Gobierno del Principado de Asturias

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5 SISTEMAS DE GESTIÓN TRIBUTARIA SISTEMAS ECONÓMICO- FINANCIEROS SISTEMAS DE GESTIÓN DEL REGISTRO HERRAMIENTAS SECTORIALES HERRAMIENTAS SECTORIALES HERRAMIENTAS SECTORIALES HERRAMIENTAS SECTORIALES HERRAMIENTAS SECTORIALES SISTEMAS DE GESTIÓN DE RRHH SISTEMAS DE GESTIÓN DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE ARCHIVO

6 SERVICIOS COMPONENTES DE GESTIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN TRIBUTARIA SISTEMAS ECONÓMICO- FINANCIEROS SISTEMAS DE GESTIÓN DEL REGISTRO INTEGRACIONES SISTEMAS DE GESTIÓN DE RRHH SISTEMAS DE GESTIÓN DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE ARCHIVO

7 MODELO CONCEPTUAL DE REFERENCIA Atención Multicanal Canal Presencial Canal Asistido Canal Autoservicio Canal Registro InterOperabilidad Tramitación Electrónica Telemático Consulta/ Tramitación Notificación Telemática Pago Electrónico Certificación Electrónica Producción Administrativa Administrativa Registros Gestión Expedientes Análisis Corporativo y Archivo Unificado Económico Aplicaciones de Gestión Administrativo Administrativo Areas Verticales Administrativas Cuadros de Mando Financiera RRHH Tramitaciones Información Información Corporativa Corporativa Organización Terceros Territorio Agregación Datos int/ext Infraestructuras Corporativas

8 Descripción SIGIA (Sistema de Gestión e Información de Archivos) El Sistema de Gestión e Información de Archivos (SIGIA) es uno de los tres componentes del Sistema de Soporte, Producción, Información, Gestión Administrativa y Archivo (SPIGA) que ha sido concebido como un sistema integral de carácter corporativo que soporta el diseño, tratamiento, recuperación, distribución y, en su caso, el préstamo de todo tipo de documentos que evidencian acciones, funciones, derechos y obligaciones en el ejercicio de potestades propias del Gobierno del Principado de Asturias y de las personas físicas y jurídicas que se relacionan con su estructura administrativa.

9 Descripción SIGIA (Sistema de Gestión e Información de Archivos) SIGIA se planteó como una red dinámica de gestión de documentos generados desde los sistemas de producción administrativa que facilita la racionalización de recursos, la gestión de la información para la toma de decisiones, y la cooperación, con dos objetivos fundamentales: Prestar servicios de carácter externo a la ciudadanía, facilitando el acceso a los documentos custodiados por la Administración Directa e Institucional del Principado de Asturias, desde el interés particular o general (antecedentes documentales de personas físicas o jurídicas y fuente de información para la investigación) Dar soporte a la propia organización del Principado de Asturias en su gestión de documentos administrativos mediante funcionalidades de diseño, transferencia de documentos, consulta, préstamos, selección y eliminación de documentos. En la actualidad se están desarrollando nuevas funcionalidades y servicios web.

10 SITUACIÓN ESTRATÉGICA DE SIGIA Gestiona el fondo documental del Gobierno de Asturias, y los fondos documentales heredados de las instituciones anteriores a la Comunidad Autónoma. Posibilita el acceso a los documentos como salvaguarda de los derechos y deberes de los ciudadanos Cuenta con profesionales especializados Tiene un visión global de la Organización Orgánicamente tiene un desarrollo y competencias transversales

11 MISIÓN DE SIGIA Sistema de información y gestión archivística integrado con las distintos sistemas de producción administrativa Soporte interno para las tomas de decisiones de la dirección y garante de los derechos individuales y colectivos Asegurar un patrimonio histórico documental racional, estructurado, y fiable, que sirva de seña de identidad de las sucesivas acciones de la organización

12 ORGANIZACIÓN N Y FUNCIONES DEL SISTEMA DE ARCHIVO ÁREA DE COORDINACIÓN GENERAL Coordinación del Sistema Integrado de Gestión e Información de Archivos Elaboración de estrategias y objetivos generales del Sistema Gestión del personal Elaboración y gestión de las políticas de integración con la Organización: Sistemas de gestión documental, herramientas corporativas, desarrollos tecnológicos, etc. Cualesquiera otras funciones derivadas de la función directiva

13 ORGANIZACIÓN N Y FUNCIONES DEL SISTEMA DE ARCHIVO ÁREA DE ADMINISTRACIÓN FUNCIONAL Seguimiento: análisis de la herramienta, propuestas de modificaciones y mejoras Implantación: coordinación de la implantación de programa de gestión a todo el sistema del Principado de Asturias, tanto en el ámbito archivístico como administrativo Usuarios: Formalización de las altas y bajas, asignación de permisos y niveles de acceso, etc. Descripción de depósitos: Incorporación de nuevos depósitos al sistema o modificación de los ya existentes Eliminación: realización del proceso de baja de las unidades documentales del sistema

14 ORGANIZACIÓN N Y FUNCIONES DEL SISTEMA DE ARCHIVO ÁREA DE NORMALIZACIÓN DE PROCESOS Gestión de transferencias: Autorización de previsiones Autorización y supervisión de relaciones de entrega Coordinación y auditoria de asistencias técnicas Propuestas de estudios de identificación documental Normalización de la descripción: Establecimiento de los criterios generales y particulares de descripción de expedientes Interpretación y adaptación de la Norma ISAD (G) Elaboración de un Manual de Descripción Normalizada para SIGIA

15 ORGANIZACIÓN N Y FUNCIONES DEL SISTEMA DE ARCHIVO ÁREA DE COORDINACIÓN DE SERVICIOS Gestión de préstamos: autorización, entrega y devolución de documentos a usuarios internos Peticiones: autorización, entrega y devolución de documentos en sala a usuarios externos. Reserva de documentos en estantería Peticiones indirectas: gestión de las consultas externas Reprografía: realización de copias Gestión de sala: asignación, reserva y reposición de mesas Usuarios: temas de consulta, alta de usuarios externos y activación/desactivación de cuentas Búsquedas: realización de consultas de apoyo a usuarios internos y externos

16 ORGANIZACIÓN N Y FUNCIONES DEL SISTEMA DE ARCHIVO ÁREA DE IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN Estudios documentales: apertura de análisis de series documentales de oficio o a propuesta del Área de Normalización de procesos Comisión de Valoración: coordinación de los trabajos la Comisión (convocatorias, elaboración de actas, propuestas de valoraciones documentales, etc.) Eliminación: elaboración de las Actas de eliminación, planificación y seguimiento de la destrucción física de los documentos (realizada por COGERSA), propuesta de eliminación de los registros de la base de datos a la Administración del Sistema Publicación: elaboración de las disposiciones que reglamentariamente deben publicarse dentro del proceso de Identificación y Valoración documental

17 ORGANIZACIÓN N Y FUNCIONES DEL SISTEMA DE ARCHIVO ÁREA DE SERVICIOS CORPORATIVOS Mantenimiento: a través de la gestión de puestos, empleados, estructuras orgánicas y ubicaciones Coordinación: con las distintas fuentes de información sobre las que se sustenta la Base de datos de Organización Integración: con los sistemas de gestión documental corporativos y especialmente con el archivo Evolución tecnológica: por medio de propuestas de avance y desarrollo de la herramienta de gestión

18 ORGANIZACIÓN N Y FUNCIONES DEL SISTEMA DE ARCHIVO FUNCIONES DE FORMACIÓN Formación interna: Se diseñan, coordinan e imparten cursos de Formación Específica y Formación continua en colaboración con el IAAP Se realiza formación personalizada en el puesto de trabajo

19 INTEGRACIÓN CON LA PRODUCCIÓNADMINISTRATIVA El Gobierno de Asturias se ha dotado de unos sistemas de producción y gestión documental con carácter corporativo. Esto facilita: La incorporación de un soporte de gestión fiable y adecuado para el desarrollo de sus procesos El reaprovechamiento de la información, tanto desde una perspectiva interna, aumentando el valor estratégico de la misma, como externa, ofreciendo a la ciudadanía un valor añadido al tiempo que se cumple lo establecido en la Ley 30/1992 La integración de toda su actividad administrativa

20 CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS REPOSITORIOS SEGUROS BASE DE DATOS DE ORGANIZACIÓN SISTEMAS DE TRAMITACIÓN BASE DE DATOS DE TERCEROS

21 PROCEDIMIENTOS Infraestructuras corporativas

22

23 Actas Acuerdo Alegación Certificados Contrato Convenio Denuncia Dictámen Informe Nota Interior Recurso Resolución Solicitud. Etc

24 INTEGRACIÓN N DE SISTEMAS BD TERRITORIO BD TERCEROS BD ORGANIZACIÓN SIGAP

25 Visualización de Unidad Documental Pendiente

26 CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS

27

28 SAC

29 CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS SAC

30

31 o d Id e n tific a c ió n d e la S e rie G e st o r d e l C a t á l o g o d e p ro c e d i m i e n t o s S i s te m a a u to m a tiz a d o d e G e s ti ó n Ó r g a n o P r o d u c to r D e fi n i c i ó n d e p r o c e d i m i e n to s G e st o r/ A d m i n i s t ra d o r d e S e ri e s d e A rc h i v o S e ri e e n C u a d ro d e C l a si f i c a c i ó n P ro c e d i m i e n t o s Ó rg a n o s P ro d u c t o re s I n fo r m a c i ó n d e C a tá l o g o d e S e rv ic io s I d e n ti fi c a c i ó n d e s e r i e S e r i e V i g e n te A n u l a r S e r i e S e r i e a n u l a d a G e s ti ó n d e S e r i e s d o c u m e n ta l e s M o v e r u n i d a d e s a o tr a S e r i e C e rra r S e rie S e r i e H i s tó r i c a

32 cd Entidades Institución Productora Fondo Clasificación de Fondos * * Serie 1 Cuadro de Clasificación 1..* 1 1..* 1..* * Procedimiento 0..* Valoración Eliminación 1 0..* 1 0..* 1..* 1..* 1..* Órgano Productor 0..* Unidad documental de la Serie 1..* Unidad documental de la eliminación 1 1..*

33 Infraestructura de Gestión Documental ORGANIZACIÓN TERRITORIO Infraestructuras corporativas PROCEDIMIENTOS

34 MODELO FUNCIONAL DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN SIGIA SISTEMA DE GESTIÓN E INFORMACIÓN DE ARCHIVO (SIGIA) Unidades Tramitación CIUDADANO Interoperabilidad Otros Documentación Administrativa Organismos Docum. producida Impresión Docum. aportada Digitalización Expediente Físico Físico Firma Firma electrónica Expediente Electrónico Archivo Oficina Oficina Transferencia Archivo Digital Digital Transferencia Archivo Archivo Entrada y descripción Entrada Conversión Formato Archivo GESTIÓN GESTIÓN ARCHIVO ARCHIVO Archivo Exp. ciudadano

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