Nivel 1 Seguridad y Servicios Versión. Nivel 2

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1 PRO Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE LINEAMIENTOS RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades Específicas DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Acceso a Servicios para Invitados Descripción de actividades Acceso a Servicios para Invitados DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES ANEXOS RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACION... 5

2 PRO OBJETIVO Otorgar acceso al campus y a los servicios de la Universidad a invitados especiales (nacionales o extranjeros) que asisten a actividades de Unidades Académicas o Administrativas. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud de acceso a servicios para invitados por parte de las Unidades Académicas o Administrativas dirigida a la Jefatura de Gestión y Logística de la Gerencia del Campus y termina con la inactivación de los servicios al invitado cuando se termina su estadía en la Universidad. Para el caso de invitados especiales extranjeros también incluye la generación de la Póliza de Salud que lo cubre durante su estadía. 3. LINEAMIENTOS Los invitados no pueden tener ninguna clase de vinculación contractual con la Universidad, que implique remuneración por servicios o laboral. En caso de que el invitado especial sea extranjero y su país de origen no requiera visa para ingresar al país, debe contar con permiso de ingreso PIP6. Las solicitudes de acceso a servicios para invitados de Unidades Académicas o Administrativas, deben ser informadas a la Jefatura de Gestión y Logística (accesoservicios@uniandes.edu.co) con mínimo 4 días hábiles antes de su llegada a la Universidad, con el fin que el acceso a los servicios y la inclusión a la póliza de salud (para el caso de extranjeros) se encuentren debidamente gestionados al momento de la llegada del invitado. En el caso de invitados extranjeros, debe adjuntarse una copia del pasaporte a la solicitud. Las solicitudes de acceso a servicios para invitados de Unidades Académicas o Administrativas, deben estar autorizadas por Decanos, Vicerrectores o el Rector (o sus delegados cuando estén ausentes), a través del FOR Carta de Invitación a la Universidad. La estadía mínima del invitado especial nacional debe ser de una semana y máximo de dos meses y para invitados especiales extranjeros desde un día hasta dos meses, exceptuando miembros de Consejos Asesores. El carné otorgado a los invitados especiales por parte de la Universidad debe ser de cortesía. Para prolongar la estadía de un invitado y su acceso a los servicios de la Universidad, la Unidad solicitante, debe gestionar una nueva solicitud ante la Jefatura de Gestión y Logística e iniciar el proceso de nuevo.

3 PRO La Unidad que invita asume cualquier costo relacionado con la no devolución de material al Sistema de Bibliotecas, así como el costo de la póliza se salud que cubre al invitado en caso de ser extranjero. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso Jefe de Gestión y Logística 4.2. Responsabilidades Específicas. La Unidad Académica o Administrativa es responsable de: Mantener contacto con el invitado y coordinar su asistencia a la cita médica en el Centro Deportivo cuando sea necesario. Hacer entrega del carné que acredita al invitado extranjero como asegurado de la póliza de salud, así como la carta de instrucciones de la póliza, al momento de llegada a la Universidad. Enviar el FOR Carta de Invitación a la Universidad al invitado especial con la anticipación definida en la política. La Jefatura de Gestión y Logística es responsable de: Llevar el registro de las solicitudes de acceso a servicios de la Universidad para invitados por parte de las Unidades Académicas o Administrativas y direccionar los correos a las Unidades requeridas para que los accesos y demás trámites sean ejecutados antes de la llegada del invitado especial. Básicos, el Centro Deportivo, la Dirección de Servicios de Información y Tecnología, la Biblioteca y la Dirección de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional son responsables de: Dar prioridad a las solicitudes de la Jefatura de Gestión y Logística para el acceso a servicios y demás trámites de invitados especiales. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Acceso a Servicios para Invitados.

4 PRO Descripción de actividades Acceso a Servicios para Invitados. 6. DEFINICIONES Invitado especial: Miembros de Consejos Asesores, Profesores, investigadores y empresarios invitados a la realización o participación en una actividad específica a realizar en las instalaciones de la Universidad, que no reciben pago alguno por esta labor ni tienen relación contractual con la Universidad, y cuya invitación cuenta con el visto bueno de Decanos/Vicerrectores/Rector. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Internos (Cadena de Valor) FOR Solicitud de Acceso a Servicios de la Universidad FOR Carta de Invitación a la Universidad FOR Carta permiso ingreso y permanencia migración FOR Carta instrucciones para invitado extranjero ( español e inglés) Externos (Unidades académicas / administrativas/entidades externas ) 8. INDICADORES No aplica 9. ANEXOS ANEXO Anexo 1 DESCRIPCIÓN Aspectos a tener en cuenta en la póliza de salud para invitados especiales extranjeros

5 PRO RIESGOS NOMBRE DESCRIPCIÓN CONTROLES 11. CONTROL DE CAMBIOS 12. APROBACION VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración y publicación NOMBRE CARGO FECHA Elaboró Sergio Manrique Ingeniero de Procesos 6/5/214 Carlos Castellanos Jefe de Planeación y Efectividad Institucional 2/5/214 Jorge Manrique Jefe de Básicos 21/5/214 Mauricio Gonzalez Jefe de Relación con Clientes 21/5/214 Revisó Diana Dalmau Coordinadora Administrativa Planeación y 21/5/214 Gestión Espacio Físico Ángela Mejía Directora Sistema de Bibliotecas 21/5/214 Diana María Duque Jefe Administración del Talento Humano 11/7/214 Aprobó Carolina Salazar Jefe de Gestión y Logística 1/9/214

6 PRO ANEXO 1 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA PÓLIZA DE SALUD PARA INVITADOS ESPECIALES EXTRANJEROS A quién va dirigida? La póliza está diseñada para atender las urgencias médicas que se puedan presentar a los visitantes extranjeros o colombianos residentes en el exterior que sean invitados por la Universidad de los Andes en calidad de: Seminaristas Conferencistas Acompañantes Investigadores Otros Qué coberturas tiene? Urgencias médicas. Servicios médicos hospitalarios. Habitación hospitalaria. Unidad de cuidado intensivo. Cama de acompañante. Enfermera especial (Para pacientes mayores de 65 años). Honorarios médicos y/o quirúrgicos. Exámenes médicos especializados intrahospitalarios. Traslado en ambulancia cuando sea medicamente requerido perímetro urbano. Medicamentos post hospitalarios. Prótesis, órtesis y material de osteosíntesis ** Trasplante de órganos ** ** Sujeto a condiciones y restricciones de la póliza Cuánto tiempo cubre la póliza? El seguro inicia su cobertura a partir de la fecha de llegada del invitado a la Universidad y cubre hasta la fecha de finalización del evento para el cual fue invitado, de acuerdo con las fechas informadas por la Facultad y/o Departamento. Edad mínima de ingreso: 18 años Edad máxima de ingreso: 7 años

7 PRO Si el invitado cancela su visita, que debo hacer? Se debe reportar la cancelación, máximo 24 horas después de la fecha prevista de llegada. Qué hacer en caso de emergencia? En caso de una emergencia médica el invitado podrá acceder al servicio médico en las siguientes clínicas: Bogotá: Clínica de la Mujer, Clínica del Country, Fundación Santafé, Clínica Marly. Medellín: Clínica las Américas, Clínica las Vegas, Clínica Medellín. Cali: Imbanaco, Fundación Valle de Lily. El copago que deberá cancelar el invitado es de $5. Para otras ciudades o recibir asistencia médica existen las siguientes líneas de atención: Bogotá A nivel nacional: Para solicitar mayor información de coberturas y/o accesos a los servicios puede comunicarse en la Universidad con: Milena Patiño Ejecutiva de Cuenta AON - Ext asesoraon@uniandes.edu.co