Órdenes Activas Entrenamiento del Administrador de Proveedores de BWI Actividades de Inicio

Transcripción

1 Órdenes Activas Entrenamiento del Administrador de Proveedores de BWI Actividades de Inicio Diciembre 2010

2 Objetivos del Entrenamiento Esta presentación examina las actividades de configuración que el principal usuario administrativo del proveedor debería realizar después de completar el proceso de registro de la compañía Trading Grid, incluyendo: Configurando Contactos de Trading Grid Configurando enlaces del Centro de mensajes de Órdenes Activas y avisos de correo electrónico. Configurando reglas adicionales del proveedor. Esta presentación también describe el proceso para crear cuentas adicionales de usuario de Trading Grid. February 23, 2011 Slide 2

3 Actividades de Inicio February 23, 2011 Slide 3

4 Entendiendo las Actividades de Inicio Después de completar el proceso de registro, existen varias asignaciones importantes que se deben realizar para configurar su sistema de Órdenes Activas. Estas actividades deben ser realizadas por un usuario que ha sido designado con la función de Administrador de Cuenta, y podría también requerir la función del Administrador de Empresa de OLV. Este es usualmente el individuo en su compañía que completo el proceso de registro de la compañía Trading Grid. Configurando el Servicio de Contactos de Trading Grid para individuos que necesitan recibir notificaciones de correo electrónico de parte del sistema (1).. Configurando el sistema para mostrar enlaces de mensajes dinámicos y enviar avisos de correo electrónico cuando órdenes nuevas o modificadas lleguen 1,2). Habilitando ajustes opcionales de configuración del Proveedor 1,2). Creando y administrando la cuenta de usuario de su compañía Trading Grid (1). February 23, 2011 Slide 4

5 Configurando su Sistema Configurando los Contactos de Servicio de Trading Grid February 23, 2011 Slide 5

6 Configurando los Contactos de Servicio de Trading Grid El sistema puede enviar una notificación de correo electrónico cuando una orden nueva o modificada llegue, o cuando otras actividades están pendientes o atrasadas. Usted deberá establecer un Servicio de Contacto de Trading Grid por cada individuo que debería recibir la notificación electrónica. NOTA: Un contacto de servicio de Trading Grid es automáticamente configurado para el contacto principal establecido durante el proceso de registro. Si el contacto principal establecido durante el registro de la compañía Trading Grid es el único contacto que necesita recibir correos electrónicos, usted no necesita crear ningunos contactos de servicios adicionales. February 23, 2011 Slide 6

7 Agregando a un Nuevo Contacto de Servicio Para manejar su lista de Contacto de Servicio: - Haga un clic en la ventanilla de Administración de Cuenta. - Escoja el botón de Configuración de servicio. - Escoja el botón de Contactos de servicios. El contacto principal (predeterminado) ya aparece en la lista de Contactos de Servicios. February 23, 2011 Slide 7

8 Agregando un Nuevo Contacto de Servicio (continuación) Para agregar un nuevo Contacto de Servicio: - Abra la lista de Acciones, y seleccione Agregar Nuevo Contacto. February 23, 2011 Slide 8

9 Agregando un Nuevo Contacto de Servicio (continuación) Complete la información requerida del contacto. Espacios requeridos están marcados con un Asterisco (*) February 23, 2011 Slide 9

10 Agregando un Nuevo Contacto de Servicio (continuación) Deje la Administración de Comunidad- Casilla de verificación de Invitación de Compañía en blanco. Esto no aplica a la mayoría de los proveedores. February 23, 2011 Slide 10

11 Agregando un Nuevo Contacto de Servicio (continuación) Después de completar la información del contacto, escoja Enviar. El sistema confirmará que el Contacto de Servicio fue creado exitosamente. February 23, 2011 Slide 11

12 Configurando su Sistema Estableciendo Avisos de Correo Electrónico and Enlaces del Centro de Mensajes de Órdenes Activas February 23, 2011 Slide 12

13 Configurando Enlaces del Centro de Mensajes y Avisos Electrónicos Órdenes Activas pueden proveer dos tipos de notificaciones por acciones que necesitan ser tomadas El Centro de Mensajes de Órdenes Activas puede mostrar enlaces dinámicos para nuevos documentos o para acciones que están pendientes o atrasadas. El sistema puede enviar una notificación electrónica cuando nuevos documentos llegan, y cuando acciones están pendientes y/o atrasadas. Usted utiliza la función de Administración de Aviso del Proveedor para configurar enlaces del Centro de Mensajes de Órdenes Activas y notificaciones electrónicas. La configuración de Administración de Aviso del Proveedor que usted establezca aplica a todos los usuarios en su compañía. February 23, 2011 Slide 13

14 Página del Centro de Mensajes de Órdenes Activas- Antes de la Configuración Una tarea de configuración importante es establecer los enlaces del Centro de Mensaje de OA. Esto es como el Centro de Mensajes de Órdenes Activas luce antes de ser configurado. Visibilidad de Ciclo de Vida de la Orden (OLV) es el nombre anterior del sistema de Órdenes Activas. Hasta que el proceso restante sea completado, usted podría ver el antiguo nombre en el sistema. February 23, 2011 Slide 14

15 Página del Centro de Mensajes de Órdenes Activas- Después de la Configuración Esto es como el Centro de Mensajes de Órdenes Activas podría lucir cuando los enlaces del Centro de Mensajes están activados. Su comunidad podría usar diferentes enlaces. El administrador de su compañía de Órdenes Activas deberá configurar el sistema para mostrar estos enlaces importantes del Centro de Mensaje. February 23, 2011 Slide 15

16 Configurando Enlaces del Centro de Mensaje de OA y Avisos Electrónicos Para configurar enlaces del Centro de Mensaje de Órdenes Activas y avisos electrónicos automáticos: - Haga un clic en la ventanilla de Administración de Cuenta. - Escoja el botón de Servicio de Configuración. - Escoja el botón de Administración de Aviso de Proveedor. February 23, 2011 Slide 16

17 Configurando Enlaces del Centro de Mensaje de OA y Avisos Electrónicos (continuación) Usted debe proveer una dirección del remitente De para la notificación electrónica. Típicamente, usted debería de usar la dirección de correo electrónico del contacto principal de Órdenes Activas de su compañía como la dirección del remitente De. February 23, 2011 Slide 17

18 Configurando Enlaces del Centro de Mensaje de OA y Avisos Electrónicos (continuación) El contacto predeterminado (principal) establecido durante el proceso de registro de la compañía esta automáticamente configurado para recibir notificaciones electrónicas. Si este individuo no debería de recibir notificaciones electrónicas, desactive la casilla de verificación del Contacto Predeterminado. February 23, 2011 Slide 18

19 Configurando Enlaces del Centro de Mensaje de OA y Avisos Electrónicos (continuación) Si usted quiere agregar remitentes adicionales a la lista de notificaciones electrónicas, active la casilla de verificación de Otros Contactos, y luego escoja el botón de la Lista de Modificar. February 23, 2011 Slide 19

20 Configurando Enlaces del Centro de Mensaje de OA y Avisos Electrónicos (continuación) El sistema muestra una lista de los Contactos de Servicios que usted ha establecido. Escoja los remitentes de correo electrónico que usted quiere agregar a la lista de Notificar, y luego escoja Enviar. February 23, 2011 Slide 20

21 Configurando Enlaces del Centro de Mensaje de OA y Avisos Electrónicos (continuación) 0 day(s) = Immediate 1 day(s = Once per day 2 day(s) = Twice per day La configuración de Frecuencia determina si el sistema envía todas las notificaciones inmediatamente, o si espera y envía notificaciones múltiples en conjunto al mismo tiempo. February 23, 2011 Slide 21

22 Configurando Enlaces del Centro de Mensaje de OA y Avisos Electrónicos (continuación) Active avisos por Nuevas Órdenes, Consejos de Remesas, y Otros Pronósticos. Nosotros recomendamos que active los dos métodos de envió, Correo Electrónico y Centro de Mensaje. February 23, 2011 Slide 22

23 Configurando Enlaces del Centro de Mensaje de OA y Avisos Electrónicos (continuación) Estas son las configuraciones sugeridas para los avisos de Envío. February 23, 2011 Slide 23

24 Configurando Enlaces del Centro de Mensaje de OA y Avisos Electrónicos (continuación) Las configuraciones restantes en la página de Configuración del Proveedor no son requeridas. February 23, 2011 Slide 24

25 Configurando Enlaces del Centro de Mensaje de OA y Avisos Electrónicos (continuación) Cuando sus configuraciones estén completadas, regrese al tope de la página y escoja Vista Preliminar de la Configuración del Proveedor desde la lista de Acciones. February 23, 2011 Slide 25

26 Configurando Enlaces del Centro de Mensaje de OA y Avisos Electrónicos (continuación) Después de revisar sus nuevas configuraciones, escoja Enviar desde la lista de Acciones. El sistema confirmará que las configuraciones fueron actualizadas exitosamente. February 23, 2011 Slide 26

27 Configurando su Sistema Configurando Reglas Adicionales del Proveedor February 23, 2011 Slide 27

28 Entendiendo las Reglas del Proveedor Si usted planea en usar la opción de Notificación de Envío con Etiquetas," usted deberá introducir un Prefijo de la compañía en la página de Reglas del Proveedor. El número se convierte en el prefijo de identificación de la compañía en los números de seriales creados para sus etiquetas. Dos reglas opcionales del proveedor pueden ser establecidas en la página de Reglas del Proveedor para personalizar la información acerca de las órdenes. Usted puede escoger comprimir automáticamente detalles del artículo de línea. Usted puede escoger mostrar un icono de cambio de orden en las listas de resultados de búsqueda de la orden. Estas opciones deberán ser configuradas por el Administrador de Cuenta de su compañía/ Administrador de la Compañía de OA usando la función de Reglas del Proveedor.. February 23, 2011 Slide 28

29 Entendiendo las Reglas del Proveedor (continuación) Si usted planea usar la opción Notificación de Envío con Etiquetas, usted deberá ingresar un Prefijo de la compañía. El número se convierte en el prefijo de identificación de la compañía en el número de seriales creados para sus etiquetas. UCCEAN entrada del Código de Prefijo Ejemplo del prefijo usado en serializarían Si su compañía ya tiene un GS1 UCCEAN Prefijo de Compañía, ingréselo en el UCCEAN espacio del Código de Prefijo. Si no, utilice su Código de Proveedor de BWI. Mas información acerca de GS1 / Prefijos de Compañías pueden ser encontrados en February 23, 2011 Slide 29

30 Entendiendo las Reglas del Proveedor (continuación) Por defecto, el sistema muestra la línea expandida de detalles del artículo. Usted puede configurar el sistema para que automáticamente comprima los artículos de línea, y ampliarlos cuando usted necesite ver detalles del artículo. Ampliado (por defecto) Comprimido (modelo configurable) Activando esta configuración afecta la visualización del artículo de línea de todos los usuarios de su compañía. February 23, 2011 Slide 30

31 Entendiendo las Reglas del Proveedor (continuación) Usted puede lograr que el sistema muestre un símbolo especial para específicamente identificar órdenes que han sido modificadas. El símbolo aparece en las páginas de resultados de búsqueda de la Orden. No símbolo de Ordenes Modificadas (por defecto) símbolo de Ordenes Modificadas (modelo configurable) Activando esta configuración afecta la visualización del estatus del símbolo para todos los usuarios de su compañía. February 23, 2011 Slide 31

32 Configurando las Reglas del Proveedor Para establecer Reglas adicionales del Proveedor: - Haga un clic en la ventanilla de Administrador de Cuenta. - Escoja el botón de Servicio de Configuración. - Escoja el botón de Reglas del proveedor. February 23, 2011 Slide 32

33 Configurando las Reglas del Proveedor (continuación) Establezca las configuraciones de Órdenes que usted desea usar. Estas configuraciones son opcionales. February 23, 2011 Slide 33

34 Configurando las Reglas del Proveedor (continuación) Si usted planea en usar la Notificación de Aviso con Etiquetas, usted deberá asignar un número de prefijo de compañía. Escoja el botón de Administración de Prefijos. En la ventana de UCEAN de Códigos de Prefijo, escoja el botón de Agregar. Ingrese el prefijo en la caja de texto de Código. La caja de texto de Descripción es opcional. Escoja Guardar desde la lista de acciones. 4 February 23, 2011 Slide 34

35 Configurando las Reglas del Proveedor (continuación) La configuración de la Columna del Proveedor no podrá ser usada por la mayoría de los Proveedores. Podría solo aplicar a Proveedores que tienen una configuración de estructura organizacional de compañías múltiples en OA. El Número de Registro VAT es usado en facturación, y no aplica a la comunidad de proveedores de BWI. February 23, 2011 Slide 35

36 Configurando las Reglas del Proveedor (continuación) Después de establecer la configuración que usted desea usar, abra la lista de Acciones y escoja Vista Previa de las Reglas del Proveedor. February 23, 2011 Slide 36

37 Configurando las Reglas del Proveedor (continuación) Abra la lista de Acciones otra vez, y escoja Enviar. February 23, 2011 Slide 37

38 Agregando Cuentas Adicionales de Usuario February 23, 2011 Slide 38

39 Agregando Nuevas Cuentas de Usuario El individuo que complete el proceso de registro es asignado automáticamente la función de Administrador de la cuenta. Usuarios con privilegios de Administrador de Cuenta pueden establecer cuantas adicionales de usuario de Trading Grid para otros usuarios en su compañía que necesiten acceso a las Órdenes activas. February 23, 2011 Slide 39

40 Configurando Cuentas de Usuario (continuación) Para configurar una nueva cuenta de usuario de Trading Grid: - Haga un clic en la ventanilla de Administrador de Cuenta. - Escoja el botón de Administración del Usuario. El sistema muestra la lista actual del Usuario. February 23, 2011 Slide 40

41 Configurando Cuentas de Usuario (continuación) Para crear una nueva cuenta de usuario de Trading Grid para otro usuario en su compañía, abra la Lista de Acciones y escoja Crear Nuevo Usuario. February 23, 2011 Slide 41

42 Configurando Cuentas de Usuario (continuación) En el paso 1, establezca el contacto and la información de conexión para el nuevo usuario. Complete los espacios requeridos para la información del contacto ubicados al lado izquierdo. February 23, 2011 Slide 42

43 Configurando Cuentas de Usuario (continuación) The password is case-sensitive. Complete la información de conexión de Trading Grid a la derecha. Asegúrese de anotar la información de conexión exactamente como la ingreso aquí. February 23, 2011 Slide 43

44 Configurando Cuentas de Usuario (continuación) Después de completar la información del contacto y de la conexión, escoja el botón del Próximo Paso. February 23, 2011 Slide 44

45 Configurando Cuentas de Usuario (continuación) En el Paso 2, escoja los caracteres asumidos que determinan cuales funciones este usuario puede realizar. Chequee la casilla de verificación de l sistema de Visibilidad de Ciclo de Vida de la Orden, y luego escoja las funciones del usuario. February 23, 2011 Slide 45

46 Configurando Cuentas de Usuario (continuación) En el Paso 3, revise la información del contacto y los privilegios de servicio que usted estableció. Baje el cursor al final de la página para continuar. February 23, 2011 Slide 46

47 Configurando Cuentas de Usuario (continuación) Para hacer cambios a las configuraciones mostradas en la pagina de revisión, escoja Paso Previo. Para aceptar las configuraciones actuales y crear una cuenta de usuario, escoja Enviar. February 23, 2011 Slide 47

48 Configurando Cuentas de Usuario (continuación) Después que la cuenta del usuario es creada, usted necesita proporcionar al usuario con el URL de Trading Grid URL y las credenciales de conexión que usted creo en nombre de ellos. February 23, 2011 Slide 48

49 Configurando Cuentas de Usuario (continuación) Después de conectarse, el usuario puede usar el enlace de Mi Perfil y el botón de Cambiar Contraseña para ingresar a la página y actualizar las configuraciones de su contraseña de Trading Grid. February 23, 2011 Slide 49

50 Asistencia Técnica February 23, 2011 Slide 50

51 Contactando Asistencia Técnica E.U. y Canadá Para contactar GXS para asistencia con Órdenes Activas: Llame al EDI-CALL ( ). Después que usted escuche el mensaje de bienvenida, presione Usted también puede mandar un correo electrónico a:support@gxs.com Cuando usted contacte a GXS: Tenga listo el nombre de su compañía, número de teléfono su número de identificación de cliente. (si usted no tiene un número de identificación de cliente, usted puede proporcionar su nombre.) Identifique que usted esta usando Órdenes Activas. Proporcione una descripción detallada del problema. February 23, 2011 Slide 51

52 Servicio al cliente en Otros Países Usted puede obtener números telefónicos y correos electrónicos para contactar al Servicio del Cliente en otros países accediendo la información de ayuda propoporcionada en la página de la Internet de GXS. Europa: Asia/Pacifico: Latino América: February 23, 2011 Slide 52

53 América del Norte gxs.com EMEA gxs.eu ASPAC gxs.asia.com February 23, 2011 Slide 53