Procedimiento Recursos para Viaje

Transcripción

1 1. Objeto Asegurar la completa e integral gestión del viaje o traslado de personal de la Cruz Roja Colombiana para el cumplimiento de actividades institucionales. 2. Alcance Aplica para la totalidad de los tiquetes, viáticos, apoyos para gastos de viajes o de representación del personal que realice viajes en cumplimiento de actividades Institucionales. 3. Políticas, normas, lineamientos Los criterios de Selección de la aerolínea para el Presidente, Vicepresidentes y Director Ejecutivo Nacional, deben corresponder a la disponibilidad de horario y servicio prestado. Los criterios de Selección para el resto de personal de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana, deben corresponder a precio y disponibilidad horario. Las cotizaciones deben corresponder a los tipos promocional o del tipo económico en los casos de Miembros de Junta Directiva Nacional o Director Ejecutivo Nacional. Los viajes de los Directores deben ser autorizados (física o electrónicamente) solamente por el Director Ejecutivo Nacional. Los viajes internacionales deben ser autorizados (física o electrónicamente) únicamente por el Director Ejecutivo Nacional con el aval del Presidente Nacional. La Solicitud de tiquetes debe ser solicitada con diez (10) días hábiles de anterioridad, con excepción de los casos de emergencia, auditorías, asesorías y casos prioritarios, que deberán ser avalados por la Dirección Ejecutiva Nacional. Para los internacionales se deben solicitar con treinta (30) días hábiles de anterioridad a la fecha del viaje. La vigencia máxima para hacer la reserva del tiquete está registrada en la cotización del mismo realizada por la agencia de viajes, por lo cual debe efectuar el trámite inmediatamente llegue el correo de la oficina de la agencia de viajes. Se autoriza realizar máximo 2 veces la misma cotización del tiquete.

2 El uso de millas acumuladas, serán aprobadas por la Dirección. 4. Glosario Viatico Accidental: Se denomina como Viáticos accidentales/ocasionales, a la suma de dinero que el empleador reconoce a sus trabajadores, para cubrir los gastos en que éstos incurren (alimentación y alojamiento) - por noche pernoctada - para el cumplimiento de sus funciones fuera de la Sede habitual de Trabajo, y no constituyen salario (Art. 130 del Código Sustantivo del Trabajo), por cuanto son requerimientos extraordinarios. El transporte siempre será suministrado por la Institución. Apoyo Económico: Es el valor que se reconoce al personal de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana que se desplace en misión, dentro del territorio nacional en cumplimiento de actividades institucionales. Gobierno: Para los gastos de viaje y de representación de los miembros de la Junta Directiva Nacional Voluntariado: al cual se le puede o no suministrar alojamiento y alimentación por parte del evento al que participa Trabajadores: al cual se le suministrará alojamiento y alimentación por parte del evento al que participa. 5. Responsables Direcciones Generales y/o Nacionales: Responsables del trámite de la solicitud y provisión de los recursos para viaje, así como de las acciones de seguimiento y legalización de los mismos. Agencia de viajes: Encargado de realizar las cotizaciones respectivas, y generar la compra de los tiquetes ante la aerolínea. Dirección : Encargado de aprobar las compras de tiquetes con recursos propios, así como las revisiones de los tiquetes. Viajero: Responsable de cumplir con los itinerarios, así como la legalización de su tiquete. Recursos Humanos: Área encargada de hacer seguimiento de la legalización del viaje, (incluido el tiquete)

3 6. Descripción del procedimiento ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTO INICIO 1.SOLICITUD DE COTIZACION DE TIQUETES 2.COTIZACIONES DE TIQUETES 1. Solicitar cotización al encargado de la oficina de la agencia de viajes en la Institución, por medio del correo electrónico. Debe incluir la siguiente información: nombre de la persona que viaja, identificación, origen, destino - retorno (trayectos), fecha y hora requerida así como exención de IVA (caso en el cual se debe adjuntar resolución). 2. La agencia de viajes recibe correo y prepara tres (3) cotizaciones informando sobre las aerolíneas que vuelan para el destino solicitado, los horarios y envía esta cotización solicitando respuesta de las propuestas y el plazo para acceder a estas cotizaciones. Direcciones Generales Nacionales. y/o Agencia de viajes institucional Solicitud por correo electrónico Correo electrónico 3. Revisar el presupuesto con las cotizaciones enviadas por la agencia de viajes. Direcciones Generales Nacionales y/o Presupuesto 4. Aprobar o no el tiquete de viaje (únicamente recursos propios), en caso de proyecto continúe con el punto siguiente. Dirección Administrativa y Financiera. Solicitud de tiquete. 5. Si se aprueba el tiquete de viaje se procede a Líder del proceso Correo

4 solicitar la reserva en la aerolínea con la Agencia de Viajes por medio de correo electrónico institucional. electrónico institucional FIN NO 3.REVISION DEL PRESUPUESTO CON LAS COTIZACIONES 4.APRUEBA SI 5.SOLICITUD DE RESERVA 6.FORMATO PARA VIAJES 7.REVISION PR Y/O RUBRO PRESUPUESTAL 6. Diligenciar el formato para viajes, donde registrará el objetivo o propósito del viaje de forma clara y explícita, la información general (nombre, identificación, vinculación, teléfono, ruta origen-destino-, fecha de salida y fecha de retorno), número de días, como se financian los tiquetes, viáticos o apoyo económico y registran el valor (especificando el origen de los recursos para la compra del mismo, si es con un proyecto PR y rubro, con recursos propios el centro de costo o si es pago por otra institución el nombre). 7. El departamento de contabilidad, revisa que el PR o su centro de costo tengan disponibilidad en el rubro indicado para efectuar gastos y sella con firma la disponibilidad. 8. En los casos que no tenga disponibilidad enviará por correo electrónico a la Dirección solicitante, Dirección Administrativa y Financiera, y la agencia de viajes. Líder del proceso Formato para viajes Contabilidad Contabilidad Presupuesto Correo electronico 9. Revisará y aprobará la pertinencia del viaje, cumplimiento de requisito, incluyendo los Dirección Tiquetes y documentos

5 conceptos de tiquetes, viáticos, apoyos y gastos de viaje. Ejecutiva Nacional, soporte. FIN NO 8.DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL SI 9.REVISAR Y APROBAR LA PERTINENCIA DEL VIAJE 10.INCLUSION A LA BASE DE DATOS DE GESTION HUMANA 10. Una vez realizada esta aprobación se enviará al departamento de Gestión Humana para la inclusión de esta información en su base de datos. 11. Enviará a la oficina de la agencia de viajes, las solicitudes de tiquetes y al departamento contable las solicitudes de anticipo por conceptos de viáticos, apoyos de viaje y gastos de viaje. Ver procedimiento cuentas por pagar numeral Dirección Ejecutiva Nacional Gestión Humana Base de datos Procedimiento de cuentas por pagar 11.SE ENVIAN LAS SOLICITUDES DE TIQUETES Y/O ANTICIPOS 12.TIQUETE ELECTRONICO 12.Recibe la solicitud y expide el tiquete electrónico, registra el valor de éste y lo envía al viajero, director de área solicitante, al encargado del manejo presupuestal de la Institución quien lo afectará en el presupuesto y al departamento de Gestión Humana. agencia de viajes Tiquete electronico 13. Registrar y realizar el reporte de salida. Líder del proceso Reporte de salida 14. Realizar la legalización en el departamento de Gestión Humana y se requiere para tiquete el desprendible de pasa bordo a más tardar a los tres (3) días hábiles a la fecha de regreso. Para viáticos, apoyos y gastos de viaje adicionalmente Líder del proceso Legalizacion Pasabordo

6 13.REALIZAR EL REPORTE DE SALIDA se requiere el informe de misión. 15. Realizar el seguimiento que todos los pasajeros retornen, establecer registro de las novedades presentadas, ser soportara el viaje con el informe de misión y pasa bordo. Gestión Humana Reporte de novedades. 14.REALIZAR LA LEGALIZACION 15.SEGUIMIENTO DE RETORNO DE VIAJEROS 16. Registrar en la base de datos, nombres, dirección, objetivo del viaje, destinos, fecha de salida, fecha de llegada, impacto de este viaje, número de días, costos segregados por (viáticos, apoyo, gastos de viaje y/o tiquetes y pertenecientes a: (directivos, voluntarios o empleados) y generará reporte trimestral. Gestión Humana Base de datos 16.SE REGISTRA EN LA BASE DE DATOS DE GESTION HUMANA 17.HACER LLEGAR LOS DOCUMENTOS SOPORTES 17. Hacer llegar al Departamento de Contabilidad el pasa bordo; en los casos que se requieran, se enviará copia del informe de misión a Cooperación y Desarrollo cuando éste sea de carácter internacional. 18. Enviar al Director Administrativo y Financiero y al departamento de tesorería semanalmente un resumen de con las observaciones por cancelación de viaje, cambios de itinerarios, entre otros, así mismo la agencia de viajes hará llegar a la oficina de tesorería el extractos de las tarjetas. Gestión Humana. Agencia de viaje Pasabordo, Informe de misión. Informe de viajes

7 19. Recibirá las facturas y Boucher emitidos por la agencia de viajes, las revisa de acuerdo con los soportes: solicitud, cotización, autorización expedición de tiquetes, facturas y Boucher. Tesorería Factura, Boucher 18.INFORME DE VIAJES 19.PAGO FIN ACLARACIONES ESPECIALES El formato de Viaje no remplaza el formato de solicitud de anticipos, así mismo en caso de viáticos, apoyos económicos y gastos de viajes utilizar el procedimiento. (Ver procedimiento de cuentas por pagar). La solicitud de anticipo se detendrá en el procedimiento de cuentas por pagar. La dirección solicitante asumirá la responsabilidad por

8 no ejercer su control presupuestal. Por ningún motivo se permiten cambiar centros de costos, o de PR, ni se permite realizar refacturación, por el sistema de pago que se utiliza. En los casos de viajes internacionales, se hará llegar copia de la solicitud para viajes al área de Cooperación y Desarrollo. El viajero debe ajustar su itinerario de acuerdo al tiquete adquirido. La Institución, no asumirá valores diferentes por cambios de itinerario, clase, cupo adicional, sobrepeso u otros. En caso de fuerza mayor se debe informar como mecanismo de control al encargado de la oficina de la agencia de viajes, como al Director Administrativo y Financiero a más tardar el día anterior al viaje con visto bueno del Director de área, y realizar reintegro de los gastos de viaje, viático y apoyo económico en tesorería el día hábil siguiente. Cuando los dineros sean girados por la empresa temporal (viáticos de personal en misión así como los gastos derivados del trámite) deben consignarse en la cuenta que esta empresa designe. Ninguna solicitud de revisión podrá exceder los seis meses posteriores a la cancelación del viaje. En los casos que exista la posibilidad, se priorizará la solicitud de reembolsos. En el caso de solicitud de tiquetes por revisión, deberán hacer llegar el formato de solicitud, con carta formato a la Dirección quien autorizará la revisión de éstos tiquetes. Para ello se verificará el no viaje y su justificación, la revisión de acuerdo a los objetivos con las que se solicitó inicialmente para la aprobación presupuestal. 7. Anexos Formato para viajes Formato de solicitud de anticipos Procedimiento cuentas por pagar