Apreciados Constructores.

Transcripción

1 Apreciados Constructores. El Conocimiento de Cliente es una responsabilidad compartida entre Fidubogotá y los Constructores. Dado lo anterior se han fortalecido los controles que permitan mitigar el riesgo de no conocer el origen de los recursos ó no contar con información que permita establecer la coherencia entre la información financiera y el valor pactado en la compra. Por lo anterior y para tener alineados a las áreas que intervienen en el mismo, nos permitimos aclarar algunas de las inquietudes presentadas: 1. UTILIZACION DE FORMULARIOS ACTUALIZADOS: Les recordamos que los formularios que deben ser utilizados, son los que están publicados en nuestra página web Servicio al Cliente Solicitud de Servicios (esto garantiza que se utilicen los formularios actualizados), no obstante lo anterior, se seguirán recibiendo los formularios antiguos hasta el 31 de Diciembre de 2014, con el fin de no generar reproceso a los clientes. 2. DOCUMENTOS OBLIGATORIOS POR TIPO DE CLIENTE: a. Vinculación Persona Vivienda de Interés Social Exclusivo Persona Natural. 1. Formulario de Solicitud de Vinculación de Persona Natural VIS totalmente diligenciado 2. Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía ó Registro Civil ó Tarjeta de Identidad ó Cedula de Extranjería Colombiana o Pasaporte. (La contraseña no es un documento válido de identificación) 3. Formato de Aceptación de la Cartera Colectiva. 4. No requiere perfil de riesgo. Recomendaciones: Una unidad de vivienda puede tener más de un comprador. El primer comprador deberá diligenciar lo referente a la información financiera la cual no podrá ser diligenciada en cero ($0) o anulada. Los demás compradores de la misma unidad de vivienda, diligenciaran su información financiera y en el evento de depender del primero y no tener ingresos que reportar podrá diligenciar la información financiera en cero ($0), siempre y cuando relacione en el origen de recursos esta dependencia indicando el nombre e identificación completa del primer titular que si reporto ingresos. En el evento en que los formatos que actualmente el constructor tiene ya diligenciados con campos financieros anulados (raya), les solicitamos adjuntar una nota aclaratoria en cada caso, indicando el nombre e identificación de la persona de la cual depende económicamente (datos del primer comprador). FATCA de forma independiente (este formato también se encuentra en la pagina web de la Fiduciaria). 1

2 b. Vinculación Persona Natural Proyectos NO VIS 1. Formulario de Solicitud de Vinculación de Persona Natural 2. Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía ó Registro Civil ó Tarjeta de Identidad ó Cedula de Extranjería Colombiana o Pasaporte. (la contraseña no es un documento válido de identificación) 3. Formato de Aceptación de la Cartera Colectiva totalmente diligenciada. 4. Certificado laboral no mayor a dos meses ó Dos últimos desprendibles de Nomina ó Certificado de ingresos expedido por Contador Público no mayor a dos meses con copia de la tarjeta profesional del contador ó Certificado de Ingresos y Retenciones o copia de la declaración de renta del último año gravable 5. No requiere perfil de riesgo. Recomendaciones: Una unidad de vivienda puede tener más de un comprador. El primer comprador deberá diligenciar lo referente a la información financiera la cual no podrá ser diligenciada en cero ($0) o anulada. Los demás compradores de la misma unidad de vivienda, diligenciaran su información financiera y en el evento de depender del primero y no tener ingresos que reportar podrá diligenciar la información financiera en cero ($0), siempre y cuando relacione en el origen de recursos esta dependencia indicando el nombre e identificación completa del primer titular que si reporto ingresos. En el evento en que los formatos que actualmente el constructor tiene ya diligenciados con campos financieros anulados (raya), les solicitamos adjuntar una nota aclaratoria en cada caso, indicando el nombre e identificación de la persona de la cual depende económicamente (datos del primer comprador). FATCA de forma independiente (este formato también se encuentra en la pagina web de la Fiduciaria). Cuando los soportes financieros superen los dos meses, pero el cliente (comprador) haya radicado a tiempo la información, es necesario que se haga una nota aclaratoria informando que por procesos administrativos de la constructora, se solicita no hacer la devolución por superar los dos meses, siempre y cuando no supere los seis meses desde la expedición del soporte. c. Vinculación Persona Jurídica: 1. Formulario de Solicitud de Vinculación de Persona Jurídica 2. Original del certificado de existencia y representación legal no mayor a 3 meses 3. Fotocopia de identificación del (los) Representante Legal (es) 4. Identificación de los accionistas o Socios. (dentro del formulario o como anexo) 5. Formato de Aceptación de la Cartera Colectiva totalmente diligenciada. 6. Estados Financieros certificados y/o dictaminados o Declaración de renta del último periodo disponible ó Balance Inicial. 7. Fotocopia del NIT o RUT 8. Acta de nombramiento y posesión cuando del representante legal cuando se trate de una empresa del estado. 9. No requiere perfil de riesgo. 2

3 Recomendaciones: Cuando una empresa este recien constituida, es decir que tiene menos de un año y aun no reporta ingresos, deberá informar el origen de recursos con el que está comprando el bien e indicar la fecha de constitución de la misma. FATCA de forma independiente. Cuando los soportes financieros superen los dos meses ó el certificado de cámara de comercio supere los tres meses, pero el cliente haya radicado a tiempo la información, es necesario que se haga una nota aclaratoria informando que por procesos administrativos de la constructora, se solicita no hacer la devolución por superar los dos meses, siempre y cuando no supere los seis meses desde la expedición del soporte. La información financiera versus los soportes tendrán un margen máximo de diferencia aceptable del 30% por encima o debajo de lo relacionado en el formulario. d. Vinculación Usuario. Únicamente para proyectos inmobiliarios en etapa de patrimonio autónomo Los usuarios son compradores que posterior al punto de equilibrio están adquiriendo una unidad y no requieren la apertura de una cartera colectiva. Los requisitos o soportes y reglas son los mismos mencionados anteriormente (Vinculación Persona Natural Proyectos NO VIS y Vinculación Persona Jurídica), excepto la aceptación de la cartera y deberán ser solicitados con el formato de vinculación de usuario. (Es fundamental utilizar el formulario correcto porque esto determina los soportes adjuntos). 3. INDICACIONES GENERALES SOBRE DECLARACIÓN FATCA, PARA TODO TIPO DE VINCULACIÓN: Personas Naturales: - Ser de nacionalidad colombiana y haber permanecido más de 183 días en el último año, o 122 días durante los últimos 3 años, dentro del territorio de los Estados Unidos. - Ser residente en Estados Unidos, sin importar el estatus migratorio. - Ser una persona con nacionalidad estadounidense. - Percibir ingresos por algún tipo de contrato con entidades estadounidenses. Personas Jurídicas: - Haber sido constituida dentro de la jurisdicción territorio estadounidense - Tener una participación accionaria de un ciudadano norteamericano con más el 10%. 3

4 4. VENTANILLA UNICA DE RADICACION DE DOCUMENTOS DE VINCULACION PROYECTOS FIDUCIA INMOBILIARIA: Como fue comunicado a ustedes en su momento, esta ventanilla está ubicada en la Cra.13 A # Piso 11 e inició su funcionamiento el 01 de Noviembre de Recuerden utilizar la planilla de remisión de documentos establecida y así evitar devoluciones. 5. CIRCULAR EXTERNA DEL 19 DE FEBRERO DE SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES - SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO LAIFT. Aquellas empresas vigiladas, que con posterioridad a la entrada en vigencia de esta circular, registren a 31 de diciembre de 2014 y sucesivamente cada año en la misma fecha de corte, ingresos brutos iguales o superiores a salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), estarán obligadas a tomar las medidas necesarias para dar cumplimiento a lo dispuesto en la presente circular en un término no mayor a 12 meses, contados a partir del corte a 31 de diciembre del año en que supere los ingresos mencionados. El sistema que debe tener cada compañía debe estar como mínimo compuesto por: Diseño y aprobación del sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT Contar con los recursos tecnológicos, humanos y físicos necesarios para la implementación del sistema. Oficial de Cumplimiento. Régimen Sancionatorio. Sistema de Comunicación. Capacitación. Objetivos del sistema: Identificar las situaciones que puedan generar a la empresa riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realiza. Procedimientos a ser implementados: Debida diligencia (conocimiento del cliente, empleado, Pep, Proveedor, asociado, etc). Manejo de efectivo. Señales de alerta. Identificación de operaciones inusuales y sospechosas. Reportes a la UIAF. Manejo de la documentación. Sistema de identificación de riesgos. 4

5 Dado lo anterior, es necesario evolucionar en la manera en que se realizan y visualizan las relaciones con los diferentes actores que hacen parte de la operación cotidiana y en especial con la información suministrada por cada uno de ellos. Operación inusual: Es aquella cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica de los clientes, o que por su monto, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos. Cualquier inquietud o aclaración por favor contactarse con su analista de negocio, con su Gerente Comercial o envíenos su inquietud al correo atencion.fidubogota@fidubogota.com, registrando en el asunto: Constructora XXX Proyecto XXX Tipo de solicitud. Cordial Saludo, FIDUCIARIA BOGOTA S.A 5