MANUAL DE USUARIO-SITOP PERFIL ADMINISTRADOR (INFRAESTRUCTURAS)

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1 MANUAL DE USUARIO-SITOP PERFIL ADMINISTRADOR (INFRAESTRUCTURAS) 1

2 TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN OBJETIVO PROCESOS Módulo Administración de Contratos A- Administración Contratos A- Programación Original A- Re Programación Módulo Seguimiento de Planillas FLUJO Flujo Seguimiento de Contratos INTERFAZ GRÁFICA Ingreso al Sistema Usuario del Sistema Estructura y Funcionalidad del Sistema Opciones generales del sistema Menú principal FUNCIONALIDADES GENERALES DEL MENU PRINCIPAL Infraestructura (Estudios, Construcciones, Fiscalización, Aeronáutica, Concesiones) Administración de Contratos Identificación Jurídico Identificación Financiero Identificación Infraestructura Identificación Comentarios Botones Fiscalización Financiamiento Contratos Adicionales Planillas Informes Ejecutivos Archivos...13 Actas Garantías A-Programación Original Re Programación Seguimiento de Planillas Planillas por Contrato Reportes/Consultas Infraestructura Reportes Infraestructura Administración de Contratos

3 Informe Ejecutivo Infraestructura Reportes de Seguimiento de Planillas Reportes Conservación Consulta Informe Conservación Actas Contrato Archivos Contratos Generales...31 Consulta de Archivos de Contratos Consultas/Reportes Financiero Consulta de Garantías Reporte General de Garantías Seguimiento Informe Ejecutivo CONTACTOS

4 1 INTRODUCCIÓN El presente documento es el manual de usuario sobre el sistema de SITOP-Módulo de Administración de Contratos, herramienta informática que le apoyará en su proceso laboral y documental, al optimizar recursos y procesos. 2 OBJETIVO El presente manual tiene por objetivo brindar a los Administradores de los Contratos, una guía detallada de la Administración de la Información registrada en cada uno de los Contratos así como para que conozca su funcionamiento y pueda obtener la mayor utilidad posible. 3 PROCESOS 3.1 Módulo Administración de Contratos A- Administración Contratos El Administrador del contrato será en primera instancia el Señor Subsecretario Regional, si este delega se debe actualizar está información, es decir el nombre del Administrador del Contrato. El Contrato se encontrará en el sistema con su respectiva información que estará disponible para los Directivos que la requieran, para poder darle seguimiento. El Administrador del Contrato revisará la información ingresada y obtendrá todos los reportes del SITOP. La información que sirvan de insumo para los reportes que se basan en los Contratos e Informes Ejecutivos es de completa responsabilidad de cada Administrador del Contrato. El Administrador deberá revisar y dar seguimiento a la siguiente información: Datos Generales del Contrato (Identificación / Infraestructura) Financiamiento Contratos Adicionales Planillas Informes Ejecutivos Archivos (Documentos Digitalizados) Actas Si él detectara que falta información será el responsable de exigir esta información a cada uno de los actores, y/o emitir las sanciones correspondientes A- Programación Original En la Programación Original se registrarán todas las actividades con sus montos totales necesarios para la ejecución de la obra y además se llenará un cronograma de ejecución del proyecto A- Re Programación La reprogramación del contrato original es una copia de la programación original, esta variará de acuerdo a los cambios que se vayan dando en el contrato, tales como: contratos complementarios, órdenes de cambio, justificación de plazo 4

5 3.2 Módulo Seguimiento de Planillas. Es de completa responsabilidad de cada uno de los participantes en el proceso de pago de Planillas, realizar las actividades que le corresponde dentro del proceso y rutear al mismo tiempo en el sistema. El Administrador del Contrato debe validar la información reflejada en el Proceso de Seguimiento de Planillas, porque esta información sirve de insumo para otros procesos dependientes de esta, como por ejemplo: que planillas han sido ingresadas al MTOP, cuales fueron pagadas, que montos se pagaron, etc. 4 FLUJO 4.1 Flujo Seguimiento de Contratos 5

6 5 INTERFAZ GRÁFICA 5.1 Ingreso al Sistema Para el funcionamiento eficiente del SITOP (Sistema Integrado de Transporte y Obras Públicas). Se debe utilizar el navegador Mozilla Firefox, el cual lo puede descargar gratuitamente del Internet. Para el ingreso al sistema a través de Internet digitamos la siguiente dirección: y presionamos ENTER. clic Figura Usuario del Sistema Los usuarios del sistema son los usuarios creados por el administrador del Sistema de la Dirección de Tecnologías de la información y Comunicaciones. El usuario accederá al Sistema mediante su USUARIO y CONTRASEÑA que le serán proporcionados por el Administrador del Sistema, si el usuario no está creado, no podrá ingresar al sistema. Figura Estructura y Funcionalidad del Sistema Para un manejo práctico y sencillo, la pantalla principal del sistema SITOP-Administración de Contratos, se encuentra dividida en 2 secciones principales que son: 6

7 1. Opciones generales del sistema 2. Menú principal 1 2 Figura Opciones generales del sistema Es el usuario habilitado para el uso del Sistema Esta opción permite salir de la sesión el momento que no se desea continuar utilizando el aplicativo. Esta opción me permite regresar al menú principal en cualquier momento, sin grabar. 5.5 Menú principal Figura 4 Infraestructura (Estudios, Construcciones, Fiscalización, Aeronáutica, Concesiones) En este Módulo se tendrán las siguientes funcionalidades: Administración de Contratos, Informe Ejecutivo, Seguimiento de Planillas, Reportes/ Consultas. Conservación (Microempresas, Proyectos Contratados, Convenios ) En este Módulo se tendrá la siguiente funcionalidad: consultar Informe Ejecutivo de Conservación. Seguridad Esta opción permite al usuario cambiar su contraseña para el ingreso al sistema. Cuando se realice un cambio de contraseña, se debe cerrar la sesión y volver a ingresar con la nueva clave. 7

8 6 FUNCIONALIDADES GENERALES DEL MENU PRINCIPAL 6.1 Infraestructura (Estudios, Construcciones, Fiscalización, Aeronáutica, Concesiones) Administración de Contratos En este módulo se realiza la Administración de los contratos registrados en el SITOP, la Programación Original, Re Programación, y la Consulta General por Contrato. Figura 5 Para la Administración de un contrato, debemos ingresar un criterio de búsqueda en cualquiera de los campos, seleccionar el tipo de contrato y dar clic en el botón Buscar Figura 6 A continuación dar clic en el botón Objeto del Contrato Identificación Fiscalización Financiamiento Contratos Adicionales Planillas Informes Ejecutivos Archivos Actas Garantías, y validar toda la información referente al contrato consultado: 8

9 Figura Identificación Jurídico Esta información registra el responsable del área Jurídica, pero de existir Administrador del Contrato podrá modificarla. algún error en los campos, el Figura Identificación Financiero Esta información la registrará el responsable del área Financiera (Contabilidad), el Administrador del Contrato podrá modificar cualquier dato que se encuentre errado. 9

10 Figura Identificación Infraestructura Esta información la registrará el responsable del área Técnica, pero debe ser actualizada y es de responsabilidad directa del Administrador del Contrato quien deberá modificar la información si es del caso. Figura 10 El Administrador del Contrato designará al Supervisor y Fiscalizador del contrato Identificación Comentarios El Administrador del contrato, deberá ingresar un comentario como antecedente del proyecto y si realiza alguna modificación deberá justificar el motivo por el cual se realiza el cambio en el sistema Botones Figura Fiscalización Guarda los cambios realizados por el Administrador del Contrato Regresa a la pantalla anterior sin guardar los cambios, para realizar una nueva consulta Al hacer clic en este botón nos permite descargar un PDF en donde nos muestra toda la información con respecto al contrato. 10

11 El Administrador del Contrato deberá designar o modificar al Fiscalizador, siendo éste interno del Mtop o Fiscalizador externo (contratado). Para designar un Fiscalizador, dar un clic en el icono seleccionar al fiscalizador., ingresar los apellidos y nombres de la persona y Figura 12 Figura Financiamiento El ingreso del financiamiento es de responsabilidad de la unidad Jurídica, pero el administrador del contrato puede modificar de existir algún error en la información registrada. Se puede agregar n cantidad de registros de financiamiento Contratos Adicionales Figura 13 En la pestaña se encuentran los contratos adicionales los cuales pueden ser contratos complementarios, órdenes de cambio, costo más porcentaje, justificación de plazos, Convenios de Pago. 11

12 Figura Planillas El Administrador del Contrato debe validar la información reflejada en el Proceso de Seguimiento de Planillas, porque esta información sirve de insumo para otros procesos dependientes de esta, como por ejemplo: que planillas han sido ingresadas al MTOP, cuales fueron pagadas, que montos se pagaron, saldos, etc. Figura 14 El Administrador del Contrato, podrá visualizar en qué estado se encuentran las planillas que ingresaron los contratistas para su pago y cuál es la unidad responsable del ruteo, además se indica con alertas de colores los días transcurridos. Celeste = cuando la planilla se encuentra dentro del plazo Rojo = cuando una planilla se encuentra en un estado de ruteo más de 5 días. = cuando la planilla se encuentra pagada. 12

13 Informes Ejecutivos En esta pantalla el Administrador del Contrato, podrá revisar que los informes ejecutivos estén ingresados mensualmente por el fiscalizador y aprobados por el supervisor del contrato, el estado de los mismos y además se indica los porcentajes de los avances tanto económico como físicos del contrato. El informe ejecutivo debe ser ingresado a partir del 15 de cada más hasta el fin de mes por parte del fiscalizador, el supervisor debe hacer la revisión del mismo y máximo hasta el 5 del siguiente mes Aprobar el Informe y hasta el 8-10 del siguiente mes el supervisor regional debe revisar y dar el visto bueno Archivos Figura 15 El administrador de Contratos deberá coordinar con el responsable del área Jurídica y de Tecnología de cada Dirección Provincial, a fin de que se escaneen todos los contratos que se encuentren en ejecución y los ingresen según directrices enviadas por la Dirección de Tecnologías Quito. Las actas generadas por el contrato es responsabilidad del Administrador o del supervisor subir al sistema Actas Figura 16 El administrador de Contratos o su delegado, deberá ingresar las actas que se hayan firmado con los contratistas, de la siguiente manera: Ingresar una descripción de la acta que se está registrando Seleccionar el tipo de acta 13

14 Figura 17 Ingresar la fecha de subscripción del acta, dando clic en el icono del calendario Figura 18 Presionar el botón, para registrar el ingreso del acta Si tuviere el contrato más de un acta, se debe continuar agregando Garantías Figura 19 En esta pantalla el Administrador del Contrato, podrá visualizar las garantías de los contratos originales y complementarios, y coordinar con la unidad de Tesorería que es la administradora de las garantías, en caso de que las alertas se encontraran en rojo. 14

15 Figura 20 En caso de que existan alertas en rojo, el Administrador del Contrato se debe comunicar con el responsable A-Programación Original El primer paso es buscar el Nombre del Contrato (Figura 21), para lo cual se puede ingresar un criterio de búsqueda en el Nombre del Contrato, Contratista y Id Contrato, después dar clic en el botón Buscar Figura 21 A continuación dar clic en el botón cronograma indicando el porcentaje de avance y el tiempo en meses., y verificar las actividades y montos por cada contrato, y el 15

16 Figura 22 Actividad Monto Acción Seleccionar la actividad o trabajo que contempla el contrato Se debe registrar el monto de cada actividad, los valores serán separados por (.) para los decimales. Borra el registro y monto ingresado. Se ingresa la programación original por actividad. Permite grabar el registro con la actividad y monto digitado Regresa a la pantalla anterior Permite guardar los datos ingresados La programación por actividades puede ser ingresada en uno o varios rangos de fechas siempre y cuando que la suma total del monto sea igual al monto del contrato original. Figura 23 16

17 Desde Ingresamos la fecha en la que empieza la actividad del proyecto Hasta Ingresamos la fecha en la que termina la actividad del proyecto Monto Ingresamos el monto del valor del periodo, los valores serán separados por (.) para los decimales. Acción Borra el registro y monto ingresado. Se ingresa la programación original por actividad. Permite grabar el registro con la actividad y monto digitado Regresa a la pantalla anterior Permite guardar los datos ingresados Nota: Es responsabilidad del Administrador de contratos, el registro de los equipos y maquinarias, y personal técnico que intervenga en el proyecto; para lo cual deberá seguir los siguientes pasos: Infraestructura -> Administración de Contratos -> A-Programación Original Figura 24 Se abre la siguiente pantalla, en la que debe seleccionar la actividad Maquinaria y Equipos, y a continuación dar clic en el ícono, para registrar tanto equipos como personal técnico. clic Figura 25 17

18 Al dar clic en el icono, despliega el detalle de los Equipos o Maquinarias y del personal técnico asignado para este contrato, de existir alguna modificación en la información, el Administrador del Contrato deberá cambiar estos datos. En el caso de Maquinaria y Equipos se debe verificar que se encuentren matriculados, caso contrario no debe ser agregado el equipo Figura 26 El Administrador del Contrato agregará además el personal técnico dando un clic en la pestaña buscar si existe la persona, si no proceder agregar. Figura 27 18

19 Por último se ingresará los montos correspondientes dando un clic en la pestaña actividad se ingresa las fechas del contrato y monto 1., en el caso de esta Figura Re Programación La reprogramación del contrato original es una copia de la programación original, esta variará de acuerdo a los cambios que se vayan dando en el contrato, tales como: contratos complementarios, órdenes de cambio, justificación de plazo. La ventana de reprogramación del contrato tiene las mismas pantallas con sus mismas funcionalidades de la ventana de programación original. Nota: Es responsabilidad del Administrador de contratos, el registro de los equipos y maquinarias, y personal técnico que intervenga en el proyecto; para lo cual deberá seguir los pasos vistos en el punto anterior. EL personal y el equipo que se encuentre comprometido no puede ser usado en otro contrato Seguimiento de Planillas Planillas por Contrato Para la revisión de las planillas de los contratos registrados, debemos ingresar los parámetros de búsqueda y a continuación dar clic en el botón Buscar, una vez localizado el contrato dar clic sobre el botón Detalle. Figura 29 Una vez presionado el botón, aparece la ventana de Ruteo de Planillas, en la misma que podemos observar la información siguiente: 19

20 Figura 30 En esta pantalla, podemos consultar las planillas ingresadas al SITOP del contrato en referencia, para lo cual debemos dar clic en el botón y verificar la información de cada planilla. Figura 31 En caso que se encuentre alguna irregularidad dentro del ruteo de la planilla el Administrador del Contrato es el responsable de dar seguimiento y hablar con los involucrados. 20

21 6.2 Reportes/Consultas Infraestructura Reportes Infraestructura Administración de Contratos Consulta General por Contrato Para consultar toda la información registrada para un contrato especifico, debemos ingresar los parámetros de búsqueda y seleccionar entre contrato original o complementario y presionar el botón Buscar. Figura 32 Una vez consultado el contrato debemos dar clic en el botón para verificar la información del mismo. 21

22 Figura 33 En esta pantalla el Administrador del Contrato, revisará toda la información registrada referente al contrato consultado, navegando por todas las pestañas (Identificación, Financiamiento, Contratos Adicionales, Planillas, Informes Ejecutivos y Archivos). Es una pantalla netamente solo para consulta Informe Ejecutivo Infraestructura Consultar Informe Permite realizar una consulta de los Informes que se han registrado y el estado en el que se encuentran los mismos, para lo cual debemos ingresar alguno de los parámetros de búsqueda y luego presionar el botón Detalle. 22

23 Figura 34 Figura 35 En esta pantalla aparecen los Informes registrados mes a mes; para revisar uno de ellos en especifico, presionar el botón relativa al Informe Ejecutivo., y aparece la siguiente pantalla en la cual nos muestra toda la información 23

24 Figura 36 Es responsabilidad del Adminsitrador del Contrato dar seguimiento del Informe Ejecutivo y comunicarse con los involucrados en caso de imcumplimiento Reporte Ejecutivo Para obtener un reporte de los contratos registrados que poseen Informes Ejecutivos, presionar la opción Reporte Ejecutivo. Se podrá consultar por: Figura 37 Año Seleccionar el año del que se requiere los informes 24

25 Mes Seleccionar el año del que se requiere los informes Tipo Proyecto Región Seleccionar el Tipo de Proyecto del que se requiere los informes Seleccionar la región de la que se requiere los informes Provincia Escoger la provincia de acuerdo a la región seleccionada Reportes de Seguimiento de Planillas Consulta de Planillas Dar clic en este botón para obtener un reporte de los informes Ejecutivos cronogramas y avances de acuerdo a los parámetros de búsqueda Dar clic en este botón para obtener un reporte de los informes Ejecutivos cronogramas y avances para la presidencia Dar clic en este botón para obtener un reporte solo de los informes Ejecutivos acuerdo a los parámetros de búsqueda Dar clic en este botón para obtener un reporte solo de los informes Ejecutivos para la presidencia acuerdo a los parámetros de búsqueda Presionar en este botón para obtener el reporte de la matiz de los contratos y sus Informes Ejecutivos Presionar en este botón para obtener el resumen de los Informes Ejecutivos por cada contrato Para consultar las planillas ingresadas de los contratos registrados en el SITOP, se podrá consultar por contratista, actividad o por Región y provincia, para lo cual debemos ingresar los parámetros de búsqueda y presionar el botón. Figura 38 25

26 6.2.2 Reportes Conservación Consulta Informe Conservación Permite consultar los Informes Ejecutivos de conservación vial que se han registrado, y nos presenta la siguiente pantalla, en la que debemos ingresar los parámetros de búsqueda y presionar el botón Buscar. Una vez presionado el botón el que se encuentra el mismo. Figura 39, nos presenta la información del contrato consultado y el estado en Figura 40 En esta pantalla aparecen los Informes registrados mes a mes; para revisar uno de ellos en especifico, presionar el botón Consultar, y aparece la siguiente pantalla en la cual nos muestra toda la información relativa al Informe Ejecutivo. 26

27 Figura 41 Para obtener un reporte del Informe Ejecutivo que estamos consultando presionar el botón mismo que genera un archivo pdf con la siguiente presentación:, el 27

28 6.2.3 Actas Contrato Archivos El Administrador del contrato tiene la responsabilidad de subir las actas generadas en el contrato para lo cual debe seguir los siguientes pasos: Formato para nombres de archivos: [ID CONTRATO ORIGINAL]_[REFERENCIA DEL CONTRATO]_[NRO], ejemplos: Para la carga de archivos escaneados al Servidor de Archivos, se debe seguir el siguiente procedimiento: Juridico/Contrato Archivos Figura 42 El primer paso es buscar el Nombre del Contrato, para lo cual se puede ingresar un criterio de búsqueda en el Nombre del Contrato y luego dar clic en el botón Buscar Figura 43 En esta pantalla debe dar clic en el botón documentos escaneados., para confirmar o registrar la ruta archivo y cargar los 28

29 Clic para carga de archivos Revisar ruta de archivo Figura 44 Una vez verificado la Ruta de Archivo, dar clic en la pestaña documentos escaneados. para proceder con la carga de los Figura 45 Al dar clic sobre este botón, nos permite seleccionar la ruta en la que se encuentra el archivo escaneado en formato.pdf, y seguidamente aparece el botón Subir Archivo 29

30 Clic Figura 46 Permite cargar archivos en formato pdf. Al dar clic en Subir Archivo, empieza a cargar el documento seleccionado, pudiendo parar la carga presionando el botón Stop En caso de que quiera eliminar la carga del archivo, tiene unos pocos segundos para hacerlo, caos contrario se subirá el archivo seleccionado en el Servidor de Archivos Una vez cargados los documentos escaneados en el servidor de archivos, podremos visualizarlos dando clic en el botón 30

31 Clic Figura 47 Permite descargar o visualizar el archivo escaneado en formato pdf Contratos Generales Esta opción nos permite obtener un detalle de todos los contratos registrados en el SITOP, para lo cual debemos seguir el siguiente procedimiento: Juridico/Reportes Juridico/Contratos Generales Figura 48 Figura 49 Para consultar los contratos registrados debemos ingresar los parámetros de búsqueda en uno o varios campos de esta pantalla y luego dar clic en el botón Buscar 31

32 Contratista Fecha Inicio Contrato Hasta Clase Contrato Dar clic en el icono, e Ingresar el nombre del contratista registrado en el SITOP Seleccionar en el calendario las fechas de inicio y fin, de la consulta que se requiere Seleccionar de la lista, la clase de contrato que requiere consultar Estado Contrato Seleccionar de la lista, el estado de los contratos que requiere consultar Tipo Contrato Seleccionar de la lista, los tipos contratos que requiere consultar Provincia Unidad Ejecutora Seleccionar de la lista la provincia de la que se requiere la consulta Seleccionar de la lista la Unidad Ejecutora de la que se requiere la consulta Una vez llenados los parámetros de búsqueda, presionamos el botón consultar Descarga un reporte en formato excel de la consulta realizada Consulta de Archivos de Contratos Esta opción nos permite obtener el detalle de un contrato específico de la información registrada en el SITOP para lo cual debemos ingresar los parámetros de consulta y dar clic el botón Figura 50 Una vez consultado el contrato debemos dar clic en el botón visualizar los archivos y actas escaneadas. para verificar la información del mismo y 32

33 clic Figura 51 Figura Consultas/Reportes Financiero Consulta de Garantías Esta opción nos permite obtener un detalle de todas las garantías de los contratos registrados en el SITOP, para lo cual debemos seguir el siguiente procedimiento: Financiero/Garantias/Consulta de Garantias Figura 53 Para consultar las garantías debemos ingresar los parámetros de búsqueda en uno o varios campos de la pantalla (Figura 54) y luego dar clic en el botón Buscar 33

34 Figura 54 Una vez localizado el contrato debemos dar clic en el botón garantías existentes en el contrato de la referencia. para verificar el estado de las Reporte General de Garantías Figura 55 Permite sacar los reportes de las garantías que se han registrado en el SITOP, y nos presenta la siguiente pantalla, en la que debemos ingresar los parámetros de búsqueda y presionar el botón Buscar. 34

35 Figura 56 Una vez consultadas las garantías indicadas en los parámetros de búsqueda, permite generar un reporte en formato excel, sea por criterios o un listado general de todas las garantías registradas en el SITOP Seguimiento Informe Ejecutivo Esta pantalla permite generar un reporte por varios parámetros de búsqueda, los mismos que se clasifican por tipo de contrato. Figura 57 Región Seleccionar la región de la que se requiere el reporte del detalle de los contratos Provincia Seleccionar la provincia asociada a la región de la que se requiere el reporte de los contratos 35

36 Fecha de Corte Seleccionar el mes anterior o desde el 15 del presente mes del que se requiere el reporte de los contratos que tienen informes y están en ejecución Ingresar el nombre de un contrato especifico Permite consultar todos los contratos originales que se ajusten a los parámetros de búsqueda, que tienen registrado el Informe Ejecutivo y están en ejecución. Permite consultar todos los contratos originales que NO tienen registrado el Informe Ejecutivo y están en ejecución, como se indica a continuación: Figura 58 Presionando cada pestaña, se indican por cada tipo los contratos que tienen o no registrados los Informes Ejecutivos. Permite generar un archivo en excel, de los contratos que tienen o no Informe Ejecutivo según los parámetros de búsqueda ingresados. Permite generar un archivo en pdf, de los contratos que tienen o no Informe Ejecutivo según los parámetros de búsqueda ingresados. 7 CONTACTOS DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Coordinación de Aplicaciones Informáticas Correo electrónico: sitop@mtop.gob.ec Número telefónico PBX: (02) Extensiones: 18004, 18005, 18006, 18007,, 18008,