UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE MANIZALES MAESTRIA EN ADMINISTRACION PROCESO DE PLANEACION FINANCIERA GUIA DE PROCEDIMIENTO

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE MANIZALES MAESTRIA EN ADMINISTRACION PROCESO DE PLANEACION FINANCIERA GUIA DE PROCEDIMIENTO MAURICIO ESCOBAR ORTEGA Administrador de Empresas Contador Público Especialista en Finanzas Magíster en Finanzas Magíster en Ciencias de la Gestión Candidato a Doctor

2 PROCESO DE PLANEACION FINANCIERA GUIA DE PROCEDIMIENTO Antes de empezar a describir el proceso de planeación financiera de una industria manufacturera, es necesario aclarar que con esta herramienta administrativa se pretende prever lo que probablemente será el futuro de la empresa a la luz de las políticas gerenciales impartidas por la Junta Directiva u organismo que haga sus veces. Este proceso busca determinar entre otras cosas, los costos unitarios de producción los cuales están integrados por tres conceptos: consumo de materias primas, consumo de mano de obra y consumo de CIF (costos indirectos de fabricación). Es de aclarar que el caso más complejo está dado por una industria manufacturera ya que incluye procesos productivos que implican el manejo de materias primas básicas con su consecuente manejo de inventarios y cálculo de costos unitarios y totales, entre otros. El objetivo de este proceso puede ser diferente según quien sea el usuario, así por ejemplo, si es un alto directivo de la empresa puede determinar y anticiparse a posibles necesidades futuras de liquidez o necesidades de ampliación de la capacidad de la planta o requerimientos futuros de personal, ampliación de bodegas, etc. Si es un inversionista potencial, seguramente deseará determinar la rentabilidad probable que obtendría en caso de querer invertir en esta empresa o proyecto, o quizá observar los beneficios que obtendría por una integración a su proceso productivo. Serán pues así, muchos los objetivos que podrían esperarse de un proceso de planeación financiera, pero el que más se está buscando en los momentos actuales de competencia mundial (Aldea Global), es el de determinar INDICES DE GESTION que constituirán metas a cumplirse por parte de cada una de las áreas productivas y administrativas de la empresa. De esta manera se concluye que este proceso una vez sea culminado, deberá contar con permanente seguimiento de alguien en la empresa con altas capacidades y conocimientos el cual hoy día se conoce con el nombre de AUDITOR DE GESTION. Esta GUIA DE PROCEDIMIENTO se basará y referirá a un caso (anexo) de una industria manufacturera, cuyos datos y políticas son producto de un ejercicio académico que en nada tiene que ver con la realidad de empresa o proyecto alguno. Es claro que a dicho caso se podrían eventualmente agregar nuevos procesos, tales como el de una empresa Matriz y otra u otras subordinadas, o el de empresas de maquila, etc. El horizonte de trabajo de un PROCESO DE PLANEACION FINANCIERA es el de determinar primero que todo los tres elementos del costo ya mencionados, para con ellos establecer el costo unitario de producción, pues con él se puede hallar el precio de venta unitario y por ende los ingresos totales por ventas. También se establecen formas de pago de materias primas, mano de obra y CIF y el recaudo de nuestras ventas, teniendo en cuenta que 2

3 las hacemos siempre a personas naturales que no nos pueden hacer retención en la fuente. Seguidamente se calculará el IVA teniendo como base una liquidación bimestral y una misma tasa tanto para proveedores como para clientes. En caso de tenerse obligaciones se proyectará el pago tanto de capital como de servicio de deuda y con todo ello finalmente se prepararán estados financieros haciendo especial énfasis en el FLUJO DE CAJA, que a juicio de quien escribe estas líneas es el estado financiero por excelencia para la toma de decisiones tanto financieras como administrativas. Se debe aclarar entonces que el PROCESO que a continuación se describe puede tener mayor o menor número de proyecciones, dependiendo de políticas, planes y expectativas. Otro aspecto muy importante de aclarar es el hecho de que se consideran ventas constantes durante todo el año (no cíclicas), al igual que la producción y compra de materias primas. Miremos entonces una a una las proyecciones preparadas en nuestro caso anexo: 1. PROYECCION DE VENTAS EN UNIDADES: Basados en datos históricos del mercado combinados con las metas establecidas por la empresa y utilizando el método de regresión lineal se puede preparar esta proyección. Se debe aclarar que se debe buscar el mejor método de proyección de ventas, el cual casi en todas las ocasiones es un Estudio de Mercados, ya que si se falla en esta proyección, cualquier proceso de planeación será totalmente infructuoso, con lo que se concluye que esta es la proyección básica y más importante. 2. PROYECCION DE LA PRODUCCION EN UNIDADES: Para poder atender las ventas esperadas de cada producto calculadas en la proyección anterior, es necesario realizar una proyección de la producción que contemple el mantenimiento de inventarios finales que nos protejan de posibles eventualidades que atenten contra la producción y por ende contra las ventas. Como mínimo se deben producir las ventas esperadas más los inventarios finales tanto de productos terminados como de productos en proceso si se contemplan (de no ser así siempre este inventario será igual a cero), teniéndose en cuenta que estos inventarios deben tener como base las ventas del año combinadas con la política de inventarios, haciendo el siguiente análisis: si en el año se van a vender X unidades, cuantas unidades debo dejar en inventario final para cumplir con la política determinada?. Luego será necesario restar los inventarios iniciales ya que al estar ellos en bodega, no será necesario producirlos. Téngase en cuenta que el inventario final pasa a ser el inventario inicial del año siguiente. A partir de esta proyección debo calcular los tres consumos básicos en pesos: materias primas, mano de obra y cif. Por lo tanto de aquí hasta la proyección número 9 se encaminará el proceso a la obtención del primer elemento del costo. 3. PROYECCION DEL CONSUMO DE LAS MATERIAS PRIMAS EN UNIDADES: Por cada materia prima necesaria en el proceso productivo se debe determinar el consumo teniendo en cuenta que en los datos iniciales se informó cual es el consumo unitario de materias primas por producto y en la proyección dos se determina el número de unidades a producir, por lo tanto esta proyección se construye con la simple multiplicación del 3

4 consumo de materias primas por unidad de producto por la producción total de unidades (proyección 2). 4. PROYECCION DE LA COMPRA DE MATERIAS PRIMAS POR UNIDAD: Una cosa son las unidades que se van a consumir y otra muy distinta las que se deben comprar para atender ese consumo, todo por efecto de los inventarios. La construcción de esta proyección tiene en cuenta primero el consumo más el inventario final calculado según el consumo del año y la política de inventarios, pero restando el inventario inicial. Recuerde que el inventario final de un año pasa a ser el inventario inicial del año siguiente. 5. PROYECCION DEL PRECIO UNITARIO DE LAS MATERIAS PRIMAS: En algunas ocasiones ciertas materias primas aumentan sus precios año tras año unos puntos por encima de la inflación, en este caso a la inflación esperada se le debe aumentar estos puntos y con este porcentaje resultante incrementar el precio unitario de la materia prima, ya que este dato corresponde al año En caso contrario los precios de compra de las materias primas sólo deben incrementarse según la inflación esperada. 6. PROYECCION DE LA COMPRA DE MATERIAS PRIMAS EN PESOS: En la proyección número 4 se hallaron las unidades de materia prima a comprar para cada año y en la número 5 se establecieron los posibles precios de compra, es decir que esta proyección es la resultante de multiplicar las proyecciones 4 y PROYECCION PAGO A PROVEEDORES: Tal como se estableció en los parámetros iniciales, las materias primas se pueden comprar con pagos de contado y saldos a crédito, cuyo pago tiene un plazo determinado. En nuestro caso se estableció un contado del 40% y un crédito del 60% a un plazo de 90 días. Ello significa que toda compra hecha a crédito se cancelará 90 días después o sea que para proyectar el FLUJO DE CAJA se debe considerar que durante los 360 días de compras a crédito que se tienen en el año, el equivalente a 270 días se pagarán dentro del mismo año (compras a crédito hechas entre enero 1 y septiembre 30) y el equivalente a 90 días de compras a crédito del año se cancelarán en el año siguiente (compras a crédito hechas entre Octubre 1 y Diciembre 30). Los resultado numéricos se hallan con el siguiente raciocinio: si en 360 días se compra a crédito X dinero, el equivalente a 270 días se cancelará este mismo año, cuánto será? 8. PROYECCION DEL KARDEX POR CADA MATERIA PRIMA: Hasta ahora se ha proyectado casi todo con respecto a la materia prima, en esta proyección se determinarán costos de consumo tanto unitarios como totales y además se determinarán saldos. El método de inventario es el promedio ponderado, el cual se caracteriza porque cada vez que haya un movimiento tanto de compra como de consumo (entradas y salidas) se debe determinar el saldo dividiendo el saldo total en pesos entre el saldo total en unidades y a este valor resultante se costeará las unidades salidas de materias primas. 9. PROYECCION CONSUMOS DE MATERIAS PRIMAS EN PESOS: Como resultado del Kárdex por promedio ponderado se puede establecer el consumo de materias primas en pesos, el cual no es mas que el total en pesos de la sección de salidas (consumo). Este es el consumo de materias primas ya que es la valoración en pesos de las unidades de 4

5 materiales que salen para la planta de producción. Es aquí donde se podrían eventualmente considerar disminuciones de costos a niveles muy importantes. De esta manera ya se halló el primer elemento del costo - CONSUMO DE MATERIAS PRIMAS EN PESOS- por lo tanto, en adelante y hasta la proyección número 12 se calculará el segundo elemento - CONSUMO DE MANO DE OBRA EN PESOS PROYECCION DEL CONSUMO DE MANO DE OBRA EN HORAS: En los parámetros iniciales de trabajo se establece el tiempo (consumo) que tarda cada producto en ser fabricado; en la proyección 2 se determina el número de unidades a producir, por lo tanto esta proyección resulta de multiplicar el consumo unitario de mano de obra por la proyección 2. (producción en unidades). 11. PROYECCION DEL VALOR HORA DE LA MANO DE OBRA: En algunas ocasiones la mano de obra aumenta sus precios año tras año unos puntos por encima de la inflación (depende casi siempre de una convención colectiva de trabajo), en este caso a la inflación esperada se le debe aumentar estos puntos y con este porcentaje resultante incrementar el precio por hora, ya que este dato corresponde al año En caso contrario los precios de hora de mano de obra sólo deben incrementarse según la inflación esperada. 12. PROYECCION DEL CONSUMO DE LA MANO DE OBRA EN PESOS: En la proyección número 10 se halló las horas de mano de obra a consumir por cada producto para cada año y en la número 11 se establecieron los posibles valores de la hora de mano de obra, es decir que esta proyección es la resultante de multiplicar las proyecciones 10 y 11. Una vez hallado el segundo elemento del costo se procede a calcular el tercero - COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION-. Para lo cual los parámetros iniciales de trabajo indican que la totalidad de la depreciación pertenece al CIF, lo cual no siempre es así ya que en la parte administrativa de la empresa es posible que haya activos fijos depreciables, cuyo desgaste debe ser cargado a los gastos operativos (administración y ventas) y no al CIF. En nuestro caso la totalidad de la depreciación será cargada al CIF, por lo que se hace necesario calcularla. 13. PROYECCIÓN DEPRECIACION DEL PERIODO: Al no efectuarse contablemente ajustes integrales por inflación el valor de los activos fijos permanecerá constante. Si se aplica el método de depreciación lineal, sólo es necesario dividir el costo del activo entre el número de años de vida útil, así: Terrenos no se deprecia, Edificaciones 20 años de vida útil, maquinaria y equipo y muebles y enseres 10 años, vehículos 5 años y equipo de cómputo 3 años. 14. PROYECCION COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN: Generalmente los CIF diferentes a la depreciación del período (otros CIF) obedecen a aquellos costos que siendo esenciales en el proceso productivo no hacen parte física del producto final, ej: servicios públicos, seguros, etc., pero dada la posibilidad de establecer índices de consumo que a la vez sirvan para controlar la gestión administrativa, es reciente costumbre establecer los CIF como máximo en un porcentaje determinado de cualquier otro rubro, ejemplo: 15% de las ventas. En nuestro caso los CIF como máximo deben ascender al 9.5% del consumo 5

6 de la mano de obra, es decir, se debe sacar este porcentaje al total hallado en la proyección 12. De esta manera esta proyección es la resultante de la suma de la depreciación del período más el 9.5% de la proyección 12 (Otros CIF). 15. PROYECCION ASIGNACION CIF: En el proceso productivo es muy complicado establecer con precisión cuanto de los cif pertenece a cada producto, por ejemplo la factura del consumo telefónico de la planta de producción se debe cargar al proceso y por lo tanto a cada producto; ello se debe hacer en partes iguales? por porcentajes diferentes?. Cómo se debe hacer la asignación? Por esta dificultad y por otras consideraciones de mercado, algunos financieros hablan de la innecesaria asignación de cif al producto. Quien escribe estas líneas considera prudente (no en todos los casos) asignar los cif por medio de un método lo menos inexacto posible. En este caso (sin afirmar que es la mejor forma de asignación) se considera prudente asignarlos según el consumo de horas de mano de obra por producto, es decir, se pretende afirmar que el producto que más tiempo en horas demora en su producción será el que mas cif consuma. De esta manera, esta proyección resulta de determinar en la proyección 10 el porcentaje de horas que consume cada producto (horas consumidas por producto dividido entre el total de horas consumidas en el año) y multiplicarlo por el total cif que se calcularon en la proyección PROYECCIÓN COSTOS UNITARIOS DE PRODUCCIÓN: Esta proyección resulta de sumar el consumo unitario de materias primas con el consumo unitario de mano de obra y el consumo unitario de cif. Como en este caso se van a fabricar varios productos terminados no se puede simplemente dividir el consumo de materia primas entre el número de unidades producidas, sino que se debe calcular el costo unitario de cada materia prima que hace parte de cada producto considerado individualmente. Por lo tanto se debe multiplicar el consumo unitario de materias primas establecido en los parámetros iniciales por el valor unitario de salida determinado en el kárdex de cada materia prima. Así se establece el costo de cada materia prima que hace parte de un producto terminado, este costo se suma y arroja como resultado el costo unitario total de materia prima consumida. Luego se debe calcular el consumo unitario de mano de obra, el cual es muy fácil de hallar ya que basta con dividir la mano de obra utilizada en cada producto (proyección 12) entre las unidades producidas de ese producto (proyección 2), es decir proyecciones 12 / 2. Finalmente se calcula el consumo unitario de cif que por simple lógica resulta de dividir los cif asignados a cada producto (proyección 15) entre las unidades producidas de ese producto (proyección 2), es decir proyecciones 15/2. Estos tres costos unitarios: Materia prima, mano de obra y cif se suman y se genera lo que se denomina el COSTO UNITARIO DE PRODUCCION, ítem sumamente importante ya que de el se debe calcular el precio de venta a nuestro consumidor y además establecer costos de producción e inventarios finales. 6

7 17. PROYECCION DEL PRECIO DE VENTA UNITARIO: En los parámetros iniciales de trabajo se muestra el margen de utilidad sobre precio que se quiere obtener en cada producto. No necesariamente debe ser igual para cada uno ya que generalmente en las empresas, algunos productos son más rentables que otros, inclusive se establecen varias categorías como producto estrella, "vaca lechera", etc. El cálculo del precio de venta unitario resulta de aplicar la siguiente fórmula: Precio de venta unitario = costo unitario de producción / (1-margen esperado de utilidad) Recuerde que el costo unitario de producción se halló en la proyección PROYECCION PRECIO DE VENTA AJUSTADO: Recurrentemente el precio de venta calculado en la proyección 17 no siempre es el más cómodo para las transacciones comerciales con nuestros clientes, además los expertos en mercadeo recomiendan para determinado tipo de productos, que su precio termine en ceros o en algunos casos en noventa, así por ejemplo: $ o $ Cualquier política se puede tener dependiendo del plan estratégico de mercadeo que se tenga. En nuestro caso ajustaremos los precios calculados en la proyección 17, al múltiplo de 100 más cercano para que terminen siempre en ceros. 19. PROYECCION DE LAS VENTAS TOTALES EN PESOS: Ya hemos calculado las ventas totales en unidades (proyección 1) y el precio de venta ajustado (proyección 18), por lo tanto esta proyección resulta de multiplicar estas dos proyecciones (1*18). 20. PROYECCION RECAUDO DE CARTERA: Tal como se estableció en los parámetros iniciales, las ventas se efectuarán de contado y saldos a crédito, cuyo recaudo tiene un plazo determinado. En nuestro caso se estableció un contado del 70% y un crédito del 30% a un plazo de 30 días. Ello significa que toda venta hecha a crédito se recaudará 30 días después o sea que para proyectar el FLUJO DE CAJA se debe considerar que durante los 360 días de ventas a crédito que se tienen en el año, el equivalente a 330 días se recaudarán dentro del mismo año (ventas a crédito hechas entre enero 1 y noviembre 30) y el equivalente a 30 días de ventas a crédito del año se recaudarán en el año siguiente (ventas a crédito hechas entre diciembre 1 y diciembre 30). Los resultado numéricos se hallan con el siguiente raciocinio: si en 360 días se vende a crédito X dinero, el equivalente a 330 días se cancelará este mismo año, cuánto será? Es muy prudente considerar que no todas las ventas a crédito se van a recaudar, ya que se está incurriendo en un grado de riesgo importante, por eso en nuestro caso se ha establecido que el 8% de las ventas a crédito es incobrable (deudas malas). Ello castiga al proyecto y no permite que se hagan cuentas "alegres". 21. PROYECCION IVA: Como se dijo desde un principio se liquida y cancela el iva cada dos meses es decir que en el año se liquida 6 veces, pero hay que tener en cuenta que el iva correspondiente a noviembre y diciembre (sexto bimestre del año) sólo se cancel en enero del año siguiente, de esta manera se concluye que en el año se liquida el iva seis veces, de las cuales las 5/6 partes se pagan el mismo año y 1/6 parte se paga en el año siguiente. En nuestro caso el iva es del 15% y se liquida así: Iva por ventas = proyección 19 por 15% y el iva por compras es = proyección 6 por el 15%. 7

8 22. PROYECCION AMORTIZACION DE PASIVOS: Si se tienen pasivos hay que liquidarlos y causarlos tanto la parte de capital como de intereses para efectos del Flujo de Caja. Importante tener en cuenta que en las condiciones de crédito ordinarias actuales se empieza a disminuir la deuda desde la primera cuota. NUNCA mientras un crédito esté al día su saldo a capital aumenta. 23. PROYECCION COSTOS TOTALES DE PRODUCCION: En este cuadro - de gran importancia - se notará qué tan eficiente es el proceso productivo en términos de costos, los proceso de reingeniería de producción se centran en este estado financiero pués aquí está gran parte del éxito de la empresa y de sus directivos. Aquí se resumen todos los consumos de los elementos de costo y se establece un juego de inventarios tanto de productos en proceso como de productos terminados. Aquí se traen datos de proyecciones anteriores así: Consumo de materias primas - proyección 9 Consumo de mano de obra - proyección 12 Consumo de cif - proyección 14. Si se tienen inventarios de productos en proceso, su inventario final se deben valorar multiplicando el inventario final de productos en proceso hallado en la proyección 2 por los costos unitarios de producción hallados en la proyección 16 y este resultado por el porcentaje de terminación establecido en los parámetros iniciales. Recuerde que el inventario final de un año es el inicial del año siguiente. El inventario final de productos terminados se calcula de igual manera: El inventario final de productos terminados de la proyección 2 por el costo de la proyección 16. No hay porcentaje de terminación ya que se tienen al 100% acabado. De esta manera se llega al dato del costo de la mercancía vendida o costo de ventas, cifra que determinará la utilidad operativa obtenida frente al nivel de ventas. 24. PROYECCION ESTADO DE RESULTADOS: Este estado financiero es de singular importancia ya que resume los ingresos y los costos y gastos y de allí deduce tanto el impuesto de renta a cancelar como las utilidades netas del período. Se construye de la siguiente manera: Ventas - proyección19 Costo de la mercancía vendida - proyección 23 Gastos de administración y ventas: al igual que los cif, generalmente son un índice que resulta de el porcentaje de otro rubro. En nuestro caso es el 11.12% del costo de compra de las materias primas - proyección 6 Provisión deudas malas: el primer año es igual al valor que figura en la proyección 20, para el siguiente año es la diferencia entre el primer y segundo año, para el tercer año es la diferencia que hay entre el segundo y tercer año y así sucesivamente. Se calcula de esta manera porque al tratarse de una provisión, cada año sólo se debe castigar la proporción que se requiere para llegar al tope establecido en la proyección 20. Gastos financieros - proyección 22 Impuesto de renta : 35% de la utilidad antes de impuestos UAI 8

9 25. PROYECCION DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES: En los parámetros iniciales de trabajo se indica como se quiere distribuir las utilidades en los períodos en que se presenten. Recuerde que cualquier distribución es válida siempre y cuando como mínimo un 10% se destine a engrosar la reserva legal, que servirá para enjugar posibles pérdidas futuras. Por lo tanto la utilidad neta hallada en la proyección 24 distribúyala en los ítems y porcentajes señalados. 26. PROYECCION FLUJO DE CAJA: Este es quizá el estado financiero más importante ya que permite determinar si hay capital de trabajo (verdadera liquidez) para tomar decisiones de inversión, financiación y distribución de utilidades. Este es por decir el "bolsillo" de la empresa. Hoy en día para muchas empresas y personas es más importante tener verdadera liquidez que activos ya que ello permite actuar en muchos frentes, así por ejemplo se encuentran casos de personas con muchas propiedades pero sin dinero en efectivo para cumplir con sus obligaciones más inmediatas, además, popularmente se afirma que "la falta de liquidez es muy parecido a la pobreza". En esta proyección sólo se contemplan movimientos de efectivo tanto de entrada como de salida (la depreciación no es un movimiento de efectivo por ello no está aquí incluida así como tampoco están incluidas las proyecciones en unidades ni las informativas de costo) y para construirla se debe hacer un recorrido por todas las proyecciones hasta hora construidas para extractar las cifras correspondientes y ubicarlas bien sea en ingresos o egresos de efectivo. Tenga en cuenta que los ingresos año siguiente no se ubican en el año en que se causan sino en el que efectivamente se recaudan (año siguiente), igual sucede con los pagos año siguiente. Los impuestos y dividendos se causan en un año pero sólo se pagan en el año siguiente ya que el gobierno establece fechas para el pago de impuestos y la asamblea decreta dividendos sólo hasta el año siguiente cuando se reúna. En el caso resuelto (anexo) se muestra el número de la proyección de donde se extractó cada cifra. 27. PROYECCION BALANCE GENERAL: Finalmente se llega a este estado financiero que muestra la paridad entre activos, pasivos y patrimonio. En este caso (anexo) en cada cuenta se muestra de cuál proyección se extractó la cifra. Sólo es necesario aclarar lo siguiente: Efectivo y bancos es el saldo final de efectivo calculado en la proyección 26. Inventario de materias primas es la sumatoria de los saldos finales en pesos mostrados en los kardex (proyección 8) para cada año. Clientes son las cuentas pendientes de cobro para el año siguiente calculadas en la proyección 20 Provisión deudas malas es el tope logrado por la provisión determinada en la proyección 20. Es negativa porque disminuye las posibles cuentas pendientes de recaudo - clientes Los activos fijos depreciables (Terrenos, edificaciones, etc) continúan en igual valor ya que en todo el proceso ni se compraron ni se vendieron más de estos activos. Depreciación acumulada es el desgaste natural de los activos, por ello va negativa. Resulta de la proyección 13 acumulada para cada año. Proveedores es el pago año siguiente de la proyección 7 9

10 Iva es el pago año siguiente de la proyección 21 Capital es el mismo cada año ya que no hay emisión de nuevas acciones ni recogimiento de éstas por parte de la empresa. Reserva legal, reserva estatutaria y utilidades retenidas son acumulativas cada año y resultan de la proyección