APROBO Informe de la Fusión de la Coordinación de Protocolo y Eventos y el Auditorio Ambrosio Oropeza

Transcripción

1 El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, reunido en su sesión Nº 2101, Ordinaria, celebrada el día quince de de marzo del año dos mil once, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del Artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del Artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBO Informe de la Fusión de la Coordinación de Protocolo y Eventos y el Auditorio Ambrosio Oropeza. Coordinación de Protocolo y Eventos Estructura organizativa Actual: RECTORADO Comisión de Protocolo y Eventos COORDINACIÓN DE PROTOCOLO Y EVENTOS Estructura de Cargos: Cargo Gerente de Promoción y Administración de Espacios y Patrimonio Cultural. Promotor de Relaciones Públicas e Interinstitucionales Promotor de Relaciones Públicas e Interinstitucionales Secretaria Oficinista Chofer Objetivo Y Funciones: Objetivo: Organizar y Dirigir los actos protocolares y eventos de la U.C.L.A, planificando y unificando criterios para el desarrollo de los mismos a fin de brindar apoyo logística a 1/7

2 todo la institución en los actos propios de una máxima casa de estudios como parte significativa de la identidad Universitaria. Funciones: 1. Organizar y coordinar los actos protocolares y eventos de la Institución a través de la Organización, coordinación y supervisión de los mismos. 2. Coordinar y gestionar el apoyo logístico requerido en los actos y eventos de la institución. 3. Coordinar giras para personalidades y delegaciones que vistan la institución. 4. Realizar trámites en cuanto a hospedaje, transporte y comida para personalidades y delegaciones que visitan la institución. 5. Asesorar a estudiantes, empleados, profesorado, autoridades y organismos extra universitarios en cuanto a organización de actos y eventos protocolares. 6. Preparar grupos de guías protocolares para los actos programados. 7. Establecer lineamientos a seguir para la ejecución de actos protocolares y ceremoniales, conjuntamente con la Comisión de Protocolo y Eventos. 8. Ejercer las demás atribuciones que señalen las Autoridades o el Consejo Universitario. 9. Elaborar el proyecto de presupuesto en materia protocolar. Auditorio Ambrosio Oropeza El Auditorio Ambrosio Oropeza, se encuentra adscrito a la Dirección de Cultura de la UCLA. Es el espacio que se destina para la celebración de los actos académicos y protocolares de la UCLA, así como para las presentaciones de eventos culturales, artísticos u otros que configuran un conjunto de actividades que se desarrollan dentro de la Universidad, incluyendo dentro de sus instalaciones la Galería de Arte Rafael Monasterios. De esto se desprende, que no hay evento que se desarrolle en el Auditorio o en la Galería que no tenga el apoyo de la Coordinación de Protocolo y Eventos de la Universidad, por lo que estas dos unidades deben trabajar siguiendo unos lineamientos comunes. En la actualidad el personal adscrito al Auditorio, forma parte del personal administrativo y obrero de la Dirección de Cultura de la UCLA, siendo estos los que siguen: 2/7

3 Cargo Gerente de Promoción y Administración de Espacios y Patrimonio Cultural. Oficinista Supervisor de Servicios de Mantenimiento Como se puede visualizar, adicional a lo mencionado anteriormente, nos encontramos con una duplicidad con respecto a la Gerente de Promoción y Administración de Espacios y Patrimonio Cultural, quien es la persona que en la actualidad dirige y coordina ambas unidades, pero que por el volumen de trabajo que se lleva a cabo tanto en la Coordinación de Protocolo y Eventos, como en el Auditorio Ambrosio Oropeza y en la Galería de Arte, se hace necesario una delegación de responsabilidades en el personal de la unidad de protocolo, situación ésta que soporta a su vez el presente estudio. Levantamiento de información al personal adscrito a las estructuras evaluadas: El levantamiento de información estuvo dirigido a la verificación de actividades que cumple actualmente el personal adscrito al Auditorio Ambrosio Oropeza, como a la Coordinación de Protocolo y Eventos, comprobándose que estas se enmarcan dentro de lo establecido en el Manual de Cargos OPSU. Como elementos que nos permitan inferir afinidad en las funciones desarrolladas por ambas unidades, se analizaron cada una de las actividades descritas en el Manual OPSU para el cargo de Gerente de Promoción y Administración de Espacios y Patrimonio Cultural, consiguiéndose, entre otras, las siguientes: Planifica, coordina y supervisa las actividades que se realizan en un anfiteatro, museo, galería u otro bien inmueble patrimonio de la universidad. Establece las directrices y los lineamientos a seguir en la prestación del servicio del inmueble que administra. Vela porque se cubran los gastos operativos y de mantenimiento del bien inmueble a través de la generación de ingresos propios. Dirige y organiza las actividades del personal de protocolo y de los operadores y técnicos de los equipos de acuerdo con las necesidades del evento. Por ser el personal de la Coordinación de Protocolo y Eventos quienes se encargan de la organización y ejecución de todos los programas que se planifican en el Auditorio y en la Galería, se infiere que el Gerente de Promoción y Administración de Espacios y Patrimonio Cultural, debe ejercer una supervisión sobre este personal. 3/7

4 Por otro lado, se procedió a levantar información sobre las actividades desarrolladas en ambas unidades, las cuales en general, vienen a ser comunes, debido a que cualquier actividad que se planifique en el Auditorio o Galería, se planifica junto con el equipo de Protocolo, que es quien apoya el desarrollo de las actividades, consiguiéndose entonces un alto volumen de actividades, en los cuales el personal de Protocolo y Eventos se ve inmerso, tanto a nivel institucional como extra institucional, que requieren de una plantilla más extensa en la búsqueda de la excelencia de cada uno de los eventos que se realizan. Para apoyar esta teoría, se verificó el Informe de Actividades Realizadas en el Año 2009, donde se registraron un total de cincuenta y un (51) eventos realizados, que además del personal de Protocolo y Eventos, debieron contar con el apoyo de Edecanes (un total de 57) para dar una respuesta de excelencia y calidad, debido a que cada uno de estos eventos conllevan a una logística, que entre otros, la atención de invitados especiales, el diseño e impresión de materiales, la organización y contratación de refrigerios. Es importante señalar el horario en el cual se desarrollan los diversos eventos, el cual en diversas oportunidades está enmarcado fuera del establecido por la institución. Revisión de documentación obtenida de esta y otras Universidades: A los fines de analizar otras experiencias universitarias como: Universidad Central de Venezuela, Universidad Católica Andrés Bello y Universidad Simón Bolívar y con la intención de apoyar el análisis, se revisó material suministrado por ellos y obtenidos por internet, lo que permitió efectuar una comparación de su funcionamiento y reglamentación. Conclusiones Recomendaciones De lo anteriormente expuesto y del análisis de la información levantada, se evidencia la existencia de afinidad, desde el punto de vista organizativo, de cargos, funciones y tareas, lo que permite la fusión de ambas unidades, sugiriendo para ello la conformación de la unidad denominada: Coordinación de Espacios Culturales, Protocolo y Eventos, adscrita al Rectorado. Cuyo Objetivo y funciones serán: Objetivo Y Funciones: Objetivo: Organizar y Dirigir los actos protocolares y eventos de la U.C.L.A, planificando desde el punto de vista organizativo y administrativo el uso de los Espacios Culturales Auditorio Ambrosio Oropeza y Galería de Arte: Rafael Monasterios, garantizando que los gastos operativos de los bienes administrados sean cubiertos por recursos propios, estableciendo lineamientos y unificando criterios para el uso de los mismos, brindando apoyo logístico a la institución en el desarrollo de actividades y eventos 4/7

5 propios de una máxima casa de estudios como parte significativa de la identidad Universitaria. Funciones: 1. Determinar: políticas y normas organizativas y administrativas que regirán el uso del Auditorio Ambrosio Oropeza y la Galería de Arte Rafael Monasterios, velando porque se cubran los gastos operativos y de mantenimiento a través de la generación de ingresos propios, las cuales a su vez deberán ser presentados a la consideración de la máxima autoridad universitaria. 2. Organizar y coordinar los actos protocolares y eventos de la Institución a través de la Organización, coordinación y supervisión de los mismos. 3. Establecer mecanismos de difusión y promoción, a través de los medios de comunicación internos y externos de la Universidad los servicios prestados, manteniendo en tal sentido relaciones con dependencias universitarias e instituciones públicas y privadas. 4. Planificar y controlar las actividades y eventos a desarrollar en el Auditorio Ambrosio Oropeza y Galería de Arte Rafael Monasterios. 5. Cumplir y establecer mecanismos de rendición de cuentas ante las instancias correspondientes, por ingresos propios y desembolsos de dinero por concepto de pagos de diversos servicios. 6. Coordinar y gestionar el apoyo logístico requerido en los actos y eventos de la institución. 7. Coordinar y tramitar todo lo relativo a logística por giras para personalidades y delegaciones que vistan la institución. 8. Asesorar a estudiantes, empleados, profesorado, autoridades, dependencias universitarias, instituciones públicas o privadas y público en general en cuanto a organización de actos y eventos protocolares y uso de los espacios culturales. 9. Coordinar y capacitar grupos de guías protocolares para los actos programados. 10. Establecer lineamientos a seguir para la ejecución de actos protocolares y ceremoniales, junto con la Comisión de Protocolo y Eventos. 11. Elaborar y presentar el anteproyecto y proyecto de presupuesto de la unidad. 12. Ejercer las demás atribuciones que señalen las Autoridades o el Consejo Universitario. 5/7

6 Estructura Organizativa Aprobada: Rectorado Coordinación de Espacios Culturales, Protocolo y Eventos Auditorio Ambrosio Oropeza y Galería de Arte Rafael Monasterios Estructura de Cargos Aprobada: Coordinación de Espacios Culturales, Protocolo y Eventos 1 Gerente de Promoción y Administración de Espacios y Patrimonio Cultural. 2 Promotor de Relaciones Públicas e Interinstitucionales 1 Secretaria 2 Oficinistas 1 Chofer Auditorio Ambrosio Oropeza y Galería de Arte Rafael Monasterios 1 Supervisor de Servicios de Mantenimiento 4 Ayudantes de Mantenimiento (Personal Obrero) 6/7

7 Requerimientos De ser aprobada la propuesta que se presenta, se sugiere la integración física de todo el personal, trasladando los funcionarios de la Coordinación de Protocolo y Eventos a los espacios del Auditorio, con la finalidad de lograr una integración del recurso humano y un mejor control y coordinación de las actividades que se propongan ejecutar, esto una vez que sean adecuados los espacios correspondientes en las áreas destinadas adyacentes al auditorio. Informe Elaborado por: Revisado por: Lcda. Migdalia Maldonado Analista Responsable Lcda. Elizabeth Morales Jefe Dpto. de Organización y Métodos Dado, sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su Sesión Nº 2101, ordinaria, celebrada el día quince de marzo del año dos mil once. Francesco Leone Durante Francisco A. Ugel G. Rector Secretario General 7/7