CN ANTECEDENTES

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1 CN DICTAMEN QUE SE EMITE EN RELACIÓN A UNA CONSULTA PLANTEADA POR UNA ADMINISTRACIÓN LOCAL SOBRE EL ACCESO TELEMÁTICO A EXPEDIENTES OBRANTES EN LA MISMA Y SOBRE PUBLICACIONES DE ACTOS ADMINISTRATIVOS ANTECEDENTES PRIMERO: Con fecha 19 de enero de 2016 tiene entrada en esta Agencia Vasca de Protección de Datos consulta sobre el asunto arriba referenciado, en la que, entre otras cosas se expresa lo siguiente: Estamos implantando una aplicación informática para la gestión de expedientes (la de IZFE). Que nos será válido para que los expedientes sean visibles desde el portal web. Es decir, un ciudadano podrá consultar sus expedientes municipales desde casa, desde la web identificándose con su DNI electrónico o similar. Nos ha surgido una duda referente a la documentación que puede ver o no el ciudadano desde su casa accediendo a este portal: El expediente puede tener uno o varios titulares/interesados. Los cuales tendrán acceso al expediente. El expediente contiene a rasgos generales dos tipos de documentos: - Documentos vinculado a un titular/interesado (visibles solo por su titular/interesado vinculado). - Documentos incluidos a un trámite del expediente (visibles para todos los participantes del expediente, ya sean titulares o interesados). Entonces planteando el siguiente caso como ejemplo: Expediente Baja de oficio del padrón de habitantes Tramitamos este expediente conjuntamente, agrupando varias solicitudes. Es decir, es un expediente con muchos titulares. Esto es así ahora también, es decir, agrupamos solicitudes y se tramita en un solo expediente, con una sola notificación en el BOE y BOG, con una sola resolución para todos, En este caso uno de los titulares puede ahora mismo ver la publicación del BOE y BOG de los demás titulares del expediente, viendo su nombre, dni y domicilio. Nuestra duda es, este documento/anuncio puede ser visto desde nuestro portal web? Tendríamos que restringir dicho documento? Otro caso/ejemplo relacionado: Expediente cambio de titular o representante de un panteón Una persona solicita que se cambie su parte de un panteón. Siendo un bien suyo y de otros 3 hermanos, por ejemplo. El solicitante será el titular del expediente, los otros 3 hermanos interesados del expediente. c/ Beato Tomás de Zumárraga, 71, 3º Vitoria Gasteiz - Tel Fax avpd@avpd.eus -

2 El solicitante presenta por ejemplo un testamento donde demuestra que le corresponde un 50% del panteón. En ese testamento aparte de lo que se refiere a este expediente, constará más información confidencial, direcciones, bienes, dni-s que si subimos esta escritura como parte del expediente (al ser una prueba relacionada con el expediente, entendemos que si es parte del expediente), los otros hermanos en este caso, verían el documento completo, la escritura completa. Esto puede ser así? El tema es, que si estamos hablando de documentación muy extensa, y digitalizada en muchos casos, el trabajo de suprimir información que deba ser protegida sería muy grande, por no decir imposible en muchos casos. SEGUNDO: El artículo 17.1 de la Ley 2/2004, de 25 de febrero, de Ficheros de Datos de Carácter Personal de Titularidad Pública y de Creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos, en su apartado n) atribuye a la Agencia Vasca de Protección de Datos la siguiente función: Atender a las consultas que en materia de protección de datos de carácter personal le formulen las administraciones públicas, instituciones y corporaciones a que se refiere el artículo 2.1 de esta Ley, así como otras personas físicas o jurídicas, en relación con los tratamientos de datos de carácter personal incluidos en el ámbito de aplicación de esta Ley. Corresponde a esta Agencia Vasca de Protección de Datos, en virtud de la normativa más arriba citada, la emisión del informe en respuesta a la consulta formulada. CONSIDERACIONES I La consulta planteada versa sobre la incidencia que tiene el acceso telemático a un expediente en el derecho fundamental a la protección de datos. En primer lugar, es necesario recordar que, si bien la Ley 19/2013 de 9 de diciembre, de Transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno desarrolla el artículo 105 b) de la Constitución que consagra el acceso a archivos y registros, se mantiene vigente el derecho reconocido en el artículo 35 a) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, derecho de los ciudadanos a conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos. A nuestro juicio, es a este último derecho al que se refiere la cuestión sometida a análisis, tratándose por ello de un acceso al expediente, bien por los que hayan promovido el procedimiento, como por aquellas personas titulares de derechos o intereses que puedan resultar afectados por la decisión que finalmente se adopte. A través del acceso a un expediente administrativo puede tenerse conocimiento de información propia y ajena, constituyendo este último supuesto desde la perspectiva de protección de datos, una cesión o comunicación de datos, tratamiento definido en el artículo 3 i) de la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante LOPD) como toda revelación de datos realizada a una persona distinta del interesado. 2

3 El régimen de la cesión o comunicación de datos se regula en el artículo 11 de la LOPD, cuyo punto 1 prescribe como regla general la necesidad de contar con el consentimiento del interesado, incluyéndose en el punto 2 las excepciones a esta norma. De todas ellas, conviene a nuestros efectos mencionar la incluida en el apartado a) cuando la cesión está autorizada en una ley. En el caso sometido a consulta, la norma habilitante para excepcionar el consentimiento del afectado es la Ley 30/92 de 26 de noviembre, concretamente su artículo 35 a) antes citado. No obstante, es importante recordar que además del principio de consentimiento, han de respetarse el resto de principios básicos del derecho fundamental, entre ellos el de calidad de datos, según el cual los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido (art. 4 LOPD). Por ello, para examinar la licitud de un tratamiento de datos no basta con constatar la existencia de consentimiento o ley habilitante, sino que ha de velarse también por la observancia del principio de calidad, lo que implica introducir un criterio de racionalidad en el tratamiento de la información personal. La aplicación de este principio al supuesto objeto de consulta impediría por ejemplo el acceso por parte de un interesado a información ajena que conste en el expediente y que sea innecesaria para la finalidad pretendida (por ejemplo el domicilio del promotor del procedimiento o su DNI, cuando esta información no sea relevante). Además de la cuestión anterior, somete el consultante al criterio de la Agencia la publicación en boletines de la baja de oficio en el padrón municipal de habitantes. Teniendo en cuenta la grave afectación al derecho fundamental que una publicación en internet conlleva, además de analizar el supuesto concreto, intentaremos plasmar también otros aspectos de las publicaciones de datos que puedan resultar de interés y servir de criterio al consultante para futuras publicaciones. El procedimiento para la baja de oficio en el padrón municipal de habitantes, se regula en el artículo 72 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, que preceptúa lo siguiente: Los Ayuntamientos darán de baja de oficio, por inscripción indebida, a quienes figuren empadronados incumpliendo los requisitos establecidos en el artículo 54 de este Reglamento, una vez comprobada esta circunstancia en el correspondiente expediente en el que se dará audiencia al interesado. Este deberá comunicar el municipio o país en el que vive habitualmente y solicitar, por escrito el alta en el padrón municipal o en el Registro de Matrícula de la Oficina o Sección consular correspondiente. Dicha solicitud será tramitada por el Ayuntamiento que acuerde la baja de oficio. Si el interesado no manifiesta expresamente su conformidad con la baja, ésta sólo podrá llevarse a cabo con el informe favorable del Consejo de Empadronamiento. Por otra parte, la Resolución de 30 de enero de 2015, de la Presidencia del Instituto Nacional de Estadística y de la Dirección General de Coordinación de Competencias con las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales, sobre instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre gestión del padrón municipal, desarrolla el procedimiento. Así, el artículo 5.2 de esta Resolución establece la necesidad de notificación personal al 3

4 interesado, si bien cuando intentada la notificación no se hubiera podido practicar, ésta se realizará de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 59.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Este artículo 59.5 de la Ley 30/92 prevé la notificación en Boletín, señalando la obligación de publicar en el BOE y facultativamente en el Boletín de la provincia o tablón de edictos del Ayuntamiento, siendo posible también otras formas complementarias de notificación. 5. Cuando los interesados en un procedimiento sean desconocidos, se ignore el lugar de la notificación o el medio a que se refiere el punto 1 de este artículo, o bien intentada la notificación, no se hubiese podido practicar, la notificación se hará por medio de un anuncio publicado en el "Boletín Oficial del Estado. Asimismo, previamente y con carácter facultativo, las Administraciones podrán publicar un anuncio en el boletín oficial de la comunidad autónoma o de la provincia, en el tablón de edictos del Ayuntamiento del último domicilio del interesado o del consulado o sección consular de la Embajada correspondiente o en los tablones a los que se refiere el artículo 12 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Las Administraciones Públicas podrán establecer otras formas de notificación complementarias a través de los restantes medios de difusión, que no excluirán la obligación de publicar el correspondiente anuncio en el "Boletín Oficial del Estado. Teniendo en cuenta lo dispuesto en este precepto, las bajas de oficio del padrón de habitantes podrán ser objeto de publicación (en el BOE obligatoriamente y en Boletines provinciales, autonómicos y tablones de edictos con carácter previo y facultativo) una vez intentada sin éxito la notificación personal. Existe habilitación legal por tanto para dicho tratamiento de datos. Asimismo, la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, señala en su artículo 12 que la publicación de actos y comunicaciones que, por disposición legal o reglamentaria deban publicarse en tablón de anuncios o edictos podrá ser sustituida o complementada por su publicación en la sede electrónica del organismo correspondiente; por tanto es la sede electrónica de la entidad local el lugar idóneo donde publicar aquella información destinada a tablones de anuncios o edictos. En el caso objeto de consulta, a nuestro juicio podría publicarse en la sede electrónica la baja de oficio en el padrón. Una vez comprobada la existencia de habilitación legal, debiera velarse por el cumplimiento del principio de calidad, sometiendo a tratamiento sólo aquellos datos que resulten adecuados, pertinentes y no excesivos. En el escrito de consulta se manifiesta la voluntad de publicar el nombre, DNI y domicilio. En el caso de la baja de oficio en el Padrón, son numerosas las publicaciones de actos administrativos de esta índole donde se omite el domicilio del afectado, limitándose el texto publicado a incorporar los datos identificativos, lo que permite pensar que quizá la publicación del domicilio sea innecesaria y por tanto contraria al principio de calidad de datos. No hay que olvidar además en relación con las publicaciones de datos, la posibilidad que ofrece el artículo 61 de la Ley 30/92 cuando preceptúa: Si el órgano competente apreciase que la notificación por medio de anuncios o la publicación de un acto lesiona derechos o intereses legítimos, se limitará a publicar 4

5 en el Diario Oficial que corresponda una somera indicación del contenido del acto y del lugar donde los interesados podrán comparecer, en el plazo que se establezca, para conocimiento del contenido íntegro del mencionado acto y constancia de tal conocimiento. Por tanto, a la luz de este precepto, en aquellos supuestos en que a través de la publicación pudieran divulgarse datos especialmente protegidos, infracciones administrativas o situaciones personales de vulnerabilidad, debiera optarse por publicar una indicación del contenido del acto y del lugar donde pueda ser consultado por los interesados para su conocimiento. En cuanto al segundo supuesto expresado en el escrito de consulta, acceso a testamento en el que consta el mejor derecho a un bien inmueble por parte de uno de los hermanos, parece clara la habilitación legal para el acceso del resto de hermanos a dicho documento (art. 35 a de la Ley 30/92 en relación con el art.11.2.a) de la LOPD), si bien debiera omitirse aquella información que no resultase adecuada o pertinente para la finalidad perseguida. Por último, debe recordarse asimismo que el acceso telemático deberá realizarse cumpliendo las medidas de seguridad detalladas en los artículos 89 a 104 del Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD, garantizándose la observancia del principio de seguridad de datos consagrado en el artículo 9 de la Ley Orgánica. En Vitoria-Gasteiz, 16 de febrero de