PROCEDIMIENTO DE GASTOS DE VIAJE

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1 Página 1 de 5 Revisó: Jefe División Financiera Profesional de Planeación Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Diciembre 20 de 2006 Resolución No OBJETIVO ALCANCE Describir las acciones a seguir para la asignación de los recursos que se reconocen por concepto de gastos de viaje al personal de planta y profesores hora cátedra, y para la asignación y legalización de los recursos cuando se trate de personal no de planta, ya sea invitado por la institución o contratado por orden de prestación de servicios. Aplica a todos los reconocimientos de gastos de viaje al personal de planta y profesores hora cátedra, y al personal no de planta ya sea invitado por la institución o contratado por orden de prestación de servicios, para el cumplimiento de actividades misionales. NORMATIVIDAD Acuerdo del Consejo Superior No. 072 de 1992, por el cual se fija el valor de los viáticos diarios que rigen para los Servidores de la Universidad Industrial de Santander. Resolución No de 1996, Por el cual se reglamentan los Fondos que manejan Rentas Especiales y establece como norma general la austeridad en el gasto. Acuerdo del Consejo Superior No. 033 de 1998, por el cual se modifica el valor de los viáticos diarios que rigen para los Empleados Públicos no profesionales de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo del Consejo Superior No. 045 de 2002, por el cual se hace extensivo el Acuerdo del Consejo Superior No. 072 de 1992 para los profesores de Hora Cátedra de la Universidad. Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2003, Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander. Resolución No. 249 de 2004, en la cual se delega la autorización de egresos según los cargos de dirección. Resolución No de 2006, por la cual se aprueban los procedimientos para el reconocimiento de gastos de viaje del personal de planta y no de planta, y se modifica la definición de estos rubros en el Plan de Cuentas Presupuestales. Resolución 868 de 2008, por a cual se modifica el artículo 6 de la Resolución No. 249 de 2004, tabla de cargos de dirección y cuantías correspondientes. Resolución No. 331 de 2010, por la cual se modifica la definición del rubro gastos de viaje personal no de planta, en el Plan de Cuentas Presupuestales. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Gastos de viaje personal de planta: Corresponde a los gastos que se reconoce a los empleados de la Universidad por alojamiento, alimentación, transporte y demás gastos necesarios para el cabal cumplimiento de su comisión, cuando deban desempeñar funciones en una localidad diferente a su sede habitual de trabajo.

2 Página 2 de 5 DEFINICIONES Gastos de viaje personal no de planta: Corresponde a los gastos de alojamiento, manutención, transporte, que se reconoce al personal invitado por la institución para la realización de actividades misionales. Para el caso de las personas vinculadas bajo mecanismos de tercerización o de contratación externa, personal de prestación de servicios, estudiantes de Pregrado, Maestría y Doctorado, se reconocen los gastos de manutención, alojamiento, pasajes, inscripción, cuando deba desempeñar actividades en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo en representación de la Universidad. SIF: Sistema de Información Financiero. UAA: Unidad Académica y/o Administrativa. CONSIDERACIONES Se entiende por legalización de gastos de viaje del personal no de planta la entrega del Certificado de Cumplimiento de a la Sección de Tesorería para realizar el registro correspondiente en el SIF. En caso que la comisión o actividad sea realizada en Bucaramanga o su área metropolitana por personal invitado por la Universidad, la autorización del pago de los gastos de viaje en el SIF reemplazará el Certificado de Cumplimiento de. Los recursos entregados al personal no de planta deberán legalizarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la terminación de la comisión, y en todo caso, la legalización deberá realizarse antes de la fecha límite establecida para esta actividad, de acuerdo con la programación de cierre de vigencia fijada por la División Financiera de la Universidad. Todo reconocimiento de gastos de viaje, deberá cumplir con los lineamientos establecidos por la Universidad en relación con las normas de austeridad en el gasto público. Este procedimiento no aplica para los gastos que se realicen afectando el rubro Prácticas docentes, salidas de campo y movilidad estudiantil.

3 Página 3 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Identifica necesidad y justificación para el reconocimiento de gastos de viaje 1. Identifica la necesidad y justificación para el reconocimiento de gastos de viaje a favor del personal de planta y profesores hora cátedra, o personal no de planta contratado por Orden de Prestación de Servicios o invitado por la institución para el desarrollo de actividades misionales de docencia, investigación, extensión o gestión administrativa. 2. Elabora Orden de Pago Orden de pago manual 3. Envía orden de pago manual a la División Financiera 4. Egresos 5. Recibe el pago por concepto de gastos de viaje 1 2. Elabora en el SIF la orden de pago manual siguiendo el Procedimiento de Orden de Pago Manual. Los valores no deben superar los viáticos establecidos en los Acuerdos del Consejo Superior No. 072 de 1992 y No. 033 de En caso que los gastos superen los valores establecidos en dichos acuerdos, se requiere autorización del Vicerrector Administrativo. Nota 1: Los documentos soporte que justifican el pago de los gastos de viaje al personal indicado en la actividad No. 1, deben reposar en el archivo de la UAA del respectivo Ordenador de Gasto, que los autoriza para efectos de revisión por parte de las instancias de control tanto internas como externas. 3. Envía la orden de pago manual a la Sección de Presupuesto para iniciar el trámite de pago respectivo, según el procedimiento establecido. 4. Se lleva a cabo el Procedimiento Egresos por Bancos. 5. Recibe el pago por concepto de gastos de viaje. División Financiera Personal de planta, profesor hora cátedra o personal no de planta Resolución No. 249 de 2004 Acuerdos del CS No. 072 de 1992 No. 033 de 1998 No. 045 de 2002 Procedimiento Orden de pago manual Procedimiento de Egresos

4 Página 4 de 5 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 6. Realiza comisión o actividad 6. Cumple la comisión o actividad. Personal de planta, profesor hora cátedra o personal no de planta Personal de planta o profesor hora cátedra? No Si FIN 7. Tramita Certificado de Cumplimiento de Certificado de Cumplimiento de 7. Si es personal no de planta, al terminar la actividad objeto del viaje, tramita el Certificado de Cumplimiento de Comisión o Actividad, el cual debe ser autorizado por el organismo o entidad visitada. En este formato debe constar que la persona cumplió el encargo de la comisión, indicando los días que hizo presencia. En caso que la comisión o actividad sea realizada en Bucaramanga o su área metropolitana por personal invitado por la Universidad, la autorización del pago de los gastos de viaje en el SIF reemplazará el Certificado de Cumplimiento de Comisión o Actividad. Personal no de planta Formato FFI.03 Certificado de Cumplimiento de 8. Envía certificado a la Sección de Tesorería 8. Envía el Certificado de Cumplimiento de con las firmas requeridas a la Sección de Tesorería, teniendo en cuenta que los gastos de viaje del personal no de planta deberán legalizarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la terminación de la comisión o actividad. Personal no de planta 9. Legaliza gastos de viaje 9. Realiza el registro de la respectiva legalización de los gastos de viaje. Auxiliar Tesorería FIN

5 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Diciembre 20 de 2006 Creación del Documento (Resolución No de 2006) 2 Diciembre 4 de 2007 Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos Modificación del Objetivo y el Título del procedimiento Inclusión del alcance y definiciones Especificación de los responsables de las actividades Unificación de los procedimientos Reconocimiento de Gastos de Viaje Personal de Planta y Reconocimiento de Gastos de Viaje Personal no de Planta. Se anula este último y sus actividades son incluidas dentro del procedimiento Reconocimiento de Gastos de Viaje. En la primera consideración y en el segundo párrafo de la Actividad No. 7 en relación con el personal invitado por la Universidad, se aclara que el Certificado de Cumplimiento de Comisión o Actividad se reemplaza con la autorización del pago de los gastos de viaje en el SIF. Se elimina la consideración en la que se cita el Manual de Procedimientos Financieros debido a que en la descripción de las actividades se remite a los procedimientos de Orden de Pago Manual y Egresos. 3 Abril 11 de 2014 Inclusión de la Resolución 868 de 2008 y Resolución No. 331 de Modificación de la definición Gastos de Viaje, según la Resolución No. 331 de Modificación de las actividades 1 y 2 del Procedimiento. Inclusión de la Nota 1 en la Actividad 2: Los documentos soporte que justifican el pago de los gastos de viaje al personal indicado en la actividad No. 1, deben reposar en el archivo de la UAA de respectivo Ordenador de Gasto que los autoriza para efectos de revisión por parte de las instancias de control tanto internas como externas. Enumeración de las actividades del procedimiento.