PLIEGO DE CONDICIONES PARTICULARES DEL CONCURSO PARA LA CONTRATACIÓN DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES A LA FUNDACIÓN CENTRO DE

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1 PLIEGO DE CONDICIONES PARTICULARES DEL CONCURSO PARA LA CONTRATACIÓN DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES A LA FUNDACIÓN CENTRO DE ESTUDIOS ANDALUCES 1

2 1. RÉGIMEN JURÍDICO El Contrato a que se refiere el presente Pliego es de naturaleza privada, y se regirá por las cláusulas en él contenidas y, por la legislación civil y mercantil. Asimismo, el referido Contrato estará sujeto a lo establecido por las normas del Derecho Comunitario que le sean de aplicación. El presente Pliego de Condiciones Particulares, Presupuestos y demás documentos relativos al concurso, revisten carácter contractual. En caso de discordancia entre el presente Pliego y cualquiera de los documentos contractuales citados anteriormente, prevalecerá el primero sobre los segundos. Servirán para orientar la interpretación de su efectiva aplicación, en el siguiente orden de preeminencia: las Normativas vigentes a nivel regional o en su defecto las normativas vigentes a nivel Nacional, Recomendaciones, Instrucciones, etc. de Instituciones de reconocido prestigio, en lo que no esté modificado por el Presente Pliego y los restantes documentos del proyecto u otros de carácter contractual. 2. OBJETO DE ESTE PLIEGO El presente pliego de condiciones particulares establece las características administrativas y técnicas, así como el régimen jurídico y económico aplicable al CONCURSO PARA LA CONTRATACIÓN DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES A LA FUNDACIÓN CENTRO DE ESTUDIOS ANDALUCES. El servicio consistirá en la gestión de reserva, emisión, modificación, anulación en su caso y entrega de billetes de transporte aéreo, terrestre y marítimo, alojamiento que resulten necesarios con motivo de los desplazamientos y estancias que por razones del servicio realice el personal adscrito al Centro de Estudios Andaluces o el personal que colabore en las distintas actividades que organice. El Centro de Estudios Andaluces podrá encargar a la empresa adjudicataria la gestión integral de la organización de congresos, reuniones, conferencias y otros eventos de similares características. Además de los servicios propios de agencia e viajes, la empresa adjudicataria prestará en estos casos, si así se pidiera, los servicios de secretaría del evento. En estos casos se podrá exigir la presencia física de algún representante de la agencia adjudicataria durante todo el desarrollo del evento. Además podrá encargar otra serie de servicios concretos como alquiler de coches, gestión y reserva de restaurantes, servicios de traducción simultánea, servicios de azafatas, catering, alquiler de equipos de sonido, etc. El Centro de Estudios Andaluces no asume la obligación de contratar todos los viajes y servicios expresados a través de la agencia que resulte adjudicataria, siempre y cuando las condiciones ofertadas por otras empresas sean más ventajosas. 2

3 3. TRAMITACIÓN DE LOS SERVICIOS La agencia de viajes adjudicataria proporcionará al Centro de Estudios Andaluces los billetes solicitados por éste para las fechas y destinos concretados por la misma. El Centro de Estudios Andaluces comunicará a la empresa adjudicataria, con antelación suficiente, tanto las fechas y destinos como la clase del billete requeridos. En el supuesto de que no existan plazas para los destinos, fechas y clases solicitados, la agencia de viajes adjudicataria deberá proponer al Centro de Estudios Andaluces soluciones alternativas. La agencia de viajes adjudicataria, antes de realizar cualquier reserva deberá informar al Centro de Estudios Andaluces de las posibles opciones de compañía aérea, tarifa, escalas, etc., proponiendo en su caso las mejores opciones para el Centro de Estudios Andaluces. Una vez confirme la reserva, la agencia de viajes adjudicataria entregará los billetes debidamente cumplimentados en el lugar que le indique el Centro de Estudios Andaluces. Para los supuestos de cancelaciones o cambios de fecha, destino o clase se estará a lo que cada compañía tenga establecido en función tanto de los plazos de cancelación o variación como de la clase de billete. No obstante, la agencia de viajes adjudicataria deberá informar antes de la confirmación de la reserva de las condiciones que en ese caso rijan sobre estos aspectos. Corresponderá a la agencia de viajes adjudicataria la obtención de todas las autorizaciones y licencias, tanto oficiales como particulares, que se requieran para la realización del servicio. En los supuestos de viajes a países que requieran visado o cualquier otro documento extraordinario, además de los documentos de identidad o pasaportes, la agencia de viajes adjudicataria se responsabilizará de su obtención, con el cargo que en cada caso corresponda. Asimismo, cuando las autoridades sanitarias españolas o la Organización Mundial de la Salud aconsejen la vacunación o medidas o cuidados sanitarios extraordinarios en determinados países, informarán puntualmente y por escrito al peticionario de la reserva. La agencia de viajes adjudicataria proporcionará los medios humanos con la formación necesaria para atender sus obligaciones, y materiales suficientes para que cumpla los fines a que está destinada, que incluirán los terminales expendedores de billetaje necesarios. La agencia de viajes adjudicataria habrá de someterse en todo momento a las decisiones que le afecten y que sean adoptadas por el Centro de Estudios Andaluces, dentro del área de su respectiva competencia. Se deberá garantizar la atención a los usuarios del Centro de Estudios Andaluces de pedidos a través de correo electrónico, fax.. En todo caso, el alojamiento, transporte, manutención, etc, encargado deberá efectuarse no sólo en condiciones dignas sino optimizando niveles de calidad en relación con las cantidades disponibles. 3

4 4. CONDICIONES GENERALES DE REALIZACIÓN A. Horario La agencia de viajes adjudicataria deberá contar con un teléfono de asistencia para las incidencias que pueda sufrir el usuario directo del servicio contratado en cada momento. Dicho teléfono será facilitado al usuario con cada contratación del servicio. La agencia de viajes adjudicataria prestará el servicio de forma regular y continuada, de lunes a viernes, en el horario mínimo de 9:00 a 19:00 horas, en la sucursal u oficina que se indique en la oferta. Se valorará como mejora un servicio de atención 24 horas / 365 días. B. Lugar de prestación del servicio La prestación del servicio deberá realizarse en las oficinas de la empresa adjudicataria. No obstante, la empresa deberá entregar en las oficinas de la entidad contratante los billetes y bonos en el menor tiempo posible desde su emisión y sin cargo alguno. C. Personal La empresa adjudicataria aportará para la prestación del servicio el personal necesario con la cualificación técnica adecuada, designando una persona que será el responsable máximo de todos los servicios que sean contratados, el cual se relacionará con los interlocutores designados por el Centro de Estudios Andaluces y resolverán las incidencias que puedan surgir del funcionamiento puntual e inmediato del servicio. La agencia adjudicataria es responsable de la disciplina de su personal, resultando responsable de los daños y perjuicios que dicho personal pudiera ocasionar en la ejecución de contrato. D. Capacidad para contratar en nombre del Centro de Estudios Andaluces El Centro de Estudios Andaluces designará a dos personas que serán las únicas capacitadas y facultadas para contratar servicios con la agencia de viajes adjudicataria en nombre de la entidad. 5. PRECIO DEL CONTRATO La presente contratación carece de presupuesto, no derivándose obligaciones económicas de ningún tipo. Éstas serán exclusivamente las que se deriven de los servicios que se presten en función de las tarifas ofertadas. 4

5 6. CONDICIONES DE FACTURACIÓN Y PAGO La agencia que resulte adjudicataria del contrato remitirá al final de cada mes una hoja en la que se relacionen todos los servicios prestados en ese período con el importe de cada uno de ellos y el desglose de IVA. El Departamento de Administración del Centro de Estudios Andaluces revisará la hoja resumen, dando traslado de las posibles discrepancias que pudieran surgir. Una vez que se de conformidad, la agencia de viajes adjudicataria emitirá la correspondiente factura por el importe total de los servicios prestados durante el mes a la que se coserá la hoja resumen de servicios. La factura deberá emitirse antes del día 20 del mes siguiente al mes de referencia. En los casos que así lo requiera, el Centro de Estudios Andaluces se podrá alterar para casos concretos el sistema de facturación. El Centro de Estudios Andaluces hará efectivo el abono de las correspondientes facturas mediante transferencia bancaria en el plazo de 90 días a contar desde la fecha de entrada de las facturas en el registro de la fundación, y siempre en los días 5 ó 20 de cada mes, según el que resulte más próximo por exceso o por defecto a la fecha de vencimiento. No obstante, las agencias licitadoras podrán ofertar plazos de pago mayores que serán valorados en le momento de la adjudicación. 7. DURACIÓN DEL CONTRATO El plazo inicial de vigencia del contrato será de 12 MESES a contar desde la firma del correspondiente contrato, si bien podrá ser prorrogado antes de su finalización, por mutuo acuerdo de las partes, por un periodo de hasta 12 meses. 8. DOCUMENTACIÓN A APORTAR POR LAS EMPRESAS OFERTANTES Las ofertas deberán contener la siguiente documentación: A. Documentación administrativa - Nombre o razón social del ofertante. Datos de contacto: dirección, , teléfono y fax. - Certificación expedida por el órgano de dirección o representación competente, que no forma parte de los órganos de gobierno o administración persona alguna que se encuentre dentro del ámbito de aplicación de la Ley 3/2005, de 8 de abril, de Incompatibilidades de altos cargos de la Administración de la Junta de Andalucía. - Fotocopia del título licencia de agencia de viajes. - Declaración responsable de no estar incurso en prohibición de contratar. 5

6 - Acreditación de la solvencia técnica de la persona o empresa, a través de: Descripción de equipos e instalaciones que se utilizarán en los trabajos directamente relacionados con el contrato. Descripción de la cobertura geográfica de sus servicios. El Centro de Estudios Andaluces valorará positivamente la cobertura más amplia, siendo de interés una cobertura mundial. Descripción de trabajos más destacados realizados por la empresa similares o que guarden relación o semejanza con este contrato. Equipo humanos que participará en el servicio con aportación del Currículum Vitae de los componentes que vayan a tener relación directa con el servicio. B. Documentación económica La oferta económica deberá detallar como mínimo los siguientes extremos: 1. Relación de tarifas, así como todo tipo de descuentos y bonificaciones que aplicará al Centro de Estudios Andaluces en el caso de resultar adjudicataria. En todo caso, los precios que se oferten deberán incluir el IVA. En tales precios se considerarán incluidos todos los gastos de cualquier tipo que pudieran presentarse (mensajeros, transporte, etc.) hasta la entrega de los billetes, documentación en los lugares que señale la Centro de Estudios Andaluces. 2. Compromiso expreso, y de la forma más pormenorizada posible en relación con las distintas prestaciones que constituyen el objeto contractual, a la obtención, para cada caso, de tarifas especiales, entendiéndose por tales aquellas que impliquen abaratamiento sobre las que obtendría un ciudadano ordinario en su gestión individual. Se entenderán finales, debiendo incluir el IVA. 3. Tarifas de otros servicios de carácter complementario como: alquiler de coches, gestión y reserva de restaurantes, servicios de traducción simultánea, servicios de azafatas, catering, alquiler de equipos de sonidos, etc. 4. Relación de hoteles y tarifas en la Ciudad de Sevilla, en régimen de alojamiento y desayuno. Deberá incluirse también las tarifas de alquiler de salas de cada uno de los hoteles ofertados. 5. Posibilidad de viajar por cualquiera de los medios existentes, incluyendo tarifas de todos ellos, y el tratamiento económico que para el Centro de Estudios Andaluces estén dispuestos a asumir, según las distintas categorías. 6. Además la empresa licitadora deberá indicar la posibilidad de utilización de "Bonos" tipo BANCOTEL o similares. 6

7 El Centro de Estudios Andaluces valorará positivamente: A) Existencia de convenios específicos o líneas de descuento de carácter permanente con cadenas hoteleras, líneas aéreas u otras agencias de viaje en las ciudades andaluzas y en las principales ciudades españolas y de otros países que permitan un abaratamiento de costes y una mejor y más amplia oferta de servicios tanto para el personal de Centro de Estudios Andaluces como para las personas que participen en las diferentes actividades organizadas por éste. B) Compromiso, por parte de la empresa licitadora, de mantenimiento de precios por un mayor período de tiempo. 10. ADJUDICACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO El plazo de presentación de ofertas será de quince días naturales a contar desde el día siguiente al de la publicación del anuncio correspondiente. Transcurrido el plazo, el órgano de contratación, a la vista de las ofertas presentadas, adoptará la decisión de adjudicar el contrato a una de ellas, comunicando por escrito a todas las empresas o personas que hayan presentado oferta si han resultado o no seleccionadas. Dentro del plazo de una semana desde la recepción de la adjudicación se procederá a su formalización a través de la firma del correspondiente contrato. Antes de la firma, la adjudicataria deberá aportar certificados de estar al corriente de sus obligaciones fiscales, emitido por la Agencia Tributaria, así como de sus obligaciones con la Seguridad Social, emitido por la Tesorería General de la Seguridad Social. 11. CONFIDENCIALlDAD La empresa adjudicataria deberá observar reserva absoluta de la información obtenida en el desarrollo de la colaboración. No podrá transferir a personas o entidades información alguna recibida con ocasión de los trabajos o con relación a los mismos, sin el consentimiento previo, por escrito, del Centro de Estudios Andaluces. Asimismo, y antes de la aceptación de los trabajos, devolverá todas las informaciones que le hayan sido suministradas en sus soportes originales. En todo caso, el adjudicatario será responsable de los daños y perjuicios que se deriven del incumplimiento de esta obligación. 12. PROTECCIÓN DE DATOS La empresa adjudicataria en relación con ficheros que contengan datos de carácter personal a los que pudiere tener acceso, se compromete en cumplimiento con lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) a: - No aplicar o utilizar los datos personales obtenidos, para fines distintos a los que figuren en el contrato, ni cederlos ni siquiera para su conservación a otras personas. 7

8 - Guardar secreto profesional respecto de los mismos, aun después de finalizar sus relaciones con Centro de Estudios Andaluces. - Adoptar las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, tratamiento o acceso no autorizado. Los datos personales de empleados o colaboradores de las empresas licitadoras que sean facilitados al Centro de Estudios Andaluces con motivo de la licitación del concurso serán incluidos en un fichero de la empresa con la finalidad de gestionar el procedimiento de licitación. Las empresas licitadoras no podrán facilitar al Centro de Estudios Andaluces dichos datos sin haber obtenido previamente el consentimiento de sus titulares y haberles informado de la presente cláusula. Los titulares de los datos personales podrán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición dirigiendo su solicitud por escrito a las oficinas de Centro de Estudios Andaluces sitas en Sevilla, C/ Bailén, 50, C.P con la referencia "Protección de Datos Personales". Sevilla, 24 de enero de 2006 ALFONSO YERGA COBOS Director-gerente 8