Estructura de tabla. Crear una tabla de base de datos. Paso previo a la creación i

Transcripción

1 Estructura de una tabla Estructura de tabla Access 2016 Crear una tabla de base de datos Paso prevo a la creacón Una tabla es un conjunto de datos estructurados. Esta estructura se basa en un elemento fundamental: el campo. Cada campo de la tabla representa una nformacón específca (el campo Nombre, por ejemplo, se corresponde con el nombre del clente, el campo CP, con el códgo postal de su lugar de resdenca, etc.). El conjunto de datos de estos campos consttuye un regstro (en una tabla Clentes, por ejemplo, cada regstro contene la nformacón de cada clente); todos los regstros de la tabla ncluyen la msma nformacón (aunque algunos campos pueden quedarse en blanco por falta de nformacón). Este conjunto de datos está representado en forma de tabla consttuda por columnas (campos) y por flas (regstros): La estructura de la tabla permte ndcar los nombres de los campos que la componen, así como dversas propedades como, por ejemplo, el tpo de datos permtdo para este campo ( se trata de caracteres, números, fechas, etc.?) y el número máxmo de caracteres permtdos (longtud del campo). Edtons ENI - Reproduccón prohbda 77

2 Access 2016 Tablas Uno de los campos de la base de datos debe permtr dentfcar cada regstro de forma únca: se trata de la clave prncpal (en caso contraro, Access puede crear el campo y admnstrar los datos que contene automátcamente). Crear una tabla en la vsta Hoja de datos Se trata de crear una tabla en blanco a la que agregará dversos campos en la vsta Hoja de datos. En la pestaña Crear, haga clc en el botón Tabla del grupo Tablas. Se abrrá una nueva tabla que contene úncamente el campo Id en la vsta Hoja de datos. La columna Haga clc para agregar estará selecconada. Agregue los campos a la tabla especfcando el tpo de datos para cada campo (véase Cambar la estructura de una tabla en la vsta Hoja de datos en este capítulo); los dferentes tpos de datos (Texto corto, Texto largo, Número, etc.) se explcan en el apartado sguente Crear una tabla en la vsta Dseño. Guarde la tabla: haga clc en la pestaña Archvo y, a contnuacón, seleccone la opcón Guardar, haga clc en la herramenta Guardar de la barra de herramentas de acceso rápdo o utlce el método abrevado de teclado C G. A contnuacón, ntroduzca el nombre de la tabla en el cuadro de texto Nombre de la tabla de la ventana que aparece y haga clc en el botón Aceptar. Introduzca, s lo desea, los regstros de esta tabla y, a contnuacón, cérrela hacendo clc en el botón. 78

3 Estructura de una tabla m S los datos que desea agregar a la tabla exsten en un lbro de Excel, puede realzar una copa de los datos del lbro de Excel en la tabla de Access que se muestra en la vsta Hoja de datos: después de haber copado los datos del lbro de Excel, regrese a Access y, a contnuacón, haga clc en el botón Tabla de la pestaña Crear (grupo Tablas). Compruebe que la columna Haga clc para agregar está selecconada y, a contnuacón, utlce el método abrevado de teclado C V para pegar los datos en la hoja de datos. Confrme que se han agregado los datos hacendo clc en el botón Sí del mensaje que se muestra. Crear una tabla en la vsta Dseño Se trata de crear una tabla en blanco a la que agregará campos en la vsta Dseño. En la pestaña Crear, haga clc en el botón Dseño de tabla del grupo Tablas. La ventana de creacón de una tabla se mostrará en la pantalla. Podrá observar que aparece una pestaña contextual Dseño que está selecconada. Para nsertar un campo en la tabla: - Haga clc en la prmera celda vacía de la columna Nombre del campo y escrba el nombre del campo: de 1 a 64 caracteres como máxmo exceptuando el punto (.), el sgno de exclamacón (!), el apóstrofe nverso (`) y los corchetes ([ ]). - Seleccone el Tpo de datos que desee asgnar al campo: haga clc en la celda correspondente de la columna Tpo de datos, abra la lsta desplegable y, a contnuacón, haga clc en el tpo deseado: Texto corto Caracteres alfanumércos (letras o cfras); la longtud de un campo de texto está lmtada a 255 caracteres. Texto largo Caracteres alfanumércos con posbldad de formato de texto enrquecdo; la longtud máxma de un campo Texto largo está lmtada a caracteres. Número Números con o sn decmales. Fecha/Hora Fechas u horas (Access comprueba la valdez de las fechas o de las horas escrtas). Moneda Valores presentados con formato de moneda (por ejemplo, ). Autonumeracón Valor numérco ncrementado automátcamente cada vez que teclea un nuevo regstro. Sí/No Solo dos datos están permtdos para este tpo de campo: Sí o No. Por ejemplo, un campo llamado Lqudado permte escrbr s una factura ha sdo lqudada o no. Edtons ENI - Reproduccón prohbda 79

4 Access 2016 Tablas Objeto OLE Hpervínculo Datos adjuntos Calculado Asstente para búsquedas Este tpo de campo se utlza para nsertar en una tabla objetos de otras aplcacones de Wndows. Este tpo de campo contene texto utlzado como dreccón de hpervínculo. Este tpo de campo permte guardar mágenes, objetos gráfcos, archvos de Offce o cualquer tpo de archvo procedente de otra aplcacón. Este tpo de campo permte crear una expresón que muestra el resultado de un cálculo que hace referenca a otros campos de la msma tabla. Inca un Asstente para crear un campo que permte selecconar el valor que se debe aplcar al campo a partr de los datos de un campo de otra tabla o de los datos que usted ha ntroducdo. Introduzca, s es necesaro, un texto que descrba el contendo de este campo en la columna Descrpcón; este texto aparecerá en la barra de estado cuando agregue o modfque los datos del campo. Para defnr las propedades de cada campo, haga clc en la fla del campo correspondente y, a contnuacón, complete la parte nferor de la ventana. Más adelante en este capítulo, veremos cómo modfcar las propedades de los campos (véase Cambar las propedades de los campos). 80

5 Estructura de una tabla Especfque, s es necesaro, qué campo debe utlzarse como clave prncpal: haga clc en la fla correspondente y, a contnuacón, seleccone el botón Clave prncpal del grupo Herramentas (pestaña Dseño). Guarde la tabla: haga clc en la pestaña Archvo y, a contnuacón, seleccone la opcón Guardar, haga clc en la herramenta Guardar de la barra de herramentas de acceso rápdo o utlce el método abrevado de teclado C G. A contnuacón, ntroduzca el nombre de la tabla en el cuadro de texto Nombre de la tabla de la ventana que aparece y haga clc en el botón Aceptar. Cerre la tabla hacendo clc en el botón. m S no modfca el tpo de datos asocado al campo, este será de tpo Texto corto de forma predetermnada. Para elegr otro tpo de campo predetermnado, utlce la lsta Tpo predetermnado de campo de la categoría Dseñadores de objetos del cuadro de dálogo Opcones de Access (pestaña Archvo - botón Opcones). Cambar la estructura de una tabla en la vsta Hoja de datos En el panel de navegacón, haga doble clc en la tabla cuya estructura desee cambar para que se abra en la vsta Hoja de datos. Haga clc en la pestaña Campos. Agregar un campo nuevo Se trata de nsertar una columna nueva a la que asgnará el nombre del campo deseado. Para agregar un campo ntroducendo datos, haga clc en la celda que aparece bajo la etqueta Haga clc para agregar (últma columna de la tabla), ntroduzca los datos del campo y, a contnuacón, confrme con la tecla E: el Tpo de datos y el Formato del campo se atrbuyen automátcamente en funcón del texto ntroducdo (por ejemplo, s ntroduce 22:45, Access determnará el tpo de datos Fecha/Hora y el formato Hora corta). Access atrbuye el nombre Campo1 al nuevo campo, donde el número del campo camba en funcón del número de campos nsertados anterormente. Modfque, s es precso, el nombre del campo: haga doble clc en la etqueta de la columna (campo), escrba el nuevo nombre y, a contnuacón, confrme pulsando la tecla E. Edtons ENI - Reproduccón prohbda 81

6 Access 2016 Tablas Para agregar un campo selecconando su tpo de datos, haga clc en el encabezado del campo tras el cual debe nsertarse el nuevo campo. En la pestaña Campos, haga clc en el botón correspondente al tpo de campo que se va a agregar en el grupo Agregar y elmnar o, s no le srve nnguno de los campos propuestos, haga clc en el botón Más campos para mostrar la galería de campos. Los campos se clasfcan por categoría según su tpo. Certos tpos de la categoría Inco rápdo agrupan varos campos, como el tpo Nombre, que permte agregar los campos Nombre y Apelldos. Otros campos, como el campo Tpo de pago, son lstas desplegables de opcones predefndas; por ejemplo, el campo Tpo de pago ofrece las opcones Efectvo, Tarjeta de crédto, Cheque y En espece. A contnuacón, haga clc en el tpo de campo que desee agregar, escrba su nombre en la fla de encabezado y confrme pulsando la tecla E; el número de caracteres del campo debe estar comprenddo entre 1 y 64, exceptuando el punto (.), el sgno de exclamacón (!), el apóstrofe nverso (`) y los corchetes ([]). S ha agregado un campo selecconando su tpo en la categoría Inco rápdo, este se nsertará a la zquerda del campo ncalmente selecconado. 82 Cuando haya termnado de agregar los campos a la tabla, cerre la tabla s es necesaro hacendo clc en el botón.