Procedimiento para el trámite de precios unitarios de conceptos de trabajo no previstos en el catálogo original del contrato.

Transcripción

1 Página: 1 de 1 Hoja de Control de Emisión y Revisiones. N de Revisión Páginas Afectadas Motivo del Cambio Aplica a partir de: 0 Todas Generación de documento 13-Noviembre-2012

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3 Página: 2 de 7 Contenido 1.0 PROPÓSITO ALCANCE REFERENCIAS RESPONSABILIDADES DEFINICIONES PROCEDIMIENTO REGISTROS Y FORMATOS DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS ANEXOS...9

4 Página: 3 de PROPÓSITO Establecer los lineamientos y directrices que regulen el proceso de detección, elaboración, revisión, conciliación, control y seguimiento hasta su autorización de los trabajo no previstos en el catálogo original de los contratos (precios unitarios extraordinarios a partir de este momento), que se presenten durante la ejecución de los proyectos que la organización tenga asignados. Definir las responsabilidades y funciones de cada una de las áreas involucradas, desde la detección hasta la autorización del precio unitario extraordinario, así como coordinar su efectiva participación con el fin de coadyuvar al cumplimiento de los compromisos contraídos con el cliente. 2.0 ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los conceptos de original de los contratos que tenga celebrados CONIP Contratistas, ya sea en forma directa o asociada. 3.0 REFERENCIAS Manual de Gestión de la Calidad de CONIP Contratistas. Norma ISO-9001:2008 Procedimiento de Control de Documentos y Registros (CC-PG-009). 4.0 RESPONSABILIDADES La Dirección General y la Dirección de Operaciones son responsables de supervisar el cumplimiento de este procedimiento y otorgar las facilidades para su mejora; analizar la información y los datos de los registros que resulten de la aplicación del mismo. Las Direcciones, Gerencias y todo el personal de la organización, a quienes les aplique de forma directa o indirecta este procedimiento, o aquellos cuyas actividades influyan en el resultado del presente documento, son responsables de aplicar y cumplir con lo establecido en este documento; son responsables de entregar en tiempo y forma la información y documentación necesaria para la elaboración de precio unitario extraordinario correspondiente. Son responsables de verificar que los precios unitarios extraordinarios se elaboren correctamente y de acuerdo a las actividades realizadas. El Director de Precios Unitarios así como los Analistas de Precios Unitarios, tanto en oficinas centrales como en cada proyecto, son responsables de aplicar y cumplir con lo establecido en el presente documento para realizar los análisis de precios unitarios extraordinarios que le sean solicitados; son responsables también de cumplir de conformidad con lo establecido en los contratos que se tengan con particulares y/o con empresas gubernamentales así como de las demás disposiciones legales aplicables de cada proyecto. Deben elaborar correctamente todos los precios unitarios extraordinarios solicitados y darle el debido seguimiento al proceso de conciliación, autorización y pago de los mismos. Deben actualizar y mejorar este procedimiento continuamente y llenar los registros que se generen como resultado de su aplicación.

5 Página: 4 de 7 Por lo anterior, siempre que sea posible y así se autorice, se deberá tener un analista de precios unitarios en cada proyecto que se tenga desde el inicio hasta el cierre del mismo. El Gerente de Gestión de la Calidad es responsable del manejo y control de este procedimiento, identificar y registrar las modificaciones al mismo, supervisar que se use la versión más actualizada, retirar los documentos obsoletos. Evaluar periódicamente el grado de implementación. 5.0 DEFINICIONES Orden de Trabajo.- Instrucción escrita (oficio de presentación y/o autorización) emitida por el Residente de Obra (llámese empresa de gobierno o privada), para ejecutar conceptos de trabajo no previstos en el catálogo de conceptos original de contrato. Precio Unitario Extraordinario (de aquí en adelante PUE).- Es el precio unitario de un concepto de trabajo requerido en el proyecto, que no se encuentra contemplado en el catálogo original de conceptos de trabajo del contrato, y su costo se establece por unidad de concepto de trabajo terminado y se determina conforme al alcance de su trabajo, proyecto, normas y especificaciones de construcción y de calidad. Residente de Obra.- Representante del cliente en obra y responsable de la supervisión, vigilancia, control y revisión de los trabajos. Superintendente de Construcción (Gerente de Construcción).- Es el representante de la organización ante el cliente y es la autoridad y responsable de que los trabajos de la obra o servicio sean ejecutados de conformidad y acuerdo al proyecto. 6.0 PROCEDIMIENTO La Superintendencia de Construcción deberá solicitar al cliente al inicio del proyecto la forma en que requerirá que se presenten los análisis de precios unitarios extraordinarios, su contenido y los soportes requeridos. 6.1 Detección del Precio Unitario Extraordinario. Este proceso inicia cuando un Residente o Supervisor de área detecta durante el desarrollo de los trabajos, algún(os) concepto(s) de trabajo no previsto(s) en el catálogo original de contrato, creándose así la necesidad de establecer un precio unitario extraordinario con el fin de estar en posibilidades de cobrar los conceptos de trabajo ejecutados o por ejecutar. El Residente o Supervisor deberá comunicar e informar al Superintendente de Construcción los conceptos detectados no previstos en el contrato. Al momento de detectar el precio unitario extraordinario, el Residente o Supervisor de área tiene la responsabilidad de redactar en forma precisa el nuevo concepto de obra, unidad de medida, volumen de obra o servicio para poder ser presentado al Superintendente de Construcción y entregado al Analista de Precios Unitarios del proyecto. El concepto deberá tener el alcance del mismo y deberá recolectar para entregar la información soporte necesaria que se utilizará para elaborar el precio unitario extraordinario (planos, bosquejos, croquis, fotografías, especificaciones y características). Lo anterior no significa que todos los precios unitarios extraordinarios se realicen bajo las mismas actividades, eso dependerá de los requerimientos del cliente pactados en el contrato.

6 Página: 5 de Elaboración del Precio Unitario Extraordinario. El Superintendente conforme con la descripción del concepto, solicita al cliente, la autorización para presentar el precio unitario extraordinario correspondiente, marcando copia de la solicitud a la: Dirección de Operaciones, Dirección de Proyecto o a la Coordinación del Proyecto, Dirección de Precios Unitarios, Dirección de Recursos Materiales y al archivo. Una vez autorizado el precio unitario extraordinario por el cliente, la Superintendencia de Construcción proporciona el oficio de autorización, alcance de los trabajos (conciliados y firmados), junto con la documentación complementaria que servirá como soporte al personal de precios unitarios asignado al proyecto para iniciar su elaboración. Una vez que el Analista de Precios Unitarios recibe la información por parte del Residente o Supervisor de área, deberá elaborar el análisis de precio unitario extraordinario correspondiente para todos los conceptos no previstos en el contrato que fueron detectados y levantados por el personal de construcción del proyecto. El personal analista de precios unitarios, realiza y remite al personal de procura ya sea de obra o de oficina central según sea el caso, la requisición de los materiales e insumos para su cotización, a lo cual Procura deberá responder en un periodo no mayor a 15 (quince) días con el fin de poder cumplir el tiempo estipulado de entrega. La Gerencia de Ingeniería en su caso (cuando así se requiera) como apoyo a la Dirección de proyectos, revisara los documentos técnicos del equipo o material del cual va a elaborarse el precio unitario extraordinario, esto para que cumpla con las especificaciones solicitadas por el cliente; comentara acerca de las cotizaciones técnicas que presenten los proveedores, revisa los cambios técnicos que surjan por parte de la Dirección de Proyectos, elaborara (cuando se le solicite) las tablas comparativas técnicas de las cotizaciones de los equipos críticos o especiales. Los analistas de precios unitarios (en oficina o proyecto) realizaran el cuadro comparativo comercial (cuando en su caso se haya solicitado por parte de la Dirección de Proyectos a la Gerencia de Ingeniería su apoyo), con las cotizaciones recibidas de materiales e insumos no contenidos en el contrato original por parte de procura y elabora el ó los análisis de precios unitarios extraordinarios, de acuerdo a la normatividad de la materia o requisitos establecidos en el contrato, también deberá escanear y remitir la información de la carpeta a la Dirección de Precios Unitarios para su conocimiento. 6.3 Revisión y Entrega del Precio Unitario Extraordinario. El personal de precios unitarios al terminar de conformar la carpeta de acuerdo a lo establecido y requerido por el cliente, esto cumpliendo con lo programado dentro de los 27 (veintisiete) días calendario posteriores a la fecha del oficio de autorización, para la presentación del precio unitario extraordinario, entrega vía oficio la carpeta a la Superintendencia de Construcción, marcando copia a las Direcciones involucradas. El Superintendente de Construcción recibe de precios unitarios la carpeta con él o los análisis de precios unitarios extraordinarios con los soportes requeridos por entregarlos al cliente para su revisión, comentarios y autorización en caso de no tener comentarios; para ello, el Superintendente cuenta con 3 (tres) días para realizar esta entrega; si existiera alguna observación por su parte, deberá informar

7 Página: 6 de 7 por oficio al encargado de precios unitarios y le regresara a su vez la carpeta con las observaciones para su corrección. Una vez aceptada nuevamente, la remitirá al cliente mediante oficio para su conciliación y autorización del precio unitario extraordinario, marcando copia a todas las áreas involucradas 6.4 Conciliación del Precio Unitario Extraordinario. El Superintendente de Construcción dará seguimiento al oficio entregado al cliente, para verificar donde se originara la conciliación (ya sea en obra o en algún otro lugar que ellos indiquen) y avisara al personal de precios unitarios vía oficio, memorándum o correo electrónico, donde deberá presentarse a realizarlo. Una vez conciliado el precio con el cliente, el personal analista de precios unitarios, comunicará al Superintendente de Construcción y al personal de Procura, el proveedor con el cual fue autorizado el precio unitario extraordinario. La Superintendencia de Construcción deberá dar el seguimiento hasta que el anexo autorizado con los precios unitarios extraordinarios sea emitido y enviara copia a la Dirección de Operaciones, Dirección de Proyectos, Dirección de Precios Unitarios y Dirección de Recursos Materiales. Posterior a esto y una vez autorizado el o los PUE, los estimará a la brevedad posible. 6.5 Control del Precio Unitario Extraordinario El personal de la Dirección de Precios Unitarios, desde el inicio del primer análisis extraordinario, prepara y mantendrá actualizado el Control de Precios Unitarios Extraordinarios (Formato CC-017-R1 revisión 0, el cual no puede ser modificado en sus columnas, solamente se incrementara en sus filas), mensualmente y enviará a las diferentes Direcciones involucradas para su conocimiento del status que guarda. 7.0 REGISTROS Y FORMATOS Titulo Formato de Control de Precios Unitarios Extraordinarios. Formato CC-017-R1 8.0 DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS El Diagrama de flujo de la siguiente página representa de una manera gráfica la secuencia del proceso descrito en el presente documento. 9.0 ANEXOS Anexo 1 Formato de Control de Precios Unitarios Extraordinarios.

8 Página: 7 de 7 Diagrama de Flujo INICIO Se detectan conceptos como obra extraordinaria. Está contemplada en el contrato? No Solicitar la autorización del concepto Elaboración de alcance y recopilación de soportes Si Elaborar requisición de materiales y/o equipos Cobrar como volumen adicional al contrato. Se recibe cotizaciones, se elabora tabla comparativa y precio unitario Revisión de todos los documentos proporcionados Se entrega precio unitario extraordinario, para su autorización y conciliación. Si No FIN Firma anexo Se acepta nuestro precio propuesto? Se realizan cambios solicitados