GESTIÓN DE TRÁMITES ANTE LA OFICINA CENTRAL DE ECONOMÍA Y FINANZAS. Marzo 2015
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- Guillermo Páez Álvarez
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1 GESTIÓN DE TRÁMITES ANTE LA OFICINA CENTRAL DE ECONOMÍA Y FINANZAS Marzo 2015
2 Reciban un cordial saludo de la nueva administración de la Oficina Central de Economía y Finanzas de la Universidad Nacional de Ingeniería, que en su condición de órgano de apoyo se compromete con los objetivos propuestos por nuestra casa de estudios en: Formar profesionales de alta calidad de manera integral y con pleno sentido de responsabilidad social de acuerdo a las necesidades del país, promoviendo la investigación científica, tecnológica y humanística. En el actual contexto se ha encontrado un entorno administrativo muy delicado y difícil de mejorar en el muy corto plazo, pero dentro de este limitante, nos planteamos un doble reto para la actual gestión: Mejorar los principales procesos y procedimientos administrativos de la universidad en base a los parámetros de una gestión pública moderna vigente. Establecer una base sólida que permita a futuras administraciones realizar gestiones que permitan generar un círculo virtuoso de crecimiento académico y administrativo en beneficio para nuestra comunidad universitaria. Consideramos que estas metas difíciles de alcanzar son factibles de lograr dentro del plazo dispuesto por las Autoridades de turno, siempre que contemos con el apoyo y la colaboración de administrativos, docentes y estudiantes de nuestra casa de estudios, a los cuales va dedicado todo nuestro esfuerzo y entrega profesional. Jefatura OCEF
3 PARA FONDOS DE CAJA CHICA SEGÚN RESOLUCIÓN RECTORAL (N ) 1. Priorización para la apertura de Fondo Fijo de Caja Chica (OCPLA) con la RR (Adm. Central). 2. Certificación para la apertura de Fondo Fijo de Caja Chica (OCEF) con la RR (Adm. Central). 3. Solicitud de apertura de Fondo Fijo de Caja Chica, INTRANET OCEF, consignado el número de certificación. PARA FONDOS DE CAJA CHICA PARA PROYECTOS Y OTRAS UNIDADES GENERADORAS DE RDR SEGUN RESOLUCION RECTORAL N Priorización para la apertura de Fondo Fijo de Caja Chica para OCPLA, 2 copias (Una para priorizar (OCPLA)y Una para Certificar (OCEF)). 2. ERROR; DUPLICIDAD DE TRAMITE (Ejemplo 1) 3. Solicitud de apertura de Fondo Fijo de Caja Chica, INTRANET OCEF, consignado el número de certificación.
4 DOBLE TRÁMITE A LA VEZ
5 PARA FONDOS DE CAJA CHICA SEGÚN RESOLUCIÓN RECTORAL (N ) 1. Priorización para el reembolso de Fondo Fijo de Caja Chica para OCPLA, 2 copias (una para priorizar (OCPLA) y la otra para Certificar (OCEF)). 2. Solicitud de reembolso de Fondo Fijo de Caja Chica, INTRANET OCEF, consignado el número de certificación. PARA FONDOS DE CAJA CHICA PARA PROYECTOS Y OTRAS UNIDADES GENERADORAS DE RDR SEGUN RESOLUCION RECTORAL N Priorización para el reembolso de Fondo Fijo de Caja Chica para OCPLA, 2 copias (Una para priorizar (OCPLA)y Una para Certificar (OCEF)). 2. Solicitud de reembolso de Fondo Fijo de Caja Chica, INTRANET OCEF, consignado el número de certificación.
6 DOBLE TRÁMITE A LA VEZ
7 PARTIDAS EN ORDEN CORRELATIVO Y MONTO TOTAL
8 Los procedimientos de la Directiva N UNI/DIGA, de fecha * Normas y Procedimientos para el uso del Fondo para Caja Chica del Pliego de la Universidad Nacional de Ingeniería para el periodo 2015, indican: *Publicada en Web OCEF ;
9 (REVISAR NOVEDADES)
10 6.4.- El Fondo de Caja Chica se otorga mediante cheque girado a nombre del responsable de su administración, con cargo a la fuente de financiamiento correspondiente (RDR o RO), previa presentación del formato en que autoriza el descuento en su planilla de Remuneraciones. En caso de vencimiento del plazo de rendición de gastos, la OCEF-UNI o la Oficina de Administración (INICTEL-UNI) quedan autorizados para tramitar el descuento por planilla por la suma que no se haya rendido, con cargo a una o mas planillas de pagos del receptor del Fondo que ha incumplido el plazo establecido.
11 6.5 El Fondo para Caja Chica se utilizará exclusivamente para adquisiciones de bienes y servicios cuyo valor no exceda a S/ , sustentados con: Facturas, Boletas de Venta, Tickets y Recibos de Caja autorizados por las Unidades Ejecutoras; aprobadas y autorizada con la firma y sello de los responsables de las dependencias indicadas en la Resolución Rectoral que aprueba la constitución del mencionado Fondo. 6.6 Las facturas, Boletas de Venta y demás documentos que sustentan los gastos con cargo al Fondo para Caja Chica, deben ser emitidos a nombre de: a) En el caso de la Unidad Ejecutora 001: Universidad Nacional de Ingeniería con RUC , dirección Av. Tupac Amaru N 210 Rimac. b) En el Caso de la Unidad Ejecutora 002: Unidad Ejecutora INICTEL-UNI con RUC , dirección Av. San Luis 1771 San Borja.
12 6.7 El fondo para la Caja Chica se utiliza para atender gastos en bienes 1/, servicios, movilidad, refrigerios de menor cuantía, siempre y cuando se refiera a gastos menudos de rápida cancelación o cuya adquisición no es programable para su pago mediante cheque o abono en cuentas bancarias individuales; y que sirva para alcanzar los objetivos institucionales. 6.8 Esta prohibido presentar como sustento de gastos: facturas, boletas y/o ticket que acrediten haber sido cancelados con tarjeta de crédito. 6.9 Esta Prohibido utilizar el Fondo para Caja Chica en los siguientes casos: pagos de honorarios profesionales, compras o pagos a cuenta de bienes de capital 2/, o bienes o servicios de empleo personal. 1/ Se recomienda adjuntar el formato lleno de incorporación de bienes adquiridos sin orden de compra del área de Patrimonio de OCL (Gráfico 02). 2/ Consultar al Área de Patrimonio de la OCL sobre el Catálogo de Bienes Nacionales.
13 Modelo de formato lleno de incorporación de bienes adquiridos sin orden de compra del área de Patrimonio de OCL
14 6.10 En caso que el responsable del Fondo para Caja Chica entrega dicho fondo a otra persona, asume toda responsabilidad sobre su utilización El responsable del Fondo para Caja Chica podrá gestionar la reposición en el mes hasta tres (3) veces el monto autorizado en la Resolución Rectoral que aprueba la presente directiva. ( ), de acuerdo con la disponibilidad de los recursos financieros de la respectiva Dependencia El plazo máximo para rendir cuenta será 30 días calendario, contados a partir de la fecha de emisión del cheque de la tesorería. De extender dicho plazo, será de aplicación lo establecido en el numeral 6.4.
15 6.14 El encargado de la custodia y manejo del Fondo para Caja Chica deberá verificar: Vigencia de RUC del proveedor (Consulta RUC SUNAT, en condición Activo y Habido) Que los comprobantes de pago no presenten enmendaduras, ni borrones ni otras imperfecciones que pongan en duda su autenticidad y validez, según lo establecen las normas de la SUNAT. Que los documentos de gastos estén comprendidos en el Reglamento de Comprobantes de pago y otro emitidos por las Unidades Ejecutoras, debidamente aprobado por los funcionarios pertinentes. La vigencia de los periodos de la Factura, Boleta de Venta u otro comprobante de gasto, establecido por la SUNAT.
16 BOLETA IZQUIERDA OBSERVACIÓN BOLETA DERECHA CORRECTO
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18 6.15 La reposición del Fondo para Caja Chica se tramitará a través de la OCEF-UNI o la Oficina de Administración de INICTEL, siempre y cuando no existan observaciones a la rendición. De ser este el caso, se procederá a devolver el expediente a la Dependencia Respectiva para ser subsanado en un plazo máximo de 5 días útiles a su devolución. De extender dicho plazo, se aplicará lo establecido en le numeral 6.4 1/. El responsable del fondo puede solicitar reposición cuando tenga gastado por lo menos el 60% del cheque girado. Si el monto de la rendición fueran menor al 60% del cheque girado, el responsable del fondo deberá ingresar a Tesorería de su Unidad Ejecutora la suma restante a este porcentaje Los gastos de movilidad serán rendidos con recibos de caja autorizados por la Unidades Ejecutoras. 1/ 6.4 ( ). En caso de vencimiento del plazo de rendición de gastos, la OCEF-UNI o la Oficina de Administración (INICTEL-UNI) quedan autorizados para tramitar el descuento por planilla por la suma que no se haya rendido, con cargo a una o mas planillas de pagos del receptor del Fondo que ha incumplido el plazo establecido
19 Por la Directiva Nº UNI/DIGA, DIRECTIVA PARA LA EJECUCIÓN DE INGRESOS Y GASTOS CORRESPONDIENTE AL AÑO FISCAL 2015 DE LA UNIDADES EJECUTORAS: 001, UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA; 002, INICTEL UNI, se indica en el punto 7.4 Fondos para Pagos en Efectivo y Fondos Fijos para Caja Chica, de fecha de
20 b. Las Facultades y Dependencias quedan facultadas para el uso de Fondo fijo para Caja Chica por la cantidad equivalente al 10 % del total de cada Contratos y/o Convenios 1/ que suscriben en el marco de la generación de Ingresos Propios hasta un máximo de S/. 7, Cada Facultad o Dependencia mediante Resolución Decanal o Jefatural designará la persona responsable del uso y control del citado fondo. c- El Decano queda facultado para aprobar mediante Resolución Decanal un Fondo de Caja Chica para su sección de posgrado y otras unidades que genere Recursos Directamente Recaudados, previa opinión favorable de la Oficina Central de Economía y Finanzas. En cada caso no debe superar el importe de S/. 1, (Un Mil y 00/100 Nuevos Soles), siempre en cuando cuente con disponibilidad de fondos y previa priorización y certificación de gasto. 1/ En la solicitud de apertura de Caja Chica del proyecto o convenio se deberá adjuntar copia del contrato o adenda.
21 ( ) d. Los documentos que sustentan la rendición de gasto con cargo a los fondos de Caja Chica se ajustarán a las normas dictadas por el Sistema Nacional de Tesorería y las Directivas aprobadas por la Universidad. e. Está terminantemente prohibido la compra de bienes de capital con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica o Encargos. 1/ 1/ Consultar al Área de Patrimonio de la OCL sobre el Catálogo de Bienes Nacionales.
22 El 18 de febrero del año en curso, además de estar publicado en la web de la Oficina Central de Recursos Humanos, la web de la OCEF ( ha publicado el Cronograma de Pagos 2015 con la finalidad que nuestros colaboradores de la universidad realicen sus gestiones con anticipación a la fecha límite para los trámites de pago para las planillas de Activos y CAS ante la Oficina Central de Recursos Humanos.
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24 PAGOS DE QUINTA Las dependencias deben realizar con 4 días hábiles de anticipación a la fecha programada el tramite de certificación y/o ampliación presupuestal. Verificar que los saldos de certificación cubran la planilla tramitada. En el oficio se debe indicar el número de certificación y la fuente de financiamiento correcta. En los informe de actividades verificar que cumplan con los siguientes datos; Nombre completo, código, periodo, firmas (original) y VB con sello de responsable de la dependencia. Los informes de actividades tienen que estar ordenados en relación al reporte de la planilla de la INTRANET. Se va a verificar en Mesa de Partes OCEF. Los pagos correspondientes a un mes deben estar integrados todos en una sola planilla. Las subvenciones al docente tienen que estar claramente diferenciadas de los pagos al investigador. Los tramites de planilla de quinta se pueden iniciar a partir del primer día útil del mes siguiente.
25 PAGOS DE SUBVENCIONES AL ESTUDIANTE Las dependencias deben realizar con 4 días hábiles de anticipación a la fecha programada el tramite de certificación y/o ampliación presupuestal. Verificar que los saldos de certificación cubran la subvención tramitada. En el oficio se debe indicar el número de certificación y la fuente de financiamiento correcta. En caso de facultades, el tramite de subvención al estudiante debe venir con Resolución Decanal. En los informe verificar que cumplan con los siguientes datos; Nombre completo, código de alumno, periodo, firmas (original) y VB con sello de responsable de la dependencia. Los informes tienen que estar ordenados en relación al reporte de la planilla de la INTRANET. Se va a verificar en Mesa de Partes OCEF. Los pagos correspondientes a un mes deben estar integrados todos en una sola planilla.
26 Año Fiscal 2015 y en Nuevos Soles 1/ Para mayor información consultar al Área de Abastecimiento de la OCL
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La solicitud deberá ser firmada por el responsable y el Director del Área, respectivamente.
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