CONTROL DE REGISTROS

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1 Código: PGI-CMC-02 Referencias: ISO 9001: ISO 14001: ISO 50001: Revisión: 02 Página: 1 de 5 CONTROL DE REGISTROS 1. OBJETIVO. Definir el control de los del Sistema de Gestión Integral, proporcionando evidencia objetiva de la conformidad de sus requisitos. 2. ALCANCE. Este procedimiento reglamenta las actividades del control de los del Sistema de Gestión Integral del Instituto Tecnológico de la Laguna. 3. POLÍTICAS El control para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de conservación y la disposición de los será responsabilidad del(la) usuario(a) de acuerdo a lo establecido en la lista para el control de los y lo descrito en el apartado 8 de cada uno de los procedimientos Todos los formatos de los procedimientos al momento de ser llenados con datos se convertirán en del sistema de gestión integral Los formatos para los deberán ser definidos por el (la) usuario(a) de acuerdo a sus necesidades En los casos en que los se controlen por folio y se tenga la necesidad de realizar alguna corrección, se deberá cancelar completamente el registro cruzándolo con la palabra Cancelado, debiéndose archivar y conservar en el área correspondiente de uso con el fin de mantener un control. Elaboró: Revisó: Autorizó: Controlador(a) de información Representante de Dirección Subdirección de Planeación y Vinculación

2 3.5. La disposición de los del sistema de gestión integral se sujetarán a la normatividad vigente y a la naturaleza de los mismos Los formatos para la generación de serán proporcionados por el(la) Controlador(a) de información en formato electrónico a través de la página del ITL ( Los(as) usuarios(as) de los son responsables de mantener un respaldo impreso o electrónico según el tiempo de conservación establecido en su procedimiento Los formatos de registro de origen externo deberán conservar su estructura y codificación. 4. DEFINICIONES Disposición de los : Acción tomada sobre los del SGI una vez concluido el tiempo de retención definido (ej. destrucción, archivo histórico, depuración de archivos) SGI: Sistema de Gestión Integral, que incluye los sistemas de calidad, ambiental y gestión de la energía Registro del SGI: Documento que se genera a partir de requisitar un formato del SGI con el cual se conserva la evidencia de que los procesos del mismo se realizan de manera estándar conforme a lo establecido en los procedimientos Tiempo de conservación: Periodo que se debe guardar el registro, antes de su disposición ITL: Instituto Tecnológico de la Laguna. PGI-CMC-02 Página 2 de 5

3 5. PROCESOS. Usuario(a) del registro la información Jefatura de Mejora Continua Inicio Elabora y solicita la creación o modificación de un formato Revisa el formato y asigna código de registro para su control Autoriza 4 Da de alta en lista maestra de 6 5 Implementa formato Publica los en la página de internet del Instituto 7 Asegura la protección y recuperación del registro 8 Conserva y dispone de los Fin PGI-CMC-02 Página 3 de 5

4 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. Etapa Descripción de la actividad Responsable 1. Elabora y Elabora y solicita la modificación o Usuario/a) de registro solicita la creación de un formato, en solicitud de creación o modificación de cambios de la información un formato modificación de documentos. 2. Revisa el formato y asigna código de registro para su control (RGI-CMC-02) Revisa el nuevo formato y asigna el código de registro para su control, de acuerdo al ITI-CMC Autoriza Autoriza uso de formato de registro firmando en el campo correspondiente de la solicitud. 4. Da de alta en lista maestra de 5. Publica los en la página de internet del Instituto. 6. Implementa el formato 7. Asegura la protección y recuperación del registro. 8. Conserva y dispone de los. Da de alta el formato de registro en la lista maestra de (RGI-CMC- 03). Publica el formato en la página web del ITL en el área de Calidad ( Descarga de la página web del ITL el formato para su implementación. Protege y recupera registro. Conserva y dispone del registro. Jefatura de Mejora Continua 7. REFERENCIAS. ITI-CMC-01 PGI-CMC-01 Instructivo de trabajo para elaborar información. Planificación de cambios de la información PGI-CMC-02 Página 4 de 5

5 8. REGISTROS. Registros Solicitud cambios de la información Lista maestra de Tiempo de conservación 2 años Hasta nueva revisión Responsable de conservarlo información información Código de registro o identificación única RGI-CMC-02 RGI-CMC HISTORIAL. Nivel Anterior Nivel Actual Fecha de Revisión Modificación /01/ /02/ /08/2018 Elaborado por primera vez Rediseño del procedimiento para el SGI Se revisa lenguaje incluyente y se agrega referencia a ISO 50001:2011 PGI-CMC-02 Página 5 de 5