TABLA DE CONTENIDO GUIA DE USUARIO PUNTO DE ASISTENCIA para WINDOWS

Transcripción

1 TABLA DE CONTENIDO GUIA DE USUARIO PUNTO DE ASISTENCIA para WINDOWS Punto de Asistencia para Windows... 1 Introducción Diccionarios... 1 Creación de Empresa... 1 Centros de Costo... 1 Creación de Horarios y Personal... 2 Control Asistencia... 3 Control de Asistencia Normal... 3 Control de Asistencia Especial... 3 Reporte Asistencia... 3 Seguridad... 4 Mantenimiento de Usuarios... 4 Asignar Cuentas a Usuarios... 4 Asignar Permisos... 4 Backup Restauración... 5 Compactar Base de Datos...5 Redireccionamiento de Base de Datos... 5 Acerar Asistencia... 5 Apariencia... 5

2 Punto de Asistencia para Windows Introducción. El Sistema de Control de Asistencia para Windows permite manejar de manera sencilla el control de tiempo trabajado por los trabajadores en base a los Horarios y Turnos de trabajo establecidos Punto de Asistencia para Windows resuelve varios aspectos relacionados al Personal simplifica notablemente este proceso. Debemos destacar los siguientes aspectos: Diseñado para Control Manual y Con Lectores Se puede resolver la Asistencia del personal desde una Terminal mediante el Código del Empleado que puede ser proporcionado por teclado o a través de dispositivos de lectura de Código, lector de Código de Barras, u otro Sistema de Identificación Digital (SID), por ejemplo reconocimiento de iris, huella dactilar, voz, etc. Controles de Asistencias Normales y Especiales En manos de un experto de personal es posible controlar la Asistencia Normal y la Asistencia Especial de todo el personal de la empresa a través de los Horarios de trabajo Seguridad Por Usuario Para facilitar los accesos a Sistema y Controlar Permisos a opciones. Diccionarios de Datos Permite definir Horarios, Datos del Personal, Centros de Costo, etc. Direccionamiento de BDD Es posible trabajar con su propia Base de Datos o con la Base de Datos de Sueldos &Jornales para Windows, permitiendo consolidar Información relacionada a la Asistencia Diccionarios Creación de Empresa Ingrese al Sistema de Punto de Asistencia para Windows Remítase al Menú Herramientas / Parámetros, a continuación se presentará un formulario que permitirá digitar los siguientes datos: IdEmpresa: Permite incorporar el Código de la empresa permitiendo el uso de caracteres alfanuméricos (hasta 20 caracteres) no utilizar espacios ni caracteres especiales Nombre: Permite incorporar la Descripción de la Empresa, permitiendo el uso de caracteres alfabéticos (hasta 100 caracteres) Tolerancia: Permite incorporar expresado en minutos la tolerancia global establecida en la empresa antes de que el Sistema empiece a calcular los Retrasos. Al concluir con el llenado de la interfase pulse Aceptar, a continuación el Sistema emitirá un mensaje consultando si está seguro, pulse la opción Si, finalmente saldrá un mensaje informando que la actualización se realizó en forma exitosa. Al concluir el proceso es necesario salir del Sistema para que los cambios configurados tomen efecto. Centros de Costo Un Centro de Costo identifica un Grupo explosionado del o los Sectores de la Empresa. Ingrese al menú Archivos/Centros de Costo; presenta una interfase que permitirá Adicionar, Modificar o Eliminar los datos consignados. Pulse Adición. -1-

3 Código, El Sistema asigna una codificación automática, utilizando para ello valores numéricos Nombre, Identifica el Nombre del Centro de Costo asignado, expresa valores alfa béticos de hasta (50 caracteres) Al concluir con el llenado de los datos pulse Aceptar, para realizar la grabación de la información Creación de Horarios y Personal Para configurar los datos de Horarios y el Personal ingrese al menú Archivos/ Actualizar Personal. Presenta una interfase donde podrá Adicionar, Modificar o Eliminar los datos consignados. Pulse Adición. El primer paso será fijar los Tipos de Horario, para realizar este procedimiento ingrese a la opción Tipo de Horario y pulse el botón que tiene la característica de tres puntos (...):a continuación se desplazará una interfase donde podrá Adicionar, Modificar o Eliminar los datos: pulse Adición Esta opción permite identificar la Carga Horaria de trabajo para los diferentes Turnos establecidos en la empresa. Código, El Sistema asigna una codificación automática, utilizando para ello valores numéricos Nombre, Permite identificar la Descripción de la Carga Horaria utilizada en la empresa, expresa valores alfabéticos permitiendo el uso de hasta (20 caracteres). Con Descanso, permite incorporar Descansos intermedios entre la jornada laboral (Ej. Horario de Oficina con descanso intermedio al MedioDia Sin Descanso, permite incorporar el Horario Corrido sin descansos intermedios durante la jornada laboral. Siguiente Dia, Cuando la jornada laboral inicializa en la noche y termina al inicio del proximo dia sera necesario habilitar la opcion Siguiente Dia. Al concluir con el llenado de los datos pulse Aceptar, para realizar la grabación de la información, pulse Cancelar y Salir para regresar a la interfase que le permitirá declarar los datos de los Empleados. Id Empleado: Permite incorporar el Código del Empleado, utilizando para ello valores numéricos (Hasta 10 caracteres) Nombres y Apellidos: Permite incorporar valores alfabéticos (hasta 50 caracteres) Cedula de Identidad: Permite incorporar valores numéricos Domicilio: Permite incorporar valores alfanuméricos que identifiquen la Dirección del Empleado (hasta 50 caracteres) Teléfono Domicilio: Permite incorporar valores numéricos Teléfono Celular: Permite incorporar valores numéricos Fecha de Ingreso: Permite incorporar la Fecha de Ingreso del Empleado a la empresa, para ello a través del uso de la flecha con dirección hacia abajo se podrá fijar los datos en el calendario. Fecha de Nacimiento: Permite incorporar la Fecha de Nacimiento del Empleado, para ello a través del uso de la flecha con dirección hacia abajo se podrá fijar los datos en el calendario. Tipo de Horario: Permite e legir la jornada laboral que corresponde al Empleado. Para grabar los datos pulse Aceptar, a continuación el sistema emitirá un mensaje que confirma la conclusión de la operatoria. -2-

4 Control Asistencia Control de Asistencia Normal Remítase al Menú Control Asistencia / Asistencia Normal, a continuación se presentará un formulario que permitirá Controlar el Ingreso y Egreso del Empleado a través de su Código que puede ser proporcionado por teclado, lector de Código de Barras, u otro Sistema de Identificación Digital (SID), por ejemplo reconocimiento de iris, huella dactilar, voz, etc. Este proceso reconoce automáticamente cuando debe ser un Ingreso o Egreso, y pasa a la Base de Datos de Asistencia la Fecha y Hora. Se debe confeccionar previamente en el Diccionario los Horarios para que se pueda distinguir el Tipo de Horario. Para grabar la Asistencia del personal pulse Aceptar a continuación el Sistema emitirá un recuadro informando que los datos fueron grabados en forma exitosa. Control de Asistencia Especial Remítase al Menú Control de Asistencia / Asistencia Especial, a continuación se presentará un formulario exclusivamente para el uso del Supervisor de Personal permitiéndole modificar la información de Asistencia o informar situaciones especiales, por ejemplo Salida del Empleado por cuenta de la empresa y retorno al día siguiente, etc., en general cuando el Empleado no ha podido marcar su Salida o Ingreso. Para modificar los datos el supervisor encargado debe elegir un Empleado y pulsar las opciones de Cambios de Fecha (en caso de informar días pasados) o Cambiar Hora (esto en caso de requerir adelantar o atrasar el Horario), finalmente es necesario incorporar una observación que haga referencia a las causas por las cuales se está marcando este tipo de Asistencia. Para grabar los datos pulse Aceptar, a continuación el Sistema emitirá un mensaje que confirmará la conclusión de la operación. Reporte Asistencia Al concluir con el proceso de Control de Asistencia, el Sistema cuenta con informes relacionados con la carga horaria de los Empleados. Remítase al Menú Reporte de Asistencia, a continuación se presentará un formulario que permitirá configurar los datos y filtros de visualización Fecha y Hora Permite elegir entre las siguientes opciones: Todos Esta opción no permitirá elegir ningún filtro a l momento de solicitar la información, mostrará toda los datos. Rango Permite filtrar la Información por Fecha, por Hora o por Fecha y Hora, Permite filtrar la Información por Entradas, Salidas o por Entradas y Salidas Desde Hasta Fecha Permite filtrar la información entre rangos específicos de Fecha Otros Permite filtrar la información entre Rangos de Empleados. -3-

5 Seguridad Mantenimiento de Usuarios Remítase al Menú Herramientas/Seguridad/Mantenimiento de Usuarios Presenta una interfase donde podrá adicionar, modificar o eliminar los datos consignados. Pulse Adición IdUsuario: El Sistema asigna una codificación automática, utilizando para ello valores numéricos Nombres y Apellidos: Permite incorporar valores alfabéticos (hasta 50 caracteres) Dirección: Permite incorporar valores alfanuméricos que identifiquen la dirección del empleado (hasta 50 caracteres) Teléfono: Permite incorporar valores numéricos Al concluir con el llenado de los datos pulse Aceptar, para realizar la grabación de la información Asignar Cuentas a Usuarios Remítase al Menú Herramientas/Seguridad/Asignar Cuentas a Usuarios Presenta una interfase donde podrá crear un Identificador para los encargados. Usuario: Permite elegir un encargado de la lista a disposición, los mismos que fueron dados de alta a través del menú Seguridad/Mantenimiento de usuarios. Login: Permite incorporar valores alfanuméricos (hasta 50 caracteres) Password: Permite incorporar valores alfanuméricos identifica la clave secreta del Login Al concluir con el llenado de los datos pulse Aceptar, para realizar la grabación de la información Asignar Permisos Remítase al Menú Herramientas/Seguridad/Asignar Permisos Presenta una interfase donde podrá restringir los accesos de ingreso a Sistema por usuario creado Permisos Permite elegir el usuario con el que se trabajarán los Accesos y Permisos Procesos Presenta los Menús y Submenús del Sistema, estructurados en forma de Diagra ma de Árbol Procesos No Asignados A través del uso de los botones (<<)(>>) se podrán trasladar opciones de menú de Procesos hacia Procesos No Asignados y viceversa, entendiéndose que todas las opciones que se encuentren en Procesos No asignados el usuario al ingresar al Sistema, No podrá Acceder. Al concluir con la Configuración de Restricciones pulse Actualizar para que los datos sean grabados. -4-

6 Backup Restauración Remítase al Menú Herramientas/Backup Restauración Backup Backup de Información, permite obtener una Copia de Seguridad de las operaciones realizadas hasta el momento de ejecutada la opción. La copia es depositada en la estructura donde se instaló el Sistema dentro de una Carpeta denominada Backup. Restauración Restauración de Información, permite recuperar Copias de Seguridad. Para este efecto al pulsar esta opción el Sistema se direcciona en la estructura donde se instaló el Sistema dentro de una Carpeta denominada Backup. Al realizar este procedimiento el usuario reemplazará los datos actuales por los de la Copia Restaurada. Compactar Base de Datos Remítase al Menú Herramientas/Compactar Base de Datos Permite Comprimir y optimizar los datos almacenados, es decir reduce el tamaño de la Base de Datos, manteniéndola funcional Con el botón Buscar, se encontrará con la estructura de su computador, navegue hasta encontrar la Carpeta donde se instaló el programa, ingrese a la Carpeta Bdatos y ubique el Archivo BDAsistencia.mdb. Pulse Compactar para concluir con la operatoria y reducir el tamaño de su BDD. Redireccionamiento de Base de Datos Remítase al Menú Herramientas/Redireccionamiento de Base de Datos Permite trabajar con la Base de Datos de Asistencia o con la Base de Datos de Sueldos & Jornales. Si se decide operar con la Base de Datos de Asistencia, cuando el usuario decida podrá importar los datos consignados al Sistema de Sueldos & Jornales para el cálculo de las Liquidaciones correspondientes. Acerar Asistencia Remítase al Menú Herramientas/Acerar Asistencia Esta opción permitirá borrar los datos históricos de las Asistencias registradas, al ingresar a la interfase el Sistema emitirá un mensaje confirmando si el usuario está seguro de realizar la operatoria, si el usuario pulsa Si se procederá a borrar los datos, si pulsa No, la operatoria queda sin efecto Apariencia Remítase al Menú Herramientas/Acerar Asistencia Esta opción permite ingresar al entorno gráfico del Sistema, permitiendo elegir Tapices, Máscaras y Botones Para grabar los datos pulse Actualizar. -5-