CRÉDITO Y CARTERA. Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera. PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO:

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1 Versión: 07 Página 1 de 12 PROCESO y/o SUBPROCESO: CRÉDITO Y CARTERA PROCEDIMIENTO: Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales, y la documentación del subproceso. CONDICIONES GENERALES El estudiante debe realizar la renovación hasta la fecha de pago de matrícula ordinaria, para evitar el cobro de recargo. Si se realiza en fecha posterior, debe asumir el recargo sobre el excedente que no cubre el. Para la renovación del crédito, el estudiante debe avanzar de semestre. Para el campus Valledupar, las renovaciones del crédito serán procedentes bajo criterios diferentes en la revisión del mérito académico. Esto aplica para los créditos aprobados hasta el año 2015 y en adelante deberán regirse por lo establecido en el procedimiento para todos los campus. Se debe tener en cuenta los valores de la matrícula expedidos por la Dirección Financiera. Los estudiantes que tengan beneficio de algún descuento con la Universidad, deben tramitarlo antes de efectuar la renovación. El estudiante debe entregar completos los documentos exigidos por el y la UDES para renovar el crédito y estar habilitado en el para la renovación. En caso de necesitar giros adicionales para completar carga académica, el estudiante debe entregar la solicitud en la Universidad, adjuntando los soportes respectivos, para solicitar la aprobación de giros adicionales ante el. En caso de ser viable, se le informa por correo electrónico al estudiante para la entrega de documentos y se procede con la renovación del crédito. Los tiempos definidos para la legalización del desembolso se consideran a partir de la fecha de consignación en la cuenta bancaria de la Universidad, teniendo en cuenta lo estipulado en la cláusula séptima, numeral 3 del contrato celebrado con la entidad. Los plazos de pago definidos para créditos aprobados con recursos propios del serán: 30 días calendario siguientes a la finalización de la legalización del crédito adjudicado y/o concepto de viabilidad jurídica y de renovación del crédito 20 días hábiles adicionales cuando el no pueda realizar el giro en este plazo por motivos de fuerza mayor o caso fortuito

2 Versión: 07 Página 2 de 12 Para realizar la Congelación de un giro, se debe verificar que el estudiante haya cancelado la matrícula financiera y que no tenga saldo pendiente en la cartera; para el caso de los estudiantes que no se matriculen o suspendan sus estudios en el transcurso del semestre, se procederá a realizar la devolución al aplicando el procedimiento de Devolución de dinero para los casos aprobados por el Comité de Asuntos Estudiantiles CAE CRC-PR-002-UDES. Los criterios para la aceptación de este procedimiento son: cumplimiento de requisitos de documentos para renovación, condición académica del estudiante, estar habilitado por el, trámite de la renovación durante las fechas para renovación de créditos de acuerdo al calendario académico y calendario del, aprobación por parte del de solicitudes especiales realizadas por los estudiantes, habilitación por parte del de los estudiantes beneficiarios de créditos de alianzas y otras entidades en los casos que aplique, verificación del valor girado frente a la cartera del pendiente del estudiante, que el giro corresponda a estudiantes de la Universidad y confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación, cuando no estén documentados. Las solicitudes de información, cambios, giros y legalizaciones de abonos serán atendidas por correo electrónico, comunicación escrita, telefónicamente o atención personalizada, dando cumplimiento a lo establecido en la ley de protección de datos personales. Las actividades posteriores a la entrega de este procedimiento son: seguimiento a los desembolsos de giros por renovación de crédito de acuerdo a lo establecido en el convenio, seguimiento a las solicitudes de giros adicionales por valores menores girados y seguimiento a los reintegros al tramitados. Antes de la apertura del calendario del periodo siguiente debe estar cancelada toda la cartera. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

3 Versión: 07 Página 3 de 12 PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO P Información al estudiante Teniendo en cuenta las fechas establecidas por el para renovación de créditos de pregrado y posgrado y las fechas límite para pago de la matrícula financiera, se definen las fechas para el trámite de renovaciones de crédito y se envía un correo electrónico al líder de Comunicaciones, solicitándole la publicación de esa información en la página web institucional, indicando además los requisitos para la renovación. Adicionalmente se envía correo a la comunidad estudiantil con dicha información. Líder de de Crédito 2 Página WEB Requisitos para renovación Crédito CRC-FT-010-UDES Correo electrónico Formato control de llamadas VAF-FT-013-UDES Se atienden las solicitudes de información recibidas de los estudiantes por los diferentes medios de comunicación, relacionada con la renovación del crédito, fechas límites y documentos requeridos, respuesta a solicitudes de giros adicionales.

4 Versión: 07 Página 4 de 12 H Liquidación del excedente que no cubre el crédito y generación de la orden de pago A los estudiantes con crédito ACCES y con línea de crédito mediano plazo del programa de Medicina, que solicitan por correo electrónico o personalmente el recibo de pago del porcentaje que no cubre el crédito del, se les liquida el valor correspondiente, se genera la orden de pago y se les entrega en físico y se envía por correo electrónico. crédito (Cúcuta y Valledupar) 1 Recibo pago de excedente Correo electrónico Si el estudiante tiene dinero congelado o saldos a favor, se puede descontar este valor en el momento de liquidar el porcentaje o excedente que no cubre el crédito o del valor a solicitar al en la renovación del crédito, siempre y cuando el alumno lo solicite. H Recepción y revisión de los documentos para la renovación El estudiante entrega los documentos para la renovación del crédito. Se realiza la verificación de documentos entregados, mediante el Formato Requisitos para renovación crédito CRC-FT-010- UDES, si no están completos no se reciben los documentos y se informa que debe cambiar o falta por adjuntar. Se compara el periodo académico registrado en el certificado de estudios frente al nivel académico reportado en la página del. Si no coincide, se determina el nivel académico teniendo en cuenta lo indicado en el Crédito crédito 3 Requisitos para Renovación de Crédito. CRC-FT-010-UDES Documentos requisitos Correo electrónico Formato control de llamadas VAF-FT-013-UDES

5 Versión: 07 Página 5 de 12 Reglamento Académico Estudiantil Art. 58 para determinar la viabilidad de la renovación. Si los documentos cumplen los requisitos y el estudiante avanza de semestre, según instructivo CRC-IN-002- UDES, se continúa con la renovación del crédito, de lo contrario, se le informa al estudiante mediante correo electrónico o por teléfono y se le ofrecen otras alternativas para el pago de la matrícula. H Renovación en la página web y legalización en el sistema de información Se realiza la renovación en el portal del y se imprime el reporte con el estado de Renovado dos veces: uno para la carpeta del estudiante y otro para la legalización de la renovación en el sistema de información según instructivo CRC-IN- 008-UDES. crédito 1 reporte de renovación de estudiantes- Documento contable Confirmación de desembolso y abonos de Resoluciones de Giro Se consulta en la página del por la opción de Resoluciones de Giro, los desembolsos realizados por adjudicación o renovación de créditos del periodo correspondiente y se imprimen. Se verifica el abono en la cuenta bancaria de la Universidad para programar las actividades de legalización, se identifican los estudiantes que pertenecen a cada campus, se coloca el código estudiantil en la Resolución de Giro y para el caso de los campus de Cúcuta y Valledupar, le remiten a la de Crédito 5 Resolución de Giro Extracto bancario Movimiento diario entidad financiera Archivo Excel Resolución de Giro Correo electrónico

6 Versión: 07 Página 6 de 12 de Crédito un reporte con los estudiantes identificados en cada resolución de giro. Se revisa en la Resolución de Giro, si el ha descontado Fondo de Sostenibilidad, se liquida el valor correspondiente a cada estudiante y se descuenta del total girado por estudiante. Se elaboran en el sistema de información los documentos contables aplicables al giro realizado por cada estudiante. En caso de que el valor del giro sea diferente a lo solicitado se realiza la actividad definida en el instructivo CRC-IN-002-UDES. Activación de matrícula en el sistema Máster Diariamente se activa en el sistema Master las matrículas de los alumnos a los cuales se les realizó la renovación de la matrícula en el Sistema de información Ofimática, previo descargue del archivo de información de los pagos realizados el día anterior. Líder de 8 Página web. V Verificación de la renovación de crédito y su legalización Se verifica que lo legalizado en el sistema de Información coincida con la orden de pago de matrícula y el reporte de renovación de estudiantes-. Si se detectan errores en la revisión de los documentos Crédito 5 Documento contable reporte renovación estudiantes-. de de Correo electrónico

7 Versión: 07 Página 7 de 12 contables de legalización del crédito renovado, se notifica vía correo electrónico informando al responsable para el respectivo ajuste. Se verifica que las solicitudes de renovación de crédito hayan sido atendidas en su totalidad. Se determinan las causas de los incumplimientos detectados. Validación de ajustes Se revisan en el sistema de información contable que se haya efectuado la corrección de los errores detectados en la legalización del crédito renovado. Si se han detectado errores en el valor solicitado al, se solicita corrección al asesor de Grandes Clientes asignado a la institución, adjuntando los soportes solicitados para el trámite del requerimiento, según instructivo CRC-IN- 002-UDES. Crédito Líder de crédito y cartera 5 Documento contable Correo electrónico al Registro en el aplicativo de administración del SGC-VAF Conciliación resoluciones giro de A Con la información mensual enviada por Contabilidad de los pagos realizados por el en el mes, más lo que abono cada campus se valida que las resoluciones de giro desembolsadas, se hayan legalizado totalmente. Se verifica el estado de la cartera de y se identifican los estudiantes con giro pendiente. De acuerdo a lo establecido en el contrato efectuado con la entidad, en la cláusula séptima numeral 3, se informa al, la cartera pendiente. Antes de la

8 Versión: 07 Página 8 de 12 apertura del calendario del periodo siguiente debe estar cancelada toda la cartera. De acuerdo al resultado de la verificación de atención de solicitudes de renovación de crédito, se definen las acciones para mejorar la prestación de este servicio. FIN

9 Versión: 07 Página 9 de 12 DEFINICIONES Actualización de datos: proceso realizado por el estudiante en cada periodo académico ingresando al Módulo de ACTUALIZACION DE DATOS en la página del, su información personal y la de su Deudor Solidario. Requiere un correo electrónico y contraseña registrados. Avanzar semestre: que el estudiante haya cursado y aprobado el semestre inmediatamente anterior al cual está aspirando realizar la renovación. Giro adicional: con el fin de que el estudiante complete carga académica pendiente, el podrá autorizar uno o dos giros adicionales, previo cumplimiento de los requisitos exigidos para el estudio de la solicitud. Una vez aprobado el giro adicional se realiza la renovación del crédito para el periodo académico autorizado. Mérito académico: el mérito académico para estudiantes que realicen renovación de crédito se validará con el promedio de notas Acumulado o último período cursado, el cual debe ser igual o superior a 3.0. Renovac ión crédito : manifestación del Beneficiario de continuar con el crédito para la financiación de sus estudios en cada periodo académico y su autorización por parte del, previo cumplimiento de los requisitos y procedimientos establecidos.

10 Versión: 07 Página 10 de 12 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba CP. Eliana Vargas Ariza Jefe de 12/11/ Se realiza cambio en el encabezado de los documentos según lineamientos del Procedimiento Control de documentos y Registros CP. Eliana Vargas Ariza Jefe de 04/05/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas de Gestión Documental 01/03/ Se ajusta nombre responsable en todas las actividades. Se ajusta la descripción de las actividades: Revisión del mérito académico, Legalización de la renovación en el sistema de información y Publicación de resultados. Se ajusta los tiempos para prestación de servicio en las actividades Revisión del mérito y Publicación de Resultados. CP. Eliana Vargas Ariza Jefe de 04/11/2016 Actualización del encabezado por inclusión de la mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional. Carmen Guerrero González de Calidad del SGC-VAF

11 Versión: 07 Página 11 de 12 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Eliana Vargas Ariza Jefe de 04 Se ajusta la estructura del documento a los nuevos lineamientos establecidos de la Norma ISO 9001:2015 y a lineamientos institucionales. Sandra Carolina Villamizar B. de Campus Cúcuta Lizeth Lorena Camargo Chinchia de Campus Valledupar 04/09/2017 Carmen E. Guerrero González SGC-VAF Se modifica el nombre del formato Requisitos para renovación crédito CRC-FT-010-UDES. 05 Se actualiza el nombre del instructivo CRC-IN-002-UDES Se elimina el instructivo CRC-IN-003- UDES ya que se fusionó con en el instructivo CRC-IN-008-UDES. Se elimina el formato Reporte de errores e Inconsistencias en Ofimática CRC-FT-009-UDES. Eliana Vargas Ariza Jefe de 15/12/ Ajuste de pie de página de acuerdo a Procedimiento Control de Documentos y Registros v 10. Esperanza Rojas Rojas Directora de Gestión Documental 11/08/2018

12 Versión: 07 Página 12 de 12 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 07 Se ajusta procedimiento para incluir las actividades de legalización de giros Eliana Vargas Ariza Jefe de 13/10/2018