Procedimiento para el Control de Documentos. Establecer y mantener un control electrónico de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Transcripción

1 Procedimiento para el Control Página Propósito Establecer y mantener un control electrónico los documentos l Sistema Gestión la Calidad. 2. Alcance Aplica para todos los documentos l Sistema Gestión la Calidad l Instituto Tecnológico Pachuca. 3. Políticas operación 3.1 Se consiran documentos vigentes y controlados manera electrónica los documentos l SGC que se encuentren a disposición en el portal, tanto para consulta como para impresión. 3.2 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original 3.3 Consirando la política anterior, el CD l Instituto es el único autorizado para imprimir procedimientos l SGC, a aquellos usuarios que seen tener el documento en físico, asegurándose siempre que sea la revisión vigente. 3.4 El Área que realice los cambios notificará y entregará original con firmas impreso al CD, así como procedimientos y formatos con instructivo en PDF y formatos en Word sin instructivo. 3.5 Los documentos origen externo son intificados por su nombre y fecha emisión, se controlan a través l portal l SGC en el Instituto, quien see tener un documento externo impreso en papel berá reportarlo al CD para su control. 3.6 Es responsabilidad l CD actualizar la lista maestra documentos controlados. 3.7 Los documentos entraran en vigor a partir su publicación en un máximo 10 días hábiles posteriores a la fecha autorización l mismo, a excepción aquellos que sean aplicados por su naturaleza. 3.8 El jefe l Centro cómputo será responsable dar mantenimiento al portal calidad l SGC. 3.9 El CD berá mantener una carpeta con los documentos l SGC impresos con las firmas autógrafas elaboración, revisión y autorización Los subdirectores y sus jefes partamento son los responsables mantener actualizados los documentos externos que afectan a sus procedimientos y actualizar el rubro documentos referencia cuando se requieran. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ M. C. I. Sesangari Vaca Flores Controlador ING. FERNANDO CRUZ HERNANDEZ. RD ING. FRANCISCO RAFAEL SALDAÑA IBARRA DIRECTOR Firma: Firma: Firma: 07 DE FEBRERO DEL DE FEBRERO DEL DE FEBRERO DEL 2018 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.

2 Procedimiento para el Control Página Diagrama l procedimiento. Elaborador. Responsables Revisar y Autorizar. Controlador Centro Computo Usuario Inicio Elabora 1 Revisa 2 NO Es Correcto? SI 3 Firma revisado 4 5 Autoriza documento Intifica Cambios y Número Revisión. NO 7 8 Es Correcto? SI Publica Documentación Consulta y aplica documentación publicada en el portal 6 Actualiza Lista Maestra Término Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.

3 Procedimiento para el Control Página Descripción l procedimiento Secuencia etapas 1. Elabora 2. Revisa 3.Firma revisado 4.-Autoriza documentos 5.-Intifica Cambios Número Revisión. 6.-Actualización Lista Maestra y Actividad 1.1 En caso un nuevo documento o actualización alguno fina el nombre con el que se dará a conocer el documento. El nombre berá hacer referencia a la actividad propia a realizar y Elaborar documento con forme al instructivo trabajo para elaborar documentos. ITPAC-CA-IT Asigna código y número revisión al documento, fecha revisión. (Ver Anexo 9.2 tabla asignación códigos). 2.1 Revisa que el documento cumpla con las especificaciones aplicables. 2.2 Los documentos ben ser revisados acuerdo a la Tabla aprobación y autorización documentos (Ver Anexo 9.3). SI es correcto pasa a la etapa 3. NO es correcto regresa a la etapa Firma documento en el campo correspondiente revisado 4.1 Autoriza documento y firma en el campo correspondiente 5.1 El Controlador recibe la documentación revisada y autorizada verifica cambios y número revisión (ver anexo 9.1). 5.2 En caso intificar algunas inconsistencias en los documentos en cuanto a códigos, número revisión, nominaciones, fechas elaboración, revisión y autorizaciones be notificar al elaborador documentos (ver anexo 9.1). 6.1 Actualización la Lista Maestra 6.2 Entrega a centro cómputo los documentos autorizados con copia dirigida al RD, para que este notifique al comité calidad. Responsable Elaborador documento. La Subdirección correspondiente o RD La Subdirección correspondiente o RD La Dirección Controlador Controlador Publica Documentación e informa a los responsables los procesos 7.1 El jefe l centro cómputo sube los documentos al portal. Jefe l Centro Computo Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.

4 Procedimiento para el Control Página 4 7 Secuencia etapas 8. Consulta y aplica documentación publicada en el portal Actividad 8.1. El usuario consultara en el portal institucional la documentación l Sistema Gestión Calidad para su aplicación. Responsable Usuario 6. referencia DOCUMENTO Norma para el Sistema Gestión la calidad- Fundamento y vocabulario. ISO 9000:2005 COPANT/ISO NMX-CC-9000-IMNC Norma para el Sistema Gestión la calidad- Requisitos. ISO 9001:2008 COPANT/ISO NMX-CC-9001-IMNC Instructivo para elaborar documentos l SGC ITPAC-CA-IT Registros Registros Tiempo Retención Responsable conservarlo Código registro Lista Maestra Internos Controlados. Hasta la siguiente modificación. Controlador documentos ITPAC-CA-PG Lista Origen Externo. Hasta la siguiente modificación Controlador documentos ITPAC-CA-PG Tabla control cambios Permanente Controlador ITPAC-CA-PG Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.

5 Procedimiento para el Control Página Glosario Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente información que afecte a la calidad los servicios proporcionados por el Instituto Tecnológico. Documento Origen Externo: Documento que sirve referencia al sarrollo las actividas y funciones l Sistema Gestión la Calidad y que no fue elaborado manera interna en el Tecnológico Ej.: Ley Feral l Trabajo. Documento Interno Controlado: Documento l Sistema Gestión la Calidad. Lista Maestra Controlados: Registro calidad en don se encuentran relacionados todos los documentos controlados que integran el Sistema Gestión la Calidad. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evincia actividas sempeñadas. 9. Anexos 9.1 Formato lista maestra documentos internos controlados ITPAC-CA-PG Formato listas documentos origen externo ITPAC-CA-PG Tabla control cambios ITPAC-CA-PG Tabla asignación códigos para documentos l SGC ITPAC-CA-PG Tabla aprobación y autorización documentos ITPAC-CA-PG Instructivo trabajo para elaborar procedimientos ITPAC-CA-IT-001 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.

6 Procedimiento para el Control Página Cambios a esta versión Número revisión. Fecha actualización Febrero 2018 Descripción l cambio. Se amplio en el punto 3.4 que cita El Área que realice los cambios notificará y entregará original con firmas impreso al CD, así como procedimientos y formatos con instructivo en PDF y formatos en Word sin instructivo. En el punto 3.7 se realizó un cambio que cita Los documentos entraran en vigor a partir su publicación en un máximo 10 días hábiles posteriores a la fecha autorización este, a excepción aquellos que sean aplicados por su naturaleza Marzo 2017 Se amplio el punto número 3.10 que cita Los subdirectores y sus jefes partamento son los responsables mantener actualizados los documentos externos que afectan a sus procedimientos y actualizar el rubro documentos referencia cuando se requieran Enero 2016 Se corrige en el punto 3.4 que cita en Word los cambios señalados en PDF. Por impreso al CD. El 3.6 se corrige berá reportarlo al CD para su control. El 3.8 se agrega a excepción aquellos que sean aplicados por su naturaleza. En el Diagrama l procedimiento Se agrega punto 6 Actualiza Lista Maestra y por consiguiente en la scripción l procedimiento. Se agrega el RD en el punto 2 la scripción l procedimiento en el apartado responsable. Y el punto 3 se cambia el responsable por la subdirección correspondiente o RD. En el punto 4 se cambia el responsable por la dirección. Se modifica el responsable l punto 7 por el jefe l centro cómputo y se eliminan actividas. En el registro se modifica la lista notificación cambios Agosto 2014 Se anexa el punto 3.12 el cual cita que el CD berá mantener una carpeta con los documentos l SGC impresos con las firmas autógrafas elaboración, revisión y autorización 9 8 Agosto 2012 Se corrige el punto 3.3 que cita que el CD es el único que pue imprimir todo, y es únicamente los procedimientos. Se agregaron los puntos: 3.7 quien see tener un documento externo impreso en papel berá reportarlo al CD su control El CD en conjunto con los miembros l comité calidad, serán responsables contar únicamente con la versión actualizada l SGC, eliminando los documentos obsoletos El jefe l Centro cómputo será responsable dar mantenimiento al portal calidad l SG Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.

7 Procedimiento para el Control Página Agosto 2010 Se cambio el código SNEST por ITPAC 7 04 septiembre 2009 Revisión total 6 22 marzo 2007 Se modifica el propósito, el alcance y las políticas, con el fin que el control los documentos sea un control electrónico, se modifica la etapa 6 en el diagrama l procedimiento y se modifica la scripción actividas, bido a que ya no se genera una bitácora distribución, no se sellan ni se firman las copias,, se modifican los anexos y sus códigos, elimina el formato para la lista maestra documentos ya que esta se convierte en Registro calidad quedando como anexo l manual. El Formato bitácora distribución pasa a ser un formato para el control distribución documentos. Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción l original.