Colegio Inglés de los Andes The best option in bilingual international schools!

Transcripción

1 Colegio Inglés de los Andes The best option in bilingual international schools! INTRANET Manual Funcional de Usuario Dirigido a: Padres de Familia o Acudientes El presente instructivo permitirá conocer el funcionamiento de la plataforma de gestión de correos (intranet) del colegio inglés de los andes. El ingreso de los padres de familia o acudientes a la plataforma está controlado a través de un nombre de usuario y de su respectiva contraseña. El nombre de usuario correspondiente a cada padre de familia o acudiente es el número de su documento de identidad, tal como se puede apreciar en el en el siguiente ejemplo: Nombre del padre de familia o acudiente: María del Mar Aguirre Torres No. de identificación: Nota: Usuario: Contraseña: colegioingles2015 La contraseña asignada por defecto a todos los padres de familia o acudientes es colegioingles2015 (en minúsculas) y esta podrá ser cambiada al ingresar a la plataforma. 1

2 Acceso a la plataforma: Desde un navegador web: el link de acceso a la plataforma de gestión de correos (intranet) del colegio inglés de los andes es: y luego ingresamos el nombre de usuario, la contraseña y seleccionamos el perfil correspondiente (Acudiente, Estudiante, Docente o Funcionario). Ver imagen 1. Imagen 1. Desde el portal web del colegio: y luego ingresamos el nombre de usuario, la contraseña y seleccionamos el perfil correspondiente (Acudiente, Estudiante, Docente o Funcionario). Ver imagen 2. 2 Imagen 2.

3 Luego de ingresar los datos de acceso correctos, encontraremos el menú principal de la plataforma que permitirá acceder a las siguientes: Administración de Usuarios Correo Horarios Igualmente se pueden visualizar las últimas diez publicaciones (comunicados) que ha recibido el padre de familia o acudiente. Ver imagen 3. Publicaciones (comunicados): Imagen 3. Para consultar publicaciones (comunicados) antiguos que haya recibido el padre de familia o acudiente, la plataforma cuenta con un filtro de búsqueda que permite realizar varios tipos de consulta: Por autor Por Fecha Por descripción. Ver imagen 4. Imagen 4. 3

4 Al seleccionar el filtro de búsqueda por autor, automáticamente se habilitará el campo Digite el Autor: para que pueda encontrar las publicaciones (comunicados) deseadas. Ver imagen 5. Imagen 5. Al seleccionar el filtro de búsqueda por fecha, automáticamente se habilitará el campo Digite Fecha: para que pueda encontrar las publicaciones (comunicados) deseadas. Ver imagen 6. Imagen 6. Al seleccionar el filtro de búsqueda por descripción, automáticamente se habilitará el campo Digite Descripción: para que pueda encontrar las publicaciones (comunicados) deseadas. Ver imagen 7. Imagen 7. En los filtros de búsqueda anteriores, se deben ingresar los datos por los cuales se desea realizar la búsqueda e inmediatamente se visualizará una lista con los posibles datos a consultar, bien sea una lista de posibles autores, fechas o descripciones. Ver Imagen 8. Imagen 8. Cuando los datos que se desean buscar están correctos, se debe presionar el botón Consultar, si la búsqueda es exitosa, se desplegarán las publicaciones (comunicados) relacionados con la consulta. 4

5 Cambiar Contraseña Se recomienda cambiar la contraseña que se asignó por defecto por una contraseña personalizada para evitar ingresos no autorizados a su cuenta. Este procedimiento se realiza presionando clic en la opción Administración de Usuarios del menú principal. Ver imagen 9. Imagen 9. Se desplegarán las opciones Digite Nuevo Password y Confirme el Password. Ver imagen 10. Imagen 10. 5

6 Luego deberá digitar y confirmar el nuevo password (contraseña). Ver imagen 11. Imagen 11. Si el procedimiento fue realizado correctamente, se desplegará un mensaje que indica que el password o contraseña se cambió exitosamente. Ver imagen 12. Imagen 12. Por último, se debe cerrar la sesión y volver a ingresar utilizando el nuevo password o contraseña. Ver imagen 13. Imagen 13. 6

7 Correo Para utilizar el administrador de correo, se debe seleccionar la opción Correo del menú principal. Ver Imagen 14. Imagen 14. Redactar un Correo Electrónico Al dar clic en la opción de Correo, se visualizará en pantalla las opciones que permiten redactar un nuevo correo electrónico que podrá ser enviado a los usuarios Colaboradores (funcionarios) y/o Docentes del Colegio Inglés de los Andes que el padre de familia o acudiente desee. Ver Imagen 15. Imagen 15. 7

8 Inicialmente se debe seleccionar el o los Colaboradores (funcionarios) y/o docentes a los que va dirigido el correo y para esto se selecciona la casilla correspondiente. Ver Imagen 16. Imagen 16. Si desea enviar un correo electrónico a uno o más Colaboradores, se debe seleccionar la casilla correspondiente y a continuación se visualizará un listado que contiene sus nombres, apellidos y cuentas de correo; en dicho listado encontrará una casilla para seleccionar a un funcionario o más, e incluso podrá seleccionarlos a todos. Si escoge a uno, varios o todos los funcionarios pero luego decide desmarcarlos, solo deberá seleccionar la casilla Ninguno. Igual sucede con los docentes. Al finalizar la selección de los destinatarios del correo se debe presionar el botón Terminar Selección. Ver imagen 17. Imagen 17. 8

9 Manejo de filtros de búsqueda para seleccionar el destinatario de correo. Al igual que en las publicaciones (comunicados), la plataforma le permite encontrar rápidamente los usuarios a los que desea enviar correos electrónicos. Esto lo hace a través de los filtros de Consulta Rápida. Ver Imagen 18. Imagen 18. El filtro de consulta rápida, permite realizar búsquedas personalizadas, solo digitando parte del nombre, perfil y/o cargo del usuario al que deseamos enviar correo. Ver imagen 19. Consultas personalizadas: Colaboradores: se puede consultar por nombre, perfil y cargo. Docente se puede consultar por nombre, materia, curso y grupo. Imagen 19. 9

10 A través del filtro de consulta rápida, el padre de familia o acudiente puede realizar una consulta por cualquier campo de la lista de colaboradores y docentes. Solo es necesario utiizar una palabra clave, que podría ser el nombre del contacto y a medida que se va digitando, el filtro le ofrecerá los posibles contactos que cumplen con la palabra clave. Ver imagen 20. Si la palabra clave es la asignatura. Ver Imagen 21. Imagen 20. Imagen 21. Luego de seleccionar los destinatarios, las cuentas seleccionadas aparecerán en la casilla Enviar a: y luego se digita el asunto correspondiente al correo. Ver imagen 22. Imagen

11 Seleccionar Archivo (Adjunto) Si desea adjuntar un archivo, se debe presionar clic en el botón Seleccionar Archivo y en la pantalla que se despliega se debe buscar el o los archivos que se van a adjuntar y luego se debe presionar clic en el botón de Abrir. Ver imagen 23. Imagen

12 Luego de seleccionar el o los archivos que se desean adjuntar al correo electrónico, se debe presionar el botón Subir Archivo para que éstos se carguen y puedan ser enviados a los destinatarios. Ver Imagen 24. Enviar correo con copia a: Imagen 24. Si se desea enviar una copia a otra(s) cuentas de correo, se debe seleccionar la opción CON COPIA A y luego seleccionar de la lista, el o los destinatarios a los que se desea enviar la copia. Al finalizar la selección de los destinatarios se debe presionar el botón Terminar Selección. Ver imagen 25. Imagen

13 Redactar el contenido del correo electrónico La plataforma cuenta con un editor de texto totalmente funcional para redactar el contenido del correo, en este editor se pueden gestionar diferentes propiedades del texto como formatos, estilos, fuentes, tamaño, color de texto, corrector ortográfico con múltiples idiomas, entre otras. Ver imagen 26. Imagen

14 Una vez digitado el contenido del correo electrónico, se debe presionar el botón de Enviar que se encuentra tanto en la parte superior derecha como en la parte inferior izquierda del editor de texto. Ver imagen 27. Cuando se presiona el botón de Enviar, se visualizará un mensaje indicando que el correo se envió con éxito. Ver imagen 28. Imagen 27. Imagen

15 Bandeja de Salida Como en todos los programas administradores de correo electrónico, la bandeja de salida guarda un listado en el que se podrá visualizar los destinatarios, las fechas de envío, los asuntos, los documentos adjuntos, la opción para ver el contenido de los correo y la opción Vistos que nos permite saber si el destinatario vio el correo que se le envió (control de lectura). Adicionalmente, la bandeja de salida permite realizar consultas rápidas, dado que cuenta con el filtro de búsqueda que funciona de la misma manera que se ha explicado anteriormente en el presente manual. Ver imagen 29. Imagen

16 Ver el contenido de un Correo Electrónico Si se desea ver el contenido de un correo enviado, se debe hacer clic en la opción Ver Correo del correo correspondiente. Ver imagen 30. Imagen 30. Al dar clic en esta opción se desplegará toda la información correspondiente al correo que se ha enviado. Ver imagen 31. Imagen

17 Descargar Archivos Adjuntos También es posible descargar los archivos adjuntos que contenga el correo enviado, para esto solo es necesario dar clic en la opción Descargar. Se debe tener en cuenta que al descargar un archivo adjunto, este se descargará comprimido, es decir en formato.zip, y el usuario debrá descomprimirlo en su equipo. Ver Imagen 32. Bandeja de Entrada Imagen 32. La bandeja de entrada recibe y almacena todos los correos electrónicos que nos envían, tiene las mismas características y funcionalidades de la bandeja de salida. Ver imagen 33. Consulta rápida a través del filtro de búsqueda. Conocer el usuario que nos envió el correo con la opción Enviado por. Conocer la fecha de recepción de los correos electrónicos recibidos. Descargar archivos adjuntos a través de la opción Descargar. Conocer el estado de lectura (pendiente/visto) de los correos que se han recibido. Visualizar el contenido de correos por medio de la opción Ver Correo. Imagen

18 Notificación de correos electrónicos entrantes Cuando un correo electrónico es recibido, el usuario recibirá una notificación a su correo personal o corporativo con un enlace (link) para que el usuario pueda ingresar a la plataforma de gestión de correos del colegio inglés de los andes (intranet) y pueda revisar el correo que le ha llegado. Ver imagen 34. Imagen 34. Una vez recibida la notificación, el usuario podrá abrir el enlace que se encuentra en el escudo del colegio para ingresar a la intranet del colegio inglés de los andes y poder ver el correo recibido. Ver imagen 35. Imagen

19 Horarios En el menú principal se encuentra la opción HORARIOS que permite al padre de familia o acudiente consultar el horario de su hijo(s). Ver imagen 36. Imagen