SUBPROCESO FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

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1 PROCESO GESTIÓN TALENTO HUMANO SUBPROCESO FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN PAGINA 1 DE 2

2 CONTENIDO PÁG. 1. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO OBJETIVO ALCANCE CARGO DEL RESPONSABLE DEL PROCESO DIAGRAMA DE BLOQUE INSUMOS DEL SUBPROCESO PRODUCTO Criterios Calidad l Producto Trazabilidad l Servicio CLIENTE RECURSOS INTERACCIONES NORMATIVIDAD 7 2. INSTRUCTIVO METODOLÓGICO 8 3. INDICADORES DEL SUBPROCESO PARÁMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS ANEXOS DEFINICIONES 12 PAGINA 2 DE 2

3 1. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO Nombre l subproceso: formación y capacitación Código: NA P7 S Nivel l proceso: Apoyo Proceso al que pertenece: Gestión l Talento Humano Numeral la norma: ISO : 6.2.1; OBJETIVO Desarrollar y fortalecer habilidas y competencias en los empleados la Corporación Politécnico Marco Fil Suárez, para el ejercicio sus funciones a través la capacitación específica y corporativa. 1.2 ALCANCE Todos los empleados la Corporación Politécnico Marco Fil Suárez 1.3 CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO Secretaria General. Coordinadora Gestión Talento Humano 1.4 DIAGRAMA DE BLOQUE ELABORAR PLAN DE CAPACITACION APROBAR PLAN DE CAPACITACION EJECUTAR PLAN DE CAPACITACION EVALUAR LA GESTIÓN DEL SUBPROCESO RETROALIMENTAR EL SUBPROCESO PAGINA 3 DE 2

4 1.5 INSUMOS DEL SUBPROCESO Insumos internos: Evaluación sempeño. Necesidas capacitación Solicitus capacitación. Insumos externos: Ofertas educativas Invitaciones capacitación. 1.6 PRODUCTO Personal capacitado, competencias y habilidas fortalecidas Criterios calidad l producto De forma: capacitación pertinente y oportuna, registro las capacitaciones, evaluar los beneficios la capacitación. De fondo: Competencias y habilidas fortalecidas, actualización conocimientos Trazabilidad l servicio (Se aplica cuando se elabora informe gestión l subproceso). 1.7 CLIENTE Internos: Empleados la corporación Politécnico Marco Fil Suárez. PAGINA 4 DE 2

5 1.8 RECURSOS Medios tecnológicos: Vio Bean, equipos computo, implementos oficina. Medios entrada (Insumos): Cronograma actividas, formato evaluación la capacitación, formato control asistencias Medios logísticos: Auditorios, teléfono, Internet. Metodología: Talleres, conferencias, seminarios. Mano obra: Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Vicerrectoría Académica, Secretaría General, Coordinadora Gestión l Talento Humano, Coordinadores Programa, Jefes Unidad. Monetarios: N/A PAGINA 5 DE 2

6 Coordinador(a) Gestión Talento Humano Coordinador(a) Gestión Talento Humano COPIA CONTROLADA 1.9 INTERACCIONES SUBPROCESO EMISOR TODOS LOS PROCESOS BIBLIOTECA Y MEDIOS EDUCATIVOS PLANEACIÓN ESTRATÉGICA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO AUDITORIA DE CALIDAD CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS ENTRADA RESPONSABLE INFORMACIÓN MEDIO Coordinadores Programas y Jefes Unidad Coordinador(a) biblioteca y medios educativos Vicerrector Académico Director(a) Calidad y Control Interno Director(a) Calidad y Control Interno Director(a) Calidad y Control Interno Necesidas capacitación Suministro medios educativos Directrices para formular planes, informe gestión la corporación. Informe evaluación control interno Informe consolidado e informe auditoria calidad Versiones vigentes l sistema gestión calidad Impreso, Correo Electrónico Magnético ò impreso Impreso o magnético Impreso Electrónico SUBPROCESO SUBPROCESO RECEPTOR TODOS LOS PROCESOS CAPACITACIÓN PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DIRECCIÓN DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SALIDA INFORMACIÓN Plan capacitación y actividas. Solicitud medios educativos. informe trimestral plan estratégico unidad plan mejoramiento Acciones propuestas eficaces Solicitud ajuste documentos. RESPONSABLE MEDIO Electrónico Magnético Correo Electrónico Físico Físico Físico ELABORÓ: COORDINACIÓN DE GTH REVISÓ: D. CALIDAD Y C. INTERNO PAGINA 6 DE 2

7 1.10 NORMATIVIDAD TIPO DE NORMA Resolución Rectoral NÚMERO 39 Decreto 2351 FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA Diciembre junio 1951 DENOMINACIÓN DE LA NORMA Resolución Rectoral Código Laboral ARTÍCULO APLICACIÓN ESPECÍFICA Todo Todo Formación y capacitación l personal Formación y Capacitación l Personal ELABORÓ: COORDINACIÓN DE GTH REVISÓ: D. CALIDAD Y C. INTERNO PAGINA 7 DE 2

8 2. INSTRUCTIVO METODOLÓGICO FLUJOGRAMA RESPONSABLE TAREA REGISTRO NOMBRE CÓDIGO Conforme? coordinador gestión l talento humano secretario general comité directivo 1. solicitar a todas las unidas la corporación politécnico marco Fil Suarez a noviembre 30 cada vigencia, reportar las necesidas capacitación 2. recepcionar, clasificar (en especificas y corporativas), y consolidar las necesidas capacitación. 3. elaborar el plan capacitación que contenga como mínimo: el objetivo l plan, las necesidas clasificadas corporativas y específicas, cuantificadas y priorizadas y las inducciones a realizar. 1. revisar que el plan capacitación este elaborado conforme a consolidado necesidas 2. aprobar con su firma si esta conforme en caso contrario solicitar por escrito aclaraciones y/o ajustes pertinentes 3. presentar al comité directivo 1. revisar el plan capacitación. 2. dar recomendaciones y directrices ejecución. 2. aprobar en comité y levantar acta con las cisiones tomadas. exploración necesidas capacitación Acta F1p7s144.2 RSC ELABORÓ: COORDINACIÓN DE GTH REVISÓ: D. CALIDAD Y C. INTERNO PAGINA 8 DE 2

9 FLUJOGRAMA RESPONSABLE TAREA REGISTRO NOMBRE CÓDIGO coordinador talento humano gestión 1. elaborar cronograma capacitación que contenga fecha facilitador y asistentes. 2. preparar la logística necesaria 3. comunicar por escrito ocho días antes al personal seleccionado para la capacitación indicando tema lugar y horario 4. realizar la capacitación y tomar asistencia control asistencia a capacitación, reunión 5. evaluar la capacitación analizar los resultados y consolidarlos. 6. presentar los resultados la evaluación a la secretaria general, para lo que el consire pertinente evento Evaluación l evento capacitación. F2p7s144.2 F3p7s144.2 B ELABORÓ: COORDINACIÓN DE GTH REVISÓ: D. CALIDAD Y C. INTERNO PAGINA 9 DE 2

10 FLUJOGRAMA B 5. EVALUAR LA GESTIÓN DEL PROCESO RESPONSA BLE SECRETARIO GENERAL TAREA 1. ELABORAR INFORME TRIMESTRAL QUE CONTENGA INFORMACIÓN Y DATOS VERACES Y CONFIABLES FRENTE AL CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO DEL PROCESO. 2. DILIGENCIAR EL FORMATO DEL INDICADOR INCLUYENDO EL DE CALIDAD (VER CRITERIOS DE CALIDAD DEL PRODUCTO / SERVICIO) Y ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS. EN CASO DE QUE NO SE LOGREN LAS METAS O EL RESULTADO NO SEA SATISFACTORIO, ANALIZAR LAS CAUSAS Y DOCUMENTAR ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA QUE CONTRIBUYAN A MEJORAR LOS RESULTADOS DEL PROCESO. 3. REMITIR EL INFORME DENTRO DE LOS 5 DÍAS DEL MES SIGUIENTE A LA TERMINACIÓN DEL SEMESTRE, PARA SU REVISIÓN Y APROBACIÓN. REGISTRO NOMBRE CÓDIGO SI VERIFICAR EL INFORME CONFORME C NO VERIFICAR QUE EL INFORME ESTÉ ELABORADO DE MANERA LÓGICA Y SECUENCIAL. 2. VERIFICAR LA VERACIDAD Y AUTENTICIDAD DE LOS DATOS REPORTADOS Y QUE GUARDEN RELACIÓN CON EL OBJETIVO DEL PROCESO Y EL PLAN ESTRATÉGICO DE UNIDAD. 3. VERIFICAR LA CALIDAD DEL PRODUCTO CON EL CRITERIO DE CALIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO DEFINIDOS EN LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO NUMERAL Y CONFRONTAR CON EL INDICADOR DE CALIDAD. SI HAY CONFORMIDAD DEJAR LA ANOTACIÓN EN LA VERIFICACIÓN DE CRITERIOS DE CALIDAD. SI SE PRESENTA NO CONFORMES, DILIGENCIAR EL REGISTRO DE CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME, EL CUAL SERÁ LIBERADO UNA VEZ SE SUBSANE LA SITUACIÓN. 4. APROBAR EL INFORME CON SU FIRMA SI ES CONFORME., EN CASO CONTRARIO DILIGENCIARA EL FORMATO DE CONTROL DEL PRODUCTO Y/O/SERVICIO NO CONFORME MEMORANDO O CORREO ELECTRÓNICO ACCIÓN DE MEJORA CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME RSC RSC RSC ELABORÓ: COORDINACIÓN DE GTH REVISÓ: D. CALIDAD Y C. INTERNO PAGINA 10 DE 2

11 FLUJOGRAMA C 6 RETROALIMENTAR EL SUBPROCESO RESPONSA BLE SECRETARIO GENERAL TAREA 1. IDENTIFICAR, ANALIZAR Y SOLICITAR LOS AJUSTES A LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 2. DOCUMENTAR LAS ACCIONES DE MEJORA DE IMPACTO INSTITUCIONAL O ESCALONADAS QUE CONSIDEREN IMPORTANTES: "- CORRECTIVAS (PROBLEMAS RECURRENTES). "- PREVENTIVAS (PROBLEMAS POTENCIALES). - MEJORA (NUEVAS METAS O PROPÓSITOS, CAMBIOS SUSTANCIALES QUE IMPACTEN POSITIVAMENTE LA GESTIÓN DE LA DEPENDENCIA O LA UNIDAD) NOMBRE MEMORANDO O CORREO ELECTRÓNICO ACCIONES DE MEJORA, CORRECTIVA O PREVENTIVA REGISTRO CÓDIGO RSC RSC 3. IMPLEMENTAR LAS ACCIONES DE MEJORA QUE LE SEAN NOTIFICADAS Y SEAN DE SU COMPETENCIA. 4. REALIZAR SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES Y ARCHIVAR EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE LOS SOPORTES RESPECTIVOS PARA POSTERIOR VERIFICACIÓN POR LA DIRECCIÓN DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO. 5. REMITIR LAS ACCIONES DE MEJORA, CADA QUE SEA NECESARIO PARA SU ANÁLISIS E IMPLEMENTACIÓN. MEMORANDO RSC FIN ELABORÓ: COORDINACIÓN DE GTH REVISÓ: D. CALIDAD Y C. INTERNO PAGINA 11 DE 2

12 ELABORÓ: COORDINACIÓN DE GTH REVISÓ: D. CALIDAD Y C. INTERNO PAGINA 12 DE 2

13 3. INDICADORES DEL SUBPROCESO 1. TIPO DE INDICADOR: APOYO 2. NOMBRE DEL INDICADOR: 3. OBJETIVO DEL INDICADOR: 4. FRECUENCIA DE MEDICIÓN: EFICACIA LLEVAR A CABO EL PLAN DE CAPACITACION Y FORMACION TRIMESTRAL 5. RANGO DE CUMPLIMIENTO: 80% - 100% 6. DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR: 7. CALCULO DEL INDICADOR: 8. PUNTO DE LECTURA (ANALISIS): 9. USUARIOS: 10. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN ESTE INDICADOR ESTA DADO POR LA RELACION ENTRE EL PLAN DE CAPACITACION Y EL CUMPLIMIENTO DEL MISMO NUMERO ACTIVIDADES EJECUTADAS/NUMERO DE ACTIVIDADES PLANEADAS CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR EN PERIODOS ESTABLECIDOS. RECTOR, SECRETARIO GENERAL, PLANEACION, DIRECCION DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD. COORDINADOR DE GESTION DEL TALENTO HUMANO 11. OBSERVACIONES: ANALISIS DEL CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR PAGINA 13 DE 2

14 COORDINADOR(A) DE GESTION DE TALENTO HUMANO PERMANENTE COPIA CONTROLADA 4. PARAMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS IDENTIFICACIÓN 1 2 NOMBRE CÓDIGO EVALUACIÓN DE LA F2P7S14 CAPACITACI 4.2 ÓN CONTROL DE ASISTENCIA NECESIDAD ES DE CAPACITACI ON. F3P7S F1P7S RESPONSA BLE DE ARCHIVAR FRECUEN CIA 3 RECUPERACIÓN AGRUP AR Carpeta Carpeta Carpeta ORDEN AR cronológi co cronológi co cronológi co ACCES O Unidad Gestión Talento Human o Unidad Gestión Talento Human o Unidad Gestión Talento Human o UBICACI ÓN Oficina Gestión Talento Humano Oficina Gestión Talento Humano Oficina Gestión Talento Humano CONSERVACI ÓN DISPOSICI ÓN 2 años Eliminar 2 años Eliminar 2 años Eliminar PAGINA 14 DE 2

15 5. ANEXOS: F1 P7 S Exploración Necesidas Capacitación F2 P7 S Control Asistencia a Capacitaciones, Reuniones y Eventos) F3 P7 S Evaluación l evento Capacitación 6. DEFINICIONES: Detección necesidas capacitación: Proceso mediante el cual se scubren o localizan manera objetiva las necesidas capacitación y entrenamiento que requieren los empleados administrativos. Capacitación: Proceso aprendizaje permanente, orientado al mejoramiento los conocimientos y competencias l personal administrativo. Entrenamiento: Preparación o acuación práctica al empleado administrativo para el efectivo sempeño las actividas que be sarrollar en su puesto trabajo. Programas capacitación: En la institución existen cuatro programas capacitación Capacitación institucional o corporativa: Programas generales dirigidos a todos los empleados administrativos que se requieren para el fortalecimiento la cultura PMFS, enfocados en el ser y en el hacer. El ser: Son todos los componentes que constituyen la esencia, estructura personal y comportamiento l ser humano. El hacer: Son todas las acciones y comportamientos que constituyen el sempeño laboral Capacitación especifica: Se orienta a las necesidas específicas que el empleado administrativo requiere para sempeñar sus funciones. Actualiza a dicho empleado en los cambios e innovaciones que se presentan en el medio, respecto a las funciones que realiza. Competencias laborales: Es el conjunto habilidas, aptitus y actitus que tiene una persona una persona para sempeñar la mejor manera, en diferentes contextos y con base en los referentes calidad y resultados esperados en los procesos en los cuales participa. PAGINA 15 DE 2