Este procedimiento aplica a todos aquellos estudios y diseños a ser realizados por el AMCO para el desarrollo de sus proyectos.

Transcripción

1 1. Propósito: Establecer un procedimiento para la ejecución de estudios y diseños, para los proyectos a ser ejecutados por el Área metropolitana del Centro Occidente 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todos aquellos estudios y diseños a ser realizados por el AMCO para el desarrollo de sus proyectos. 3. Definiciones: NC (No conformidad): Incumplimiento de uno o más requisitos especificados por el contrato o establecido por el SGC. Acción preventiva: Acción tomada para eliminar el riesgo de que se presente una NC u otra situación indeseable. Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una NC detectada u otra situación indeseable. Contratista: Son aquellos profesionales, empresas o entidades que prestan servicios profesionales al AMCO. 4. Responsables: Director, Subdirector de Planeación y Proyectos, Coordinador de Calidad, Director / Coordinador de proyecto 5. Acciones: 5.1 Planificación del diseño : La Entidad realizará la planificación de estudios y diseños estableciendo disposiciones y preparando las actividades y recursos requeridos para este fin. El Subdirector de Planeación y proyectos debe de acuerdo con las instrucciones recibidas de la Dirección asumir la dirección del proyecto o asignar las responsabilidades a un funcionario o contratista del AMCO. Así mismo el Coordinador de calidad debe brindar las inducciones necesarias para que el responsable del proyecto conozca y aplique los procedimientos documentados establecidos.

2 La planificación debe ser realizada por el Director del proyecto. En la etapa de planificación se deben considerar como mínimo las siguientes actividades: Determinación de los objetivos de calidad aplicables al estudio/diseño. Determinación de los requerimientos y objetivos del estudio o diseño (si es requerido). Recopilación de los requisitos legales y reglamentarios que aplican al estudio/diseño. Determinación de los recursos físicos y humanos requeridos para cumplir los requisitos del estudio/diseño. y de tiempo de entrega. Determinar las actividades y las etapas para la ejecución del diseño, estableciendo las fechas para entregas parciales y finales con sus responsables. Se registra en un cronograma de actividades. Conformar equipo de trabajo y definir responsabilidades Establecer un organigrama de jerarquías y los canales de comunicación interna adecuados y necesarios. Se registra en un organigrama. Determinación de la metodología a seguir para el desarrollo de los estudios o diseños. Establecer como se presentarán los resultados de los estudios o diseños realizados y cual es la presentación que se dará al producto final. Establecer los puntos de control para realizar las revisiones verificaciones y validaciones necesarias y la metodología a utilizar. Manejo que se dará a los cambios que puedan presentarse durante la ejecución del proyecto. Los resultados de la planificación generan registros (por ejemplo un programa projet, un diagrama de Gantt con actividades y responsables), los registros deben ser manejados de acuerdo con el procedimiento establecido para el control de registros de calidad; la planificación podrá ser sujeta a cambios (modificaciones, actualizaciones) en la medida en que se desarrolla el diseño, dichos cambios también deben registrarse e informarse. 5.2 Ejecución de los diseños o estudios: Consecución, clasificación y validación de la información: La ejecución de todo diseño exige la disponibilidad de información de entrada. El Director del proyecto debe conseguir, clasificar y validar la información requerida. Con esta información se hace la primera reunión multidisciplinaria para definir lineamientos respecto al proyecto, determinar criterios de la empresa para su realización, forma de interactuar, solución de problemas y tiempos previstos, así como la lista de actividades con sus responsables y exponer los puntos de control y demás elementos tenidos en cuenta en la planeación del servicio. En ciertos proyectos no será posible tener a todo el personal del equipo de trabajo del proyecto al momento del inicio del mismo, por lo cual se irán divulgando los puntos anteriores con cada uno de ellos, en las respectivas reuniones de inducción que realice la Dirección o el Subdirector de planeación y proyectos. Se registrará mediante acta de reunión.

3 Durante el período de ejecución se coordinará por parte del Subdirector de planeación y proyectos que las interrelaciones multidisciplinarias se den y justo a tiempo, cada proveedor registrará la información entregada en el formato Control de información técnica del proyecto y posteriormente se hará la evaluación de ésta información por parte de quien la recibe, actividad bajo la responsabilidad del Subdirector de planeación o del Director especifico del proyecto cuando el proyecto amerite este cargo. Toda la información recopilada será mencionada en los informes y si esta información es de uso multidisciplinario, se hará una lista de consulta común para todos los participantes, teniendo especial cuidado de mencionar aquellos hechos o lugares u objetos que puedan afectar la calidad del diseño o de los productos. Si se observa que la información es insuficiente, ambigua, de baja calidad, contradictoria, o incompleta, se procederá a notificar al proveedor de la información esta situación de manera detallada y se resolverá en conjunto con el, el tratamiento o procedimiento a seguir, de la manera más rápida y asegurándose de las implicaciones contractuales y financieras de dichas falencias, dejando en comunicado escrito tales acontecimientos y concertaciones. Control de cambios : Los cambios que se puedan presentar en la realización de los estudios y diseños por parte de alguno de los profesionales de cualquiera de las disciplinas, se deben revisar entre las partes interesadas (equipo de diseño) y documentarse claramente, serán difundidos de manera inmediata al equipo de trabajo una vez aprobados y específicamente al personal al que dicho cambio afecte directamente, el control de cambios al diseño se registra en el formato Control de cambios en estudios y diseños. Si dichos cambios generan modificaciones al contrato inicialmente establecido, estos también deberán registrarse y realizar todas las actividades a que diera lugar el aspecto correspondiente a modificaciones de contratos. Revisión, verificación y validación de los diseños: Durante la ejecución de los estudios y diseños y con una periodicidad según se requiera por las características del proyecto a diseñar, se deben realizar las revisiones al diseño de acuerdo con lo planificado, evaluando la capacidad del diseño para cumplir con los requisitos especificados por el cliente, deben igualmente identificarse los problemas y proponer las soluciones requeridas. Debe dejarse un registro de dichas actividades (actas de reunión y/o listas de chequeo y verificación las cuales se preparan de acuerdo al tipo de proyecto, la revisión se realiza determinando puntos específicos de inspección tales como: entradas del diseño (revisando el contrato y sus requisitos), prediseño, diseño, salida del diseño, esta revisión es realizada por el mismo personal que prepara los diseños. En cuanto a la verificación, se deben confrontar los datos de entrada (requisitos del cliente, cumplimiento de normatividad, etc) con los datos de salida (resultados obtenidos al realizar el diseño); esta es una actividad que debe hacerse en diferentes etapas de la ejecución del diseño y cuando este se termina en su totalidad. La verificación del diseño también puede realizarse mediante la ejecución de cálculos alternativos o

4 haciendo revisión (antes de su difusión) de los documentos que van a ser publicados (planos, memorias, especificaciones), debe dejarse registro de las actividades de verificación del diseño. La validación de los diseños se realiza para asegurarse de que el producto final cumple con los requisitos bajo condiciones de uso, la validación podrá realizarse mediante la utilización de modelos a escala o modelos matemáticos sistematizados, también podrá ser realizada por una tercera persona contratada por la empresa, que convalidara los diseños al recibirlos a satisfacción, así mismo la validación definitiva de los diseños puede hacerse en la etapa de producción del servicio o producto diseñado, las actividades de validación generan registros de calidad. Las reuniones para realizar las actividades de revisión, verificación y validación o las reuniones de carácter informativo se programan acorde con las necesidades de avance del proyecto o a solicitud de la Subdirección de planeación. Las diferentes actividades previas que conduzcan a la conformación definitiva del diseño o estudio, serán documentadas, es decir para casos de diseño se organizarán todas las alternativas estudiadas si el contrato lo solicita y las posibles soluciones que se estudiaron. Las no conformidades que pudieran presentarse durante la planificación y ejecución de los estudios y diseños, deberán registrarse en el formato establecido para el tratamiento de no conformidades. 5.3 Elaboración de Informes y entrega del proyecto: En el desarrollo de estudios y diseños se tendrán en cuenta como mínimo los siguientes requisitos para Informes, memorias de cálculo, planos cantidades de obra y especificaciones así: Informes: Deberán contener al menos una introducción al proyecto con esquema básico de éste, el alcance detallado de los diseños, los objetivos generales y particulares, las limitaciones, la información recopilada (incluido la notificación a las posibles entidades de servicios o en general que puedan verse afectadas o tener relación con el proyecto), las teorías utilizadas y modelos (si es procedente), suposiciones realizadas (si es procedente), memoria de análisis y/o cálculo y/o diseño básico, resultados, cantidades (si es procedente), especificaciones (si es procedente), planos reducidos (si es procedente) y conclusiones. El contenido de dichos informes podrá verificarse mediante la utilización de una lista de chequeo para revisión de informes elaborada acorde a los requerimientos del cliente. Memorias de cálculo: Teorías empleadas, modelos, suposiciones realizadas, desarrollos analíticos o software utilizado, resultados.

5 Deberán incluirse todas las condiciones máximas para las que fueron calculados los productos o las situaciones a las cuales no se les debe exceder, o las limitaciones en que se debe incurrir al operar. Planos: Se harán siguiendo las normas generales para la elaboración de planos. Deberán incluirse todas las condiciones máximas para las que fueron calculados los productos o las situaciones a las cuales no se les debe exceder, o las limitaciones en que se debe incurrir al operar. Especificaciones: Los nombres de los ítems deberán coincidir con nombre del item dado en los presupuestos de cantidades de obra y de pago, Se deben describir los materiales a utilizar, normas o requisitos que estos deben cumplir, equipo requerido, método sugerido, controles que se deben realizar durante la ejecución del ítem, mano de obra requerida si requiere calificación, transportes o almacenamiento o condiciones especiales que se deban tener en cuenta para garantizar la calidad del ítem, forma de medir y unidades aprobadas, forma de pago que incluya todo aquello que cubre el precio unitario. Cantidades: Sitio o elemento al que pertenece, datos que permitan calcular la cantidad, previsiones o suposiciones realizadas si hay incertidumbre en la información, subtotales por alguna división lógica y totales. Presupuestos: Deben tener claridad sobre los análisis unitarios, colocar la fecha de los precios y especialmente si son proyectados al futuro, dar el valor de proyección. Deben estar totalizados por bloques lógicos y los nombres de los ítems deben corresponder exactamente a la especificación. Deben contener dos columnas en las que se registre el número de la especificación general y el de la particular. Todos los documentos que conforman la salida del diseño o producto final deberán revisarse antes de su edición final y recibo definitivo. Se debe registrar la revisión realizada al producto final (informes, planos entre otros) dicho registro puede realizarse mediante acta o verificación en listas de chequeo. 6. Documentos relacionados (Referencias): Código Nombre Procedimiento de control de registros de calidad Procedimiento para el tratamiento de no conformidades

6 Procedimiento para la aplicación de acciones correctivas Procedimiento para la aplicación de acciones preventivas 7. Registros y formatos de calidad relacionados: Contenido Código formato Titulo Resultado de la FOR Planificación del diseño planificación Información de los FOR Control de cambios de estudios y cambios realizados diseños. Levantamiento y FOR Registro de correcciones, seguimiento de No acciones correctivas, acciones Conformidades preventivas Datos del proyecto, Toma FOR- Actas de reunión de decisiones, avance del proyecto, etc Información del proyecto, FOR- Resultados de revisión, resultados de la revisión, verificación, validación del verificación y validación diseño del diseño. Lista de chequeo FOR- Formato para revisión de planos