos y Movimientos y otros de Control en el Cruce de Documentos, en esta guía mencionaremos los que analizan los inventarios a nivel de saldo y movimiento; estos son: 1. Informes por Producto 2. Informes de Saldos de Inventario 3. Informes por Bodegas 4. Informes de Movimiento por Producto 5. Informes de Análisis de Existencias 6. Informes de Valorización de Saldos 7. Informes de Estadísticas Los cuales se describen a continuación:

6 INFORMES POR PRODUCTO Cuál es la Funcionalidad de los Informes por Producto? La funcionalidad de los Informes por Producto es presentar listados con algunas características definidas previamente en la creación del catálogo de productos. Cuál es la Ruta para Generar los Informes por Producto? La ruta para generar los informes por Producto es: Inventarios Catálogos y allí se despliega el menú con cada uno de los informes de productos que genera el sistema Cuáles son los Informes por Producto que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema por Producto son: 1. Consulta de Precios 2. Consulta de Costos 3. Consultas Generales 4. Productos Exentos y Gravados 5. Productos Complementarios 6. Impresión de Rótulos 7. Impresión de Tablas de Inventarios 8. Listado General de Productos A continuación se describen los datos que solicita y la presentación de cada uno de ellos:

7 1. Consulta de Precios: Este informe genera un listado seleccionando las listas de precios asociadas a un rango de productos, permite definir la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fábrica, Línea/Grupo o Marca, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel. En caso que la empresa maneje IMPOCONSUMO el sistema permite seleccionar si se desea o no visualizar este valor en el informe La visualización del listado es: Este informe se puede generar por solo una, algunas o las doce listas de precios que se pueden crear en el sistema, de igual forma permite seleccionar un rango o todos los productos de los cuales se desean conocer los valores definidos en cada una de las listas de precios 2. Consulta de Costos: Este informe genera un listado del costo promedio o predeterminado para cada uno de los productos creados en el sistema, permite definir la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica, Línea/Grupo o Marca, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel. En cada una de las opciones que se presentan al generar el informe el sistema permite seleccionar el tipo de costo a visualizar entre Promedio o Predeterminado, para seleccionar este ultimo la empresa debe estar manejando Costeo Predeterminado, de no ser así la columna de costos el sistema la reflejara en ceros Después de seleccionar que tipo de costo se desea visualizar (Promedio Predeterminado), el sistema habilita la siguiente ventana:

8 El usuario puede determinar si desea o no ver en el informe los anteriores parámetros En caso que la empresa maneje IMPOCONSUMO el sistema permite seleccionar si se desea o no visualizar este valor en el informe La visualización del listado es: El valor del costo Promedio o Predeterminado que se generan en el informe, es aquel que se encuentra definido en el catálogo de productos 3. Consultas Generales: Este informe permite realizar algunos filtros para generar un listado de algunos parámetros definidos en el catálogo de productos; para ello se habilita la siguiente pantalla:

9 a. Lista de Precios: Listado que únicamente se presenta por pantalla, reflejando los productos creados en el sistema, filtrando su estado en Activos Inactivos o Todos; definiendo si la generación será en orden Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica por cada una de las listas de precios que maneje la empresa Este informe presenta todos los productos tengan o no asociado un valor en la lista de precios seleccionada. Para visualizar el informe con los valores de otra lista de precios es necesario generar nuevamente el informe con la nueva lista requerida b. Otros: Listado que únicamente se presenta por pantalla, permite filtrarlo por Marca, Ubicación o Equivalencia; seleccionando el tipo de productos a presentar (Producto Servicio Consumo o Todos), seleccionando el estado de los productos (Activos Inactivos o Todos) y definiendo si la presentación será en orden Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica. El seleccionar Ubicación esta tiene relación con las bodegas que maneja la empresa y permite generar el informe en pantalla por cada bodega y ubicación

10 Este informe presenta todos los productos de acuerdo a las características definidas. En el caso de marca y equivalencia son datos definidos en el catálogo de productos y la ubicación corresponde a la bodega y ubicación en la cual el producto registre movimiento c. Auditoria: Listado que al momento de su generación únicamente solicita el rango de fecha inicio y fin (Año, mes y Día) a tener en cuenta, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel Este informe presenta todos los cambios realizados al catálogo de productos discriminando si es creación o modificación; adicional reporta la clave de usuario que realizo el proceso, por ultimo reporta la fecha y hora de la maquina al momento de realizar el proceso (NO ES LA FECHA DE INGRESO A SIIGO) 4. Productos Exentos y Gravados Este informe genera un listado que permite filtrar el rango de productos seleccionados entre los que son Exentos y Gravados, para ello se habilita la siguiente pantalla:

11 La marca de Exentos o Gravados el sistema la lee del catálogo de productos Permite definir la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica o Marca; seleccionando el tipo de productos a presentar (Producto Servicio Consumo o Todos) y el estado de ellos (Activo Inactivo o Todos); permite la generación de un rango o de todos los productos, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel. La visualización del listado es: En caso que la empresa maneje FACTOR DE CONVERSION, el sistema genera la impresión de la Medida, Operando y Factor de los cinco factores que se pueden definir para cada producto, adicional imprime la ubicación y equivalencia del producto; los anteriores son datos previamente definidos en el catálogo de productos 5. Productos Complementarios: Este informe genera un listado de todos los productos; sean estos Excluidos, Exentos o Gravados, para ello se habilita la siguiente pantalla:

12 En ella el sistema permite definir la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica o Marca; seleccionar un rango de productos, el tipo de productos a presentar (Producto Servicio Consumo o Todos) y el estado de ellos (Activo Inactivo o Todos); se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel. La visualización del listado es: En caso que la empresa maneje FACTOR DE CONVERSION, el sistema genera la impresión de la Medida, Operando y Factor de los cinco factores que se pueden definir para cada producto, adicional imprime la ubicación y equivalencia del producto; los anteriores son datos previamente definidos en el catálogo de productos 6. Impresión de Rótulos: Este informe genera un listado de los stickers utilizados para la marcación e identificación de los productos, el sistema permite definir la forma de impresión esta puede ser a nivel General o Cantidad; se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel

13 a. General: En esta opción el sistema imprime la información del producto (código del producto, nombre, precio de venta, referencia, entre otros) estos datos son tomados del catálogo de productos. Permite definir la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica o Marca y el estado de los productos (Activos, Inactivos o Todos). La visualización del listado es: Al momento de generar el informe el sistema solicita los siguientes datos: El código de la lista de precios a utilizar El rango de productos Si se desea o no imprimir los saldos del producto, en caso de seleccionar esta opción el sistema habilita un casilla para indicar desde que numero de existencias se desea conocer el saldo del producto y si este saldo se requiere a nivel general o por bodega en caso de seleccionar bodega se debe digitar el rango de bodegas Permite seleccionar si se desea tener en cuenta los productos marcados como consumo Solicita el código del factor de conversión que desea tener en cuenta de los cinco que se pueden definir Si los valores se generan a cinco decimales b. Cantidad: Esta opción se utiliza cuando se desea generar la impresión de un mismo rotulo N número de veces, es muy utilizado para marcar los productos que son iguales y se venden por unidades. Se imprimen datos del catálogo de productos como nombre, referencia, código y valor de la lista de precios

14 Al momento de generar el informe solicita el código de la lista de precios a tener en cuenta, la cantidad de rótulos a imprimir y el código del producto. Todos los datos el sistema los toma del catálogo de productos 7. Impresión de Tablas de Inventarios: Este informe genera la impresión de las tablas de inventarios creadas, permite seleccionar si se requieren las de productos, servicios, consumos o la de todas en general, para ello se habilita la siguiente ventana: De igual forma permite seleccionar el rango de cuentas contables a tener en cuenta, la presentación del informe es: El listado se puede enviar a vista preliminar, impresora o Excel

15 8. Listado General Productos Este informe permite generar el saldo de todos los productos creados en el sistema, permite definir la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fábrica, Línea/Grupo o Marca, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel. La visualización del listado es: En caso que la empresa maneje IMPOCONSUMO el sistema permite seleccionar si se desea o no visualizar este valor en el informe Al filtrar este informe por Línea/Grupo el sistema permite seleccionar que costo (Promedio o Predeterminado) desea conocer para el rango de productos seleccionados La visualización del listado es: Para seleccionar Predeterminado la empresa debe estar manejando Costeo Predeterminado, de no ser así la columna de costo el sistema la presentara en ceros. Al seleccionar por Línea o Grupo solo se visualiza el costo de los productos pero no los saldos.

16 INFORMES DE SALDOS DE INVENTARIOS Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Saldos de Inventarios? La funcionalidad de los Informes de Saldos de Inventarios es presentar listados con las cantidades totales de cada uno de los productos a una fecha de corte determinada, adicional al saldo del producto cada reporte presenta otro tipo de información vital para la organización Cuál es la Ruta para Generar los Informes de Saldos de Inventarios? La ruta para generar los informes de Saldos de Inventarios es: Inventarios Saldos de Inventarios y allí se despliega el menú con cada uno de los informes que genera el sistema Cuáles son los Informes de Saldos de Inventarios que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema de Saldos de Inventario son: 1. Saldos Totales 2. Saldos por Factor de Conversión 3. Saldos con Reservas de Pedidos 4. Saldos por Producto Peso 5. Balance de Inventarios A continuación se describen los datos que solicita y la presentación de cada uno de ellos: 1. Saldos Totales: Este informe genera un listado del saldo total de todos los productos que tiene creados la empresa; permite generarlo impreso o por pantalla:

17 a. Impreso: En esta opción el sistema imprime los saldos de cada producto incluyendo otros datos (código del producto, nombre, referencia, fecha de la última compra y de la última venta, entre otros). Permite definir la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica o Marca, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel Al momento de generar el informe solicita los siguientes datos: Fecha de corte Rango de productos Si las cantidades se presentan a cinco decimales Si se desea incluir los saldos de productos que se encuentren en ceros Si la impresión se desea a nivel general, saldos crédito o productos sin movimiento al seleccionar este último el sistema solicita el número de días para determinar la fecha del último movimiento Si requiere el informe de solo Productos, Consumos o Todos El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos

18 Al seleccionar el informe con presentación General o Saldos Crédito el sistema refleja datos adicionales tomados del catálogo de productos como con Unidad, Marca, Ubicaciones y si discrimina el IVA en la impresión. Al momento de generar el informe con presentación Productos sin movimiento el sistema no refleja los datos mencionados anteriormente, solo reporta el costo promedio b. Pantalla: En esta opción el sistema genera únicamente por pantalla la consulta de los saldos por producto; permite definir la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica o Marca y seleccionar que tipo de productos se solicita si Producto, Consumo o Todos, el estado de los productos (Activo, Inactivos o Todos) y si se incluyen aquellos que no tengan saldo. Este informe no solicita fecha de corte, pero toma la información desde el 1 de enero hasta el mes en que se ingreso al programa 2. Saldos por Factor de Conversión: Este informe realiza la consulta de saldos de inventarios incluyendo el factor de conversión, para ello se requiera que en el catalogo de productos se haya seleccionado el campo Factor de Conversión y se hayan asociado las cinco o por lo menos una unidad de medida, operando y factor.

19 Al momento de generar el informe solicita los siguientes datos: Fecha de corte Rango de productos Numero de factor de conversión a tener en cuenta Si la impresión se desea a nivel general, saldos crédito o productos sin movimiento al seleccionar este último el sistema solicita el número de días para determinar la fecha del último movimiento Si requiere el informe de solo Productos, Consumos o Todos El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos El sistema permite definir la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica o Marca, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel En caso que los productos no manejen factor de conversión el informe genera en ceros las columnas de factor, operador de medida y saldo del factor. 3. Saldos con Reservas de Pedidos: En este informe se visualiza el saldo de los productos teniendo en cuenta las Órdenes de Pedido y Órdenes de Compra pendientes de cruzar con un documento contable (Nota de Remisión Factura de Venta Nota de Entrada - Compra) según corresponda y de acuerdo a los cruces de documentos establecidos por la empresa. Permite definir la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fábrica o Marca; se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel.

20 Este informe visualiza los productos catalogados como Producto y Servicio, solicitando únicamente un mes de corte y el rango de productos de los cuales se desea conocer el saldo 4. Saldos por Producto Peso: Este informe refleja el peso unitario y total de cada uno de los productos, para su generación el programa solicita el rango y estado (Activo, Inactivo o Todos) de los productos; se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel 5. Balance de Inventarios: El Balance de inventarios es un informe donde se refleja el movimiento de cada uno de los productos; mostrando el saldo anterior, las entradas y salidas y el nuevo saldo, tal como lo muestra un balance de prueba. Permite definir la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fábrica o Marca; se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel Este informe al visualizarlo en pantalla o impreso solo trae el movimiento en cantidades; pero al momento de generarlo en Excel el sistema trae el movimiento en valores y cantidades

21 Al momento de generar el informe el sistema solicita el rango de meses y el rango de productos que se requiere visualizar INFORMES POR BODEGAS Cuál es la Funcionalidad de los Informes por Bodegas? La funcionalidad de los Informes por Bodegas es presentar listados con los saldos y/o movimiento que tienen los productos por cada una de las bodegas que tenga creadas la empresa; si las bodegas están marcadas con ubicación también permite conocer el saldo de productos en cada una de ellas Los informes a nivel de bodegas se diferencian cuando el usuario maneja varias bodegas, de lo contrario será la misma información que se presenta en los saldos totales, porque allí solo maneja una bodega Principal la cual se define en el registro de control Cuál es la Ruta para Generar los Informes por Bodegas? La ruta para generar los informes por Bodegas es: Inventarios Administración de Bodegas y allí se despliega el menú con cada uno de los informes de bodegas que genera el sistema

22 Cuáles son los Informes por Bodegas que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema por Bodegas son: 1. Informe de Bodegas 2. Saldos por Bodega 3. Saldos por Factor de Conversión 4. Saldos por Renglón 5. Saldos Consolidados 6. Valorización de Saldos 7. Movimiento Detallado 8. Movimiento Resumido 9. Análisis de Existencias A continuación se describen los datos que solicita y la presentación de cada uno de ellos: 1. Informe de Bodegas Informe que lista todas las Bodegas que tiene creadas la empresa, con cada uno de los parámetros digitados al momento de su creación, de igual forma discrimina la ubicaciones de cada una de las bodegas. El informe se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel

23 2. Saldos Por Bodega: Este informe permite conocer el saldo total de todos los productos por cada una de las bodegas y ubicaciones que tiene creadas la empresa; permite generarlo impreso o por pantalla: a. Impreso: En esta opción el sistema imprime los saldos de cada producto por cada una de las bodegas y ubicaciones que maneje la empresa, además incluye otros datos (código del producto, nombre, referencia, fecha de la última compra y de la última venta, entre otros). Esta información se puede generar a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica o Marca; se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel Solo se visualiza código de ubicación si están previamente definidas y tiene movimiento contabilizado, caso contrario la columna aparecerá en ceros Al momento de generar el informe el programa solicita los siguientes datos: Fecha de corte Rango de Bodegas Si se desea tener el informe con Ubicaciones y en caso de seleccionar solicita el rango de ubicaciones a tener en cuenta. Rango de productos Si se desea incluir los saldos de productos que se encuentren en ceros Si la impresión se desea a nivel general, saldos crédito o productos sin movimiento al seleccionar este último el sistema solicita el número de días para determinar la fecha del último movimiento Si requiere el informe de solo Productos, Servicios, Consumos o Todos Si las cantidades se presentan a cinco decimales El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos

24 b. Pantalla: En esta opción el sistema genera únicamente la consulta de los saldos de productos por cada una de las bodegas y ubicaciones; permitiendo definir la forma de presentación del listado si se hace a nivel Numérico, Referencia de Fabrica o Marca. El programa permite seleccionar si se incluyen o no los productos con saldo cero Este informe NO solicita fecha de corte, pero toma la información desde el 1 de enero hasta el mes en que se ingresó al programa 3. Saldos Por Factor de Conversión: Este informe permite realizar la consulta de saldos de inventarios por bodega y ubicación incluyendo el factor de conversión, para ello se requiera que en el catálogo de productos se haya seleccionado el campo Factor de Conversión y se hayan asociado las cinco o por lo menos una unidad de medida, operando y factor. Al momento de generar el informe solicita los siguientes datos: Fecha de corte De cual bodega se desea consultar Si se desea tener el informe con Ubicaciones y en caso de seleccionar solicita el rango de ubicaciones a tener en cuenta Si las cantidades se presentan a cinco o dos decimales Rango de productos Numero de factor de conversión a tener en cuenta Si la impresión se desea a nivel general, de saldos crédito o productos sin movimiento al seleccionar este último el sistema solicita el número de días para determinar la fecha del último movimiento Si requiere el informe de solo Productos, Servicios, Consumos o Todos El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos El sistema permite definir la forma de presentación si se hace a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica o Marca, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel

25 En caso que los productos no manejen factor de conversión el informe trae en ceros las columnas de factor, operador, medida y saldo del factor. 4. Saldos Por Renglón Es un informe que permite conocer la cantidad exacta de productos con que cuenta una empresa por cada una de las bodegas y ubicaciones que se manejen. Se puede generar impreso o por pantalla: a. Impreso: En esta opción el sistema imprime el saldo total de cada producto discriminándolo por cada una de las bodegas y ubicaciones que maneje la empresa Al momento de generar el informe solicita los siguientes datos: Si requiere el informe de solo Productos, Servicios, Consumos o Todos Si las cantidades se presentan a cinco decimales Rango de Productos Fecha de corte El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos Esta información se puede ordenar a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica o Marca, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel

26 Este informe se recomienda generarlo antes de ejecutar procesos de costeo para revisar inconsistencias en saldos de inventarios por cada una de las bodegas. Ejemplo. Maíz pira - Saldo Total = 53 Saldo Bodega 2 = 69 Saldo Bodega 4 = 16- En este caso se debe ajustar el saldo negativo de la bodega 4 b. Pantalla: En esta opción el sistema genera únicamente por el saldo total de cada producto discriminándolo por cada una de las bodegas y ubicaciones que maneje la empresa permitiendo definir la forma de presentación del listado si se hace a nivel Numérico, Referencia de Fabrica o Marca. 5. Saldos Consolidados: Este informe muestra el saldo total de un rango de productos por las bodegas seleccionas; este informe se puede generar impreso o por pantalla: a. Impreso: En esta opción el sistema imprime el saldo total de cada producto discriminando por cada una de las bodegas y ubicaciones que maneje la empresa cual es el saldo en cada una de ellas. En esta opción el sistema permite seleccionar las bodegas de las cuales se desea unificar el movimiento

27 Al momento de generar el informe solicita los siguientes datos: Mes de Corte Rango de Productos Si la impresión se desea a nivel general, saldos crédito o productos sin movimiento al seleccionar este último el sistema solicita el número de días para determinar la fecha del último movimiento Si las cantidades se presentan a cinco decimales El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos Esta información se puede ordenar a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fabrica o Marca, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel

28 El sistema permite seleccionar las bodegas de las cuales se desea conocer el saldo del producto pero lo unifica en un solo registro; NO realiza discriminación por cada una de ellas b. Pantalla: Contiene la misma información que impreso, solo que en esta opción se genera únicamente una consulta 6. Valorización de Saldos: El informe de Valorización de Saldos por Bodega permite verificar el saldo en unidades, costo unitario y costo total del inventario a un corte de mes especifico por cada una de las bodegas y si se han definido ubicaciones; se puede seleccionar cual costo tener en cuenta si el unitario, compra o predeterminado. La presentación de esta información se puede ordenar a nivel Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel. Este informe se recomienda consultarlo a cinco decimales cuando se Maneja Costeo en Batch; para verificar inconsistencias y realizar los ajustes necesarios antes de ejecutar el proceso de costeo

29 7. Movimiento Detallado: Este informe permite visualizar el movimiento de cada uno de los productos en forma detallada por cada una de las bodegas y ubicaciones que maneje la empresa. Se puede generar impreso o por pantalla: Este informe se recomienda generarlo a nivel Impreso después de correr el proceso de costeo para visualizar que Tipo y Numero de Documento L costeo cada uno de los documentos que le dieron salida a los productos y a que costo se realizo a. Impreso: En esta opción el sistema imprime los saldos de cada producto por cada una de las bodegas y ubicaciones que maneje la empresa, además incluye otros datos (código del producto, nombre, Tipo, número y fecha de elaboración del documento, entre otros). Esta información se puede ordenar a nivel Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel. Solo se visualiza el código de la ubicación si están previamente definidas y tienen registrado movimiento, caso contrario la columna se visualiza en ceros

30 Al momento de generar el informe el programa solicita los siguientes datos: Rango de Fechas (Mes y Día) Si en la presentación del informe se desea conocer la descripción del producto o el nombre del tercero que afecto cada documento (son campos excluyentes) Bodega Si se desea tener el informe con Ubicaciones y en caso de seleccionar solicita el rango de ubicaciones a tener en cuenta. Si requiere el informe de solo Productos, Servicios, Consumos o Todos Si las cantidades se presentan a cinco decimales Si se desea incluir los productos sin movimiento. El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos b. Pantalla: En esta opción el sistema genera la consulta por cada una de las bodegas y ubicaciones del movimiento que ha tenido el producto en un periodo de tiempo determinado; permitiendo definir la forma de presentación a nivel Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica. El programa permite seleccionar si se incluyen o no los productos con saldo cero 8. Movimiento Resumido: Este informe permite visualizar las entradas y salidas en cantidades y valores que han tenido los productos por cada una de las bodegas y ubicaciones. Esta información se puede ordenar a nivel Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel

31 Al momento de generar el informe el programa solicita los siguientes datos: Rango de Meses Rango de Productos Rango de Bodegas Si se desea tener el informe con Ubicaciones y en caso de seleccionar solicita el rango de ubicaciones a tener en cuenta. Si las cantidades se presentan a cinco decimales El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos 9. Análisis de Existencias: Este informe permite ver el saldo de los productos por cada una de las bodegas y ubicaciones. Esta información se puede ordenar a nivel Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel Reporta la cantidad de máximos y mínimos por bodega al igual que los días de reposición datos que previamente se definieron en el catálogo de cada uno de productos si la empresa utiliza esta funcionalidad

32 Al momento de generar el informe el programa solicita los siguientes datos: Rango de Bodegas Si se desea tener el informe con Ubicaciones y en caso de seleccionar solicita el rango de ubicaciones a tener en cuenta. Rango de Productos Si desea imprimir las existencias y el stock de inventarios que se encuentren en cero Seleccionar entre el rango de días de existencias por debajo del mínimo o por encima del máximo o Todos los productos (son campos excluyentes) INFORMES DE MOVIMIENTO POR PRODUCTOS Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Movimientos por Productos? La funcionalidad de los Informes de Movimientos por Productos es presentar en forma general o detallada el movimiento que ha tenido un producto en un periodo de tiempo determinado Cuál es la Ruta para Generar los Informes de Movimiento por Productos? La ruta para generar los informes de Movimiento por Productos es: Inventarios Movimiento de Productos y allí se despliega el menú con cada uno de los informes que genera el sistema en esta opción

33 Cuáles son los Informes de Movimientos por Productos que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema de Movimiento por Producto son: 1. Movimiento Total 2. Consumos 3. Movimiento Resumido por Producto 4. Movimiento Por Tipo Comprobante 5. Movimiento por Producto y Bodega 6. Movimiento por Comprobante y Producto A continuación se describen los datos que solicita y la presentación de cada uno de ellos: 1. Movimiento Total: Este informe permite visualizar el movimiento detallado de cada uno de los productos; su generación puede ser impreso o por pantalla: Este informe se recomienda generarlo a nivel Impreso después de correr el proceso de costeo para visualizar que Número y Tipo de Documento L costeo cada uno de los documentos que le dieron salida al inventario y a que costo se realizo a. Impreso: En esta opción el sistema imprime las entradas, salidas y los saldos de cada producto que maneje la empresa, además incluye otros datos como son: (código del producto, nombre Tipo, número y fecha de elaboración del documento, bodega y ubicación registrada en el movimiento, entre otros). Esta información se puede ordenar a nivel Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel Solo se visualiza el código de la ubicación si están previamente definidas y tienen registrado movimiento, caso contrario la columna se visualiza en ceros

34 Al momento de generar el informe el programa solicita los siguientes datos: Rango de Fechas (Mes y Día) Si en la presentación del informe se desea conocer la descripción del producto o el nombre del tercero que afecto cada documento (son campos excluyentes) Rango de Productos Si requiere el informe de solo Productos, Servicios, Consumos o Todos Desea imprimir cantidades en ceros Si las cantidades se presentan a cinco decimales El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos b. Pantalla: En esta opción el sistema genera la consulta del movimiento que ha tenido el producto en un periodo de tiempo determinado; permitiendo definir la forma de presentación del listado si se hace a nivel Numérico o Referencia de Fabrica. El programa permite seleccionar si se incluyen el movimiento con cantidades en cero

35 2. Consumos: Este informe permite conocer cuáles son los productos que han tenido un número determinado de salidas del inventario en un rango de tiempo específico; su generación puede ser impreso o por pantalla: a. Impreso: En esta opción el sistema permite conocer el consumo de los productos, dentro de un periodo de tiempo establecido; además incluye datos como código, referencia y nombre del producto y las salidas de producto dentro del rango de cantidades seleccionado. Esta información se puede ordenar a nivel Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel. Al momento de generar el informe el programa solicita los siguientes datos: Rango de Productos Rango de Fechas (Mes y Día) Rango de cantidades sobre las cuales se desea visualizar el consumo de productos Si las cantidades se presentan a cinco o dos decimales El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos b. Pantalla: En esta opción el sistema genera la consulta del consumo que han tenido los productos en un rango de fechas determinado dentro de un rango

36 en cantidades del consumo; permite definir la forma de presentación del listado a nivel Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica. 3. Movimiento Resumido por Producto: Este informe permite conocer el saldo de cada uno de los productos en un periodo de tiempo específico; su generación puede ser impreso o por pantalla: a. Impreso: En esta opción el sistema da a conocer el saldo de cada uno de los productos en un rango de fechas determinado, además incluye datos como código, referencia y nombre del producto. Esta información se puede ordenar a nivel Alfabético, Numérico o Referencia de Fabrica, se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel. Al momento de generar el informe el programa solicita los siguientes datos: Rango de Fechas (Mes y Día) Rango De Productos Si requiere el informe de solo Productos, Servicios, Consumos o Todos Si las cantidades se presentan a cinco decimales El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos b. Pantalla: En esta opción el sistema genera la consulta del saldo de cada uno de los productos en un periodo de tiempo; permite definir la forma de presentación del listado si se hace a nivel Numérico o Referencia de Fabrica.

37 4. Movimiento Por Tipo Comprobante: Este informe nos permite ver el movimiento débito y crédito en valores y cantidades de cada producto por cada uno de los comprobantes contables que lo afectaron, en un periodo de tiempo determinado. Esta información se puede ordenar a nivel Numérico o Referencia de Fabrica. Se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel Al momento de generar el informe el programa solicita los siguientes datos: Rango de Fechas Rango de Productos Si desea conocer solo las entradas al inventario, solo las salidas del inventario o las dos Si solo se desea tener en cuenta un tipo de documento en especial o todos los documentos El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos 5. Movimiento por Producto y Bodega: Este informe permite visualizar las entradas y salidas en cantidades y valores que han tenido los productos por cada una de las bodegas y ubicaciones. Esta información se puede ordenar a nivel Numérico o Referencia de Fabrica. Se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel

38 Al momento de generar el informe el programa solicita los siguientes datos: Rango de fecha (Mes y Día) Rango de Productos Rango de Bodegas Si se desea tener el informe con Ubicaciones y en caso de seleccionar solicita el rango de ubicaciones a tener en cuenta. Si las cantidades se presentan a cinco decimales El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos 6. Movimiento por Comprobante y Producto: Este informe permite visualizar las entradas y salidas en cantidades y valores que han tenido los productos por cada uno de los Tipos de Documentos Contables. Esta información se puede ordenar a nivel Numérico o Referencia de Fabrica. Se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel

39 Al momento de generar el informe el programa solicita los siguientes datos: Rango de fecha (Mes y Día) Si desea la presentación del informe en orden Numérico o por Referencia de Fabrica Rango de Productos El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos INFORMES DE ANALISIS EXISTENCIAS Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Análisis Existencias? La funcionalidad de los Informes de Análisis Existencias es presentar listados discriminado por cada uno de los productos información promediando los datos de los últimos meses Cuál es la Ruta para Generar los Informes Análisis de Existencias? La ruta para generar los informes de Análisis de Existencias es: Inventarios Análisis de Existencias Cuáles son los Informes de Análisis Existencias que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema de Análisis de existencias son: 1. Análisis Impreso 2. Análisis pantalla

40 A continuación se describen los datos que solicita y la presentación de cada uno de ellos: 1. Análisis Impreso Este informe permite visualizar el saldo general de cada uno de los productos; se puede ordenar a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fábrica o Marca. Se genera en vista preliminar, impresora o Excel Este informe reporta el stock máximo y mínimo al igual que los días de reposición datos que previamente se definieron en el catálogo de productos Al momento de generar el informe el programa solicita los siguientes datos: Rango de Productos Si las cantidades se presentan a cinco decimales Impresión de existencias en cero Promedio de los últimos NN meses del año actual Seleccionar entre el rango de días de existencias por debajo del mínimo o por encima del máximo o Todos los productos El estado es decir de solo los Productos Activos, Inactivos o Todos 2. Análisis Pantalla: Esta consulta permite visualizar por cada uno de los productos las salidas registradas en cada uno de los meses transcurridos del año validando la fecha de ingreso al software, al igual que el consumo promedio de las salidas en cantidades, el sistema ordena el listado a nivel Numérico, por Referencia de Fabrica, Descripción o Marca; se visualizara de la siguiente forma:

41 Al momento de visualizar la consulta el sistema muestra datos que se encuentran definidos en el catálogo de productos como Stock Máximo y Mínimo, tiempo de reposición, el costo unitario; también presenta otros datos como la fecha de la última compra y venta realizada, entre otros. En pantalla se visualizan algunos iconos los cuales cumplen una función específica la cual se describe a continuación: Permite salir de la consulta realizada Con este icono se realiza la búsqueda de los productos Permite avanzar o retroceder en el consecutivo de los productos que se tienen en pantalla Trae las listas de precios del producto que se encuentra en pantalla

42 Permite realizar la consulta de saldos del producto en pantalla, por cada una de las bodegas y ubicaciones que maneja la empresa Permite visualizar el movimiento del producto que se encuentra en pantalla, para ello el sistema solicita un rango de meses y a continuación se habilita una ventana consolidando el total de entradas, salidas y nuevo saldo del producto

43 Al seleccionar la casilla Desea ver el Movimiento, este tendrá la siguiente presentación del movimiento detallado por cada uno de los documentos: INFORMES DE VALORIZACIÓN DE SALDOS Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Valorización de Saldos? La funcionalidad de los Informes de Valorización de Saldos es permitir verificar el saldo en unidades, costo unitario y costo total del inventario a corte de mes. Cuál es la Ruta para Generar los Informes Valorización de Saldos? La ruta para generar los informes de Valorización de Saldos es: Inventarios Valorización de Saldos

44 Cuáles son los Informes de Valorización de Saldos que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema de Valorización de Saldos son: 1. Valorización de Saldos Generales 2. Informe Discriminando los ajustes por inflación A continuación se describen los datos que solicita y la presentación de cada uno de ellos: 1. Valorización de Saldos Generales: El informe de Valorización de Saldos permite verificar el saldo en unidades, costo unitario y costo total de cada uno de los productos a un corte de mes especifico; se puede seleccionar cual costo tener en cuenta si el unitario o el de entrada. La presentación de esta información se puede ordenar a nivel Alfabético, Numérico, Referencia de Fábrica o Marca Este informe adicionalmente permite verificar si en el inventario se encuentran inconsistencias Un aspecto relevante de este informe es que refleja las inconsistencias que se pueden tener en el mes y permite solo generar el listado con los productos que tengan inconsistencias, el cual es de gran utilidad al momento de realizar ajustes de inventarios. Este informe se recomienda generarlo a cinco decimales y se Maneja Costeo en Batch; para verificar inconsistencias y realizar los ajustes necesarios antes de correr el proceso de costeo

45 Al ingresar a generar del Informe de Valorización de Saldos, se habilita una casilla llamada Proceso Documento Esta opción se utiliza en los casos que existan productos sin cantidades pero con valores por pequeños que sean. Ejemplo. Cantidades y Valor Total Al ingresar a la opción de Documento el sistema habilita la siguiente ventana:

46 En ella se debe digitar el producto o rango de productos a ajustar, el valor margen del ajuste, digitar el Documento Tipo L en el cual se contabilizara el ajuste (Documento que debe ser previamente definido por el módulo de contabilidad), el Nit a utilizar el cual por ser un proceso interno se recomienda utilizar el de la empresa, el centro de costos y bodega principal, por ultimo solicita la cuenta contable contrapartida para contabilizar el ajuste Valor Margen: Es el valor máximo sobre el cual el sistema realizara los ajustes, por ejemplo al digitar 100 el sistema solo tomara en cuenta para efectos del ajuste aquellos productos que tengan unidades en ceros y valores hasta de 100 pesos

47 La siguiente es la contabilización del ajuste: La cuenta de inventarios en la que se contabiliza el ajuste es la cuenta relacionada en la tabla de inventarios del producto (Línea y Grupo) Si el valor a ajustar generado en la valorización de saldos es POSITIVO; se realizara una contabilización con Crédito a la cuenta de Inventarios y un Debito a la cuenta de ajustes Si el valor a ajustar generado en la valorización de saldos es NEGATIVO; se realizara una contabilización con Debito a la cuenta de Inventarios y un Crédito a la cuenta de ajustes 2. Informe Discriminando los ajustes por inflación Este informe permite visualizar el valor de los ajustes por inflación cargados a cada uno de los productos, para su generación es necesario haber realizado primero el proceso de ajustes por inflación a los inventarios. De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1536 de 2007 se determina que los estados financieros no deben ajustarse por inflación

48 INFORMES DE ESTADISTICAS Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Estadísticas? La funcionalidad de los Informes de Estadísticas es presentar datos estadísticos de vital importancia para la empresa; porque permiten conocer el comportamiento del inventario durante un periodo contable Cuál es la Ruta para Generar los Informes de Estadísticas? La ruta para generar los informes de Estadísticas es: Inventarios Estadísticas y allí se despliega el menú con cada uno de los informes que genera el sistema en esta opción Cuáles son los Informes de Estadísticas que Tiene el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema de Estadísticas son: 1. Estadísticas de Compras de Productos 2. Estadísticas de Compras de Documentos 3. Informe de Rentabilidad sobre Capital Usado en Inventarios A continuación se describen los datos que solicita y la presentación de cada uno de ellos: 1. Estadísticas de Compras de Productos: Este reporte muestra en forma agrupada por cada uno de los productos, el o los terceros que han afectado el movimiento con el Tipo, número y fecha de elaboración de los documentos en un periodo de tiempo determinado; su generación puede ser a nivel de compras o de costos:

49 a. Compras: Este reporte tiene en cuenta los documentos contables que dan ingreso de los productos al inventario como las Notas Debito, Notas de Entrada que cruzan con la Factura de Compra y la Compra. Se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel Al momento de generar el informe el programa solicita los siguientes datos: Rango de Fecha (Mes y Día) Rango de Productos Permite la selección de las Notas Debito a tener en cuenta en la generación del informe b. Costos: El programa presenta un listado a un corte de mes de cada uno de los productos, discriminando mes a mes de los trascurridos del año, los valores totales del producto, los valores del ajuste por inflación y los valores del costo con y sin ajustes por inflación. Se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel 2. Estadísticas de Compras de Documentos: Este reporte muestra en forma agrupada por cada uno de los Tipos de Documentos P - Compras que maneja la empresa; el valor neto del documento, el valor del IVA y el valor neto a cancelar, para ello solicita un rango de fechas específico (Mes

50 Día) y la cuenta contable de IVA. Se puede generar en vista preliminar, impresora o Excel La cuenta del IVA que se debe digitar es la que se asigna en la tercera casilla de la columna de descuentos y cargos en la definición de los documentos Tipo P; de no digitar esta cuenta en el informe la columna de IVA COBRADO aparecerá en ceros El sistema discrimina en el informe la fecha y número del documento, el Nit y el nombre del tercero al cual se le contabilizo la compra 3. Rentabilidad sobre Capital Usado en Inventarios Este informe permite ver la rentabilidad que tuvo cada uno de los productos con respecto al capital invertido en los mismos; para su generación solicita un rango de meses y de productos y los documentos Tipo L y Tipo D que se desean tener en cuenta para obtener los datos. Este informe permite visualizar los siguientes datos: Producto - Descripción - Saldo en Cantidades - Saldo en Valores - Unidades Vendidas - Costo Valor de la Venta - Utilidad Neta - Capital Usado - % Rent.Costo - % Rent.Venta - % Rent.Capital Ejemplo. Se realiza una compra de tres (3) Unidades por un valor total de a $ ; por lo que el costo unitario es de $ Se realizo una venta de una Unidad con Precio de Venta de $ Luego se ejecuta el proceso de costeo el último día del mes. A continuación se genera el informe de Rentabilidad sobre capital usado el cual arroja la siguiente información: