MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES. (MOF OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL)

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES. (MOF OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL) 2011

2 PRESENTACIÓN El Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Imagen Institucional, es un documento técnico normativo que contiene disposiciones básicas que regulan y fijan la estructura orgánica, funciones y relaciones de la Oficina y sus unidades ejecutivas hasta el nivel de los cargos. El Manual de Organización y Funciones es importante por cuanto es un instrumento de gestión institucional, en el cual proporciona información a los Órganos de Gobierno, funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización, así como las interrelaciones formales que corresponda. Asimismo facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el adiestramiento y orientación del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones.

3 INDICE I.- GENERALIDADES: Pág. 1.1 FINALIDAD BASE LEGAL AMBITO 03 II.- DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL 04 III.- CARTA FUNCIONAL DE LOS CARGOS 06 DEL ORGANO DE DIRECCCION 06 DEL ORGANO DE APOYO 08 Del ORGANO DE LINEA 10 IV.- DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 14

4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA IMAGEN INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL SAN MARTIN - TARAPOTO TITULO I GENERALIDADES FINALIDAD.- El presente Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Imagen Institucional de la Universidad Nacional de San Martin - Tarapoto, tiene por finalidad, precisar su estructura orgánica, líneas de autoridad, responsabilidad, coordinación, funciones de cada una de las unidades; e instruir al trabajador respecto a los deberes y responsabilidades del cargo que le ha sido asignado BASE LEGAL Su base legal es: a).- Ley Universitaria Nº 23733; b).- c).- Ley de presupuesto sector Publico Norma de la Presidencia del Consejo de Ministros. d). Resolucion Jefatural N INAP/DNR, que aprueba la Directiva N INAP/DNR AMBITO El ámbito de aplicación del presente Manual de Organización y Funciones comprende a toda la Oficina Imagen Institucional, incluyendo sus unidades de trabajo APROBACION EL Manual de Organización y funciones es aprobado por el Señor Rector

5 TITULO II DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL Son Funciones de la Oficina de Imagen Institucional: a).- b).- c).- d).- e).- Formular y desarrollar el Plan Anual de las Actividades Universitarias. Difundir y proyectar a la comunidad los logros institucionales, asi como coordinar la Relación Institucional. Producir programas de radio, cine, Tv y otras formas de difusión. Efectuar el protocolo en los diferentes actos académicos y administrativos en la UNSM-T. Realizar otras funciones que le asigne el Rector La Estructura Orgánica de la Oficina Central de Cooperación Técnica e Intercambio Académico es la siguiente: ÓRGANO DE DIRECCION : Jefatura de la Oficina Imagen Institucional. ÓRGANO DE APOYO : Secretaria. ÓRGANO DE LINEA : Unidad de Prensa y Difusión Unidad de Protocolo y Relaciones Publicas

6 2.3.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA OFICINA IMAGEN INSTITUCIONAL RECTORADO SECRETARIA. UNIDAD DE PRENSA Y PROPAGANDA UNIDAD DE PROTOCOLO Y RELACIONES PÚBLICAS CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGOS CARGO CLASIFICADO TOTAL SITUACION OBSERVACION O P DIRECCION Director Oficina de Imagen Institucional Secretaria 01 UNIDAD DE PRENSA Y PROPAGANDA Tecnico Administrativo I Docente-confianza UNIDAD DE PROTOCOLO Y RELACIONES PUBLICAS Tecnico Administrativo II

7 TITULO III CARTA FUNCIONAL DE LOS CARGOS CAPITULO I DEL ORGANO DE DIRECCION 1.- CARGO.- Director 2.- UNIDAD ORGANICA.- Oficina Imagen Institucional. 3.- FUNCION ESPECIFICA.- - Mantener informado a la comunidad Universitaria, así como al Público en general sobre la política, objetivos, planes y programas de la universidad. 4.- FUNCIONES.- a).- b).- c).- d).- e).- fomentar el intercambio de información científica, cultural con las entidades públicas y privadas; Elaborar y editar el directorio de las Autoridades Universitarias, personal docente y administrativo, directorio de organismos públicos y privados de la Región y sub Región, así como de las autoridades de otras universidades del país. Apoyar la realización de eventos, actividades universitarias. Elabora guías y cartillas de información, programas informativos por radio y televisión. Recopila Normas Legales del diario Oficial EL PERUANO y recorta los artículos que interesé a la institución haciendo llegar realmente al Rector;

8 f).- participa activamente en la elaboración de la memoria Institucional del Rectorado. g).- Promueve actividades de Capacitación para el Personal docente y administrativo en coordinación con la Oficina de Extensión y Proyección Universitaria, Bienestar Universitario y Personal. h).- Otras que le asigne el Rector de la Universidad Nacional de San Martin Tarapoto. 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- - Depende jerárquicamente del Rector. - Tiene autoridad sobre la unidad componentes de la oficina a su cargo. - Coordina con Secretaria General y con Directivos de otras dependencias de la Universidad, en asuntos relacionados con las funciones de la Oficina a su cargo. 6.- RESPONSABILIDAD.- Tiene responsabilidad directa en cuanto al cumplimiento de las funciones asignadas 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- El Director de la Oficina Imagen Institucional es un Docente Ordinario Principal o Asociado a dedicación exclusiva o tiempo completo, designado por el Consejo Universitario a propuesta del Rector.

9 CAPITULO II DEL ORGANO DE APOYO 1.- CARGO.- Secretaria II. 2.- UNIDAD ORGANICA.- Oficina Imagen Institucional. 3.- FUNCION GENERAL - Recepción y tramite Documentario 4.- FUNCIONES.- a).- b).- c).- d).- e).- f).- g).- h).- i).- Ejecutar los procesos de recepción, registro, clasificación, distribución, seguimiento, archivo y conservación de la documentación que ingresa y/o egresa de la Oficina Revisar la documentación recibida y la que se genera en la Oficina preparándola para el despacho. Proyectar y digitar la documentación que le encomiende su Jefe. Tramitar la documentación que genere la Oficina de Imagen Institucional. Operar los equipos de oficina y comunicaciones; Solicitar y mantener la existencia de útiles de escritorio. Velar por la seguridad y mantenimiento de los bienes asignados para el cumplimiento de sus labores. Preparar y ordenar documentación para reuniones del Jefe de la Oficina Central. Proporcionar información sobre asuntos tramitados ante la Oficina, salvo que el jefe disponga lo contrario.

10 j).- k).- Coordinar con el personal asignado para la limpieza, a fin de que éste mantenga limpio los ambientes de la Oficina Central.. Otras que le sean asignadas por el jefe de la Oficina Central. 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- - Depende directamente del Director de la Oficina de Imagen Institucional. - No ejerce autoridad sobre personal. - Coordina con el Jefe de la Oficina, en asuntos relacionados con el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. 6.- RESPONSABILIDAD.- Tiene responsabilidad directa en cuanto a las funciones asignadas y de la conservación e integridad de los documentos de la Oficina Central. 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- - Título de Secretaria Ejecutiva u otro similar. - Conocimientos de Computación (Microsoft Word, Excell, Power Point). - Conocimiento de Inglés.

11 CAPITULO III DE LOS ORGANOS DE LINEA UNIDAD DE PRENSA Y PROPAGANDA 1.- CARGO.- Técnico Administrativo I 2.- UNIDAD ORGANICA.- Unidad de Prensa y Propaganda 3.- FUNCION GENERAL Coordinar, programar y supervisar la información y divulgación de las publicaciones de la Universidad, 4.- FUNCIONES.- a) Coordinar con el Director de la Oficina de Imagen Institucional, el desarrollo de las conferencias de prensa que se realicen en la Universidad. b).- c).- d).- e).- f).- g).- Supervisar el uso del archivo de comunicación y el Servicio Audiovisual, Elaborar en coordinación con los profesionales de su unidad el material informativo para la edición.de los órganos oficiales de prensa. Asistir a los actos oficiales de la Universidad para cubrir información Participar en las actividades oficiales de la Universidad acorde con el protocolo establecido Realizar visitas a organismos nacionales con el objeto de establecer vínculos de cooperación e intercambio de información Confeccionar material de publicidad en base a lineamientos generales que se le proporcione

12 que h).- i).- j).- k).- l).- m).- n).- o).-. p).- q).- r).- l).- Informar sobre el desarrollo de sus actividades. Asistir a actos oficiales y/o conferencias de prensa para cubrir la información Seleccionar material fotográfico y películas para la ilustración de artículos periodísticos Preparar equipos y material bibliográfico, Fotografiar a personas, objetos, ceremonias, eventos académicos, deportivos y acontecimientos que se realicen dentro y fuera de la Universidad, Revelar material fotográfico y retocarlo, Efectuar el mantenimiento del equipo y material fotográfico, Responsable del manejo de los equipos audio visuales. Promover el intercambio de información con otras dependencias Repartir la información y publicaciones propias de la dependencia, Cuidar el registro de información de eventos que realice la Universidad. Otras que le asigne el Director de la de Imagen Institucional y las le correspondan de conformidad con los dispositivos legales vigentes. 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- Depende jerárquicamente de la Oficina De Imagen Institucional. - No Tiene autoridad sobre el personal. - Coordina permanentemente con el Director de la Oficina de Imagen Institucional, así como con las Unidades Ejecutoras, siempre que el desempeño de las funciones a su cargo, así lo requieran. 6.- RESPONSABILIDAD.- Es responsable por el cumplimiento o no de las funciones asignadas a la Unidad a su cargo.

13 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- Título profesional universitario en Ciencias de la Comunicación, Experiencia en la conducción de programas administrativos relacionados con el Área. Experiencia en labores periodísticas Preparación técnica en el campo de la fotografía. Experiencia en actividades de arte fotográfico. II.- UNIDAD DE PROTOCOLO Y RELACIONES PUBLICASES 1.- CARGO.- Tecnico Administrativo 2.- UNIDAD ORGANICA.- Unidad de Protocolo y Relaciones Públicas. 3.- FUNCION GENERAL.- Dirigir, coordinar y asesorar la ejecución de actividades orientadas a la Divulgación de información y de mejora de la imagen institucional. 4.- FUNCIONES.- a) Formular, conducir y ejecutar las actividades de protocolo y relaciones públicas de la Universidad. b) Proponer el calendario anual de eventos oficiales de la Universidad y otras que extraordinariamente indique el rectorado, c) Organizar y participar en las ceremonias oficiales de la Universidad, d) Proponer al Director de la Oficina, la organización de eventos para ilustrar, actualizar y difundir temas relativos a la evolución y desarrollo del Sistema Universitario, e) Actuar como maestro de ceremonias o contratar los servicios de un maestro de ceremonias en los actos internos de la Universidad,

14 f).- g).- Recibir a los profesores visitantes y ofrecerles la orientación correspondiente a hospedaje, vinculación con las autoridades universitarias y trámite documentario Informar y difundir sobre las actividades de la institución a través de los diferentes medios de comunicación, h).- Diseñar, elaborar y aplicar materiales en los diferentes medios a fin de mejorar las comunicaciones internas y externas i).- j).- Desarrollar programas de actividades sociales culturales y deportivas de la entidad, Recepcionar y atender a comisiones o delegaciones que visiten la entidad sobre asuntos relacionados a la misma, k).- Preparar medios de comunicación, tales como ediciones, periódico mural, boletín interno, l).- Mantener actualizado la información turística y de hospedaje para brindar una mejor orientación a los profesores que visitan nuestra universidad m).- Preparar cuadros, gráficos y estadísticas referidas al área de su competencia 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- - Depende jerárquicamente del Jefe de la Oficina de Imagen Institucional. - No ejerce autoridad sobre personal. - Coordina, con conocimiento de su jefe, con las unidades académicas y/o administrativas en asuntos relacionados con el cumplimiento de sus funciones. 6.- RESPONSABILIDAD.- Es responsable del cumplimiento de las funciones encomendadas. 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- Título profesional universitario de Relaciones Públicas o Ciencias de la Comunicación

15 Experiencia en la conducción de programas administrativos relacionados con el área. TITULO IV DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS PRIMERA.- El cumplimiento del presente Manual de Organización y Funciones, es de responsabilidad de todo el personal que integra la Oficina de Imagen Institucional. SEGUNDA.- El Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Imagen Institucional puede ser reestructurado por necesidad institucional o por disposición superior, enmarcándose dentro de las normas legales pertinentes.