INSTRUCTIVO: ELABORAR NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES

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1 Página: 1 de 6 INSTRUCTIVO: ELABORAR NOTAS A LOS ESTADOS

2 Página: 2 de 6 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Determinar los parámetros aplicables a las áreas de Contabilidad para la elaboración de las notas a los estados contables. ALCANCE: Aplica para las áreas de Contabilidad del Nivel Nacional, de Sede y en las Unidades Especiales. DEFINICIONES: 1. Empresa en SGF QUIPU: En el SGF QUIPU, se le da el nombre de empresa a la unidad ejecutora que administra su información financiera de forma independiente, para su posterior consolidación y/o agregación según la unidad de gestión. 2. Empresa consolidadora: En el SGF QUIPU, se le da este nombre a aquella unidad que agrega la información presupuestal y contable de las unidades ejecutoras. 3. Estados contables: Salida de información financiera, de conformidad con las necesidades generales de los usuarios, que presenta la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, de una entidad contable pública, a una fecha determinada o durante un período, según el estado contable que se trate, con el fin de proporcionar información sobre la situación financiera, económica, social y ambiental, los resultados del desarrollo de la actividad y la generación de flujos de recursos. Los estados contables básicos son el Balance General, el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, el estado de cambios en el patrimonio y el estado de efectivo. Las notas a los estados contables básicos forman parte integral de los mismos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) 4. Notas a los estados contables: Información cuantitativa y/o cualitativa que complementa los estados contables de los cuales hace parte integral. Las notas a los estados contables básicos son de carácter general y específico. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) 5. Sistema de Consolidación de Hacienda e Información Pública CHIP: Herramienta informática a través de la cual se captura, transmite, difunde y administra la información financiera, social, económica y ambiental, y demás información oficial básica, producida por las entidades públicas y canalizada por este medio hacia el gobierno central, las entidades de control y la ciudadanía en general. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: a. Normatividad asociada al instructivo para elaborar notas a los estados contables. 1. Resolución 356 Régimen de Contabilidad Pública Manual de Procedimientos Titulo III Procedimientos Relativos a los Estados, Informes y Reportes Contables Capitulo II Procedimiento para la estructuración y presentación de los Estados Contables Básicos numeral 16 al Resolución 356 Régimen de Contabilidad Pública Manual de Procedimientos Titulo II. Procedimientos relativos a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, en cada uno de los capítulos que aplican a la Universidad Nacional de Colombia, en los numerales denominados - Revelación en notas a los estados contables. Esta información puede ser consultada en el link link Régimen de Contabilidad Pública, Manual de Procedimientos; de igual manera el detalle de los aspectos relacionados con notas a los estados contables del Manual de Procedimientos que aplican para la Universidad Nacional de Colombia se presentan como anexo a este instructivo.

3 Página: 3 de 6 CONDICIONES GENERALES: 1. La normatividad referenciada establece: Las notas a los estados contables básicos son parte integral de éstos y forman con ellos un todo indisoluble. Estas notas son de carácter general y específico y tienen como propósito dar a conocer información adicional sobre las cifras presentadas, así como aspectos cualitativos o cuantitativos físicos, que presentan dificultad para su medición monetaria y que han afectado o pueden afectar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública. NOTAS DE CARÁCTER GENERAL: Permiten conocer situaciones que caracterizan particularmente a la entidad y realidades de su proceso contable, en donde se informa: a. Naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal: Corresponde a la estructura orgánica de la entidad contable pública que incluye la denominación, la naturaleza jurídica y su régimen jurídico, indicando los órganos superiores de dirección y administración, el ministerio o departamento administrativo al cual está adscrito o vinculado, cuando sea el caso y las actividades que desarrolla con el fin de cumplir con las funciones de cometido estatal asignadas. Adicionalmente, señala los cambios ordenados que comprometen su continuidad, tales como supresión, fusión, escisión o liquidación. b. Políticas y prácticas contables: Se refieren a la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en cuanto a sus principios, normas técnicas y procedimientos. Así como los métodos y prácticas contables, de carácter específico, si las hubiera, adoptados por la entidad contable pública para el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones, y para preparar y presentar sus estados contables básicos. También, se informan las razones sobre las decisiones adoptadas en el evento en que existan diferentes posibilidades de reconocer de manera confiable un hecho y el impacto en los estados contables. c. Limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que tienen impacto contable: Corresponden a circunstancias que inciden en el normal desarrollo del proceso contable o en la consistencia y razonabilidad de las cifras, tales como procedimientos establecidos para el proceso y manejo de los documentos y soportes contables, conformación del área financiera, implementación de sistemas integrados para cada una de las áreas responsables del proceso, procedimientos para la realización de inventarios y avalúos, entre otras. d. Efectos y cambios significativos en la información contable: Revelan los cambios en la aplicación de métodos o procedimientos contables; las razones y efectos derivados de los ajustes o correcciones realizadas, originadas en reclasificaciones y depuración de cifras y conciliaciones; así como la cuantía, el origen y efecto de los ajustes de ejercicios anteriores, que incidieron significativamente en las cifras presentadas en los estados contables básicos. Igualmente, se informa sobre las diferencias presentadas entre los valores reportados en la información y, los valores establecidos mediante inventarios físicos o reales de los bienes, derechos y obligaciones. NOTAS DE CARÁCTER ESPECÍFICO: Se refieren a situaciones particulares sobre la información contable, estructuradas de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas y que por su materialidad deben mostrar información adicional cualitativa y cuantitativa, como valor agregado, la cual sirve para interpretar las cifras de los estados contables, por cuanto no solamente las amplían sino que incorporan análisis específicos, en determinadas cuentas, considerando entre otros aspectos: a. Consistencia y razonabilidad de las cifras: Considera la información relacionada con aspectos tales como ausencia de avalúos y actualización de los bienes, derechos y obligaciones, así como la información no incorporada en la contabilidad, que se originó por los procesos de fusión, escisión o liquidación. Si se presentaron hechos posteriores al cierre, que afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras debe hacerse remisión a la nota correspondiente. También se informa sobre la implementación de procedimientos que garantizan la sostenibilidad de las cifras. b. Valuación: Revela las bases específicas de medición utilizadas por la entidad contable pública que le permitieron cuantificar las operaciones incorporadas en la información contable pública; así como la conversión de las cifras en moneda extranjera a moneda nacional y los métodos para la estimación de provisiones, amortizaciones y agotamiento, que de manera particular se informa en las notas referidas a las cuentas. c. Recursos restringidos: Se refiere a los recursos que por mandato legal tienen destinación

4 Página: 4 de 6 específica y fueron incorporados en la información contable pública y que requieren un sistema de cuentas separadas, para lo cual se informarán los recursos disponibles, bienes, derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos. Así mismo, incluye los recursos embargados de efectivo, derechos y bienes. d. Situaciones particulares: Consideran situaciones específicas sobre las cuentas de los diferentes estados contables, ampliando la información y mostrando un análisis de interés para los lectores. e. Hechos posteriores al cierre: Debe revelarse la información conocida con posterioridad a la fecha de cierre y que, estando los estados contables emitidos, no fue incorporada en las cuentas reales y de resultado. 2. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Preparar notas a los estados contables El contador de la Empresa o el Profesional del área Contable, debe elaborar las notas consolidadas de la Universidad en forma detallada, de acuerdo con los parámetros establecidos en este instructivo. Estos son también la base para generar los Formatos CGN2005NG_NOTAS DE CARÁCTER GENERAL, y CGN2005NE_NOTAS DE CARÁCTER ESPECIFICO, los cuales se reportan a la Contaduría General de la Nación, a través del sistema CHIP. a. Parámetros generales: i. La División Nacional de Contabilidad elabora las notas a los estados contables consolidadas a nivel de la Universidad con corte a 31 de diciembre, teniendo como insumo las de cada Sede y/o Unidad Especial. ii. Cada Sede y/o Unidad Especial elabora sus notas con base en los estados contables de la empresa consolidadora - XX49 y las envía a la División Nacional de Contabilidad de acuerdo al cronograma establecido. iii. Las notas específicas compilan las situaciones particulares de la Sede o Unidad Especial y se elaboran a nivel de clase, grupo, cuenta y subcuenta; si se considera necesarios se detalla a nivel de cuenta auxiliar y/o de empresa. iv. Cada Sede y/o Unidad Especial efectúa el análisis horizontal y vertical a sus estados contables a fin de identificar: 1. Los saldos más representativos de la clase (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos), grupo, cuenta y subcuentas. 2. Las variaciones más representativas de una vigencia a otra. v. Las situaciones particulares se detallan de acuerdo con el Anexo 1 Requerimientos de información por cuenta. vi. Las subcuentas Otros XXXX90 deben detallarse sin excepción indicando los conceptos que componen el saldo.

5 Página: 5 de 6 vii. En los casos en que se considere necesaria información adicional, debe incluirse mediante anexos (Ejemplo: Cuadros Excel, Reportes, Informes de otras áreas, entre otros). b. Parámetros de la plantilla: i. Las notas se presentan en archivo de Word con tablas en formato Excel y contienen: el código contable, la descripción, el valor y variación porcentual. ii. El tipo de letra es Arial, tamaño 11. iii. La estructura para la elaboración de las notas a nivel de clase (1 dígito), grupo (2 dígitos), cuenta (4 dígitos) y subcuenta (6 dígitos) es la siguiente: 1 A C T I V O 11 EFECTIVO 1105 CAJA CUENTA CORRIENTE 200X 200X-1 % 0 0 0,00% 200X 200X-1 % 0,00 0,00 0,00% 200X 200X -1 % 0,00 0,00 0,00% 200X 200X-1 % 0,00 0,00 0,00% 1. Presentación de la composición del saldo de una cuenta, subcuenta o cuenta auxiliar: CÓDIGO NOMBRE XXXXXX XXXXXXXXXXXX 0,00 XXXXXX XXXXXXXXXXXX 0,00 XXXXXX XXXXXXXXXXXX 0,00 TOTAL 0,00 2. Presentación de la variación del saldo de una cuenta, subcuenta o cuenta auxiliar: CÓDIGO CONCEPTO 200X 200X-1 VARIACIÓN XXXXXX XXXXXXXXXXXX 0 XXXXXX XXXXXXXXXXXX 0 XXXXXX XXXXXXXXXXXX 0 XXXXXX XXXXXXXXXXXX 0 TOTAL Fin del instructivo

6 Página: 6 de 6 ELABORÓ CARGO Luz Mery Clavijo Ibagón Leslie N. Andrade M. Leidy D. Morales R. Juliana Garnica Reyes Jefe División Nacional de Contabilidad Profesional Universitario Contratista REVISÓ CARGO Áreas contables o quien haga sus veces en las Sedes y Unidades Especiales de la Universidad Nacional de Colombia, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen. Jefes de contabilidad o quienes hagan sus veces y servidores públicos responsables del procedimiento, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. APROBÓ CARGO Ángela María González Lozada Gerente Nacional Financiera y Administrativa FECHA Diciembre 27 de 2010 FECHA Abril 12 de 2011 FECHA Mayo 16 de 2011

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