ELABORACIÓN DE LA NÓMINA

Transcripción

1 ELABORACIÓN PÁGINA: 1 de 14 CONTROLA ELABORA Y REVISA APRUEBA EXPIDE Aida María Flores Moya Directora de Planeación y Evaluación del Desempeño Edgar Guillén Cáceres E. Yamileth Lozano Garza Julieta Hernández Pachuca Director de Recursos Humanos Secretaria de Administración Contralora Municipal I. OBJETIVO Elaborar la nómina quincenal, de los(as) empleados(as) de la Administración Pública Central, efectuando altas, bajas, movimientos del personal en la nómina, así como alguna incidencia que afecte el salario de el(la) empleado(a), jubilado(a), pensionado(a) y beneficiario(a). II. III. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a la Dirección de Recursos Humanos. DEFINICIONES Incidencias. Toda deducción o percepción que afecte el salario de el(la) empleado(a). Layout. Formato para cargar a la plataforma digital con especificaciones requeridas según el solicitante. RH. Recursos Humanos. REGER. Sistema donde se genera y elabora la orden de pago. MOPER. Movimiento de Personal, documento que se genera a través de un sistema, en el cual se registra información de el(la) empleado(a) o beneficiario(a) cuando existe un alta, baja o cambio. OP. Orden de Pago para descuentos de acreedores y pensión alimenticia. Acreedor. Persona o Institución que tiene derecho a que se le satisfaga una deuda. DOCUMENTADOR DE FOLIOS. Sistema donde se asigna folio para trámites de Orden de Pago. Dispersión. Acción de depositar en la cuenta bancaria el salario del(la) empleado(a) por desempeñarse en la Administración Pública Central. Suficiencia. Capacidad de recursos financieros. Descuento Judicial. Pago de pensión alimenticia, pago de deudas civiles o mercantiles.

2 PÁGINA: 2 de 14 Enlace Administrativo(a). Empleado(a) de la Administración Pública Central que envía altas, bajas, movimientos e incidencias de las diferentes Secretarías de la Administración Pública Central. IV. COMPETENCIAS Enlace Administrativo(a). - Enviar las incidencias de la quincena correspondiente mediante oficio y correo electrónico a el(la) Nóminas. Acreedores - Enviar las incidencias de la quincena correspondiente mediante oficio y correo electrónico a el(la) Nóminas. Jefe(a) de Recepción de Movimientos. - Enviar los MOPERS de altas, bajas y movimientos a el(la) Coordinadora(a) de Nóminas de la quincena correspondiente. Auxiliar de Recepción de Movimientos. - Envía a el(la) Nómina las licencias laborales de la quincena correspondiente. Jefatura Jurídica de la Dirección de RH. - Enviar la información de la solicitud del Juez para el descuento judicial a el(la) empleado(a) y le informa en que quincena debe reflejarse. Auxiliar de Prestaciones y Servicios. - Enviar a el(la) Nómina la relación de la documentación para el pago de la ayuda económica para gastos de defunción y los MOPERS de alta y baja de los(as) beneficiarios(as). Encargado(a) de Finiquitos. - Enviar a el(la) Nómina el oficio y la relación de la documentación para el pago de pensionados(as) y jubilados(as). Nómina. - Recibir y enviar a el Jefe(a) de Nómina la información proporcionada por el(la) Jefe(a) de Recepción de Movimientos, los(as) Enlaces Administrativos(as), los Acreedores y el(la) Auxiliar de Recepción de Movimientos. - Enviar mediante oficio la conclusión de Nómina a el(la) Director(a)de Planeación Presupuestal.

3 PÁGINA: 3 de 14 - Enviar por correo electrónico la conclusión de la nómina a la Dirección de Informática, Dirección de Egresos y a la Dirección de Planeación Presupuestal. - Enviar en físico el resumen de nómina con antefirmas y enviar por correo electrónico el plano a la Dirección de Contabilidad. - Recabar antefirmas de el Jefe(a) de Nóminas y el (la)director(a) de RH en el resumen de nómina. - Enviar por correo electrónico a los acreedores, los descuentos realizados en los empleados. Jefe(a) de Nómina. - Recibir y enviar la información brindada por el(la) Nóminas al Operador(a) de Nóminas para ejecutar la quincena correspondiente. - Revisar y analizar el resultado de la nómina. - Realizar el cálculo definitivo de la nómina. - Validar las cuentas y tarjetas de nómina de los empleados que regresan a dispersión o como forma de pago en cheque. - Solicitar las tarjetas faltantes y de reposición. - Generar líneas de cheque y recibos de pago para los archivos de impresión de cheques y recibos. - Solicitar e informar a la Dirección de Egresos la suficiencia a las cuentas. - Preparar los archivos de dispersiones bancarias y de bono de despensa. - Realizar dispersión a las cuentas bancarias de los(as) empleados(as), jubilados(as), pensionados(as) y beneficiarios(as). - Imprimir y colocar antefirma en el resumen de nómina. Operador(a) de Nómina. - Realizar los reportes de nómina preparados para la carga de altas, bajas y movimientos de personal e incidencias que afecten la nómina. - Preparar los Layouts para la cargar en REGER. - Cargar en REGER los Layouts. - Revisar y analizar la falla de la carga de los Layouts. - Realizar altas, bajas y movimientos de MOPER, incidencias y cargo a Acreedores. - Realizar el primer cálculo de la nómina. - Generar reportes de la nómina y enviarlos a el(la) Nóminas y a el(la) Jefe de Nóminas. Auxiliar de Nómina. - Recibir y capturar en la base de datos los oficios proporcionados por el(la) Enlace Administrativo(a) o Acreedores. - Ingresar a REGER y revisar la información en el botón de movimientos pendientes.

4 PÁGINA: 4 de 14 - Responder el correo electrónico de la Dirección de Planeación Presupuestal notificando que la información es incorrecta. - Generar OP en REGER. - Generar, imprimir y enviar el registro contable de las OP. - Ingresar, dar de alta y asignar folio a las OP en el Documentador de Folios. - Documentar evidencias o respaldos según sea el caso creando respaldo en físico de los documentos a entregar. - Elaborar oficio y entregar a la Dirección de Egresos las OP. Director(a) de RH. - Recibir las OP y firmar de Vo Bo. - Recabar la firma del Secretario de Administración en las OP generadas. Dirección Planeación Presupuestal. - Enviar el oficio y correo electrónico notificando que la información se encuentra disponible para revisión. Dirección de Egresos. - Liberar la suficiencia para realizar la dispersión. - Recibir las OP y brindar sello de recibido en el oficio. V. MARCO JURÍDICO NORMATIVO A. TRATADOS INTERNACIONALES N/A B. NIVEL FEDERAL Ley Federal del Trabajo Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos C. NIVEL ESTATAL Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Nuevo León Ley del Servicio Civil del Estado de Nuevo León D. NIVEL MUNICIPAL Reglamento de la Administración del Municipio de Monterrey Acuerdo Administrativo Convenio Laboral

5 PÁGINA: 5 de 14 VI. DIAGRAMA DE FLUJO Enlace Administrativo(a) Acreedores Auxiliar de Nómina Jefe(a) de Recepción de Movimientos Auxiliar de Recepción de Movimientos Jefatura Jurídica de la Dirección de RH A) Envía las incidencias mediante oficio y en formato electrónico a el(la) Nóminas. B) Envía las incidencias mediante oficio y en formato electrónico a el(la) Coordinador(a) de Nóminas. Recibe el oficio, lo captura en la base de datos y lo envía a el(la) Nóminas. C) Envía los MOPER de altas, bajas y cambios a el(la) Nóminas. D) Envía las licencias laborales de la quincena en curso a el(la) Nóminas. E) Envía a el(la) Nómina la información de la solicitud de el(la) Juez para el descuento judicial a el(la) empleado(a) y le informa en que quincena debe reflejarse el descuento. 1

6 PÁGINA: 6 de 14 Auxiliar de Prestaciones y Servicios Encargado(a) de Finiquitos Nómina Jefe(a) de Nómina Operador(a) de Nómina 1 Envía a el(la) Nómina la relación de la documentación para el pago de la ayuda económica para gastos de defunción y los MOPERS de alta y baja de los(as) beneficiarios(as). Envía a el(la) Nómina el oficio y la relación de la documentación para el pago de pensionados(as) y jubilados(as). Recibe, revisa y envía la información a el(la) Jefe(a) de Nóminas. Recibe y prepara la información para que el(la) Operador(a) de Nómina pueda ejecutar los reportes. Genera los reportes de nómina para la carga de altas, bajas, cambios e incidencias que afecten la nómina en la quincena correspondiente. Genera los LAYOUTS para la carga en REGER. Se aceptan los registros? NO SI Revisa, analiza la falla de la carga y corrige el error. Realiza las altas, bajas movimientos, incidencias y genera el primer cálculo de la nómina. 2

7 PÁGINA: 7 de 14 Operador(a) de Nómina Jefe(a) de Nómina 2 Realiza los ajustes para obtener resultado y lo envía a el(la) Jefe(a) de Nómina. Revisa y analiza el resultado de la Nómina. Realiza el calculo definitivo y procede a la revisión del mismo. NO El cálculo es satisfactorio? SI Hace definitiva la nómina. Valida las cuentas y tarjetas de nómina de los empleados que regresan a dispersión como forma de pago o en cheque. La información es correcta? 3 Genera los reportes necesarios para la Dirección de Egresos, Dirección de Contabilidad, a los Acreedores, Archivo y los envía a el(la) Nómina y a el(la) Jefe(a) de Nómina. NO Solicita las reposiciones y las tarjetas faltantes. Genera las líneas de cheques y recibos para los archivos de impresión de cheques y recibos. SI

8 PÁGINA: 8 de 14 Dirección de Egresos Jefe(a) de Nómina Nómina 3 Recibiendo la notificación de el(la) Jefe(a) de Nóminas procede a liberar la suficiencia. Recibiendo el reporte por parte de el(la) Operador(a) de Nómina, solicita e informa a la Dirección de Egresos la suficiencia a las cuentas para proceder a la dispersión. Prepara los archivos de dispersiones bancarias y de bono de despensa. Realiza la dispersión a las cuentas bancarias de los empleados(as), jubilados(as), pensionados(as) y beneficiarios(as). Imprime, coloca antefirma en el resumen de nómina, y lo entrega a el(la) Nóminas. Envía mediante correo electrónico la conclusión de la nómina Dirección de Planeación Presupuestal, Dirección de Informática y a la Dirección de Egresos. Envía mediante oficio la conclusión de nómina a el(la) Director(a) de Planeación Presupuestal. Recibe el resumen de nómina y recaba la antefirma de el(la) Director(a) de RH. Obteniendo las antefirmas, entrega el resumen de la nómina en físico y envía mediante correo electrónico el plano a la Dirección de Contabilidad. Envía mediante correo electrónico a los acreedores los descuentos aplicados a los(as) empleados(as). 4

9 PÁGINA: 9 de 14 Dirección Planeación Presupuestal Auxiliar de Nómina Director(a) de RH Auxiliar de Nómina Dirección de Egresos 4 Envía correo electrónico y oficio a el(la) Auxiliar de Nómina notificando que la información se encuentra disponible para revisión en el botón de movimientos pendientes. Ingresa a REGER y revisa la información en el botón de movimientos pendientes La información es correcta? SI Ingresa en el Documentador de Folios y da de altas las OP generadas en el periodo quincenal correspondiente. Al finalizar el alta en el documentador de folios, se le asigna el folio correspondiente a la OP. NO Responde el correo de la Dirección de Planeación Presupuestal, notificando que la información es incorrecta y solicita modificación de la misma. Genera las OP en REGER. Genera, imprime el registro contable de las OP, y lo envía a el(la) Director(a) de RH. Recibe, firma las OP, recaba la firma de el(la) Secretario(a) de Administración y las entrega a el(la) Auxiliar de Nómina. Documenta las OP con evidencias o respaldo según sea el caso y crea respaldo en físico de los documentos a entregar. Elabora oficio y entrega las OP a la Dirección de Egresos para que revise y ejecute las OP. Recibe las OP y brinda el sello de recibido. FIN

10 PÁGINA: 10 de 14 VII. DESCRIPCIÓN 7.1 El(la) Enlace Administrativo(a) de la Secretaría envía las incidencias mediante oficio y en formato electrónico a el(la) Nóminas. 7.2 Los Acreedores envían las incidencias mediante oficio y en formato electrónico a el(la) Nóminas. 7.3 El(la) Auxiliar de Nómina recibe los oficios enviados de el(la) Enlace Administrativo(a) y los Acreedores, los captura en la base de datos y los envía al(la) Nómina. 7.4 El(la) Jefe(a) de Recepción de Movimientos envía a el(la) Nómina los MOPER de altas, bajas y cambios de los(as) empleados(as) de la quincena en curso. 7.5 El(la) Auxiliar de Recepción de Movimientos envía a el(la) Nómina las licencias laborales y el listado de reposición del carnet de identidad de la quincena en curso. 7.6 El(la) Jefatura Jurídica de RH envía a el(la) Nómina la información de la solicitud del Juez para el descuento judicial a el(la) empleado(a) y le informa también en que quincena debe reflejarse el descuento. 7.7 El(la) Auxiliar de Prestaciones y Servicios envía a el(la) Nómina la relación de la documentación para el pago de la ayuda económica para gastos de defunción y los MOPERS de alta y baja de los beneficiarios(as). 7.8 El(la) Encargado(a) de Finiquitos envía a el(la) Nómina el oficio y relación de la documentación para el pago de pensionados(as) y jubilados(as). 7.9 El(la) Nómina recibe, revisa y envía la información a el Jefe(a) de Nómina El(la) Jefe(a) de Nómina recibe y prepara la información para que el(la) Operador(a) de Nómina pueda ejecutar los reportes El(la) Operador(a) de Nómina genera los reportes de nómina para la carga de las altas, bajas, cambios e incidencias que afecten la nómina en la quincena correspondiente El(la) Operador(a) de Nómina genera los Layouts para la carga en REGER.

11 PÁGINA: 11 de El(la) Operador(a) de Nómina carga en REGER los Layouts y revisa que se acepte los registros. Si REGER rechaza el reporte, deberá continuar en la actividad Si REGER no rechaza el reporte deberá continuar en la actividad El(la) Operador(a) de Nómina revisa, analiza la falla de la carga y corrige el error, regresa a la actividad El(la) Operador(a) de Nómina realiza las altas, bajas, movimientos, incidencias y genera el primer cálculo de la nómina El(la)Operador(a) de Nómina realiza los ajustes para obtener el resultado y lo envía al(la) Jefe(a) de Nómina El(la) Jefe(a) de Nóminas revisa y analiza el resultado de la nómina El(la) Jefe(a) de Nómina realiza el cálculo definitivo y se procede a la revisión final del mismo. Si el cálculo es satisfactorio deberá continuar en la actividad Si el cálculo no es satisfactorio se regresa a la actividad El(la) Jefe(a) de Nómina hace definitiva la nómina El(la) Jefe(a) de Nómina valida las cuentas y tarjetas de nómina de los(as) empleados que regresan a dispersión como forma de pago en cheque Si la información de las cuentas y tarjetas se encuentra correcta el(la) Jefe(a) de Nóminas continua en la actividad Si la información no es correcta el(la) Jefe(a) de Nóminas solicita reposiciones y tarjetas faltantes, regresa a la actividad El(la) Jefe(a) de Nóminas genera las líneas de cheques y recibos para los archivos de impresión de los mismos El(la) Operador de Nómina genera los reportes necesarios para la Dirección de Egresos, Dirección de Contabilidad, a los Acreedores, Archivo y los envía al(la) Nómina y al(la) Jefe(a) de Nómina Recibiendo el reporte por parte del(la) Operador(a) de Nómina, solicita e informa a la Dirección de Egresos la suficiencia a las cuentas para proceder la dispersión La Dirección de Egresos recibiendo la notificación del(la) Jefe(a) de Nóminas procede a liberar la suficiencia.

12 PÁGINA: 12 de El(la) Jefe(a) de Nómina prepara los archivos de dispersiones bancarias y de bono de despensa. Nota. La dispersión de los bonos de despensa se realiza cada segunda quincena del mes El(la) Jefe de Nómina imprime el resumen de nómina, coloca antefirma y lo entrega al(la) Nóminas El(la) Coordinador(a) envía mediante correo electrónico la conclusión de la nómina a la Dirección de Planeación Presupuestal, Dirección de Informática y a la Dirección de Egresos El(la) Nómina envía mediante oficio la conclusión de la nómina al(la) Director(a) de Planeación Presupuestal El(la) Nómina recibe el resumen de nómina y recaba la firma del(la) Director(a) de RH Obteniendo las antefirmas, el(la) Nómina entrega el resumen de la nómina en físico y envía mediante correo electrónico el plano a la Dirección de Contabilidad El(la) Nómina envía correo electrónico a los acreedores con los descuentos aplicados en los empleados La Dirección de Planeación Presupuestal envía correo electrónico y oficio a el(la) Auxiliar de Nómina notificando que la información se encuentra disponible para revisión en el botón de movimientos pendientes El(la) Auxiliar de Nóminas ingresa a REGER y revisa la información en el botón de movimientos pendientes Si la información en el botón de movimientos pendientes es correcta, el(la) Auxiliar de Nómina continua en la actividad Si la información es incorrecta continua en la actividad El(la) Auxiliar de Nómina responde el correo de la Dirección de Planeación Presupuestal, notificando que la información es incorrecta y solicita modificación de la misma. Regresa a la actividad El(la) Auxiliar de Nómina genera las OP en REGER.

13 PÁGINA: 13 de El(la) Auxiliar de Nómina genera, imprime el registro de contable de las OP y lo envía al(la) Director(a) de RH El(la) Director(a) de RH recibe, firma las OP, recaba la firma del(la) Secretario(a) de Administración y las entrega al(la) Auxiliar de Nóminas El(la) Auxiliar de Nóminas ingresa en el Documentador de Folios y da de alta las OP generadas en el periodo quincenal correspondiente. Al finalizar el alta en el documentador de folios, se le asigna el folio correspondiente a la OP El(la) Auxiliar de Nominas documenta las OP con evidencias o respaldos según sea el caso y crea respaldo en físico de los documentos a entregar El Auxiliar de Nominas elabora oficio y entrega las OP a la Dirección de Egresos para que revise y ejecute las OP La Dirección de Egresos recibe las OP y brinda el sello de recibido. Concluye el proceso

14 PÁGINA: 14 de 14 VIII. IX. REFERENCIAS Y/O BIBLIOGRAFÍA N/A ANEXOS N/A X. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA MOTIVO 01 22/10/18 Creación del procedimiento