INSTRUCTIVO PARA USUARIOS SIMAT REFERENCIAS RÁPIDAS

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA USUARIOS SIMAT REFERENCIAS RÁPIDAS SIMAT

2 2 CONTENIDO PARA INGRESAR AL PROGRAMA DE SISTEMA DE MATRÍCULA ESTUDIANTIL DE EDUCACIÓN BÁSICA Y MEDIA... 4 PARA MATRICULAR SIGA LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES:... 4 PARA PREMATRICULAR SIGA LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES... 5 PARA MODIFICAR UN DATO DE UN ESTUDIANTE SE PUEDE HACER DE DOS MANERAS SIGA LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES:... 5 PASO PARA PERMISOS Y PRIVILEGIOS... 6 PASOS PARA RETIRAR UN ALUMNO... 6 PASOS PARA TRASLADAR UN ALUMNO... 6 PASOS PARA AMPLIAR LA CAPACIDAD DE UN GRUPO... 7 PASOS PARA CREAR UN GRUPO... 7 PASO PARA REVISAR DATOS DE UN ESTABLESIMIENTO EDUCATIVO... 8 PASOS PARA REVISAR ESTRUCTURA DE UN E.E... 8 PASOS PARA REVISAR MODELOS ACTIVOS EN UN E.E... 8 PASOS PARA HACER UNA MATRICULA A UN NIÑO QUE NO ESTA EN EL SISTEMA (NUEVO)... 9 PASOS PARA CONSULTA DE UN ALUMNO PASOS PARA PROYECIONES DE CUPOS PASOS PARA INSCRIBIR UN ALUMNO PASOS PARA INSCRIBIR UN ALUMNO QUE ESTA EN ESTADO NUEVO PASOS PARA REVOCAR UNA INSCRIPCION CUANDO EL ALUMNO DESISTE O CAMBIA DE ESTABLESIMIENTO EDUCATIVO PASOS PARA INSCRIBIR UN ALUMNO EN ESTADO CANCELADO PASOS PARA MODIFICAR UNA INSCRIPCION PASOS PARA CAMBIAR UN ALUMNO DE GRUPO, GRADO, JORNADA... 14

3 3 PASOS PARA CAMBIAR A UN ALUMNO DE GRADO, GRUPO, JORNADA POR LA OPCION NOVEDADES PASOS PARA PODER MATRICULAR A UN ALUMNO PROMOCIONADO EN UN AÑO DIFERENTE AL AÑO ACTUAL 15 PASOS PARA MATRICULAR UN ESTUDIANTE POR NOVEDADES PASOS PARA IMPRIMIR UNA PROYECCION EN PAPEL PASOS PARA SOLICITAR UN TRASLADO PASOS PARA BUSCAR UN ALUMNO TRASLADADO PASOS PARA REGISTRAR REPROBADOS PASOS PARA ANULAR REPROBADO PASOS PARA RETIRAR UN ESTUDIANTE PASOS PARA TRANSFERENCIA PASOS PARA MODIFICAR DATOS DE UN ESTUDIANTES GLOSARIO... 21

4 4 PARA INGRESAR AL PROGRAMA DE SISTEMA DE MATRÍCULA ESTUDIANTIL DE EDUCACIÓN BÁSICA Y MEDIA Siga las siguientes instrucciones: 1. Ingrese el nombre del usuario 2. Ingrese la contraseña 3. Clic en entrar 4. Aparecerá la ventana de bienvenida al programa. NOTA: El software SIMAT solo funciona en Internet Explorer y MOZILLA FIREFOX, ingresando la siguiente dirección: PARA MATRICULAR SIGA LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES: 1. Ir al menú matricula 2. Clic en matricular 3. Ingrese el código DANE y el nombre de la institución ó Centro educativo 4. Clic en buscar institución 5. Aparece el nombre de la institución y se le da clic en seleccionar 6. Aparecen los nombres de todas las sedes, se le da clic en ver _ sede en la que desee matricular 7. Clic en jornada escoja en la que va a matricular, así mismo el grado y el grupo 8. Clic en el icono buscar 9. Aparecerá la lista de los estudiantes promocionados, se le da clic en seleccionar 10. Una vez selecciono todos los estudiantes a matricular se le da clic en icono guardar 11. Aparecerá un mensaje aprobando el procedimiento Registro exitoso.

5 5 PARA PREMATRICULAR SIGA LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES 1. Clic en el menú Matricula 2. Clic en Prematricula 3. Ingrese el código DANE y el nombre de la institución ó Centro educativo 4. Clic en buscar institución 5. Aparece el nombre de la institución y se le da clic en seleccionar 6. Aparecen los nombres de todas las sedes, se le da clic en ver_sede en la que desee Prematricular 7. Clic en jornada escoja en la que va a Prematricular, así mismo el grado y el grupo 8. Clic en el icono buscar 9. Aparecerá la lista de los estudiantes a Prematricular, se le da clic en seleccionar 10. Una vez selecciono todos los estudiantes a Prematricular se le da clic en icono guardar 11. Aparecerá un mensaje aprobando el procedimiento Registro exitoso. PARA MODIFICAR UN DATO DE UN ESTUDIANTE SE PUEDE HACER DE DOS MANERAS SIGA LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES: 1. Forma: 1.1 Clic en el menú estudiantes 1.2. Clic en consulta de alumnos 1.3. Ingrese el número de documento o los nombres y apellidos 1.4. Clic en el icono Buscar Aparecerá una ventana con los datos del estudiante, 1.5. Clic en Ver alumno Aparecerá una ventana con la Información del Alumno, allí podrás modificar los datos de los estudiantes Clic en el icono Guardar

6 Aparecerá una ventana con un mensaje: El Registro del Alumno, se realizó Satisfactoriamente. Clic en Administración Clic en Permisos y Privilegios PASO PARA PERMISOS Y PRIVILEGIOS PASOS PARA RETIRAR UN ALUMNO Clic en Matriculas Clic en Novedades Buscar el Alumno ( puedes buscar digitando los apellidos y nombres ó digitando el numero de Documento) Clic en ver novedades Clic en nuevo estado Clic en Retirado Clic en motivo de retirado Clic en el Motivo ( Deserción, traslado o otra I.E, eliminar definitivamente, eliminar temporalmente, liberación de cupos) Clic en Archivo Clic en Imprimir (SIMAT) PASOS PARA TRASLADAR UN ALUMNO Clic en Matriculas Clic en Novedades Buscar el Alumno ( Lo puedes buscar por los apellidos y nombres ó por el Numero de Documento) Clic en Novedades Clic en Nuevo Estado Clic en Traslado

7 7 Digita el código DANE de la I.E para donde va el alumno Clic en verificar Clic en el Motivo de Traslado (cambio domicilio, cambio municipio, traslado a otra I.E, no aplica) Clic en Archivo Clic en Imprimir (SIMAT). PASOS PARA AMPLIAR LA CAPACIDAD DE UN GRUPO Clic en Instituciones Clic en Grupo Si sabes el código DANE del E.E digítalo en la casilla correspondiente o si sabes el nombre de la E.E digítalo en la casilla que corresponde Institución Clic en Ver Sede Clic en Jornada Clic en Grado Ahora cambia la casilla capacidad, por el dato deseado. PASOS PARA CREAR UN GRUPO Clic en Instituciones Clic en Grupo Digita el código DANE ó Nombre del E.E en la casilla que corresponde Institución Clic en seleccionar Clic en Ver Sede Clic en Jornada Clic en Grado Clic en Agregar.

8 8 PASO PARA REVISAR DATOS DE UN ESTABLESIMIENTO EDUCATIVO Clic en Instituciones Clic en Directorio Buscar con el código DANE ó por el Nombre del E.E Clic en buscar Institución Clic en Ver Institución Verificar la información anexada. PASOS PARA REVISAR ESTRUCTURA DE UN E.E Clic en Instituciones Clic en Directorio Buscar con el código DANE ó nombre del E.E Instituciones Clic en Ver Sedes Clic en la sede deseada (modificar sede) Verificar la información anexada. PASOS PARA REVISAR MODELOS ACTIVOS EN UN E.E Clic en Instituciones Clic en Modelos por Grados Buscar al E.E por el código DANE ó por el nombre Institución Clic en vinculo Grado Clic en el Grado deseado Observar en el recuadro derecho el Modelo Activo.

9 9 PASOS PARA HACER UNA MATRICULA A UN NIÑO QUE NO ESTA EN EL SISTEMA (NUEVO) Clic en Estudiantes Clic en Registro de Estudiantes Buscar el E.E por el código DANE ó por el Nombre Institución Clic en Ver Sede Clic en Jornada Clic en Grado Clic en Grupo Clic en Agregar Ahora llena los campos que te mencionaremos Clic en tipo de D.I (C.C,T.I, Cedula de Extranjería, NES, NUIP, NIP, otro) Clic en Documento(escribe) Clic en Departamento de Expedición Clic en Municipio de Expedición Clic en Verificar Si sale el siguiente anunciado (no exista ningún alumno con este documento, quiere decir que continúes) Digita Apellidos Digita Nombres Clic en Genero (F ó M) Digita fecha de Nacimiento Clic en Departamento de Expedición Clic en Municipio de Expedición Digita Dirección Clic en Departamento Residencia Clic en Municipio Residencia Clic en Zona Ojo Carácter y Especialidad solo Aplican para los Grados 10 y 11 para los Grados de 0 a 9 es No Aplica. Clic en Población Victima del Conflicto (escoger No Aplica) Clic en Estrato Clic en SISBEN Clic en Fuente de Recursos (escoger la que aplica) Clic Situación Académica Año Anterior.

10 10 PASOS PARA CONSULTA DE UN ALUMNO Clic en Estudiante Clic en consulta de Alumno Buscar el Alumno llenando Apellidos y Nombres ó digitando Numero de Documento Aparece el Alumno Clic en Ver Estado Clic en Detalle(tenga en cuenta el año para mejor búsqueda) PASOS PARA PROYECIONES DE CUPOS Clic en Proyecciones Clic en Proyectar Cupos Buscar el E.E por el código DANE ó por el nombre Institución Clic en Ver Sede que desea Comenzar Clic en la Jornada que desea Comenzar Clic en Agregar Clic en el Modelo Educativo Clic en el corte que se asigno para el proceso Clic en Generar Proyección Ahora solo debes llenar los siguientes campos Alumnos que posiblemente reprobaron el año Oferta básica en la sociedad actual Clic en estado de la proyección (el primer estado debe ser nuevo después cuando la verifique bien debe pasar a pendiente por aprobar). Continúa con otra proyección.

11 11 PASOS PARA INSCRIBIR UN ALUMNO Clic en Inscripciones Clic en Nueva Inscripción Clic en Agregar Clic en Tipo de Documento Digitar Documento Clic en Departamento de Expedición Clic en Municipio de Expedición Clic en Verificar Clic en Genero Digitar Fecha de Nacimiento Clic en Departamento de Nacimiento Clic en Municipio de Nacimiento Digitar Apellidos y Nombres Digitar Dirección Clic en Departamento de Residencia Clic en Municipio de Residencia Clic en Zona Clic en Población Victima del Conflicto Nota: Si escoges una opción diferente a No Aplica llena las casillas diferentes Fecha de Expulsión Departamento Expulsor Municipio Expulsor Certificado Si escogió No Aplica continua Clic en Estrato Clic en Nivel del SISBEN Ahora si el alumno aplica esta variables y haga clic si aplica Alumno Madre Cabeza de Familia Beneficiaria hijos dependientes de madre cabeza de familia Beneficiario Veterano de la Fuerza Publica Beneficiario héroe de la Nación Ahora llena la ficha de Inscripción Digita numero de Formato

12 12 Digita fecha de Recepción Clic en Grado Digita comentario si desea Digita si viene de Instituto de Bienestar Familiar Clic en Situación Académica Año Anterior Digita DANE ó Nombre del E.E donde se desea Inscribir Instituciones Digita el orden para Sede Clic en el Modelo Educativo Clic en Aceptar. PASOS PARA INSCRIBIR UN ALUMNO QUE ESTA EN ESTADO NUEVO Clic en Inscripciones Digitar los Nombres y Apellidos en la Ventana que tiene en Pantalla Aparece el Alumno con el Estado Nuevo Clic en el Icono del Medio que Dice Inscribir Alumno Llenar la ficha de Inscripción, te mencionamos cuales: Clic en número de Formato Clic en Fecha de Recepción Clic en Grado Digita comentario si desea Digita Institución de Bienestar se Aplica Clic en Situación Académica Año Anterior Ahora Digita el código DANE ó Nombre del E.E Institución Digita el Orden de la Sede Clic en el Modelo Educativo Clic en Aceptar.

13 13 PASOS PARA REVOCAR UNA INSCRIPCION CUANDO EL ALUMNO DESISTE O CAMBIA DE ESTABLESIMIENTO EDUCATIVO Clic en Inscripciones Clic en Nuevas Inscripciones Digitar los Nombres y Apellidos del Alumno Aparece el Alumno en Estado Inscrito Clic en el Botón del medio que dice Inscribir Alumno Ahora aparece la ficha de Inscripción Clic en Revocación de Inscripción Clic en Aceptar Nota: El estudiante queda en estado Cancelado. PASOS PARA INSCRIBIR UN ALUMNO EN ESTADO CANCELADO Clic en Inscripciones Clic en Nueva Inscripción Buscar el alumno por los Nombres y Apellidos Digitar fecha de Resección Digitar Numero de Formato Digitar comentario si deseas Digitar Institución Bienestar si deseas Clic en Situación Académica Año Anterior Buscar el E.E por código DANE ó por Nombre Institución Digitar Orden Clic en Modelo Educativo Clic en Aceptar.

14 14 PASOS PARA MODIFICAR UNA INSCRIPCION Clic en Inscripción Clic en Modificar Inscripción Ahora puedes buscar utilizando cualquiera de los recuadros que tienes en pantalla Apellidos y Nombres Numero de Formato Grado Tipo de Documento y Numero de Documento Ahora aparece el estudiante en Estado Inscrito y tenga en cuenta que el Subtitulo Cancelado debajo aparece una N. Ahora puedes modificar cualquier dato de la ficha de Inscripción Clic en Aceptar. PASOS PARA CAMBIAR UN ALUMNO DE GRUPO, GRADO, JORNADA Clic en Matricula Clic en Cambios a Matriculados Ahora digita el código DANE ó Nombre del E.E Institución Clic en Ver Sede Clic en Jornada Clic en Grado Clic en Grupo Ahora aparece el Listado de Alumnos Clic en el cuadro Cambiar el Alumno que vas a modificar Clic en la Opción de la cual deseas Modificar el Alumno (Grado, Jornada ó Grupo).

15 15 PASOS PARA CAMBIAR A UN ALUMNO DE GRADO, GRUPO, JORNADA POR LA OPCION NOVEDADES Clic en Matricula Clic en Novedades Buscar el Alumno ya sea por Nombres y Apellidos ó por Numero de Documento Clic en Ver Novedades Clic en Nuevo Estado (Matriculado) Digita el código de la Sede (Consecutivo) Clic en Verificar Ahora modifique lo que desea (Jornada, Grado, Grupo) Clic en Aceptar. PASOS PARA PODER MATRICULAR A UN ALUMNO PROMOCIONADO EN UN AÑO DIFERENTE AL AÑO ACTUAL Clic en Administración Clic en Procesos Matriculas Digita el Año Actual Clic en Calendario Cierre el año Lectivo colocando un chulito a la casilla Cierre las Novedades del año Lectivo, colocando un chulito a la casilla En la casilla año digite el año en el cual encontró promocionado el alumno Clic en Calendario Retire los chulitos que tienes Novedades y año Lectivo, de igual manera modifique las fechas a la fecha actual. Clic en Matriculas Clic en Novedades Buscar el Alumno por Nombres y Apellidos ó por Numero de Documento Clic en Ver Novedades Clic en Nuevo Estado (Retirado)

16 16 Clic en Motivo (Liberación de Cupos) Clic en Aceptar Ahora debes Activar el año que activo y colocar el año Vigente Clic en Administración Clic en Procesos Matriculas Digita el Año Clic en Calendario Cierre el año Lectivo con un chulito Cierre las Novedades con un chulito Cambie el año por el Vigente Clic en el Calendario Retire los chulitos de Novedades y Año Lectivo Ahora puedes continuar el proceso que sigue con el alumno que es Matricularlo. PASOS PARA MATRICULAR UN ESTUDIANTE POR NOVEDADES Clic en Matricula Clic en Novedades Buscar el Alumno por Nombres y Apellidos ó por Numero de Documento Clic en Ver Novedades Clic en Nuevo Estado (Matriculado) Digita el código DANE del E.E Clic en Verificar Digita el código DANE Sede (Consecutivo) Clic en Verificar Clic en la Jornada Clic en el Grado Clic en el Grupo Clic en la Fuente de Recursos Clic en Repitente si Aplica Clic en el Carácter y Especialidad si Aplica

17 17 Nota: Carácter y Especialidad Aplican para Grado 10 y 11 Clic en Aceptar PASOS PARA IMPRIMIR UNA PROYECCION EN PAPEL Clic en Proyección Clic en Proyectar Cupos Buscar el E.E ya sea por el código DANE ó por el Nombre Instituciones Clic en Ver Sede Clic en la Jornada que deseas Buscar Aparecen diferentes proyecciones escoja la que necesita con el siguiente paso Clic en el Vinculo de la Mitad que esta con el Nombre Imprimir Clic en Presione Aquí para Ver su Reporte Clic en Imprimir o Guardar de la barra PDF que se Activo Clic en atrás de la barra de Internet Explorer. PASOS PARA SOLICITAR UN TRASLADO Clic en Matricula Clic en Solicitar Traslado Clic en Agregar Ahora llenar el Formulario Digitar el Numero de Formato Digitar la fecha Clic en el Grado que Solicita Clic en el Motivo Digita el código DANE ó Nombre del E.E Institución Digite le Orden (Sede donde desea enviar el Alumno) Clic en el Modelo Educativo

18 18 Clic en Presione Aquí para Ver su Reporte Clic en Imprima el Reporte o guárdelo haciendo clic en los Iconos de la barra PDF. Clic en atrás Clic en Aceptar PASOS PARA BUSCAR UN ALUMNO TRASLADADO clic en matricula Clic en solicitar traslados digitar nombres y apellidos del muchacho o documento de identidad clic en buscar clic en ver traslados PASOS PARA REGISTRAR REPROBADOS Clic en Matricula Clic en Registrar Reprobados Buscar el E.E ya sea por el código DANE ó por Nombre Institución Buscar el Alumno por Nombres y Apellidos ó por Numero de Documento Ahora aparece el Alumno Clic en el cuadro de Reprobar PASOS PARA ANULAR REPROBADO Clic en matricula Clic en anular reprobados Buscar el alumno por los nombres y apellidos, o por el tipo de documento o grado Clic en buscar Clic en anular reprobados Clic en anular reprobación

19 19 Clic en aceptar Digitar el código dane de la institución a la cual pertenece Clic en comprobar institución Digitar consecutivo de la sede Clic en confirmar sedes Digitar el año Digitar jornada Digitar grado Digitar grupo Clic en el nuevo estado Clic en guardar Clic en regresar PASOS PARA RETIRAR UN ESTUDIANTE Clic en Matricula Clic en Retirar Estudiante Ahora busca el E.E por el código DANE ó por el Nombre Institución Clic en Ver Sede Clic en Jornada Clic en Grado Clic en Grupo Clic en Retirar Clic en el Motivo. PASOS PARA TRANSFERENCIA Clic en Matricula Clic en Transferencia Ahora buscar el E.E por código DANE ó por Nombre Institución

20 20 Clic en Ver Sede Ahora digita el código DANE del E.E destino Clic en Verificar Clic en Ver Sede Digita el Año de Búsqueda (Origen) Clic en la Jornada (Origen) Clic en el Grado (Origen) Clic en Grupo (Origen) Clic en Jornada (Destino) Clic en Grado (Destino) Clic en Grupo (Destino) Ahora dale un clic encima del o de los estudiantes que deseas Transferir (para seleccionar varios estudiantes presiona la tecla Control más el Clic) Clic en la flecha roja que inclina a la derecha Nota: Los estudiantes que se Transfieren quedan en Estado ASIGNADO. Debes Matricularlos para completar su Proceso. PASOS PARA MODIFICAR DATOS DE UN ESTUDIANTES Clic en menú matriculas Clic en novedades Realiza la búsqueda del niño digitando los nombres y apellidos o digitando el número del documento no es necesario identificar si es RC, CC, TI u Otro. Clic en buscar Clic en ver alumnos Ahora puedes modificar cualquier dato del estudiante. Clic en guardar Clic en aceptar

21 21 GLOSARIO SIMAT: Es el sistema integrado de matrícula, que da apoyo al proceso de matrícula estudiantil y a las tareas correspondientes en las diferentes Secretarías de Educación departamentales, distritales y municipales. Institución educativa oficial: Es un establecimiento que pertenece al sistema de educación oficial, donde se imparte educación formal, desde el grado de transición hasta el grado noveno inclusive, esto es, educación básica primaria y secundaria. En algunas ocasiones las instituciones educativas prestan el servicio de educación media: grados 10 y 11 o hasta el grado 13, como en el caso de las Normales. Centro educativo oficial: Son establecimientos que pertenecen al sistema de educación oficial, donde se imparte la educación básica primaria, únicamente. Sede: son plantas físicas independientes que conforman una Institución educativa. Una Sede puede ser un centro educativo oficial. Sede principal: Es la Sede del centro educativo en la que se encuentra el área administrativa. Jornada: Se asimila a un turno escolar. De acuerdo con la resolución 166, la jornada puede ser completa, mañana, tarde, nocturna y fin de semana. Grados: Es una secuencia regular de ciclos lectivos cada uno de los cuales corresponde a un año escolar. Grupos: Son los conjuntos de alumnos en que se agrupa la población estudiantil de un grado.

22 22 Cupo: Es el lugar o puesto dentro del aula de clases en funcionamiento, en el cual se recibe el servicio de educación. Repitencia: Es la consecuencia de la reprobación del año escolar. Estrato: Clasificación socio económica asociada al sector donde se encuentra ubicada la vivienda de residencia de la población estudiantil. SISBEN: Clasificación socio económica asociada principalmente al tipo y condiciones de la vivienda, que es utilizado como instrumento de focalización de la inversión social. Población víctima del conflicto: Es la población desmovilizada de los movimientos alzados en armas o desplazada de sus zonas de origen, como resultado de las acciones de estos grupos. Alumnos antiguos: Se consideran alumnos antiguos aquellos que se hayan matriculado para el año en curso, en los establecimientos educativos que prestan el servicio de educación tradicional o en los programas que conforman el servicio de educación no tradicional, que se encuentren registrados como matriculados en la base de datos de matrícula de la Secretaría de Educación Correspondiente. Se consideran igualmente, alumnos antiguos aquellos que se encuentren matriculados en los grados de jardín del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y de las entidades territoriales de bienestar familiar y que a la fecha de ingreso a clases de la siguiente vigencia, prevista en el calendario escolar de la respectiva Secretaría de Educación, hayan cumplido 5 años. Alumnos nuevos: Se consideran alumnos nuevos aquellos que no se encuentran registrados como matriculados en la base de datos de la respectiva Secretaría de Educación, bien sea porque no se matricularon para estudiar o porque se matricularon y se retiraron del sistema oficial, en el año en curso.

23 23 Procesamiento de solicitudes de alumnos nuevos: Este proceso permite dar trámite a los formatos de inscripción, asignando el cupo escolar, si lo hay, en las instituciones, centros educativos o programas de educación no tradicional. Jerarquías: Son cada una de las instancias por las cuales fluye la información: El sistema nacional administrativo de Educación del país tiene una estructura jerárquica. Una jerarquía corresponde a un nivel administrativo del sistema educativo. El Sistema Integrado de Matrícula SIMAT ofrece varias posibilidades para el manejo de la información. Dentro de ellas se encuentra el manejo por jerarquías. Este permite el flujo de información a través del sistema de acuerdo a las diferentes jerarquías que existen, en su orden: Ministerio de Educación Secretaría de Educación Núcleos Instituciones Sedes Estados del alumno: Existe una opción en el sistema que permite el manejo de las reglas de paso de un estado de estudiante a otro. Esta información es de acceso restringido. Únicamente para los Administradores del Sistema. Los estados son: Nuevo: Cuando el alumno entra al sistema educativo, no al sistema SIMAT, por primera vez. Inscrito: Cuando ha realizado proceso de inscripción Cancelado: Cuando a cancelado la inscripción Promocionado: Cuando se ha pasado de un grado al siguiente para el siguiente año, no necesariamente ha ganado el año, lo que significa este estado es que se le esta reservando un cupo para el año siguiente.

24 24 Reprobado: Significa que el alumno a perdido el grado que estaba realizando, si estaba matriculado en quinto para el año 2004 y pierde el grado quinto, el alumno quedará en estado reprobado para quinto en el año Pre matriculado: En este estado quedan los alumnos que realicen el proceso de prematrícula y que deseen continuar estudiando el año siguiente, si el alumno estaba en quinto en el 2004 quedara pre matriculado para el grado 2005 en grado sexto. Sin Continuidad: En este estado quedan los alumnos a los que no se les pueden garantizar continuidad, por ejemplo: una Institución tienen 10 cupos y tiene 12 alumnos para promocionar, 10 de los alumnos quedarán con estado promocionado y los dos restantes quedarán sin continuidad dado que no existen más cupos en la Institución. Matriculado: Cuando el alumno se encuentra cursando el grado y el año. Si el alumno es repitente en ese año tendrá una característica más que será marcado como matriculado repitente. Trasladado: Cuando un alumno desea cambiarse de colegio y solicita que se le envíe a oro colegio, es marcado como trasladado Asignado: Un alumno esta en este estado cuando se le ha definido en donde debe matricularse. Como resultado del proceso de asignación de traslado, cuando un alumno lo ha solicitado, o como resultado del proceso de asignación de alumnos que se inscribieron durante el proceso de inscripción, las Secretarías de Educación corren los procesos de asignación, como resultado de estos procesos el alumno queda en estado de asignación en donde se define a que Institución debe ir a matricularse. Un estudiante no queda matriculado hasta tanto no vaya y realice el proceso de matricula en la respectiva Institución educativa. Retirado: Cuando un alumno decide que no va a continuar estudiando, es marcado como retirado, el sistema pide que se coloque un motivo cuando el alumno pasa a este estado. Un alumno puede también pasar a este estado por un proceso llamado de liberación de cupos. Sin asignación: Como resultado del proceso de asignación de alumnos nuevos, no es posible conseguir un cupo a un alumno, el alumno es marcado como sin asignación.

25 25 Graduado: Una vez el alumno termine sus estudios y ha aprobado el último grado es marcado como graduado. Estados de la Institución: La Institución puede encontrarse en los siguientes estados: Activa Inactiva Estados de la Sede: La Sede puede encontrarse en los siguientes estados: Activa Inactiva Estados de la inscripción: La inscripción puede encontrarse en los siguientes estados: Activa Cancelada Estados del convenio: Un convenio puede encontrarse en los siguientes estados: Activo Inactivo En trámite Estados de las etapas del proceso de matrícula: Las etapas del proceso de matrícula pueden encontrarse en los siguientes estados: Abierta Cerrada Definida Estados del usuario: Un usuario del sistema puede encontrarse en los siguientes estados: Activo Inactivo Estados de un archivo de importación: Un archivo de importación puede encontrarse en los siguientes estados:

26 26 PENDIENTE: cuando se recibe el archivo y queda en lista para validar e importar. REVISADO CON ERRORES: cuando se ejecuta el proceso de importación y culmina en fracaso. IMPORTADO: cuando se ejecuta el proceso de importación y culmina con éxito. Estados de la solicitud de traslado: La solicitud de traslado puede encontrarse en los siguientes estados: Activa Asignada Negada Cancelada