ESTUDIOS PREVIOS. INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Sede Nacional. Dirección Administrativa Grupo de Apoyo Logístico

Transcripción

1 ESTUDIOS PREVIOS INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Sede Nacional Área Solicitante: Dirección Administrativa Grupo de Apoyo Logístico Ordenador del Gasto: MYRIAM DE LA ESPRIELLA Responsable: COORDINADORA GRUPO DE APOYO LOGÍSTICO Objeto: MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE LAS CALDERAS DE LA SEDE NACIONAL. Rubro: C Presupuesto: VEINTITRES MILLONES DE PESOS M/CTE ($ ), amparado en los CDP 391 del 28 de mayo de 2010 y 521 del 3 de agosto de En el presupuesto se encuentra contemplado el IVA y demás impuestos de ley. Ítem en el Plan de Contratación Está contemplado en el componente de Remodelación, adecuación y mantenimiento.

2 1. JUSTIFICACION El debe adoptar estrategias para mantener las calderas de la Sede Nacional en perfecto estado, con el fin de evitar su deterioro, garantizando su óptimo funcionamiento y la conservación de las partes y equipos que lo constituyen sino también reparar o cambiar las partes que presentan un funcionamiento defectuoso y requieren de reparación o de cambio total; por lo anterior, se hace necesario contratar el mantenimiento correctivo en dicha máquina que permita su funcionamiento de manera eficaz. 2. NECESIDAD Con el fin de evitar que el suministro de almuerzos se suspenda en cualquier momento, el debe asegurar la reparación de las partes que están en mal estado o que requieran cambio y así asegurar el buen funcionamiento de las calderas que se encuentran en la Sede Nacional, para lo cual es necesario contratar el mantenimiento correctivo de estos equipos y de esta forma evitar su deterioro y así garantizar su buen funcionamiento y conservación de este equipo. 3. OPORTUNIDAD El ICBF Sede Nacional posee dos calderas que se utilizan diariamente, de lunes a viernes. La continuidad en su utilización representa un desgaste para estos equipos y actualmente se requiere la reparación y el cambio de algunas piezas para evitar suspender su uso. El costo de esta reparación y cambio de repuestos debe ser asumido por el ICBF teniendo en cuenta que es un mantenimiento correctivo, y que no está contemplado en el contrato N 404 del 18 de agosto de 2009 suscrito con el Sr. FRANCISCO JAVIER SANDOVAL BUITRAGO, por cuanto en el numeral 13 de la cláusula segunda - Obligaciones Especiales del mismo contrato quedó establecido que el contratista solo debe "Realizar el

3 mantenimiento mensual preventivo de las calderas(...), y dado que las reparaciones y cambios requeridos corresponden a un mantenimiento de corrección o reparación que implica cambio de partes dañadas o en mal funcionamiento no está contemplado dentro de las obligaciones del citado contrato. Por lo anterior, es importante realizarle el mantenimiento correctivo a las calderas, con el fin de que funcionen adecuadamente, ya que son indispensables para la prestación del servicio de almuerzos en el ICBF Sede Nacional. 4. CONVENIENCIA Teniendo en cuenta que las calderas están presentando fallas que requieren inmediata atención y con el fin de conservar estas máquinas en un estado adecuado de funcionamiento para evitar futuros daños, se hace necesario contratar con una persona jurídica o natural idónea para realizar el mantenimiento correctivo de las calderas, con el fin de prestar un servicio puntual de suministro de almuerzos para el personal que se beneficia de dicho servicio. 5. COMO? El alcance del objeto El Mantenimiento correctivo para las calderas del ICBF Sede Nacional se efectuaría según las características técnicas descritas a continuación: Características Técnicas: las siguientes son las partes y las reparaciones requeridas: VÁLVULAS 1. Reparar cuatro (4) válvulas y cuatro (4) cheques globo de 4 trabajo que consiste en: Rectificar sellos, cambiar empaques flexiaticos, limpieza general, cambiar tornillería y pintar. TUBERIA 2. Suministrar e instalar cinco (5) flanches de 4 x 300 psi y soldarlos. 3. Desmontar y montar tubería de vapor de 4, suministrando 12 metros de tubo en SCH 40, que serán instalados en las salidas de vapor de las calderas hasta el distribuidor.

4 AISLAMIENTO 4. Suministrar e instalar doce (12) metros de cañuela de 4 por 1 de espesor. 5. Suministrar e instalar doce (12) metros de ducto en lámina de aluminio de 0.5. TANQUE DE CONDENSANDOS 6. Desmontar, suministrar e instalar un Mac Donell nuevo. 7. Suministrar e instalar un juego de nivel con sus empaques 8. Cambiar niples, codos y tees en galvanizado. MOTOBOMBA 9. Suministro e instalación de una motobomba nueva para caldera de 120 BHP y motor de 5 HP. 10. Cambiar dos (2) cheques globo para entrada de agua. ESTACIONES DE TRAMPEO DE LAS MARMITAS 11. Desmontar, suministrar e instalar cinco (5) estaciones trampa que serán instaladas en las marmitas y baños maría de la cocina, lo cual incluye: - Suministrar e instalar tees, codos y niples; una válvula globo de media ½ x 150; un filtro en Y de ½ para vapor y una trampa termodinámica de ½. Obligaciones Generales 1 Cumplir con el objeto de la orden bajo su propia responsabilidad, por lo tanto no existe ni existirá ningún tipo de subordinación, ni vínculo laboral alguno entre el contratista y el ICBF. 2 Responder sin perjuicio de la respectiva garantía, por el cumplimiento y calidad de los servicios prestados y la calidad de los bienes y repuestos que se utilicen, por el término previsto en la orden.

5 3 Responder ante terceros por los daños que se ocasionen y que provengan por causas que sean imputables al contratista. 4 Suscribir la garantía única de cumplimiento y mantener actualizada su vigencia acorde con los términos pactados en la cláusula de garantía única del contrato 5 Salvaguardar la información confidencial que obtenga o conozca en el desarrollo de sus actividades salvo requerimiento expreso de autoridad competente. 6 Entregar al supervisor de la orden los informes que se soliciten sobre cualquier aspecto y/o resultados obtenidos en cada actividad encomendada cuando así se requiera. 7 Atender los requerimientos, instrucciones o recomendaciones que durante el desarrollo de la orden le imparta el ICBF, a través del supervisor de la misma, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones. 8. Presentar al ICBF los recibos de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud, en pensiones y ARP de los trabajadores a su cargo, al igual que el pago de los aportes parafiscales (Caja de Compensación, SENA y ICBF)., cuando haya lugar a ello para cada uno de los respectivos desembolsos. 9. Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el alcance y las obligaciones contratadas, aunque no estén específicamente señaladas en el presente documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto de la orden. Obligaciones Específicas: 1. Realizar el mantenimiento correctivo, reparando y cambiando los repuestos solicitados en las condiciones técnicas de la invitación. 2. Efectuar las pruebas y ajustes necesarios, de manera que los bienes sean entregados en condiciones de correcto funcionamiento. 3. Reemplazar a sus expensas y a entera satisfacción, sin costo alguno todos los

6 bienes que resulten de mala calidad o con defectos de fabricación, por elementos nuevos dentro del término que le señale el supervisor del contrato. 4. Informar oportunamente al ICBF sobre cualquier eventualidad que pueda sobrevenir y que afecte el desarrollo del contrato. 5. Disponer del personal técnico idóneo encargado de realizar el mantenimiento de las calderas, que garantice la calidad del servicio y ejercer los controles personal técnico, encargado del mantenimiento de las calderas del Instituto. 6. Suministrar todos los repuestos requeridos para el mantenimiento correctivo, sin costo adicional para el ICBF. El contratista deberá garantizar que todos los repuestos suministrados, sean nuevos, no remanufacturados, y de primera calidad. Plazo de ejecución: El plazo de ejecución del contrato será de treinta y cinco (35) días calendario, contados a partir de la aprobación de garantía única de cumplimiento del contrato, previa expedición del registro presupuestal correspondiente. La forma de pago: El ICBF pagará en un sólo pago al contratista el valor del contrato en moneda legal Colombiana, una vez se haya realizado de manera completa el mantenimiento correctivo con el cambio de repuestos requerido, y sea entregado a satisfacción el objeto del contrato; se procederá al pago cuando se encuentre aprobado el PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja) y, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la presentación de la factura y expedición de la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor. Lugar de ejecución:, Sede Nacional -, Avenida Carrera 68 No. 64C-75. ubicada en la

7 Modalidad de Selección: República de Colombia Se trata de un proceso de Selección abreviada por subasta inversa cuyo valor no excede el 10% de la menor cuantía, de conformidad con lo establecido en los artículos 16, 17, y 20 del decreto 2474 de 2009 y el artículo 1 del decreto No de 2009, teniendo en cuenta que se trata de la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes de común utilización 6. CONDICIONES DEL OFERENTE Las condiciones que debe tener el proveedor de servicio son: Los proponentes deberán acreditar experiencia mediante la presentación de máximo tres (3) contratos/certificaciones y/o facturas de contratos ejecutados o en ejecución que al sumarse, el valor represente una cifra igual o superior al valor del presupuesto oficial de este proceso de Selección, expresados en salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMMLV). Los objetos contractuales deberán encontrarse ejecutados o en ejecución dentro de los tres (3) años anteriores a la fecha del cierre del proceso y cuyo objeto sea similar al de la presente contratación, los objetos de los contratos certificaciones o facturas deberán ser similares al de la presente invitación pública. 7. ESTUDIO DE MERCADO El Grupo de Apoyo Logístico de la Dirección Administrativa del ICBF para estimar el costo del mantenimiento correctivo de calderas solicitó cotizaciones con el fin de establecer el presupuesto oficial, resultado de lo cual se estableció el siguiente comparativo de precios: Valor Servicio Mantenimiento de Calderas Cotización 1 Cotización 2 Cotización 3 Tecniservicios Districalderas Inducalderas & Calderas y Cia Ltda. CIA Ltda. Ltda. Valor Promedio $ $ $ $ Se solicitaron cotizaciones vía telefónica con el fin que se realizara la visita respectiva a las instalaciones del ICBF y que los proveedores pudieran verificar las condiciones de la máquina directamente, sin embargo, sólo fue posible que dos proveedores hicieran la cotización a través de la visita. No obstante las dos

8 cotizaciones recibidas por Tecniservicios Calderas y Cia. Ltda., y Districalderas Ltda., presentaban una diferencia considerable en los valores cotizados, razón por la cual se procedió a solicitar un tercera cotización, así el proveedor no pudiera inspeccionar la máquina, pero con el lleno de las condiciones técnicas requeridas, obteniendo el anterior comparativo que permitió un mejor acercamiento al mercado con la cotización de Inducalderas & CIA Ltda. Aunque el valor promedio que resulto al hacer la ponderación de las cotizaciones está por encima de los valores registrados en los Certificados de disponibilidad presupuestal, puede observarse que existe una diferencia considerable entre las cotizaciones recibidas, por lo que, el interesado en participar debe tener en cuenta que el presupuesto oficial asignado es de $ , para el presente proceso de contratación. 8. FACTORES DE SELECCIÓN. Será seleccionado el proponente que no se encuentre incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades referidas en la constitución y en la ley, que cumpla con los requisitos jurídicos y técnicos de habilitación y cuya oferta económica sea el menor valor. 9. ESTUDIO DE RIESGOS RIESGO TIPIFICACIÓN ASIGNACIÓN Y CONTROL El contratista no cumpla con las obligaciones establecidas en el contrato. El contratista no cumpla con las obligaciones y condiciones técnicas requeridas y contratadas, afectando el funcionamiento de las calderas o llevando al daño permanente. Este riesgo estará a cargo del contratista y se mitiga con la garantía de cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales.

9 No realizar oportunamente el mantenimiento correctivo de las calderas del ICBF. Al no realizar oportunamente el mantenimiento de las calderas, la entidad no contaría con el servicio de estos equipos y perjudicaría el suministro de almuerzos para los servidores públicos del ICBF. Este riesgo está a cargo del contratista, por lo que debe mitigarse a través de la garantía única de cumplimiento. La entidad a través de la designación del supervisor del contrato realizará el control necesario para minimizar los riesgos. 10. GARANTÍAS CONTRACTUALES GARANTÍA ÚNICA DE CUMPLIMIENTO: Cumplimiento: En cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más. Calidad del servicio: En cuantía equivalente al quince por ciento (15%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más. Salarios y Prestaciones: En cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo del mismo y tres (3) años más. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FIRMA Myriam de la Espriella Directora Administrativa Ordenador del Gasto Martha Alayón Agudelo Coordinadora Grupo de Apoyo Logístico Revisó Mauricio Laverde Arteaga Técnico Administrativo Elaboró