Vinculación de la Administración con la gestión documental. La experiencia de la SUGEVAL

Transcripción

1 Vinculación de la Administración con la gestión documental La experiencia de la SUGEVAL 21 de octubre del 2009

2 Agenda Administración. Gestión documental. La experiencia de SUGEVAL. Vinculaciones entre la Administración y la Gestión Documental.

3 Administración? Múltiples definiciones. Resultados de muchas influencias.

4 Administración Proceso de mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupos alcance con eficiencia metas seleccionadas (Koontz).

5 Qué busca la Administración? Persigue: - Productividad: relación entre resultados e insumos. - Eficacia: cumplimiento de objetivos. - Eficiencia: logro de las metas con la menor cantidad de recursos. Cómo conseguirlo?

6 A través del ciclo administrativo Planear Tomar decisiones en forma sistemática acerca de las metas y actividades que una persona, un grupo, una unidad de trabajo o toda la organización perseguirán en el futuro. Organizar Ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros que sean necesarios para lograr las metas. Dirigir Guiar al equipo al cumplimiento de los objetivos por medio de un desempeño elevado por parte de los empleados. Controlar Monitorear el progreso y realizar los cambios que corresponda.

7 Consideraciones importantes: La administración se aplica a todo tipo de organizaciones (cada una es distinta). Para administrar (a cualquier nivel) se deben ejercer las funciones de planeación, organización, dirección y control. Cada administrador resuelve problemas distintos propios de cada organización. No es una actividad mecánica. Pero eso sí Todos buscan superávit. Y en organizaciones sin fines de lucro?? Conseguir más con menos

8 Y todo esto Qué tiene ver con la Archivística y con la gestión documental?

9 Todas las organizaciones son productoras y gestoras de información La información es un recurso fundamental para las organizaciones. La información tiene un ciclo de vida que debe ser gestionado. La información como recurso tiene un costo y un valor que debe ser definido y medido dentro de la organización. La gestión de la información debe estar vinculada a la estrategia corporativa de la organización.

10 De qué estamos hablando?... Gestión documental? Área de gestión administrativa relativa a conseguir economía y eficiencia en las distintas fases del ciclo de vida de los documentos: Creación, mantenimiento, uso y disposición (Consejo Internacional de Archivos)

11 Objetivos de la G.D. Racionalizar y normalizar la producción documental desde su producción hasta su destino final. Manejar integralmente los documentos y la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional. Integrar las áreas de la organización en torno a objetivos comunes y a una política informativa total.

12 Objetivos de la G.D. Evaluar y valorar la documentación para evitar la acumulación innecesaria de información y reducir sus costos de producción y conservación. Simplificar los trámites en los procesos administrativos. Facilitar la rendición de cuentas y la transparencia de información en la organización.

13 La gestión documental Aliado fundamental: tecnología 1. Creación y captura de documentos electrónicos (versiones y bitácoras). 2. Administración de flujos de trabajo. 3. Almacenamiento y conservación de la información. 4. Gestión de las comunicaciones. 5. Sistemas de búsqueda y recuperación documental. 6. Diferentes formatos de salida de documentos.

14 Proyecto de gestión documental apoyado en tecnología Cómo hacerlo? 1. Situación actual del archivo. Debe existir un diagnóstico previo necesidad real, marco legal y administrativo, análisis costo-beneficio). 2. De dónde surge la iniciativa? Es imperativo el apoyo de los niveles superiores de la organización. 3. Liderazgo para el proyecto. Quién asumirá este rol y con qué equipo contará? 4. Existencia de instrumentos archivísticos. De no existir, deben diseñarse y reorganizar el archivo antes de iniciar el proyecto o en las fases tempranas. 5. Recursos disponibles para ejecutar el proyecto (materiales, financieros y otros, como tiempo).

15 Proyecto de gestión documental Otras consideraciones: apoyado en tecnología Diseño del sistema a la medida de la organización. Esfuerzo de capacitación intenso para garantizar la comprensión de la herramienta. Definición de políticas y procedimientos en materia de gestión documental. La administración -a través del ciclo administrativoprovee importantes herramientas para gestionar con éxito este tipo de proyectos

16 Análisis de una experiencia El caso de la SUGEVAL

17 Gestor Electrónico de Documentos (GED) Sistema que administra todos los documentos de carácter oficial que ingresan y salen de SUGEVAL, así como toda la documentación oficial que se produce internamente. Forma parte del Sistema Integrado de Información. Administración a cargo de Departamento de Información y Comunicación.

18 Antecedentes Julio a diciembre de 1998: Definición de normas para la gestión documental y reorganización del archivo institucional para dar paso a la automatización. Abril a julio de 1999: Instalación, configuración y ajuste del paquete.

19 Antecedentes Agosto a octubre de 1999: Pruebas, carga inicial de información, capacitación y difusión de políticas y procedimientos. Noviembre de 1999: Puesta en producción.

20 ESTRATEGIA ADOPTADA Empleo del proceso administrativo (P.O.D.C.) y de otros enfoques gerenciales para alcanzar objetivos propuestos. Proyecto impulsado por el Despacho del Superintendente como uno de los pilares del proyecto de automatización de oficinas de la SUGEVAL. Participación de los usuarios en el diseño e implementación del sistema. Capacitación brindada a los usuarios. Políticas y procedimientos. Claridad en la relación con otros sistemas desde el inicio del proyecto. Creación de área responsable para gestión de información y documentación institucional.

21 Factores de éxito Gerencia totalmente involucrada en el proyecto. Definición previa de la estructura de archivo y de normas para la gestión documental. Equipo de trabajo muy calificado. Apoyo incondicional al proceso de capacitación del personal técnico. Integración con otras herramientas, como parte de la estrategia institucional. Participación de los usuarios. Poca resistencia al cambio. SUGEVAL es una organización joven.

22 Conclusiones La Administración y la Gestión documental Han estado al servicio de las organizaciones y han evolucionado a lo largo del tiempo. Buscan el logro de objetivos con eficiencia y economía de acción y de recursos. Son necesarias para enfrentar retos actuales de las organizaciones: globalización, negocios trasfronterizos, etc. Imprescindibles para el éxito y supervivencia de las organizaciones.